INTERPRETACJA INDYWIDUALNA Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.
U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów – uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 28 stycznia 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 1342/10 oraz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 28 lutego 2012 r. sygn. akt I FSK 655/11– stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 21 kwietnia 2010 r. (data wpływu 30 kwietnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
UZASADNIENIE W dniu 30 kwietnia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej. W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe. W dniu 20 listopada 2003 r. Rada Miejska podjęła Uchwałę w sprawie zmiany statutu Zarządu Zasobu Komunalnego (ZZK), będącego jednostką budżetową Gminy.
Na podstawie nowego statutu do zadań ZZK należy zarządzanie zasobem komunalnym Gminy obejmującym m.in. zasób mieszkaniowy niepozostający w zarządzie lub administrowaniu innych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego oraz innych jednostek organizacyjnych Gminy. Zgodnie z zatwierdzonym statutem sprawowanie zarządu nad zasobem komunalnym przez ZZK polega na dysponowaniu majątkiem w zakresie zawierania wszelakich umów, w tym umów na najem lokali mieszkalnych. Zmieniony statut ZZK upoważnił zatem Wnioskodawcę do dysponowania powierzonym majątkiem i do zawierania umów dotyczących zarządzanego zasobu, gdzie stroną umowy jest ZZK.
Wnioskodawca gospodarując zasobem mieszkaniowym Gminy świadczy na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej usługę najmu lokali mieszkalnych. Zgodnie z przepisem art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zainteresowany działając w imieniu i na rzecz Gminy do dnia 1 lipca 2010 r. korzysta z odroczenia terminu instalacji kas rejestrujących na podstawie decyzji Naczelnika Urzędu Skarbowego z dnia 23 marca 2010 r. Na podstawie przepisu § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. Nr 244, poz. 1794), zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania do dnia 31 grudnia 2010 r. sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia.
W załączniku tym pod pozycją nr 15 wprowadzono zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas fiskalnych usług w zakresie wynajmowania nieruchomości na własny rachunek - których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturą, PKWIU ex 70.2. A zatem, aby Wnioskodawca działający w imieniu i na rzecz Gminy mógł skorzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących świadczenia usług w zakresie wynajmowania nieruchomości na własny rachunek dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej, powinien spełnić warunek, o którym mowa w poz. 15 załącznika do powołanego powyżej rozporządzenia i dokumentować świadczenie usług w całym zakresie fakturą VAT.
Należy zaznaczyć, że Gmina obecnie jest właścicielem około X nieruchomości mieszkalnych, które ZZK w jej imieniu wynajmuje osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych wspólnoty samorządowej jest bowiem zadaniem własnym gminy.
Ponieważ prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wiązałoby się dla ZZK z koniecznością wydatkowania środków publicznych na zakup samych kas rejestrujących, a także zintegrowanego systemu komputerowego, Zainteresowany zamierza od dnia 1 lipca 2010 r. skorzystać ze zwolnienia, o którym mowa w § 2 w związku z pkt 15 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Ze względu jednakże na duże koszty finansowe i nakład pracy potrzebny na wydrukowanie i dystrybucję oryginałów faktur VAT dla nabywców usługi, ZZK chcąc ograniczyć wydatki na drukowanie i przechowywanie kopii faktur VAT, rozważa możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej. Ponieważ faktury VAT (kopie i oryginały) wystawiane będą w systemie komputerowym, Wnioskodawca będzie doręczał oryginały faktur VAT w wersji papierowej, natomiast wystawione kopie faktur VAT przechowywane będą w systemie komputerowym bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów z możliwością ich wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.
Kopie faktur przechowywane w systemie komputerowym będą zawierać wyraz „KOPIA”, będą one przechowywane w systemie komputerowym do czasu upływu terminu przedawnienia obowiązku podatkowego. Kopie faktur VAT przechowywane będą ponadto w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Ponadto, przez cały okres przechowywania kopii faktur zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność.
Podkreślić przy tym należy, że wystawianie i przechowywanie faktur (oryginałów i kopii) nie będzie się odbywać na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). W związku z powyższym zadano następujące pytanie.
