Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
25 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości i sposobu odbioru otrzymywanych faktur poza KSeF. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Miasto (…) (dalej: „Miasto, Wnioskodawca”) jest jednostką samorządu terytorialnego - miastem na prawach powiatu. Miasto realizuje zadania dla których zostało powołane, m.in. w zakresie ładu przestrzennego i gospodarki nieruchomościami, lokalnego transportu zbiorowego, ochrony zdrowia, kultury, edukacji publicznej, porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli, kultury fizycznej i turystyki oraz pomocy społecznej i polityki senioralnej.
Miasto funkcjonuje przede wszystkim w oparciu o trzy kluczowe ustawy, tj. ustawę z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1153 ze zm.), ustawę z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1684 ze zm.) oraz ustawę (…). Z dniem 1 stycznia 2016 r. nastąpiła centralizacja rozliczeń podatku od towarów i usług Miasta oraz wszystkich utworzonych przez nie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Od tego momentu Miasto podjęło wspólne rozliczanie podatku VAT ze wszystkimi utworzonymi jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi pod jednym numerem NIP, nadanym dla (…).
Z uwagi na zakres realizowanych zadań i wynikających z nich działań, z punktu widzenia VAT należy rozróżnić charakter działalności Miasta, jako: 1. Podatnika VAT - w zakresie wszystkich świadczeń (dostawy towarów i świadczenia usług), w ramach których spełnione są przesłanki z art. 15 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.; dalej: „Ustawa o VAT”) definiujące podatnika VAT; 2. Organu władzy publicznej (podmiotu niebędącego podatnikiem VAT) - w zakresie wszystkich funkcji Miasta, w których realizowane są prerogatywy władcze i administracyjno-prawne, a wyłączenie ze statusu podatnika VAT wynika w takim przypadku z art. 15 ust. 6 ustawy o VAT.
Z powyższym podziałem uwzględniającym stronę sprzedażową Miasta, a więc uznanie Wnioskodawcy za podatnika VAT albo organ władzy publicznej, związane jest odpowiednie przyporządkowanie nabywanych towarów bądź usług do sposobu ich wykorzystania w ramach odpowiednich kategorii jego działalności. Z dniem 1 lutego 2026 r. Miasto (wraz ze wszystkimi jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi) rozpoczęło dokumentowanie transakcji podlegających opodatkowaniu VAT w Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: „KSeF”).
Jednocześnie od tej daty (w odniesieniu do dużych podatników, a w odniesieniu do pozostałych podatników odpowiednio od 1 kwietnia 2026 r.), Miasto otrzymuje faktury zakupowe poprzez KSeF. Obecnie dostawcy i usługodawcy na rzecz Miasta (w tym jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych) wystawiają poprzez KSeF wszystkie swoje faktury sprzedażowe - niezależnie od tego, czy Miasto w ramach danej transakcji zakupu działa, jako podatnik VAT, czy jako organ władzy publicznej (podmiot niebędący podatnikiem VAT). Jednostki organizacyjne Miasta w ramach prowadzonej działalności, co do zasady dokonują zakupu towarów i usług na podstawie zawartych umów czy składanych zamówień (zleceń).
Już na tym etapie można określić, czy dany zakup jest związany z działalnością: 1. opodatkowaną VAT - wówczas przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego, np. wydatki w zakresie lokalnego transportu zbiorowego, 2. mieszaną (opodatkowaną VAT oraz zwolnioną z VAT i/lub niepodlegającą opodatkowaniu VAT) - w takiej sytuacji przysługuje częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego, np. wydatki w zakresie gospodarki nieruchomościami czy kultury fizycznej, 3. niepodlegającą opodatkowaniu VAT - w takim przypadku nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, np. wydatki w zakresie pomocy społecznej i polityki senioralnej.
Należy podkreślić, że zdecydowana większość faktur zakupowych dotyczy jednak zakupów realizowanych przez Miasto, jako organ władzy publicznej (bez prawa do odliczenia podatku naliczonego). Niemniej dostawcy nie dokonują takiego rozróżnienia, a w konsekwencji wystawiają i udostępniają wszystkie swoje faktury sprzedażowe na rzecz Miasta poprzez KSeF. Biorąc pod uwagę powyższe oraz obowiązujące przepisy prawa w zakresie KSeF, Miasto zamierza zmodyfikować relacje ze swoimi dostawcami i usługodawcami.
Modyfikacja polegać będzie na tym, że już w momencie składania zamówienia, zawierania umowy, ogłaszania przetargu lub konkursu wprost deklarować będzie, czy dla danego zakupu działa jako podatnik VAT (również jeśli prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługiwać będzie tylko częściowo, tj. nabyty towar lub usługa zostanie wykorzystany zarówno do działalności opodatkowanej, jak i zwolnionej i/lub niepodlegającej opodatkowaniu), czy też jako organ władzy publicznej.
Rozróżnienie to będzie miało na celu umożliwienie Miastu i jego dostawcom (usługodawcom) zmianę sposobu udostępniania faktur ustrukturyzowanych, tj. udostępnianie poza KSeF w odniesieniu do tych transakcji, dla których Miasto działa wyłącznie jako organ władzy publicznej. Status podatkowy Miasta w odniesieniu do konkretnej czynności (wskazanie, czy Miasto będzie działać jako podatnik VAT, czy jako organ władzy publicznej) będzie określany wewnętrznie przez komórki organizacyjne do spraw finansowo-księgowych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Miasta i wprowadzany wprost do umów lub dokumentacji z danym kontrahentem.
Dodatkowo, w takich przypadkach Miasto uzgodni z kontrahentami sposób udostępnienia faktur ustrukturyzowanych poza KSeF (najczęściej poprzez e-mail, ale możliwe będą również inne uzgodnienia). Celem niniejszego wniosku o interpretację indywidualną jest potwierdzenie, że w przypadku w którym Miasto - nabywając towary lub usługi od kontrahentów - działać będzie wyłącznie jako organ władzy publicznej i wykorzystywać zakupy wyłącznie do działalności w takim charakterze, nie będzie zobowiązane do podawania numeru NIP na potrzeby danej czynności, a prawidłowym sposobem odbioru faktur zakupowych będzie uzgodniona z kontrahentem inna forma udostępnienia takich faktur, niż za pośrednictwem KSeF.
