Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
25 sierpnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca prowadzi działalność na rynku wydawniczym. W ramach prowadzonej działalności wydaje i rozpowszechnia książki oraz inne publikacje. W związku z prowadzoną działalnością Wnioskodawca współpracuje zarówno z polskimi, jak i zagranicznymi autorami, wydawcami, agentami, właścicielami praw, twórcami oraz innymi podmiotami uczestniczącymi w procesie wydawniczym i dystrybucyjnym.
W ramach tego typu działalności Wnioskodawca dokonuje oraz będzie dokonywał wypłat należności na rzecz osób fizycznych niemających miejsca zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz osób prawnych i innych podatników niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej łącznie: „Podatnicy" lub „Kontrahenci").
Innymi słowy Wnioskodawca dokonuje transakcji z: - osobami fizycznymi z zagranicy, tj. niemającymi miejsca zamieszkania do celów podatkowych na terytorium Polski, z tytułów objętych dyspozycją art. 29 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz - osobami prawnymi z zagranicy, tj. podmiotami mającymi siedzibę lub zarząd poza Polską, z tytułów objętych dyspozycją art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Powyższe transakcje nakładają na Wnioskodawcę wynikające z art. 41 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz z art. 26 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - obowiązki płatnika podatku dochodowego w zakresie poboru zryczałtowanego podatku. W przypadkach, w których właściwa umowa w sprawie unikania podwójnego opodatkowania zawarta przez Rzeczpospolitą Polską (dalej: „UPO") przewiduje możliwość zastosowania stawki podatku wynikającej z UPO albo niepobrania podatku zgodnie z UPO, Wnioskodawca pozyskuje od Podatnika certyfikat rezydencji.
Szeroki zakres współpracy z osobami i podmiotami będącymi nierezydentami sprawia, że Wnioskodawca otrzymuje certyfikaty rezydencji wystawiane przez administracje podatkowe wielu różnych państw. Certyfikaty te wystawiane są w sposób oraz na wzorach przyjętych przez te administracje. Co do zasady Wnioskodawca weryfikuje prawidłowość otrzymywanych certyfikatów, tj. sprawdza, czy certyfikat został wystawiony przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika oraz czy zawiera treść stanowiącą zaświadczenie o miejscu zamieszkania, prowadzenia działalności podatnika dla celów podatkowych oraz weryfikuje okres ważności certyfikatu.
W praktyce Wnioskodawca otrzymuje lub może otrzymywać w szczególności następujące rodzaje certyfikatów rezydencji: 1) Certyfikaty rezydencji wystawiane przez administrację podatkową Stanów Zjednoczonych. Wnioskodawca otrzymuje lub może otrzymywać certyfikaty rezydencji wydawane przez amerykańską administrację podatkową - Internal Revenue Service („IRS”), sporządzane na formularzu Form 6166. W certyfikatach wskazywany jest rok podatkowy określony z użyciem określenia używanego dla roku kalendarzowego.
Certyfikat taki zawiera następującą treść: - dane organu podatkowego wydającego certyfikat; - datę wydania certyfikatu; - imię i nazwisko/nazwę podatnika, którego certyfikat dotyczy; - identyfikator podatkowy tego podatnika; - rok podatkowy (ang. "Tax Year") tego podatnika; - stwierdzenie, że podatnik ten jest rezydentem państwa wydającego certyfikat; - imię, nazwisko i stanowisko urzędnika, który podpisał certyfikat. Certyfikaty te nie zawierają odrębnie wskazanej daty początkowej i daty końcowej okresu, w którym certyfikat jest ważny, ani odrębnej rubryki określającej taki okres.
Wnioskodawca nie posiada informacji, czy rok podatkowy danego Podatnika wskazany w pozycji „Tax Year" pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ani informacji pozwalających Wnioskodawcy na ustalenie daty rozpoczęcia i zakończenia roku podatkowego danego Podatnika. W konsekwencji Wnioskodawca powziął wątpliwość czy wskazanie w certyfikacie pozycji „Tax Year" wraz z oznaczeniem określonego roku należy traktować jako wskazanie okresu ważności certyfikatu rezydencji, czy też - wobec braku wskazania daty początkowej i końcowej takiego okresu - certyfikat należy traktować jako dokument niezawierający okresu jego ważności.
2) Certyfikaty rezydencji wystawiane przez administrację podatkową Wielkiej Brytanii. Wnioskodawca otrzymuje lub może otrzymywać certyfikaty rezydencji wydawane przez brytyjską administrację podatkową - HM Revenue & Customs („HMRC") - które zostały wystawione po zakończeniu lub w trakcie okresu, którego dotyczy potwierdzenie rezydencji. W takich dokumentach HMRC wskazuje wprost, że certyfikat został wystawiony z datą wsteczną w celu objęcia określonego okresu („This is a backdated certificate to cover the period from [...] to […]”). Dodatkowo certyfikat zawiera potwierdzenie, że dana osoba lub podmiot jest rezydentem w Zjednoczonym Królestwie.
Certyfikat zawiera również imię i nazwisko urzędnika, który podpisał certyfikat oraz datę wydania certyfikatu. Dokumenty tego rodzaju wskazują zatem wprost konkretną datę początkową oraz datę końcową okresu, którego dotyczy potwierdzenie rezydencji podatkowej. 3) Certyfikaty rezydencji wystawiane przez szwedzką administrację podatkową.
Certyfikat taki zawiera następującą treść: -dane organu podatkowego wydającego certyfikat; - datę wydania certyfikatu; - imię i nazwisko/nazwę podatnika, którego certyfikat dotyczy; - identyfikator podatkowy tego podatnika; - okres, który zawiera daty 1.01.20XX-31.12.20XX; - miasto; - stwierdzenie, że podatnik ten jest rezydentem państwa wydającego certyfikat; - imię, nazwisko urzędnika, który podpisał certyfikat; - pieczęć urzędu. W certyfikacie znajduje się zatem jednoznaczne wskazanie okresu, którego dotyczy potwierdzenie rezydencji podatkowej Podatnika. 4) Certyfikaty rezydencji wystawiane na wzorach stosowanych przez niemiecką administrację podatkową.
Certyfikaty te również składają się z: a) części wypełnianej wyłącznie przez podmiot ubiegający się o otrzymanie certyfikatu rezydencji, w której w szczególności podmiot ten wskazuje, zgodnie z opisem poszczególnych rubryk formularza: - swoje dane, w szczególności: nazwisko i imię /nazwę, adres; - informację o posiadaniu centrum interesów osobistych i ekonomicznych na terenie Niemiec; - informację o posiadaniu centrum zarządzania na terenie Niemiec - w przypadku podmiotów spółek; - informacje o rodzaju i kwocie przychodu, który ma być preferencyjnie opodatkowany; - okres naliczenia przychodu, tj. okres, w którym przychody będą należne; - dane podmiotu wypłacającego wskazane wcześniej przychody, tj. płatnika należności; - datę i podpis. b) części wypełnianej przez niemiecki organ podatkowy, w której potwierdza on, że wnoszący o certyfikat jest rezydentem Niemiec oraz że informacje dotyczące podatnika, zawarte w części wniosku wypełnianej przez podatnika, są prawidłowe.