Czy w przypadku, gdy podatnik podatku VAT wystawi w systemie komputerowym faktury VAT z tytułu świadczenia usług wynajmu nieruchomości na własny rachunek dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, których oryginały doręcza w wersji papierowej (a więc nie na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), możliwym jest aby kopie faktur VAT były przechowywane w systemie komputerowym, w którym zostały wystawione?
Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z przepisem art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.
U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. W myśl § 19 ust. 2 cyt rozporządzenia, oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”.
Natomiast, na podstawie § 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na mocy ust. 2 cyt. rozporządzenia dokumenty, o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
W ocenie Wnioskodawcy, przechowywanie w systemie komputerowym kopii faktur VAT wystawionych w tym systemie i dokumentujących świadczenie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej usługi wynajmowania nieruchomości na własny rachunek, jest zgodny z powołanymi powyżej przepisami. Żaden z przepisów prawa podatkowego nie stanowi bowiem, iż kopie faktur VAT wystawiane na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, nie mogą być przechowywane w formie elektronicznej.
Zainteresowany podkreśla, iż obowiązek przechowywania przez podatnika kopii faktur VAT służy celom kontrolnym wyrażonym w przepisie art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z 2006 r. Nr 341/1 ze zmianami), zgodnie z którym przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. Jak to wskazano w opisie stanu faktycznego, kopie faktur przechowywane będą w systemie komputerowym bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów, z możliwością ich wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.
Kopie faktur przechowywane w systemie komputerowym będą zawierać wyraz „KOPIA”, będą one przechowywane w systemie komputerowym do czasu upływu terminu przedawnienia obowiązku podatkowego. Kopie faktur VAT przechowywane będą ponadto w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Ponadto, przez cały okres przechowywania kopii faktur zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność.
Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy zostaną spełnione warunki wystawiania i przechowywania kopii faktur VAT, o których mowa w § 19 ust. 1 i 2, § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE Rady. Zainteresowany zaznacza, że żaden z przepisów zarówno ustawy o podatku VAT, jak i rozporządzeń wykonawczych do ustawy nie wprowadzają obowiązku przechowywania kopii faktur VAT w wersji papierowej.
Nałożenie więc na podatnika obowiązku drukowania i przechowywania w wersji papierowej kopii faktur VAT nie miałoby żadnego uzasadnienia w przepisach. Ponadto, zobowiązanie podatnika do drukowania i przechowywania kopii faktur VAT prowadziłoby do nałożenia na niego obowiązku wykraczającego poza warunek określony w przepisie art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE Rady i naraziłoby go na nieuzasadnione koszty związane z drukowaniem.
Należy podkreślić, że wystawianie i przechowywanie faktur VAT nie będzie odbywać się na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).
Prawidłowość stanowiska podatnika znajduje potwierdzenie w wyroku NSA z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08, w którym wyrażono tezy, iż podatnik który wystawia faktury w formie papierowej, może przechowywać ich kopie w formie elektronicznej oraz że przechowywane w ten sposób kopie faktur muszą zawierać słowo „kopia” i być zabezpieczone przed modyfikacją, system komputerowy powinien umożliwiać ich wydrukowanie na każde żądanie organów podatkowych.
Na tle przedstawionego opisu sprawy oraz własnego stanowiska Zainteresowanego, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, działając z upoważnienia Ministra Finansów, wydał w dniu 14 lipca 2010 r. interpretację indywidualną nr ILPP2/443-623/10-2/AK, w której stanowisko Wnioskodawcy uznał za nieprawidłowe. W ocenie tut. Organu, nie jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur tylko w formie elektronicznej, nawet jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku.