Pytania
1. Czy w sytuacji, w której przy nabyciu danego towaru lub usługi Miasto działa jako organ władzy publicznej (w oparciu o art. 15 ust. 6 ustawy o VAT) i tym samym nie jest obowiązane do podawania numeru NIP na potrzeby danej czynności (dokonywanego zakupu), nie ma obowiązku odbioru faktur dokumentujących taką transakcję poprzez KSeF, lecz prawidłowe jest odbieranie poza KSeF faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez kontrahenta, udostępnionych Miastu w inny uzgodniony sposób?
W przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1, Wnioskodawca zwraca się z kolejnymi pytaniami: 2. Czy kontrahenci, od których Miasto nabywa towary lub usługi jako organ władzy publicznej, zobligowani są do respektowania oświadczenia Miasta, że działa ono w takim przypadku jako organ władzy publicznej (w oparciu o art. 15 ust. 6 ustawy o VAT), i tym samym nie jest obowiązane do podawania numeru NIP na potrzeby danej czynności (dokonywanego zakupu), zgodnie z art. 106ba ustawy o VAT?
3. Czy kontrahenci, od których Miasto nabywa towary lub usługi, jako organ władzy publicznej i tym samym nie jest obowiązane do podawania numeru NIP na potrzeby danej czynności (dokonywanego zakupu), zobowiązani są udostępniać Miastu faktury ustrukturyzowane w sposób z nim uzgodniony, stosownie do treści art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT?
Państwa stanowisko w sprawie
Odnośnie do pytania nr 1 W ocenie Miasta w sytuacji, w której przy nabyciu danego towaru lub usługi Miasto działa jako organ władzy publicznej (w oparciu o art. 15 ust. 6 ustawy o VAT) i tym samym nie jest obowiązane do podawania numeru NIP na potrzeby danej czynności (dokonywanego zakupu), nie ma obowiązku odbioru faktur dokumentujących taką transakcję poprzez KSeF, lecz prawidłowe jest odbieranie poza KSeF faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez kontrahenta, udostępnionych Miastu w inny uzgodniony sposób.
W przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1, w ocenie Wnioskodawcy: Odnośnie do pytania nr 2 W ocenie Miasta Kontrahenci, od których Miasto nabywa towary lub usługi jako organ władzy publicznej, zobligowani są do respektowania oświadczenia Miasta, że działa ono w takim przypadku jako organ władzy publicznej (w oparciu o art. 15 ust. 6 ustawy o VAT) i tym samym nie jest obowiązane do podawania numeru NIP na potrzeby danej czynności (dokonywanego zakupu), zgodnie z art. 106ba ustawy o VAT.
Odnośnie do pytania nr 3 W ocenie Miasta kontrahenci, od których Miasto nabywa towary lub usługi, jako organ władzy publicznej i tym samym nie jest obowiązane do podawania numeru NIP na potrzeby danej czynności (dokonywanego zakupu), zobowiązani są udostępniać Miastu faktury ustrukturyzowane w sposób z nim uzgodniony, stosownie do treści art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT.
Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy W odniesieniu do pytania nr 1 1. Dualny charakter podatkowy Miasta (…) jako punkt wyjścia do analizy Z punktu widzenia podatku od towarów i usług należy rozróżnić charakter działalności Miasta, jako: (1) podatnika VAT - w zakresie wszystkich świadczeń (dostaw towarów i świadczenia usług), w ramach których spełnione są przesłanki z art. 15 ust. 1 i ust. 3 ustawy o VAT definiujące podatnika VAT, oraz (2) organu władzy publicznej (podmiotu niebędącego podatnikiem VAT) - w zakresie wszystkich funkcji Miasta, w których realizowane są prerogatywy władcze i administracyjno-prawne, przy czym wyłączenie ze statusu podatnika VAT wynika w takim przypadku z art. 15 ust. 6 ustawy o VAT.
Z powyższym podziałem uwzględniającym stronę sprzedażową Miasta, a więc uznanie Wnioskodawcy za podatnika VAT albo organ władzy publicznej, związane jest odpowiednie przyporządkowanie nabywanych towarów bądź usług do sposobu ich wykorzystania w ramach odpowiednich kategorii jego działalności. Z dniem 1 stycznia 2016 r. nastąpiła centralizacja rozliczeń podatku od towarów i usług Miasta oraz wszystkich utworzonych przez nie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Od tego momentu podatek VAT rozliczany jest ze wszystkimi wymienionymi jednostkami pod jednym numerem NIP, nadanym dla (…).
Okoliczność ta oznacza, że Miasto (i jego jednostki oraz zakłady budżetowe) posługuje się jednym identyfikatorem podatkowym zarówno wówczas, gdy wykonuje czynności opodatkowane VAT, jak i wówczas, gdy realizuje funkcje władcze, jako organ administracji publicznej. Należy podkreślić, że zdecydowana większość faktur zakupowych dotyczy zakupów realizowanych przez Miasto jako organ władzy publicznej (bez prawa do odliczenia podatku naliczonego), niemniej dostawcy nie dokonują takiego rozróżnienia i w konsekwencji wystawiają i udostępniają wszystkie swoje faktury sprzedażowe na rzecz Miasta poprzez KSeF.
Zasadność transakcyjnej kwalifikacji podatkowej działalności gminy potwierdzona jest jednolicie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej także: „NSA”). W wyroku z 8 września 2014 r. (sygn. akt I FSK 1211/12) NSA wskazał, że wyłączenie z opodatkowania VAT organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy ma charakter podmiotowo-przedmiotowy, a kryterium rozstrzygającym jest wykonywanie zadań nałożonych przepisami prawa o charakterze publicznoprawnym, realizowanych w formach właściwych dla tego prawa.