Część ta kończy się wskazaniem daty, pieczątką oraz podpisem urzędnika. Informacja dotycząca czasu uzyskania przychodu („Time of accrual") znajduje się zatem w części I.B formularza, zawierającej informacje dotyczące zagranicznego przychodu, a nie w części II stanowiącej właściwe potwierdzenie rezydencji przez niemiecki organ podatkowy. Wnioskodawca otrzymuje lub może otrzymywać dokumenty, w których w części I.B wskazano określony rok, okres lub datę uzyskania przychodu, natomiast w części Il niemiecki organ podatkowy potwierdza rezydencję Podatnika w Niemczech bez wskazania odrębnego okresu od-do.
Przykładem jest certyfikat, w którym w części I.B wskazano „Royalties" oraz rok 2026, natomiast w części II właściwy organ zaznaczył, że Podatnik „is a resident of the Federal Republic of Germany", nie zaznaczając wariantu odnoszącego się do rezydencji w oznaczonym okresie „from [...l to [...J". 5) Certyfikaty rezydencji wystawiane przez irlandzką administrację podatkową, zawierają następującą treść: -dane organu podatkowego wydającego certyfikat; - imię i nazwisko/nazwę podatnika, którego certyfikat dotyczy; - identyfikator podatkowy tego podatnika - informację o zaświadczeniu o rezydencji podatkowej na rok podatkowy określony jako rok kalendarzowy (ang.
Certification of Tax Residence for Tax Year 20XX); - stwierdzenie, że podatnik ten jest rezydentem państwa wydającego certyfikat; - datę wydania certyfikatu; - imię, nazwisko i stanowisko urzędnika, który podpisał certyfikat. W treści tego certyfikatu rezydencji irlandzki organ podatkowy potwierdza, że wskazana w certyfikacie spółka jest zarejestrowana dla celów podatku dochodowego od osób prawnych w Irlandii i składa zeznania dotyczące roku wskazanego w certyfikacie przy założeniu, że jest rezydentem podatkowym Irlandii („for the year stated above, on the basis that ił is resident for tax purposes in Ireland").
6) Certyfikaty rezydencji wystawiane przez administrację podatkową Stanów Zjednoczonych. W tym przypadku chodzi o certyfikaty zawierające dodatkowe odniesienie do umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej przez USA z innym państwem. W certyfikatach wskazywany jest rok podatkowy określony z użyciem określenia używanego dla roku kalendarzowego.
Certyfikat taki zawiera następującą treść: - dane organu podatkowego wydającego certyfikat; - datę wydania certyfikatu; - imię i nazwisko/nazwę podatnika, którego certyfikat dotyczy; - identyfikator podatkowy tego podatnika - rok podatkowy (ang. "Tax Year”) tego podatnika; - stwierdzenie, że podatnik ten jest rezydentem państwa wydającego certyfikat; - stwierdzenie, że podatki ten jest rezydentem Stanów Zjednoczonych w rozumieniu Konwencji Stanów Zjednoczonych zawartej pomiędzy Stanami Zjednoczonymi a Portugalią; - imię, nazwisko i stanowisko urzędnika, który podpisał certyfikat.
W związku z powyższym Wnioskodawca powziął wątpliwość co do możliwości wykorzystania podanych w pkt 1-6 certyfikatów rezydencji, dla celów zastosowania właściwych zasad opodatkowania wypłat dokonywanych przez Wnioskodawcę w Polsce.
Pytania
1. Czy w przypadku certyfikatu rezydencji wydanego przez administrację podatkową Stanów Zjednoczonych, który zawiera oznaczenie „Tax Year” wraz ze wskazaniem określonego roku, lecz nie wskazuje daty początkowej ani końcowej okresu jego ważności, a Wnioskodawca nie posiada informacji pozwalających ustalić początek i koniec roku podatkowego danego Podatnika, Wnioskodawca jest uprawniony do uwzględnienia takiego certyfikatu przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania, zgodnie z art. 41 ust. 9a ustawy o PIT oraz art. 26 ust. 1i ustawy o CIT?
2. W odniesieniu do stanu faktycznego przedstawionego w pkt 2 powyżej, czy w przypadku certyfikatu rezydencji, w którym właściwy zagraniczny organ podatkowy retrospektywnie wskazuje, że dokument został wystawiony w celu potwierdzenia rezydencji podatkowej za określony okres wsteczny, Wnioskodawca jest uprawniony do uwzględnienia tego certyfikatu dla wypłat dokonanych w okresie wskazanym w certyfikacie? 3. W odniesieniu do stanu faktycznego przedstawionego w pkt 3 powyżej, czy w przypadku certyfikatu zawierającego wskazany okres czasowy Wnioskodawca jest uprawniony do uwzględnienia tego certyfikatu w odniesieniu do wypłat dokonanych w tym wskazanym okresie?
4. W odniesieniu do stanu faktycznego przedstawionego w pkt 4 powyżej, czy w opisanym przypadku informacja dotycząca okresu lub daty uzyskania przychodu („Time of accrual"), zamieszczona w części formularza wypełnianej przez Podatnika, nie stanowi wskazania okresu ważności certyfikatu, a w konsekwencji - jeżeli część wypełniana przez właściwy organ podatkowy nie wskazuje okresu ważności certyfikatu - Wnioskodawca jest uprawniony do uwzględnienia certyfikatu przez okres dwunastu miesięcy od dnia jego wydania?
5. W odniesieniu do stanu faktycznego przedstawionego w pkt 5 powyżej, czy zasadne jest stanowisko, że zawarte w certyfikacie stwierdzenie o zaświadczeniu o rezydencji podatkowej na rok podatkowy określony jako rok kalendarzowy (ang. Certification of Tax Residence for Tax Year 20XX) determinuje okres ważności certyfikatu rezydencji, który równy jest wskazanemu rokowi kalendarzowemu?
6. W odniesieniu do stanu faktycznego przedstawionego w pkt 6 powyżej, czy certyfikat rezydencji wydany przez administrację podatkową Stanów Zjednoczonych, który zawiera ogólne potwierdzenie, że Podatnik jest rezydentem Stanów Zjednoczonych dla celów amerykańskiego opodatkowania, może stanowić certyfikat rezydencji dla celów zastosowania przez Wnioskodawcę właściwych przepisów ustawy o PIT albo ustawy o CIT oraz właściwej UPO zawartej przez Polskę, pomimo, że dokument ten zawiera dodatkowo potwierdzenie rezydencji Podatnika w rozumieniu umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej pomiędzy Stanami Zjednoczonymi a Portugalią?
Niniejsza interpretacja dotyczy rozstrzygnięcia w części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, natomiast w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Państwa stanowisko w sprawie
Dla pytań nr 1 do 5 kluczowe jest brzmienie przepisów: Art. 26 ust. 1i ustawy o CIT: Jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania Art. 41 ust. 9a ustawy o PIT: Jeżeli miejsce zamieszkania podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania.
