INTERPRETACJA INDYWIDUALNA Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 14 marca 2012 r. (data wpływu 19 marca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest prawidłowe.
UZASADNIENIE W dniu 19 marca 2012 r. został złożony ww. wniosek - uzupełniony o brakującą opłatę w dniu 08 czerwca 2012 r. - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów. W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz opis zdarzenia przyszłego. Ze względu na wysokie koszty związane z zakupem komórkowych telefonów służbowych dla pracowników i opłacaniem abonamentu telefonicznego, zarząd Spółki podjął decyzję przyznającą służbowe telefony komórkowe tylko pracownikom na kierowniczych stanowiskach.
Pozostałym pracownikom, których praca wykonywana jest na wielu oddalonych od siebie odcinkach i wymaga komunikowania się między współpracownikami, z siedzibą firmy oraz kierownictwem postanowiono wydawać karty doładowujące o wartości 25 zł lub 30 zł. Wybór tej metody komunikacji został podyktowany generowaniem niskich kosztów dla Firmy, jak również racjonalnością i gospodarczym uzasadnieniem. Spółka wprowadziła w tym celu regulamin wydawania pracownikom kart doładowujących do telefonów, który określa zasady przyznawania, wykorzystywania oraz prawa i obowiązki pracownika korzystającego. W regulaminie określono także, że zakupione doładowania mają służyć tylko i wyłącznie do celów służbowych.
Karty doładowujące wydawane są tylko tym pracownikom, z którymi w związku z charakterem pracy niezbędna jest komunikacja telefoniczna. W tym miejscu należy zauważyć, że zarówno aparaty telefoniczne, jak i karty z numerem telefonu są prywatną własnością pracownika. W większości numery nie są zarejestrowane i nie ma możliwości uzyskania bilingu wykazującego spis wykonywanych połączeń. Spółka w tym zakresie zakupuje jedynie doładowania kwotowe do tych telefonów i zakupu dokonuje dokumentując wydatki fakturą VAT. Zakupione doładowania znajdują się u wytypowanego pracownika, który imiennie przekazuje doładowania, a pracownik kwituje odbiór karty własnoręcznym podpisem.
Każdy z pracowników został zapoznany z regulaminem wydawania doładowań i własnoręcznie podpisał znajomość regulaminu. Jednak pomimo oświadczeń pracowników, że zgadzają się na korzystanie z prywatnego aparatu telefonicznego do celów służbowych oraz że kwota doładowania ma zostać wykorzystana do celów służbowych, Spółka nie ma możliwości udowodnienia, czy wszystkie rozmowy są rozmowami służbowymi.
Przedstawiony powyżej stan faktyczny, którego dotyczy niniejszy wniosek, trwa od stycznia 2012 r. Przedstawione okoliczności faktyczne będą występować również w niezmienionym kształcie w przyszłości, stąd też niniejszy wniosek dotyczy nie tylko stanu faktycznego istniejącego od stycznia 2012 r., ale również zdarzenia przyszłego (tj. identycznych okoliczności, które wystąpią po dniu złożenia niniejszego wniosku). W związku z powyższym zadano następujące pytanie dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych. Czy wydatek na zakup doładowań kart telefonicznych dla pracowników można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu Spółki?
Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione na zakup doładowań do telefonów wykorzystywanych w celach służbowych stanowią koszt podatkowy dla Spółki, ponieważ wypełniają definicję zawartą w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka ponosi wydatki, do których jest zobowiązana na podstawie obowiązującego regulaminu i stworzenia warunków pracy, które umożliwiają pracownikom wykonywanie ich obowiązków. Ponoszenie wydatków umożliwia Spółce realizować przychód Jej należny z tytułu wykonania usług na rzecz swoich kontrahentów, tzn. realizacji kontraktów budowlanych (komunikacja, organizacja pracy, informowanie o postępach i trudnościach).
Istnieje więc bezpośredni przyczynowo - skutkowy związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem. W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).
Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.
Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody.
Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.
Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty. Z przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika zatem, iż aby wydatki poczynione przez podatnika można uznać za koszt uzyskania przychodu, muszą być poniesione w sposób celowy.
Podatnik więc podejmując decyzję o dokonaniu wydatku, musi być przeświadczony o racjonalności, z punktu widzenia prowadzonej przez niego działalności, wydatkowania środków finansowych. Jednocześnie zauważyć należy, że obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. W większości przypadków związek z przychodem nie nasuwa żadnych wątpliwości.
Są jednak sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest tak jednoznaczny. Wszystkie te sytuacje należy zatem rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku. Należy w tym miejscu podkreślić, że koszt uzyskania przychodów jest kosztem działalności gospodarczej, która ze swej istoty zmierza do osiągnięcia przychodów. Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu.
Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, iż jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.
Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki: został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik), jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona, pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, został właściwie udokumentowany, nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Z przedstawionego opisu sprawy wynika, iż Spółka postanowiła wydać karty doładowujące do telefonów pracownikom, z którymi w związku z charakterem pracy niezbędna jest komunikacja telefoniczna. Wybór tej metody komunikacji został podyktowany generowaniem niskich kosztów dla firmy, jak również racjonalnością i gospodarczym uzasadnieniem. W tym celu Spółka wprowadziła regulamin wydawania pracownikom kart doładowujących do telefonów, który określa zasady przyznawania, wykorzystywania oraz prawa i obowiązki pracownika korzystającego. W regulaminie określono także, że zakupione doładowania mają służyć tylko i wyłącznie do celów służbowych.
Zarówno aparaty telefoniczne, jak i karty z numerem telefonu są prywatną własnością pracownika. W większości numery nie są zarejestrowane i nie ma możliwości uzyskania bilingu wykazującego spis wykonywanych połączeń. Spółka w tym zakresie zakupuje jedynie doładowania kwotowe do tych telefonów, dokumentując wydatki fakturą VAT. Katalog wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów zawarty w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie obejmuje swoim zakresem wydatków ponoszonych z tytułu używania przez pracowników telefonów prywatnych na potrzeby pracodawcy.
W świetle powyższego uznać należy, iż przedmiotowe wydatki, jakie ponosi Spółka na zakup doładowań kart telefonicznych dla pracowników, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jednocześnie należy dodać, iż wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów (zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów) obciąża Podatnika.
Natomiast pełna weryfikacja prawidłowości zaliczenia poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy Ordynacja podatkowa. Końcowo informuje się, iż wniosek Spółki w zakresie przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego został rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną nr ILPB3/423-95/12-5/AO, wydaną w dniu 26 czerwca 2012 r. Ponadto informuje się, iż w przedmiocie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym. Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art.
52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.