W konsekwencji kwalifikacja Miasta jako podatnika VAT lub organu władzy publicznej musi być dokonywana odrębnie dla każdej transakcji, w zależności od jej przedmiotu i celu, a nie w sposób globalny i jednolity dla całej działalności Wnioskodawcy. Powyższe potwierdzają również interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. W interpretacji z 14 listopada 2025 r. (sygn. 0114-KDIP4-1.4012.535.2025.1.PS) Dyrektor KIS wskazał, że nie każda czynność dokonywana przez gminę będzie objęta zakresem opodatkowania VAT, a kwalifikacja gminy jako podatnika VAT bądź organu władzy publicznej musi być dokonywana odrębnie dla każdej transakcji.
Stanowi to bezpośrednie potwierdzenie zasadności podejścia przyjętego przez Wnioskodawcę, zakładającego wewnętrzne przyporządkowanie każdego nabycia do odpowiedniej kategorii działalności Miasta. 2. Zasada związania obowiązku podania NIP z charakterem danej czynności - analiza art. 106ba ustawy o VAT Fundamentalnym przepisem dla oceny stanowiska Wnioskodawcy jest art. 106ba ustawy o VAT, który reguluje obowiązek podania przez nabywcę numeru, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku.
Przepis ten stanowi, że w przypadku gdy faktura jest wystawiana na rzecz podatnika albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem, podmioty te są obowiązane do podania numeru, o którym mowa odpowiednio w art. 106e ust. 1 pkt 5, pkt 24 lit. b, pkt 26 albo pkt 27 ustawy o VAT, jeżeli posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności. Kluczowe znaczenie w powyższym przepisie ma sformułowanie „jeżeli posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności". Ustawodawca uzależnił zatem obowiązek podania NIP nie od samego faktu posiadania go przez nabywcę, lecz od tego, czy nabywca posługuje się tym numerem w kontekście konkretnego nabywanego świadczenia.
Innymi słowy, nie każde nabycie dokonywane przez podmiot posiadający NIP pociąga za sobą obowiązek jego podania - a jedynie to, w ramach którego nabywca działa w charakterze podatnika VAT identyfikowanego tym numerem. Artykuł 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT potwierdza powyższe rozumowanie, wskazując, że faktura powinna zawierać numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi.
Użyte sformułowanie „pod którym otrzymał towary lub usługi” jednoznacznie wskazuje na konieczność powiązania identyfikatora podatkowego z okolicznościami konkretnej transakcji - a nie z faktem posiadania NIP jako takiego. Powyższa wykładnia systemowa i językowa przepisów o VAT prowadzi do wniosku, że obowiązek podania NIP przez nabywcę jest ściśle powiązany z jego statusem podatkowym w danej transakcji. Jeśli nabywca - posiadający NIP i będący co do zasady podatnikiem VAT - realizuje w ramach konkretnego nabycia funkcje organu władzy publicznej wyłączone ze statusu podatnika VAT na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy o VAT, to nie posługuje się numerem NIP na potrzeby tej czynności.
W konsekwencji - nie jest obowiązany do podania go sprzedawcy. Systemową spójność takiej interpretacji potwierdza treść art. 15 ust. 6 ustawy o VAT, zgodnie z którym organy władzy publicznej oraz urzędy obsługujące te organy nie są uznawane za podatników w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. Wyłączenie to ma charakter obiektywny - organ władzy publicznej nie staje się podatnikiem VAT z tytułu wykonywania zadań publicznych, nawet jeśli jednocześnie jest podatnikiem VAT z tytułu innych czynności o charakterze cywilnoprawnym.
Powyższe pozostaje w pełnej zgodności z art. 13 ust. 1 dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: „Dyrektywa VAT”), którego wykładnię TSUE wielokrotnie analizował. W wyroku z dnia 16 września 2008 r. w sprawie C‑288/07 (Isle of Wight Council) Wyrok ten precyzuje kryterium wyłączenia organu publicznego ze statusu podatnika VAT: jest nim działanie w ramach reżimu prawa publicznego, a nie prawa prywatnego.
Wszelkie zadania Miasta wykonywane w oparciu o przepisy ustaw samorządowych i ustaw sektorowych - jeśli nadają Miastu charakter i funkcję organu władzy publicznej spełniają to kryterium, co oznacza, że zakupy służące tym zadaniom są dokonywane przez organ władzy publicznej, a nie przez podatnika VAT. Wnioski płynące z orzecznictwa TSUE zostały w pełni przejęte przez polskie sądy administracyjne.
W wyroku z 25 listopada 2011 r. (sygn. akt I FSK 145/11) Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że gmina, nabywając towary lub usługi do wykonywania zadań nałożonych przepisami prawa, realizuje je jako organ władzy publicznej w rozumieniu art. 15 ust. 6 ustawy o VAT i w tym zakresie nie jest podatnikiem VAT, nawet jeżeli posiada numer NIP i jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT. Wyrok ten stanowi bezpośrednie potwierdzenie kluczowej tezy Wnioskodawcy: sam fakt rejestracji jako podatnik VAT i posiadania numeru NIP nie oznacza, że gmina działa w każdej sytuacji jako podatnik VAT.
Konieczna jest każdorazowa kwalifikacja transakcji z uwzględnieniem jej przedmiotu i przeznaczenia - co przekłada się wprost na decyzję o podaniu lub niepodaniu NIP nabywcy. 3. Związek między charakterem nabycia a obowiązkiem odbioru faktury przez KSeF Obowiązek odbioru faktur przez KSeF wynika z art. 106gb ustawy o VAT.
Jednakże - co jest kluczowe dla niniejszej sprawy - przepis ten przewiduje istotny wyjątek w ust. 4 pkt 5, zgodnie z którym sprzedawca udostępnia nabywcy fakturę ustrukturyzowaną w inny uzgodniony sposób, jeżeli nabywca nie jest obowiązany do podania numeru, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 5, pkt 24 lit. b, pkt 26 albo pkt 27, w związku z czym faktura ta nie może być przypisana do niego w KSeF. Przepis art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT stanowi zatem integralny element regulacji dotyczącej obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych - wprowadza on mechanizm elastyczności w sytuacjach, gdy nabywca nie posługuje się numerem NIP w danej transakcji.