Zgodnie zatem z przytoczonymi regulacjami, jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania. Z powyższych regulacji wynika, że dla określenia okresu, w którym płatnik może uwzględniać certyfikat rezydencji, zasadnicze znaczenie ma ustalenie, czy dany certyfikat zawiera okres jego ważności. Jeżeli certyfikat takiego okresu nie zawiera, ustawodawca wprowadził regułę, zgodnie z którą płatnik uwzględnia go przez kolejnych dwanaście miesięcy od dnia jego wydania.
W odniesieniu do pytania przedstawionego w pkt 1 , w ocenie Wnioskodawcy w każdym przypadku, w którym istnieją uzasadnione wątpliwości odnośnie okresu ważności certyfikatu rezydencji, w szczególności gdy certyfikat zawiera informację określoną jako "rok podatkowy” nazwany numerem roku kalendarzowego, ale nie wskazuje wprost daty początkowej i końcowej okresu ważności tego certyfikatu, a Wnioskodawca nie posiada informacji pozwalających ustalić rzeczywisty przebieg roku podatkowego kontrahenta, certyfikat należy traktować jako niezawierający okresu ważności i uwzględniać przez 12 miesięcy od dnia wydania.
Potwierdzenie stanowiska Wnioskodawcy można znaleźć w przykładowych interpretacjach indywidualnych: a) interpretacja DKIS z 17 września 2025 r. sygn. 0115-KDIT1.4011.511.2025.1.MN b) interpretacja DKIS z 17 czerwca 2024 r. sygn. 0111-KDIB1-2.4010.201.2024.2.MK. Druga z interpretacji wskazuje: Na podstawie ww. przepisów należy stwierdzić, że „okresem ważności” certyfikatu rezydencji jest wskazany w nim „okres posiadania rezydencji podatkowej" zagranicznego podatnika. Jeżeli certyfikat rezydencji taki okres ważności zawiera, to jest on uwzględniany wyłącznie w odniesieniu do wypłat ze wskazanego okresu, niezależnie od momentu jego wydania.
Jeżeli natomiast w certyfikacie rezydencji nie jest wskazany okres, którego dotyczy, a jedynie wskazana jest data jego wystawienia, to certyfikat ten jest uwzględniany wyłącznie do wypłat na rzecz zagranicznego podatnika mających miejsce siedziby przez okres 12 miesięcy od dnia jego wydania. W odniesieniu do pytania przedstawionego w pkt 2, w ocenie Wnioskodawcy data ważności certyfikatu zawierającego okres wsteczny jest równa wskazanemu okresowi za jaki certyfikat został wydany zgodnie z celem wydania, tego certyfikatu.
Jeżeli bowiem zagraniczny organ wskazuje wprost, że certyfikat potwierdza rezydencję za określony okres wsteczny, certyfikat powinien być uwzględniany dla wypłat dokonanych w tym właśnie okresie. Potwierdzenie stanowiska Wnioskodawcy można znaleźć w przykładowych interpretacjach indywidualnych: a) interpretacja DKIS z 17 kwietnia 2026 r. sygn.0114-KDIP3-2.4011.28.2026.5.JM gdzie organ interpretacyjny bezpośrednio wskazuje, że „okresem ważności Certyfikatu jest w pierwszej kolejności wskazany w nim okres." W odniesieniu do pytania przedstawionego w pkt 3, w ocenie Wnioskodawcy okres ważności certyfikatu pokrywa się z datami zawartymi w rubryce okres (ang. Period).
Jeżeli właściwy organ podatkowy wskazuje w certyfikacie konkretny okres, np. 1.01.20XX-31.12.20XX, certyfikat powinien być uwzględniany dla wypłat z tego okresu. W tym przypadku przytoczone wcześniej stanowisko z interpretacji DKIS z 17 kwietnia 2026 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.28.2026.5.JM również znajduje bezpośrednie zastosowanie do analizowanego pytania.
W odniesieniu do pytania przedstawionego w pkt 4, w ocenie Wnioskodawcy certyfikat rezydencji stanowi wyłącznie zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika, zatem inne dodatkowe informacje podane we wniosku o wydanie certyfikatu rezydencji - przykładowo okresu lub daty powstania przychodu po stronie Podatnika - nie stanowią przesłanki do kwestionowania skuteczności poświadczenia miejsca zamieszania w danym okresie, o ile poświadczenie w tym zakresie nie budzi wątpliwości.
Wskazanie zatem przez podatnika okresu lub daty uzyskania przychodu w części I.B formularza nie wyznacza okresu ważności certyfikatu, jeżeli niemiecki organ w części II nie wskazał takiego okresu a w związku z tym certyfikat ten jest ważny rok od daty zawartej w części wypełnianej przez organ podatkowy. Potwierdzenie stanowiska Wnioskodawcy można znaleźć w przykładowych interpretacjach indywidualnych: interpretacja DKIS z 17 kwietnia 2026 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.28.2026.5.JM, gdzie organ interpretacyjny podkreślił, że: „dla oceny okresu ważności certyfikatu rezydencji należy uwzględnić informacje zamieszczone przez organ podatkowy w części II dokumentu.
Trzeba też zauważyć, że część II certyfikatu wypełniana przez niemiecki organ podatkowy nie odsyła w swoich postanowieniach do rubryki dotyczącej „czasu naliczenia" co przemawia za przyjęciem, że rubryka ta nie jest wiążąca dla celów podatku u źródła w Polsce."; podobnie: a) interpretacja DKIS z 13 marca 2025 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.90.2025.1.JF b) interpretacja z 9 maja 2023 r. sygn. 0111-KDIB1-2.4010.134.2023.1.MC gdzie wskazano: Na podstawie ww. przepisów należy stwierdzić, że „okresem ważności" certyfikatu rezydencji jest wskazany w nim „okres posiadania rezydencji podatkowej" zagranicznego podatnika.
Jeżeli certyfikat rezydencji taki okres ważności zawiera, to jest on uwzględniany wyłącznie w odniesieniu do wypłat ze wskazanego okresu, niezależnie od momentu jego wydania. Jeżeli natomiast w certyfikacie rezydencji nie jest wskazany okres, którego dotyczy, a jedynie wskazana jest data jego wystawienia, to certyfikat ten jest uwzględniany wyłącznie do wypłat na rzecz zagranicznego podatnika mających miejsce przez okres 12 miesięcy od dnia jego wydania. W odniesieniu do pytania przedstawionego w pkt 5, w ocenie Wnioskodawcy certyfikat rezydencji jest ważny przez rok kalendarzowy, który zawarty w tym dokumencie i jest umieszczony po słowach: Certification of Tax Residence for Tax Year.