Mechanizm ten nie jest przypadkowy: jego ratio legis wynika z faktu, że architektura KSeF opiera się na identyfikacji nabywcy za pomocą jego numeru NIP (lub analogicznego identyfikatora), przy czym bez tego numeru faktura nie może zostać prawidłowo przypisana do nabywcy w KSeF. Jeśli zatem nabywca nie podaje NIP w danej transakcji - ponieważ nie działa w niej jako podatnik VAT - faktura ustrukturyzowana nie może zostać mu „doręczona” przez KSeF w typowym trybie. W takiej sytuacji ustawodawca expressis verbis nałożył na sprzedawcę obowiązek udostępnienia faktury ustrukturyzowanej w inny uzgodniony z nabywcą sposób.
Obowiązek ten jest po stronie sprzedawcy bezwzględny i nie zależy od jego uznania - jedynie tryb jego wykonania podlega uzgodnieniu między stronami. Wnioskując a contrario: skoro sprzedawca ma obowiązek udostępnić fakturę poza KSeF, gdy nabywca nie podaje NIP, to nabywca nie ma obowiązku odbioru tej faktury przez KSeF. Logika systemu jest tu spójna: odbiór faktury przez KSeF jest funkcjonalnie możliwy jedynie wówczas, gdy nabywca jest zidentyfikowany w systemie za pośrednictwem numeru NIP. Brak podania NIP oznacza brak możliwości przypisania faktury do nabywcy w KSeF, co czyni odbiór przez KSeF technicznie niemożliwym i prawnie zbędnym.
4. Prawo Miasta do niestosowania KSeF przy zakupach dokonywanych jako organ władzy publicznej Biorąc pod uwagę powyższe oraz obowiązujące przepisy prawa w zakresie KSeF, Miasto zamierza zmodyfikować relacje ze swoimi dostawcami i usługodawcami w ten sposób, że już w momencie składania zamówienia, zawierania umowy, ogłaszania przetargu lub konkursu wprost deklarować będzie, czy dla danego zakupu działa jako podatnik VAT (również jeśli prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługiwać będzie tylko częściowo), czy też jako organ władzy publicznej.
Status podatkowy Miasta w odniesieniu do konkretnej czynności będzie określany wewnętrznie przez komórki organizacyjne do spraw finansowo-księgowych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Miasta i wprowadzany wprost do umów lub dokumentacji z danym kontrahentem. Dodatkowo, w takich przypadkach Miasto uzgodni z kontrahentami sposób udostępnienia faktur ustrukturyzowanych poza KSeF (najczęściej poprzez e-mail, ale możliwe będą również inne uzgodnienia). Opisane wyżej podejście Miasta jest uzasadnione z następujących przyczyn merytorycznych.
Po pierwsze, art. 15 ust. 6 ustawy o VAT wyłącza organy władzy publicznej ze statusu podatnika VAT z mocy prawa - nie jest to zatem decyzja uznaniowa Miasta, lecz konsekwencja obiektywnej kwalifikacji prawnej danego nabycia. Jeżeli nabycie służy realizacji zadań publicznych i nie jest związane z działalnością gospodarczą Miasta, wyłączenie z art. 15 ust. 6 ustawy o VAT stosuje się automatycznie.
Tę obiektywność wyłączenia TSUE potwierdził w wyroku z dnia 10 września 2014 r. w sprawie C-92/13 (Gemeente 's-Hertogenbosch), w którym wprost wskazał, że jednostka samorządu terytorialnego, która nabywa dobro inwestycyjne, działając jako organ władzy publicznej w rozumieniu art. 13 ust. 1 Dyrektywy VAT, nie działa w charakterze podatnika i nabycie to nie uprawnia jej do odliczenia podatku VAT. Wyrok ten rozróżnia nabycie dokonywane przez podmiot publiczny w charakterze podatnika VAT od nabycia w charakterze organu władzy publicznej - i jest to rozróżnienie o fundamentalnym znaczeniu dla niniejszej sprawy.
Po drugie, art. 106ba ustawy o VAT wiąże obowiązek podania NIP z faktem posługiwania się nim na potrzeby danej czynności. Ponieważ Miasto - działając jako organ władzy publicznej - nie posługuje się NIP na potrzeby danej czynności zakupu, obowiązek podania NIP nie powstaje. Nie chodzi przy tym o „zrzeczenie się” przez Miasto statusu podatnika VAT (co byłoby niemożliwe), lecz o stwierdzenie faktu, że w ramach konkretnej transakcji Miasto realizuje funkcje władcze, a nie czynności gospodarcze.
Po trzecie, podatnik, który nie ma prawa do odliczenia VAT od danego zakupu (bo realizuje go jako organ władzy publicznej), nie może być zmuszany do zachowywania się jak podatnik VAT w ramach tej samej transakcji. Traktowanie Miasta jako podatnika VAT wyłącznie na potrzeby odbioru faktury przez KSeF, przy jednoczesnym braku prawa do odliczenia podatku naliczonego, byłoby sprzeczne z zasadą neutralności i z logiką systemu VAT. W odniesieniu do pytania nr 2 Przede wszystkim należy wskazać, że wystawca faktury nie dysponuje narzędziami prawnymi ani faktycznymi, które pozwoliłyby mu dokonać niezależnej weryfikacji, w jakim charakterze nabywca dokonuje zakupu.
Status nabywcy jako podatnika VAT albo organu władzy publicznej w konkretnej transakcji jest informacją wewnętrzną, wynikającą z kwalifikacji danego nabycia na potrzeby działalności Miasta. Sprzedawca nie jest w stanie samodzielnie ocenić, czy dany zakup realizowany przez Miasto związany jest z jego działalnością jako podatnika VAT, czy też z wykonywaniem zadań publicznych wyłączonych z opodatkowania VAT. W tym stanie rzeczy rola oświadczenia Miasta jest kluczowa.
Miasto zamierza wskazywać swój status w odniesieniu do konkretnej czynności wprost w treści umów lub dokumentacji z danym kontrahentem, co oznacza, że kontrahenci będą mieli pełną wiedzę o charakterze transakcji już na etapie jej nawiązywania. W konsekwencji, stosowne oświadczenie Miasta stanowi wystarczającą podstawę dla sprzedawcy do postępowania zgodnie z oświadczeniem nabywcy (Miasta). Sprzedawca wystawiając fakturę na rzecz jednostki samorządu terytorialnego powinien zatem uwzględniać deklarowany przez nią charakter transakcji.
Z perspektywy przepisów ustawy o VAT, ani art. 106ba, ani żaden inny przepis nie przyznają sprzedawcy uprawnienia do kwestionowania statusu podatkowego nabywcy w danej transakcji, jeżeli nabywca złożył w tym zakresie stosowne oświadczenie. Kwestia ewentualnych nieprawidłowości w zakresie kwalifikacji nabycia przez Miasto (gdyby taka sytuacja wystąpiła) rozstrzygana jest wyłącznie w relacji między Miastem a organem podatkowym, a nie na linii Miasto-kontrahent. Kontrahent, działający w dobrej wierze i wystawiający fakturę zgodnie z oświadczeniem nabywcy, jest zwolniony z odpowiedzialności za skutki ewentualnego błędnego oświadczenia Wnioskodawcy.
Ponadto, obowiązek respektowania oświadczenia Miasta wynika z ogólnych zasad prawa podatkowego - faktura dokumentuje rzeczywisty przebieg transakcji i powinna odpowiadać jej istocie prawnej. Jeżeli Miasto nabywa towary lub usługi jako organ władzy publicznej i nie działa w ramach tej transakcji jako podatnik VAT, faktura powinna to odzwierciedlać. Wystawca faktury winien zatem rzetelnie dokumentować transakcję zgodnie z jej charakterem potwierdzonym przez nabywcę.
W odniesieniu do pytania nr 3 Miasto wskazuje, że wykładnia literalna art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT stanowi, że w przypadku gdy nabywca nie jest obowiązany do podania numeru, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 5, pkt 24 lit. b, pkt 26 albo pkt 27, podatnik (sprzedawca) udostępnia nabywcy fakturę ustrukturyzowaną w inny uzgodniony sposób. Przepis ten dotyczy bezpośrednio sytuacji opisanej w niniejszym wniosku (nabywca niepodający numeru NIP) i jednocześnie nakłada na sprzedawcę obowiązek (a nie możliwość) udostępnienia faktury w inny uzgodniony sposób. Przywołany przepis nie przewiduje żadnych wyjątków ani wyłączeń od tego obowiązku.
Oba przepisy ustawy o VAT (artykuł 106gb ust. 4 pkt 5 oraz art. 106ba) tworzą zatem spójny mechanizm: brak obowiązku podania NIP przez nabywcę (art. 106ba) generuje po stronie sprzedawcy bezwzględny obowiązek udostępnienia faktury poza KSeF (art. 106gb ust. 4 pkt 5). Mechanizm ten ma charakter obligatoryjny i wzajemny - nie jest zależny od woli sprzedawcy ani od żadnych dodatkowych przesłanek. Celem wprowadzenia art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT było zapewnienie, że nabywca, który nie identyfikuje się numerem NIP w danej transakcji (bo np. jak w niniejszym przypadku - jest organem władzy publicznej w ramach konkretnej transakcji), mimo to otrzyma dokument potwierdzający jej dokonanie.
Bez tego przepisu nabywca niebędący podatnikiem VAT (lub nieidentyfikujący się NIP w danej transakcji) byłby pozbawiony dostępu do faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF - ponieważ faktura ta nie jest mu przypisana w systemie. Przepis art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT eliminuje tę lukę, gwarantując nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej poprzez alternatywny kanał uzgodniony ze sprzedawcą.
W konsekwencji, skoro jak wskazano w opisie stanu faktycznego niniejszego wniosku Miasto uzgodni z kontrahentami sposób udostępnienia faktur ustrukturyzowanych poza KSeF (najczęściej poprzez e‑mail, ale możliwe będą również inne uzgodnienia) to takie podejście będzie w pełni zgodne z art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT, który wymaga jedynie, aby sposób udostępnienia faktury był „uzgodniony” - nie precyzuje żadnych wymagań technicznych co do formy tego uzgodnienia. Uzgodnienie może zatem przybrać formę klauzuli w umowie, zamówieniu lub innego pisemnego porozumienia z kontrahentem.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm. ) zwanej dalej „ustawą”: Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. W myśl art. 7 ust. 1 ustawy: Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).
Natomiast w świetle art. 8 ust. 1 ustawy: Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również: 1) przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej; 2) zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji; 3) świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.
Nie każda czynność stanowiąca dostawę towarów albo świadczenie usług podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, ponieważ aby dana czynność podlegała opodatkowaniu tym podatkiem, musi być wykonana przez podmiot, który w związku z jej wykonaniem jest podatnikiem podatku od towarów i usług. W myśl art. 15 ust. 1 ustawy: Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy: Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Według art. 15 ust. 6 ustawy: Nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. Oznacza to, że organ władzy publicznej będzie uznany za podatnika podatku od towarów i usług w dwóch przypadkach, tj. gdy wykonuje czynności inne niż te, które mieszczą się w ramach jego zadań oraz, gdy wykonuje czynności mieszczące się w ramach jego zadań, ale czyni to na podstawie umów cywilnoprawnych.
Powyższy zapis jest odzwierciedleniem art. 13 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 z 11 grudnia 2006 r. s. 1 ze zm.), zwanej dalej „Dyrektywą”, zgodnie z którym: Krajowe, regionalne i lokalne organy władzy oraz inne podmioty prawa publicznego nie są uważane za podatników w związku z działalnością, którą podejmują lub transakcjami, których dokonują jako organy władzy publicznej, nawet jeśli pobierają należności, opłaty, składki lub płatności w związku z takimi działaniami lub transakcjami.
Jednakże w przypadku, gdy organy władzy publicznej bądź urzędy obsługujące te organy podejmują takie działania lub dokonują takich transakcji, są uważane za podatników w odniesieniu do tych działań, lub transakcji, gdyby wykluczenie ich z kategorii podatników prowadziło do znaczących zakłóceń konkurencji (…). Jednostki samorządu terytorialnego na gruncie podatku od towarów i usług występować mogą w dwojakim charakterze: podmiotów niebędących podatnikami, gdy realizują zadania nałożone na nich odrębnymi przepisami prawa, oraz podatników podatku od towarów i usług, gdy wykonują czynności na podstawie umów cywilnoprawnych.