Jeżeli bowiem certyfikat jest zatytułowany „Certification of Tax Residence for Tax Year 20XX", a jego treść potwierdza rezydencję „for the year stated above" oraz obowiązek podatkowy „for the said year", certyfikat należy uwzględniać dla tego wskazanego roku. W ocenie Wnioskodawcy w analizowanym przypadku wskazanie roku nie stanowi jedynie informacji technicznej zamieszczonej w certyfikacie. Z treści poświadczenia właściwego organu podatkowego wynika bowiem, że potwierdzenie rezydencji odnosi się wprost do roku wskazanego w dokumencie („for the year stated above", „for the said year").
Tym samym, odmiennie niż w przypadku opisanym w pytaniu nr 1, właściwy organ jednoznacznie powiązał swoje poświadczenie rezydencji podatkowej z konkretnym okresem. W odniesieniu do pytania przedstawionego w pkt 6, zdaniem Wnioskodawcy, certyfikat rezydencji wydany przez administrację podatkową Stanów Zjednoczonych, który zawiera ogólne potwierdzenie, że Podatnik jest rezydentem Stanów Zjednoczonych dla celów podatkowych, może stanowić certyfikat rezydencji dla celów zastosowania przez Wnioskodawcę właściwych przepisów ustawy o PIT albo ustawy o CIT oraz postanowień właściwej UPO zawartej przez Polskę.
Okoliczności tej nie zmienia fakt, że dokument zawiera dodatkowo potwierdzenie, że Podatnik jest rezydentem Stanów Zjednoczonych w rozumieniu umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej pomiędzy Stanami Zjednoczonymi a Portugalią. Zgodnie z art. 4a pkt 12 ustawy o CIT, przez certyfikat rezydencji rozumie się zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. Analogiczną definicję, odnoszącą się do miejsca zamieszkania podatnika, zawiera art. 5a pkt 21 ustawy o PIT.
Z powyższych regulacji wynika, że dla uznania dokumentu za certyfikat rezydencji istotne jest w szczególności, aby dokument został wydany przez właściwy organ administracji podatkowej i potwierdzał miejsce zamieszkania albo siedziby podatnika dla celów podatkowych. Przepisy te nie przewidują natomiast, aby dokument tracił charakter certyfikatu rezydencji z tego powodu, że zawiera dodatkowe informacje odnoszące się do statusu podatnika na gruncie określonej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
W konsekwencji okoliczność, że Form 6166 został wydany również w związku ze stosowaniem UPO USA-Portugalia, nie powinna sama w sobie prowadzić do odmowy uznania dokumentu za certyfikat rezydencji w rozumieniu polskich ustaw podatkowych. Dla tej kwalifikacji decydujące znaczenie powinno mieć zawarte w dokumencie niezależne poświadczenie przez właściwy organ podatkowy, że Podatnik jest rezydentem Stanów Zjednoczonych dla celów podatkowych. Wnioskodawca stoi zatem na stanowisku, że dodatkowe odniesienie w dokumencie do UPO USA-Portugalia nie pozbawia znaczenia zawartego w tym samym dokumencie ogólnego potwierdzenia rezydencji Podatnika w Stanach Zjednoczonych dla celów podatkowych.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm., dalej: „ustawa o PIT”): Osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).
Na podstawie art. 3 ust. 1a ww. ustawy: Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która: a) posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub b) przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Według art. 3 ust. 2a ww. ustawy: Osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (ograniczony obowiązek podatkowy).
Stosownie do art. 3 ust. 2b ww. ustawy: Za dochody (przychody) osiągane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w ust. 2a, uważa się w szczególności dochody (przychody) z: 1) pracy wykonywanej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia; 2) działalności wykonywanej osobiście na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia; 3) działalności gospodarczej prowadzonej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w tym poprzez położony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zagraniczny zakład; 4) położonej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nieruchomości lub praw do takiej nieruchomości, w tym ze zbycia jej w całości albo w części lub zbycia jakichkolwiek praw do takiej nieruchomości; 5) papierów wartościowych oraz pochodnych instrumentów finansowych niebędących papierami wartościowymi, dopuszczonych do publicznego obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w ramach regulowanego rynku giełdowego, w tym uzyskane ze zbycia tych papierów albo instrumentów oraz z realizacji praw z nich wynikających; 5a) umorzenia, odkupienia, wykupienia i unicestwienia w inny sposób tytułów uczestnictwa w funduszach kapitałowych utworzonych na podstawie przepisów obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej oraz odpłatnego zbycia tych tytułów uczestnictwa; 6) tytułu przeniesienia własności udziałów (akcji) w spółce, ogółu praw i obowiązków w spółce niebędącej osobą prawną lub tytułów uczestnictwa w funduszu inwestycyjnym, instytucji wspólnego inwestowania lub innej osobie prawnej i praw o podobnym charakterze lub z tytułu należności będących następstwem posiadania tych udziałów (akcji), ogółu praw i obowiązków, tytułów uczestnictwa lub praw - jeżeli co najmniej 50 % wartości aktywów tej spółki, spółki niebędącej osobą prawną, tego funduszu inwestycyjnego, tej instytucji wspólnego inwestowania lub osoby prawnej, bezpośrednio lub pośrednio, stanowią nieruchomości położone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub prawa do takich nieruchomości; 6a) tytułu przeniesienia własności udziałów (akcji), ogółu praw i obowiązków, tytułów uczestnictwa lub praw o podobnym charakterze w spółce nieruchomościowej; 7) tytułu należności regulowanych, w tym stawianych do dyspozycji, wypłacanych lub potrącanych, przez osoby fizyczne, osoby prawne albo jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, mające miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, niezależnie od miejsca zawarcia umowy i wykonania świadczenia; 8) niezrealizowanych zysków, o których mowa w art. 30da.
Powyższe przepisy wskazują, że Rzeczpospolita Polska ma prawo do opodatkowania osób fizycznych niebędących jej rezydentami podatkowymi, ale tylko w zakresie dochodów uzyskiwanych ze źródła przychodów położonego na jej terytorium. Jest to tzw. zasada ograniczonego obowiązku podatkowego. Warunkiem posiadania w Polsce statusu podmiotu o ograniczonym obowiązku podatkowym jest brak na terytorium Polski miejsca zamieszkania lub zakładu. Na podkreślenie zasługuje fakt, że przepis art. 3 ust. 2b ww. ustawy wymienia tylko przykładowe rodzaje dochodów, które podlegają opodatkowaniu w Polsce, w tym przychody z działalności wykonywanej osobiście.
Użyty w tym przepisie zwrot „w szczególności” wskazuje, że ustawodawca dopuszcza istnienie także innych dochodów, które należy uznać za osiągnięte na terytorium Polski. W przepisie tym przewidziano opodatkowanie oparte na zasadzie źródła. Jeżeli źródło przychodów nierezydenta znajduje się na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, to Rzeczpospolita Polska ma prawo opodatkować dochody uzyskane z tego źródła na zasadach obowiązujących w tym państwie (ograniczony obowiązek podatkowy). Za dochody uzyskane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uznaje się również dochody pochodzące od polskiego podmiotu, wypłacone osobie, która usługi określone w umowie zawartej pomiędzy stronami wykonuje za granicą.