Kryterium podziału stanowi charakter wykonywanych czynności: czynności o charakterze publicznoprawnym wyłączają te podmioty z kategorii podatników, natomiast czynności o charakterze cywilnoprawnym skutkują uznaniem tych podmiotów za podatników podatku od towarów i usług, a realizowane przez nie odpłatne dostawy towarów i świadczenie usług podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Wyłączenie podmiotów wskazanych w art. 13 Dyrektywy z grona podatników podatku VAT dotyczy sfery działań o charakterze władczym.
Jak wynika z utrwalonego orzecznictwa TSUE - wyrok w sprawie C-174/14 Saudacor, pkt 51: „(...) ocena art. 13 ust. 1 dyrektywy 2006/112 w świetle celów wspomnianej dyrektywy świadczy o tym, że dla zastosowania zasady nieopodatkowania muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, a mianowicie prowadzenie działalności przez podmiot publiczny, przy czym działalność ta powinna być wykonywana w charakterze organu władzy publicznej (zob. podobnie w szczególności postanowienie Mihal, C 456/07, EU:C:2008:293, pkt 16 i przytoczone tam orzecznictwo, a także wyrok Komisja/Niderlandy, C 79/09, EU:C:2010:171, pkt 79)”.
Ponadto w wyroku w sprawie C-288/07 Isle of Wight Council, pkt 21, TSUE wskazał: „(...) działalnością wykonywaną w charakterze organu władzy publicznej w rozumieniu tego przepisu jest działalność wykonywana przez podmioty prawa publicznego w ramach właściwego dla nich reżimu prawnego, z wyłączeniem tej działalności, która jest wykonywana przez nich na tych samych warunkach prawnych, co prywatni przedsiębiorcy (zobacz w szczególności ww. wyrok w sprawie Fazenda Publica, pkt 17 i przytoczone tam orzecznictwo)”.
Podobnie stwierdził TSUE w orzeczeniu w sprawie C-4/89 Comune di Carpaneto Piascentino i inni a Ufficio provinciale imposta sul valore aggiunto di Piacenza: „(...) art. 4(5) VI Dyrektywy należy interpretować w taki sposób, aby czynności wykonywane przez organy publiczne w rozumieniu tego przepisu stanowiły czynności wykonywane przez organy prawa publicznego podlegające szczególnym zasadom prawnym mającym do nich zastosowanie.
Drugi akapit tej regulacji należy natomiast interpretować w taki sposób, aby Państwa Członkowskie zobowiązane były zapewnić, by organy prawa publicznego traktowane były jak podatnicy w związku z czynnościami wykonywanymi w charakterze organów publicznych w przypadku, gdy czynności te mogą być również podejmowane w ramach działalności konkurencyjnych przez przedsiębiorców prywatnych, jeśli traktowanie tych organów jako podmiotów nieposiadających statusu podatnika mogłoby prowadzić do istotnego naruszenia zasad konkurencji”. Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.
Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy: Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Z ww. przepisu wynika, że co do zasady podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika.
Zgodnie z art. 106ba ustawy: W przypadku gdy faktura jest wystawiana na rzecz podatnika albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem, podmioty te są obowiązane do podania numeru, o którym mowa odpowiednio w art. 106e ust. 1 pkt 5, pkt 24 lit. b, pkt 26 albo 27, jeżeli posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy: Faktura powinna zawierać numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27. W myśl art. 106e ust. 1 pkt 26 ustawy: Faktura powinna zawierać w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem niezarejestrowanym na potrzeby podatku albo osobą prawną niebędącą podatnikiem i niezarejestrowaną na potrzeby podatku - numer identyfikacji podatkowej tego nabywcy, jeżeli posiada on taki numer.
Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 27 ustawy: Faktura powinna zawierać w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem, u którego sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113a ust. 1 - indywidualny numer identyfikacyjny, o którym mowa w art. 113a ust. 2 pkt 2. Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy: 1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur: 1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju; 2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę; 3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach; 4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej; 5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s; 6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4 podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ust. 4 ustawy: W przypadku gdy: 1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub 2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub 3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub 4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub 5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub 6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej - faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Z opisu sprawy wynika, że są Państwo jednostką samorządu terytorialnego - miastem na prawach powiatu. Z dniem 1 stycznia 2016 r. nastąpiła centralizacja rozliczeń podatku od towarów i usług Państwa oraz wszystkich utworzonych przez nie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Od tego momentu podjęli Państwo wspólne rozliczanie podatku VAT ze wszystkimi utworzonymi jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi pod jednym numerem NIP.
Z uwagi na zakres realizowanych zadań i wynikających z nich działań, z punktu widzenia VAT należy rozróżnić charakter Państwa działalności jako: Podatnika VAT - w zakresie wszystkich świadczeń (dostawy towarów i świadczenia usług), w ramach których spełnione są przesłanki z art. 15 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług definiujące podatnika VAT; Organu władzy publicznej (podmiotu niebędącego podatnikiem VAT) - w zakresie wszystkich Państwa funkcji, w których realizowane są prerogatywy władcze i administracyjno-prawne, a wyłączenie ze statusu podatnika VAT wynika w takim przypadku z art. 15 ust. 6 ustawy o VAT.
Z powyższym podziałem uwzględniającym uznanie Państwa za podatnika VAT albo organ władzy publicznej, związane jest odpowiednie przyporządkowanie nabywanych towarów bądź usług do sposobu ich wykorzystania w ramach odpowiednich kategorii jego działalności. Z dniem 1 lutego 2026 r. wraz ze wszystkimi jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi rozpoczęli Państwo dokumentowanie transakcji podlegających opodatkowaniu VAT w Krajowym Systemie e-Faktur. Jednocześnie od tej daty (w odniesieniu do dużych podatników, a w odniesieniu do pozostałych podatników odpowiednio od 1 kwietnia 2026 r.) otrzymują Państwo faktury zakupowe poprzez KSeF.
Państwa jednostki organizacyjne w ramach prowadzonej działalności co do zasady dokonują zakupu towarów i usług na podstawie zawartych umów czy składanych zamówień (zleceń).
Już na tym etapie można określić, czy dany zakup jest związany z działalnością: opodatkowaną VAT - wówczas przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego, np. wydatki w zakresie lokalnego transportu zbiorowego, mieszaną (opodatkowaną VAT oraz zwolnioną z VAT i/lub niepodlegającą opodatkowaniu VAT) - w takiej sytuacji przysługuje częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego, np. wydatki w zakresie gospodarki nieruchomościami czy kultury fizycznej, niepodlegającą opodatkowaniu VAT - w takim przypadku nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, np. wydatki w zakresie pomocy społecznej i polityki senioralnej.
Zdecydowana większość faktur zakupowych dotyczy jednak zakupów realizowanych przez Państwa jako organ władzy publicznej (bez prawa do odliczenia podatku naliczonego). Niemniej dostawcy nie dokonują takiego rozróżnienia, a w konsekwencji wystawiają i udostępniają wszystkie swoje faktury sprzedażowe na rzecz Państwa poprzez KSeF. Zamierzają Państwo zmodyfikować relacje ze swoimi dostawcami i usługodawcami.
Modyfikacja polegać będzie na tym, że już w momencie składania zamówienia, zawierania umowy, ogłaszania przetargu lub konkursu wprost będą Państwo deklarować, czy dla danego zakupu działają jako podatnik VAT (również jeśli prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługiwać będzie tylko częściowo, tj. nabyty towar lub usługa zostanie wykorzystany zarówno do działalności opodatkowanej, jak i zwolnionej i/lub niepodlegającej opodatkowaniu), czy też jako organ władzy publicznej.
Rozróżnienie to będzie miało na celu umożliwienie Państwu i jego dostawcom (usługodawcom) zmianę sposobu udostępniania faktur ustrukturyzowanych, tj. udostępnianie poza KSeF w odniesieniu do tych transakcji, dla których działają Państwo wyłącznie jako organ władzy publicznej.
Państwa wątpliwości dotyczą tego, czy w sytuacji, w której przy nabyciu danego towaru lub usługi działają Państwo jako organ władzy publicznej (w oparciu o art. 15 ust. 6 ustawy) i tym samym nie są obowiązani do podawania numeru NIP na potrzeby danej czynności (dokonywanego zakupu), nie mają Państwo obowiązku odbioru faktur dokumentujących taką transakcję poprzez KSeF, lecz prawidłowe jest odbieranie poza KSeF faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez kontrahenta, udostępnionych Państwu w inny uzgodniony sposób. Powyższe prawo wywodzą Państwo z przepisów art. 106ba i art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy.
Należy zauważyć, w że zakresie obowiązku podawania numeru NIP oraz obowiązku odbioru za pośrednictwem KSeF faktur dokumentujących transakcję, w ramach której działają Państwo w charakterze organu władzy publicznej, nie sposób pominąć treści art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy. Treść ta wskazuje na obowiązkowy element faktury, jakim jest numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Przepis ten obowiązywał przed wejściem obligatoryjnego KSeF. Zgodnie z treścią tego przepisu na fakturze dokumentującej transakcję dokonaną na rzecz innego podatnika powinien znaleźć się numer podatkowy nabywcy towarów/usług.
W zależności od tego, czy nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby polskiego podatku VAT czy też na potrzeby podatku od wartości dodanej, jest to numer identyfikacji podatkowej NIP (tj. numer podatkowy, pod którym nabywca jest zidentyfikowany dla celów polskiego podatku VAT - numer VAT) albo numer podatkowy innego państwa członkowskiego UE (tj. numer, pod którym nabywca jest zidentyfikowany dla potrzeb podatku od wartości dodanej). Od 1 lutego 2026 r. na mocy ustawy nowelizującej z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.
U. poz. 1203) art. 106e ust. 1 został m.in. uzupełniony o pkt 26, zgodnie z którym w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem niezarejestrowanym na potrzeby podatku albo osobą prawną niebędącą podatnikiem i niezarejestrowaną na potrzeby podatku, faktura powinna zawierać numer identyfikacji podatkowej tego nabywcy, jeżeli posiada on taki numer. Jako element obowiązkowy faktury został dodany również indywidualny numer identyfikacyjny, o którym mowa w art. 113a ust. 2 pkt 2 ustawy (w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem, u którego sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113a ust. 1), o czym stanowi art. 106e ust. 1 pkt 27 ustawy.
Podobnie pkt 26 i 27 w art. 106e ust. 1 ustawy oznacza doprecyzowanie danych jakie powinna zawierać faktura, w odniesieniu do numeru identyfikacji podatkowej nabywcy. Wystawca jako element faktury będzie wykazywał NIP nabywcy na fakturze dokumentującej transakcję, jeśli nabywcą będzie podatnik niezarejestrowany na potrzeby podatku albo osoba prawna niebędąca podatnikiem i niezarejestrowana na potrzeby podatku i jeżeli NIP nabywca posiada (pkt 26).
Z powyższego zatem wynika, że od 1 lutego 2026 r. na fakturze powinien znaleźć się nie tylko numer identyfikacji podatkowej nabywcy zarejestrowanego dla celów podatku VAT, ale również nabywcy, który nie jest zarejestrowany na potrzeby podatku VAT (np. podatnika zwolnionego z VAT) oraz nabywcy, u którego sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy. Dodatkowo należy mieć na uwadze, że od 1 lutego 2026 r. zasadą jest, że faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, o czym stanowi art. 106gb ust. 1 ustawy.
Natomiast w przypadkach, o których mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, faktura ustrukturyzowana jest udostępniona nabywcy w sposób z nim uzgodniony (w tym poza systemem KSeF). W punkcie 5 tego przepisu jest mowa o nabywcy, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, innym niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6 (tj. podmiot „zagraniczny” i konsument).