Z art. 4a ww. ustawy wynika, że: Przepisy art. 3 ust. 1, 1a, 2a i 2b stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska. Zasady opodatkowania w Polsce przychodów uzyskanych przez nierezydentów reguluje art. 41 ust. 4 i art. 29 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zgodnie z art. 41 ust. 1 analizowanej ustawy: Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1. Jak wynika z art. 41 ust. 4 ww. ustawy: Płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani pobierać zryczałtowany podatek dochodowy od dokonywanych wypłat (świadczeń) lub stawianych do dyspozycji podatnika pieniędzy lub wartości pieniężnych z tytułów określonych w art. 29, art. 30 ust. 1 pkt 2, 4-5a, 13-17 oraz art. 30a ust. 1 pkt 1-11 oraz 11b-13, z zastrzeżeniem ust. 4d, 5, 10, 12 i 21. W myśl ww. art. 29 ust. 1 ww. ustawy: Podatek dochodowy od uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez osoby, o których mowa w art. 3 ust. 2a, przychodów: 1) z działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 6-9 oraz z odsetek innych niż wymienione w art. 30a ust. 1, z praw autorskich lub z praw pokrewnych, z praw do projektów wynalazczych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również ze sprzedaży tych praw, z należności za udostępnienie tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego, za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, handlowego lub naukowego, w tym także środka transportu, oraz za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how) - pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu; 2) z opłat za usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej, wykonywanej przez osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania za granicą, a organizowanej za pośrednictwem osób fizycznych lub osób prawnych prowadzących działalność w zakresie imprez artystycznych, rozrywkowych lub sportowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu; 3) z tytułu należnych opłat za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w portach polskich przez zagraniczne przedsiębiorstwa morskiej żeglugi handlowej, z wyjątkiem ładunków i pasażerów tranzytowych - pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 10% przychodów; 4) uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez zagraniczne przedsiębiorstwa żeglugi powietrznej, z wyłączeniem przychodów uzyskanych z lotniczego rozkładowego przewozu pasażerskiego, skorzystanie z którego wymaga posiadania biletu lotniczego przez pasażera - pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 10% przychodów; 5) z tytułu świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze - pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu.
Jak wynika z art. 29 ust. 2 tej ustawy: Przepisy ust. 1 stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska. Jednakże zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie (niezapłacenie) podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania podatnika uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji.
Według art. 29 ust. 3 ww. ustawy: Przepisów ust. 1 nie stosuje się, jeżeli przychody, o których mowa w ust. 1, są uzyskane przez podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, prowadzącego pozarolniczą działalność gospodarczą poprzez położony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zagraniczny zakład, pod warunkiem że podatnik posiada zaświadczenie o istnieniu zagranicznego zakładu, wydane przez właściwy organ podatkowy państwa, w którym ma on miejsce zamieszkania, albo przez właściwy organ podatkowy państwa, w którym ten zagraniczny zakład jest położony.
W art. 29 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienione zostały określone rodzaje należności wypłacanych przez podmioty polskie podmiotom zagranicznym, w przypadku uzyskania których podmiot zagraniczny podlega opodatkowaniu w Polsce podatkiem dochodowym, a obowiązanym do jego naliczenia, potrącenia i odprowadzenia do urzędu skarbowego jest podmiot polski. Podatek ten nazywany jest podatkiem „u źródła” ze względu na szczególny sposób jego poboru, który dokonywany jest przez polski podmiot wypłacający określone należności na rzecz nierezydenta, w trybie i na zasadach wymienionych w art. 41 ww. ustawy.
Zastosowanie przepisów właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania jest możliwe pod warunkiem uzyskania przez płatnika certyfikatu rezydencji podatnika, potwierdzającego miejsce jego zamieszkania. Art. 5a pkt 21 ww. ustawy stanowi, że: Ilekroć w ustawie jest mowa o certyfikacie rezydencji - oznacza to zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika.
Jak wynika z przepisów ustawy o PIT, certyfikat rezydencji jest dokumentem wydawanym przez właściwą administrację podatkową, potwierdzającym określony stan faktyczny - miejsce rezydencji podatnika dla celów podatkowych, którym w przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych jest miejsce zamieszkania. Wydając takie zaświadczenie właściwy organ potwierdza, że - na moment wydania tego dokumentu bądź na moment w nim określony - stan faktyczny wskazany w jego treści jest zgodny ze stanem faktycznym wynikającym z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez ten organ bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.
Certyfikat może zatem dotyczyć wyłącznie zaistniałych, tj. teraźniejszych lub przeszłych stanów faktycznych, nigdy przyszłych okoliczności faktycznych. Zauważyć należy, że nie ma ujednoliconej formy certyfikatów rezydencji. Nie rozstrzyga o tym także definicja certyfikatu rezydencji określona w art. 5a pkt 21 ustawy o PIT. Każde państwo stosuje własny wzór takiego zaświadczenia i ma własne wymogi formalne związane z jego wydaniem. Z punktu widzenia właściwej kwalifikacji dokumentu przedłożonego przez podatnika płatnikowi, który ma stanowić podstawę uwzględnienia umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, istotne będą zatem pewne istotne składniki tego dokumentu.
Uwzględniając treść powołanego art. 5a pkt 21 ustawy oraz uregulowania wynikające z art. 29 ust. 2 ustawy uwarunkowania, certyfikat rezydencji to dokument: wystawiony przez właściwe dla podatnika organy administracji podatkowej, wskazujący dane identyfikujące podatnika, w tym jego nazwę i miejsce zamieszkania, datę wystawienia oraz ewentualnie okres ważności dokumentu, zawierający stwierdzenie, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w państwie jego zamieszkania. Certyfikat rezydencji musi potwierdzać fakt rezydencji podatkowej w dacie uzyskania dochodu.
Kwestie związane z datą obowiązywania certyfikatu rezydencji niezawierającego okresu ważności zostały uregulowane w art. 41 ust. 9a-9e ustawy o PIT. Na podstawie art. 41 ust. 9a ustawy: Jeżeli miejsce zamieszkania podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania. Powyższy przepis odnosi się do sytuacji, w której certyfikat rezydencji nie zawiera okresu ważności i płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania.
Należy jednak uznać, że powinien mieć analogicznie zastosowanie również w przypadku gdy na certyfikacie rezydencji będzie wskazany okres certyfikacji. Jednocześnie w myśl art. 41 ust. 9b ustawy: Jeżeli w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu, o którym mowa w ust. 9a, miejsce zamieszkania podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, podatnik jest obowiązany do niezwłocznego udokumentowania miejsca zamieszkania dla celów podatkowych nowym certyfikatem rezydencji. Przepis ust. 9a stosuje się odpowiednio.