Doprecyzowano tym samym możliwości wydania przez podatnika dla nabywcy, który nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej na potrzeby wystawienia faktury i jest podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby podatku (pkt 5), a także konsumentowi (pkt 6), poza KSeF wystawionej dla niego faktury ustrukturyzowanej. Podmiot bez NIP, w tym konsument, będzie mógł żądać od wystawcy wydania e-faktury w sposób, który jest dla niego wygodny i prosty, bez konieczności logowania się do KSeF.
W świetle powyższego wymaga podkreślenia, że podmiotem, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy, w odniesieniu do którego faktura ustrukturyzowana jest udostępniana w sposób z nim uzgodniony, jest nabywca inny niż zarejestrowany na potrzeby podatku VAT. Zatem, czytając łącznie art. 106e ust. 1 pkt 5, art. 106ba oraz art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy, należy przyjąć, że nabywca zarejestrowany na potrzeby podatku VAT dla celów wystawienia faktury jest zobowiązany do podawania numeru VAT.
Natomiast użyte w art. 106ba ustawy sformułowanie: „jeżeli posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności” należy odczytywać w kontekście treści art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy w ten sposób, że posłużenie się numerem podatkowym jest uzależnione m.in. od tego, czy nabywca będący podatnikiem jest zidentyfikowany na potrzeby polskiego podatku czy też podatku od wartości dodanej oraz od tego, pod którym z ww. numerów podatkowych otrzymał określone towary lub usługi, a nie jak wskazuje Wnioskodawca w kontekście samego posiadania numeru NIP jako takiego.
Obowiązek podawania numeru identyfikacji podatkowej przez podatników zarejestrowanych na potrzeby podatku VAT dotyczy również jednostek samorządu terytorialnego, które na gruncie podatku VAT w ramach rozliczenia podatku należnego mogą dokonywać czynności zarówno w charakterze podatników VAT, jak i w charakterze organów władzy publicznej.
Niemniej jednak na potrzeby wystawienia faktury dokumentującej czynność objętą podatkiem VAT nie jest celowe ustalanie każdorazowo, czy dana jednostka posiadająca status organu władzy publicznej i będąca podatnikiem podatku VAT w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy, dokonując zakupów towarów/usług, występuje w charakterze podatnika podatku VAT czy jako organ władzy publicznej.
Zatem jeżeli dana jednostka samorządu terytorialnego jest zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT zidentyfikowanym na potrzeby tego podatku za pośrednictwem numeru identyfikacji podatkowej (numeru VAT), to bez względu na cel, w jakim w konkretnym przypadku dokonuje zakupu, tj. czy zakup realizowany jest w związku z działalnością jako podatnik VAT, czy też zakup służy działalności w charakterze organu władzy publicznej, jednostka ta przy dokonywaniu transakcji ma obowiązek podawania numeru identyfikacji podatkowej. W konsekwencji będą Państwo zobowiązani do odbioru faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. W tym przypadku bowiem nie znajduje zastosowania art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy.
Przyjęcie takiego stanowiska jest zasadne również w świetle wprowadzonych od 1 lutego 2026 r. zmian do ustawy i nałożenia nawet na podatników niezarejestrowanych na potrzeby podatku VAT podawania numeru (innego niż numer VAT) identyfikacji podatkowej. Skoro taki obowiązek mają ww. podatnicy, to tym bardziej taki obowiązek podawania numeru VAT spoczywa na jednostkach samorządu terytorialnego, nawet jeżeli przy dokonywaniu danego zakupu działają w charakterze organu władzy publicznej. Założeniem ustawodawcy nie było wyłączenie jednostek samorządu terytorialnego z kręgu podmiotów zobowiązanych do odbioru faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.
Zatem w sytuacji, w której przy nabyciu danego towaru lub usługi działają Państwo jako organ władzy publicznej w oparciu o art. 15 ust. 6 ustawy, są Państwo obowiązani podać numer identyfikacji podatkowej na potrzeby tej czynności, a tym samym mają Państwo obowiązek odbioru faktur dokumentujących taką transakcję poprzez KSeF i nieprawidłowym będzie ich odbiór poza tym systemem w inny uzgodniony sposób. Stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest zatem nieprawidłowe. Z uwagi na uzależnienie odpowiedzi na pytania nr 2 i 3 od odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1, nie udzielono odpowiedzi w ww. zakresie.
Odnosząc się do Państwa argumentacji w kwestii traktowania Państwa jako podatnika VAT wyłącznie na potrzeby odbioru faktury przez KSeF przy jednoczesnym braku prawa do odliczenia podatku naliczonego, należy mieć na względzie, że prawo do odliczenia podatku naliczonego, o którym mowa w art. 86 ustawy oceniamy przede wszystkim w kontekście wykorzystywania przez podatnika zakupionych towarów i usług do wykonywania czynności opodatkowanych. I w związku z tym, że nabyte towary/usługi służą wyłącznie czynnościom, które są wyłączone z zakresu opodatkowania podatkiem VAT na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy, takie odliczenie Państwu nie przysługuje.
Powyższe zaś nie jest sprzeczne z zasadą neutralności i z logiką systemu VAT, jak Państwo sugerują.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji. Odnosząc się do powołanej przez Państwa interpretacji, wskazuję, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie. Również interpretacja powołana przez Państwa na poparcie własnego stanowiska rozstrzyga w odmiennym stanie faktycznym od sytuacji przedstawionej we wniosku.
Podobnie, odnosząc się do powołanych przez Państwa wyroków zaznaczyć należy, że każdy z wyroków sądów zapada na gruncie unikalnego stanu faktycznego i w zasadzie wyłącznie do niego się ogranicza. Wskazane przez Państwa orzeczenia zapadły w odniesieniu do indywidualnych i właściwych tylko tym wyrokom opisów spraw. Zatem z uwagi na różnorodność i odmienność okoliczności faktycznych występujących w każdej z indywidualnych spraw, powołane przez Państwa wyroki oraz interpretacja indywidualna, zostały potraktowanae jako element Państwa argumentacji, nie mogą stanowić podstawy do rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej: 1) z zastosowaniem art. 119a; 2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; 3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA): w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art.
47 § 1 PPSA), albo w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA). Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA). Podstawa prawna dla wydania interpretacji Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.