Stosownie do art. 41 ust. 9c ustawy: Jeżeli podatnik nie dopełnił obowiązku określonego w ust. 9b, odpowiedzialność za niepobranie podatku przez płatnika lub pobranie podatku w wysokości niższej od należnej ponosi podatnik. Z kolei według art. 41 ust. 9d ustawy: Jeżeli z dokumentu posiadanego przez płatnika, w szczególności faktury lub umowy, wynika, że miejsce zamieszkania podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu, a podatnik nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w ust. 9b, przepisy ust. 9a i 9c nie mają zastosowania od dnia, w którym płatnik uzyskał ten dokument.
Miejsce zamieszkania podatnika dla celów podatkowych może zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym, co wynika z art. 41 ust. 9e ustawy. Certyfikatu rezydencji nie może zastąpić inny dowód (np. dokument potwierdzający prowadzenie przez określony podmiot działalności gospodarczej na terytorium danego kraju, a nawet informacja o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, czy też decyzja podatkowa).
Zatem, warunkiem zastosowania stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobrania podatku zgodnie z taką umową jest udokumentowanie miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji. Zatem, prawidłowa realizacja obowiązków przez płatnika wymaga uzyskania przez niego od podatnika certyfikatu rezydencji aktualnego na moment dokonywania wypłat na rzecz podatnika. Jak wynika z wniosku prowadzą Państwo działalność na rynku wydawniczym. W ramach prowadzonej działalności wydają i rozpowszechniają książki oraz inne publikacje.
W związku z prowadzoną działalnością współpracują Państwo zarówno z polskimi, jak i zagranicznymi autorami, wydawcami, agentami, właścicielami praw, twórcami oraz innymi podmiotami uczestniczącymi w procesie wydawniczym i dystrybucyjnym. W ramach tego typu działalności dokonują Państwo oraz będą dokonywać wypłat należności na rzecz osób fizycznych niemających miejsca zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz osób prawnych i innych podatników niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Podatnicy/Kontrahenci).
Tym samym dokonują Państwo transakcji z osobami fizycznymi z zagranicy, tj. niemającymi miejsca zamieszkania do celów podatkowych na terytorium Polski oraz z osobami prawnymi z zagranicy tj. podmiotami mającymi siedzibę lub zarząd poza Polską. Transakcje te nakładają na Państwa wynikające z art. 41 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - obowiązki płatnika podatku dochodowego w zakresie poboru zryczałtowanego podatku.
W przypadkach, w których właściwa umowa w sprawie unikania podwójnego opodatkowania zawarta przez Rzeczpospolitą Polską (UPO) przewiduje możliwość zastosowania stawki podatku wynikającej z UPO albo niepobrania podatku zgodnie z UPO, pozyskują Państwo od Podatnika certyfikat rezydencji. Szeroki zakres współpracy z osobami i podmiotami będącymi nierezydentami sprawia, że otrzymują Państwo certyfikaty rezydencji wystawiane przez administracje podatkowe wielu różnych państw. Certyfikaty te wystawiane są w sposób oraz na wzorach przyjętych przez te administracje.
Co do zasady weryfikują Państwo prawidłowość otrzymywanych certyfikatów tj. sprawdzają, czy certyfikat został wystawiony przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika oraz czy zawiera treść stanowiącą zaświadczenie o miejscu zamieszkania, prowadzenia działalności podatnika dla celów podatkowych oraz weryfikuje okres ważności certyfikatu. W praktyce otrzymują Państwo lub mogą otrzymywać w szczególności następujące rodzaje certyfikatów rezydencji.
Certyfikaty rezydencji wystawiane przez administrację podatkową Stanów Zjednoczonych; Certyfikaty rezydencji wystawiane przez administrację podatkową Wielkiej Brytanii; Certyfikaty rezydencji wystawiane przez szwedzką administrację podatkową; Certyfikaty rezydencji wystawiane na wzorach stosowanych przez niemiecką administrację podatkową; Certyfikaty rezydencji wystawiane przez irlandzką administrację podatkową; Certyfikaty rezydencji wystawiane przez administrację podatkową Stanów Zjednoczonych. W tym przypadku chodzi o certyfikaty zawierające dodatkowe odniesienie do umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej przez USA z innym państwem.
Ad 1 Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 1 dotyczą ustalenia, czy w przypadku certyfikatu rezydencji wydanego przez administrację podatkową Stanów Zjednoczonych, który zawiera oznaczenie „Tax Year” wraz ze wskazaniem określonego roku, lecz nie wskazuje daty początkowej ani końcowej okresu jego ważności, a Państwo nie posiadają informacji pozwalających ustalić początek i koniec roku podatkowego danego Podatnika, są Państwo uprawnieni do uwzględnienia takiego certyfikatu przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania zgodnie z art. 41 ust. 9a ustawy o PIT.
Z opisu sprawy wynika, że otrzymują Państwo lub mogą otrzymywać certyfikaty rezydencji wydawane przez amerykańską administrację podatkową - Internal Revenue Service, sporządzane na formularzu Form 6166. W certyfikatach wskazywany jest rok podatkowy określony z użyciem określenia używanego dla roku kalendarzowego. Certyfikat taki zawiera następującą treść: dane organu podatkowego wydającego certyfikat; datę wydania certyfikatu; imię i nazwisko/nazwę podatnika, którego certyfikat dotyczy; identyfikator podatkowy tego podatnika; rok podatkowy (ang.
„Tax Year”) tego podatnika; stwierdzenie, że podatnik ten jest rezydentem państwa wydającego certyfikat; imię, nazwisko i stanowisko urzędnika, który podpisał certyfikat. Certyfikaty te nie zawierają odrębnie wskazanej daty początkowej i daty końcowej okresu, w którym certyfikat jest ważny, ani odrębnej rubryki określającej taki okres. Na podstawie ww. przepisów należy stwierdzić, że „okresem ważności” certyfikatu rezydencji jest wskazany w nim „okres posiadania rezydencji podatkowej” zagranicznego podatnika. Jeżeli certyfikat rezydencji taki okres ważności zawiera, to jest on uwzględniany wyłącznie w odniesieniu do wypłat ze wskazanego okresu, niezależnie od momentu jego wydania.
Jeżeli natomiast w certyfikacie rezydencji nie jest wskazany okres, którego dotyczy, a jedynie wskazana jest data jego wystawienia, to certyfikat ten jest uwzględniany wyłącznie do wypłat na rzecz zagranicznego podatnika mających miejsce siedziby przez okres 12 miesięcy od dnia jego wydania. Na powyższe wskazuje także powołany powyżej art. 41 ust. 9b ustawy o PIT. Ustawodawca wyraźnie wskazał, że okres dwunastu miesięcy (od dnia wydania certyfikatu), o którym mowa w ust. 9a odnosi się do „miejsca zamieszkania podatnika”, bowiem jeżeli ulega ono zmianie podatnik jest obowiązany udokumentować nowe miejsce zamieszkania nowym certyfikatem.
Wobec powyższego należ zgodzić się z Państwa stwierdzeniem, że w każdym przypadku, w którym istnieją uzasadnione wątpliwości odnośnie okresu ważności certyfikatu rezydencji, w szczególności gdy certyfikat zawiera informację określoną jako „rok podatkowy” nazwany numerem roku kalendarzowego, ale nie wskazuje wprost daty początkowej i końcowej okresu ważności tego certyfikatu, a Państwo nie posiadają informacji pozwalających ustalić rzeczywisty przebieg roku podatkowego kontrahenta, certyfikat należy traktować jako niezawierający okresu ważności i uwzględniać przez 12 miesięcy od dnia wydania. Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należy uznać za prawidłowe.
Ad 2 Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 2 dotyczą ustalenia, czy w odniesieniu do stanu faktycznego przedstawionego w pkt 2 powyżej w przypadku certyfikatu rezydencji, w którym właściwy zagraniczny organ podatkowy retrospektywnie wskazuje, że dokument został wystawiony w celu potwierdzenia rezydencji podatkowej za określony okres wsteczny, są Państwo uprawnieni do uwzględnienia tego certyfikatu dla wypłat dokonanych w okresie wskazanym w certyfikacie.
Z wniosku wynika, że otrzymują Państwo lub mogą otrzymywać certyfikaty rezydencji wydawane przez brytyjską administrację podatkową - HM Revenue & Customs - które zostały wystawione po zakończeniu lub w trakcie okresu, którego dotyczy potwierdzenie rezydencji. W takich dokumentach HMRC wskazuje wprost, że certyfikat został wystawiony z datą wsteczną w celu objęcia określonego okresu („This is a backdated certificate to cover the period from [...] to […]”). Dodatkowo certyfikat zawiera potwierdzenie, że dana osoba lub podmiot jest rezydentem w Zjednoczonym Królestwie. Certyfikat zawiera również imię i nazwisko urzędnika, który podpisał certyfikat oraz datę wydania certyfikatu.
Dokumenty tego rodzaju wskazują zatem wprost konkretną datę początkową oraz datę końcową okresu, którego dotyczy potwierdzenie rezydencji podatkowej. Jak wskazano powyżej nie ma ujednoliconej formy certyfikatów rezydencji. Nie rozstrzyga o tym także definicja certyfikatu rezydencji określona w ww. art. 5a pkt 21 ustawy o PIT. Każde państwo stosuje własny wzór takiego zaświadczenia i ma własne wymogi formalne związane z jego wydaniem. Z punktu widzenia właściwej kwalifikacji dokumentu, który ma stanowić podstawę uwzględnienia umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, istotne będą zatem pewne istotne składniki tego dokumentu.
Certyfikat rezydencji musi potwierdzać fakt rezydencji podatkowej w dacie uzyskania dochodu. Biorąc powyższe należy zgodzić się z Państwa stwierdzeniem, że data ważności certyfikatu zawierającego okres wsteczny jest równa wskazanemu okresowi za jaki certyfikat został wydany zgodnie z celem wydania, tego certyfikatu. Jeśli zagraniczny organ wskazuje, że certyfikat potwierdza rezydencję za określony okres wsteczny, certyfikat powinien być uwzględniany dla wypłat dokonanych w tym właśnie okresie. Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.
Ad 3 Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 3 dotyczą ustalenia, czy w odniesieniu do stanu faktycznego przedstawionego w pkt 3 powyżej, w przypadku certyfikatu zawierającego wskazany okres czasowy Państwo są uprawnieni do uwzględnienia tego certyfikatu w odniesieniu do wypłat dokonanych w tym wskazanym okresie. Z opisu sprawy wynika, że certyfikaty rezydencji wystawiane przez szwedzką administrację podatkową.
Certyfikat taki zawiera następującą treść: dane organu podatkowego wydającego certyfikat; datę wydania certyfikatu; imię i nazwisko/nazwę podatnika, którego certyfikat dotyczy; identyfikator podatkowy tego podatnika; okres, który zawiera daty 1.01.20XX-31.12.20XX; miasto; stwierdzenie, że podatnik ten jest rezydentem państwa wydającego certyfikat; imię, nazwisko urzędnika, który podpisał certyfikat; pieczęć urzędu. Odnosząc się do opisu sprawy oraz mając na uwadze powołane wyżej przepisy wskazać należy, że jeżeli właściwy organ podatkowy wskazuje w certyfikacie konkretny okres, np. od - do, certyfikat powinien być uwzględniany dla wypłat z tego okresu.
W związku z powyższym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 należy uznać za prawidłowe. Ad 4 Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 4 dotyczą ustalenia, czy w odniesieniu do stanu faktycznego przedstawionego w pkt 4 powyżej, czy w opisanym przypadku informacja dotycząca okresu lub daty uzyskania przychodu („Time of accrual”), zamieszczona w części formularza wypełnianej przez Podatnika, nie stanowi wskazania okresu ważności certyfikatu, a w konsekwencji - jeżeli część wypełniana przez właściwy organ podatkowy nie wskazuje okresu ważności certyfikatu - Wnioskodawca jest uprawniony do uwzględnienia certyfikatu przez okres dwunastu miesięcy od dnia jego wydania.
Z wniosku wynika, że certyfikaty rezydencji wystawiane na wzorach stosowanych przez niemiecką administrację podatkową, składają się z: a) części wypełnianej wyłącznie przez podmiot ubiegający się o otrzymanie certyfikatu rezydencji, w której w szczególności podmiot ten wskazuje, zgodnie z opisem poszczególnych rubryk formularza: - swoje dane, w szczególności: nazwisko i imię /nazwę, adres; - informację o posiadaniu centrum interesów osobistych i ekonomicznych na terenie Niemiec; - informację o posiadaniu centrum zarządzania na terenie Niemiec- w przypadku podmiotów spółek; - informacje o rodzaju i kwocie przychodu, który ma być preferencyjnie opodatkowany; - okres naliczenia przychodu, tj. okres, w którym przychody będą należne; - dane podmiotu wypłacającego wskazane wcześniej przychody, tj. płatnika należności; - datę i podpis. b) części wypełnianej przez niemiecki organ podatkowy, w której potwierdza on, że wnoszący o certyfikat jest rezydentem Niemiec oraz że informacje dotyczące podatnika, zawarte w części wniosku wypełnianej przez podatnika, są prawidłowe.
Część ta kończy się wskazaniem daty, pieczątką oraz podpisem urzędnika. Informacja dotycząca czasu uzyskania przychodu („Time of accrual”) znajduje się zatem w części I.B formularza, zawierającej informacje dotyczące zagranicznego przychodu, a nie w części II stanowiącej właściwe potwierdzenie rezydencji przez niemiecki organ podatkowy. Otrzymują Państwo lub mogą otrzymywać dokumenty, w których w części I.B wskazano określony rok, okres lub datę uzyskania przychodu, natomiast w części II niemiecki organ podatkowy potwierdza rezydencję Podatnika w Niemczech bez wskazania odrębnego okresu od-do.
Kwestie związane z datą obowiązywania certyfikatu rezydencji niezawierającego okresu ważności zostały uregulowane ww. powołanych art. 41 ust. 9a-9e ustawy o PIT. Z powyższych regulacji wynika, że dla oceny okresu ważności certyfikatu rezydencji należy uwzględnić informacje zamieszczone przez organ podatkowy w części II dokumentu. Należy również zauważyć, iż cześć II certyfikatu wypełniana przez niemiecki organ podatkowy nie odsyłają w swoich postanowieniach do rubryki dotyczącej „czasu naliczenia” co przemawia za przyjęciem, że rubryka ta nie jest wiążąca dla celów podatku u źródła w Polsce.
Na potwierdzenie powyższego wskazuje również treść art. 41 ust. 9a ustawy o PIT wskazującym, że jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania. W związku z powyższym należy zgodzić się z Państwa zdaniem, że jeżeli certyfikat rezydencji taki okres ważności zawiera, to jest on uwzględniany wyłącznie w odniesieniu do wypłat ze wskazanego okresu, niezależnie od momentu jego wydania.
Jeżeli natomiast w certyfikacie rezydencji nie jest wskazany okres, którego dotyczy, a jedynie wskazana jest data jego wystawienia, to certyfikat ten jest uwzględniany wyłącznie do wypłat na rzecz zagranicznego podatnika mających miejsce przez okres 12 miesięcy od dnia jego wydania. Biorąc powyższe Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 4 należy uznać za prawidłowe. Ad 5 Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 5 dotyczą ustalenia, czy w odniesieniu do stanu faktycznego przedstawionego w pkt 5 powyżej, zasadne jest stanowisko, że zawarte w certyfikacie stwierdzenie o zaświadczeniu o rezydencji podatkowej na rok podatkowy określony jako rok kalendarzowy (ang.
Certification of Tax Residence for Tax Year 20XX) determinuje okres ważności certyfikatu rezydencji, który równy jest wskazanemu rokowi kalendarzowemu. W opisie sprawy wskazali Państwo, że certyfikaty rezydencji wystawiane przez irlandzką administrację podatkową, zawierają następującą treść: dane organu podatkowego wydającego certyfikat; imię i nazwisko/nazwę podatnika, którego certyfikat dotyczy; identyfikator podatkowy tego podatnika - informację o zaświadczeniu o rezydencji podatkowej na rok podatkowy określony jako rok kalendarzowy (ang.
Certification of Tax Residence for Tax Year 20XX); stwierdzenie, że podatnik ten jest rezydentem państwa wydającego certyfikat; datę wydania certyfikatu; imię, nazwisko i stanowisko urzędnika, który podpisał certyfikat. W związku z powyższym należy zgodzić się z Państwa zdaniem, że certyfikat rezydencji jest ważny przez rok kalendarzowy, który jest zawarty w tym dokumencie i jest umieszczony po słowach: Certification of Tax Residence for Tax Year.
Jeżeli bowiem certyfikat jest zatytułowany „Certification of Tax Residence for Tax Year 20XX”, a jego treść potwierdza rezydencję „for the year stated above” oraz obowiązek podatkowy „for the said year”, certyfikat należy uwzględniać dla tego wskazanego roku. Biorąc powyższe Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 5 należy uznać za prawidłowe.
Ad 6 Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 6 dotyczą ustalenia, czy w odniesieniu do stanu faktycznego przedstawionego w pkt 6 powyżej, czy certyfikat rezydencji wydany przez administrację podatkową Stanów Zjednoczonych, który zawiera ogólne potwierdzenie, że Podatnik jest rezydentem Stanów Zjednoczonych dla celów amerykańskiego opodatkowania, może stanowić certyfikat rezydencji dla celów zastosowania przez Państwa właściwych przepisów ustawy o PIT oraz właściwej UPO zawartej przez Polskę, pomimo że dokument ten zawiera dodatkowo potwierdzenie rezydencji Podatnika w rozumieniu umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej pomiędzy Stanami Zjednoczonymi a Portugalią.
Z wniosku wynika, że certyfikaty rezydencji wystawiane przez administrację podatkową Stanów Zjednoczonych, mogą zawierać dodatkowe odniesienie do umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej przez USA z innym państwem. W certyfikatach wskazywany jest rok podatkowy określony z użyciem określenia używanego dla roku kalendarzowego. Certyfikat taki zawiera następującą treść: dane organu podatkowego wydającego certyfikat; datę wydania certyfikatu; imię i nazwisko/nazwę podatnika, którego certyfikat dotyczy; identyfikator podatkowy tego podatnika; rok podatkowy (ang.
„Tax Year”) tego podatnika; stwierdzenie, że podatnik ten jest rezydentem państwa wydającego certyfikat; stwierdzenie, że podatnik ten jest rezydentem Stanów Zjednoczonych w rozumieniu Konwencji Stanów Zjednoczonych zawartej pomiędzy Stanami Zjednoczonymi a Portugalią; imię, nazwisko i stanowisko urzędnika, który podpisał certyfikat. Definicja certyfikatu rezydencji zawarta w art. 5a pkt 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznacza zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika. Definicja nie wskazuje jakie warunki formalne powinien spełniać certyfikat rezydencji.
Należy zatem przyjąć, że może on mieć dowolną formę pisemną/elektroniczną, co częściowo potwierdza również m.in. art. 41 ust. 9e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dopuszczalność stosowania kopii certyfikatów rezydencji podatkowej), o ile będzie wystawiony przez właściwy organ podatkowy obcego państwa oraz będzie zawierał w swej treści stwierdzenie o posiadaniu przez dany podmiot miejsca zamieszkania w tym państwie dla celów podatkowych. Miejsce zamieszkania dla celów podatkowych (rezydencja) definiowane jest w poszczególnych umowach o zapobieganiu podwójnemu opodatkowaniu.
Z powyższej definicji nie wynika, by jakiekolwiek dodatkowe, inne informacje zawarte w takim dokumencie były konieczne lub dyskwalifikowały jego zastosowanie jako certyfikatu rezydencji, o ile informacje te nie są sprzeczne z istotą definiowanej wyżej treści.
Tym samym certyfikat rezydencji wydany przez administrację podatkową Stanów Zjednoczonych, który zawiera ogólne potwierdzenie, że Podatnik jest rezydentem Stanów Zjednoczonych dla celów podatkowych oraz dokument ten zawiera dodatkowo potwierdzenie rezydencji Podatnika w rozumieniu umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej pomiędzy Stanami Zjednoczonymi a Portugalią, może stanowić certyfikat rezydencji dla celów zastosowania przez Państwa właściwych przepisów ustawy o PIT oraz postanowień właściwej UPO zawartej przez Polskę. W związku z powyższym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 6 należy uznać za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia Interpretacja dotyczy: stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia; zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji. Niniejsza interpretacja dotyczy rozstrzygnięcia w części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, natomiast w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność. W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnej informuję, że wydane zostały one w indywidualnej sprawie i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.
Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej: 1) z zastosowaniem art. 119a; 2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; 3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA): w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art.
47 § 1 PPSA), albo w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA). Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA). Podstawa prawna dla wydania interpretacji Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.