Zatem, Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Pismem z dnia 2 sierpnia 2010 r. (data wpływu 5 sierpnia 2010 r.) Zarząd Zasobu Komunalnego, wezwał Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu działającego w imieniu Ministra Finansów do usunięcia naruszenia prawa w interpretacji indywidualnej z dnia 14 lipca 2010 r. nr ILPP2/443-623/10-2/AK. W wyniku ponownej analizy sprawy, w piśmie z dnia 2 września 2010 r. nr ILPP2/443/W-85/10 -2/SJ Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu odpowiadając na powyższe wezwanie stwierdził brak podstaw do zmiany interpretacji w przedmiotowej sprawie.
W związku z powyższym, Zarząd Zasobu Komunalnego, wniósł w dniu 8 października 2010 r. skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu. Po rozpoznaniu sprawy Sąd wydał wyrok w dniu 28 stycznia 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 1342/10, w którym uchylił zaskarżoną interpretację. Pismem z dnia 1 marca 2011 r. Minister Finansów złożył skargę kasacyjną od wyżej powołanego wyroku WSA. Wyrokiem z dnia 28 lutego 2012 r., sygn. akt I FSK 655/11 Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną.
W świetle obowiązującego stanu prawnego – biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 28 stycznia 2011 r., sygn. akt l SA/Wr 1342/10 oraz w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 28 lutego 2012 r., sygn. akt I FSK 655/11 – stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.
U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Na mocy art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).
W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia: określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania; może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności; może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.
Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem. Jak stanowi § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.
W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11; numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”; dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury; nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług; cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); stawki podatku; sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu; kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
Na mocy § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12. Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).
Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 rozporządzenia. Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. W § 21 ust. 3 rozporządzenia postanowiono, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.
Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 247 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.
U. UE L z 2006 r. Nr 347.1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą, każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium. Według art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy. Z opisu sprawy wynika, iż w dniu 20 listopada 2003 r. Rada Miejska podjęła Uchwałę w sprawie zmiany statutu Zarządu Zasobu Komunalnego), będącego jednostką budżetową Gminy. Na podstawie nowego statutu do zadań ZZK należy zarządzanie zasobem komunalnym Gminy obejmującym m.in. zasób mieszkaniowy niepozostający w zarządzie lub administrowaniu innych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego oraz innych jednostek organizacyjnych Gminy.
Zgodnie z zatwierdzonym statutem sprawowanie zarządu nad zasobem komunalnym przez ZZK polega na dysponowaniu majątkiem w zakresie zawierania wszelakich umów, w tym umów na najem lokali mieszkalnych. Zmieniony statut ZZK upoważnił zatem Wnioskodawcę do dysponowania powierzonym majątkiem i do zawierania umów dotyczących zarządzanego zasobu, gdzie stroną umowy jest ZZK. Wnioskodawca gospodarując zasobem mieszkaniowym Gminy świadczy na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej usługę najmu lokali mieszkalnych.
Gmina obecnie jest właścicielem około X nieruchomości mieszkalnych, które Wnioskodawca w jej imieniu wynajmuje osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, bowiem zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych wspólnoty samorządowej jest zadaniem własnym gminy. Ze względu na duże koszty finansowe i nakład pracy potrzebne na wydrukowanie i dystrybucję oryginałów faktur VAT dla nabywców usługi, Zainteresowany chcąc ograniczyć wydatki na drukowanie i przechowywanie kopii faktur VAT, rozważa możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej.
Ponieważ faktury VAT (kopie i oryginały) wystawiane będą w systemie komputerowym, Wnioskodawca będzie doręczał oryginały faktur VAT w wersji papierowej, natomiast wystawione kopie faktur VAT przechowywane będą w systemie komputerowym bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów z możliwością ich wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Kopie faktur przechowywane w systemie komputerowym będą zawierać wyraz „KOPIA”, będą one przechowywane w systemie komputerowym do czasu upływu terminu przedawnienia obowiązku podatkowego. Kopie faktur VAT przechowywane będą ponadto w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Ponadto, przez cały okres przechowywania kopii faktur zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. W odniesieniu do powyższego, w uzasadnieniu wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 28 stycznia 2011 r. sygn. akt I SA/Wr 1342/10 wskazano, iż „Z punktu widzenia funkcji, jakie ma spełniać przechowywanie kopii faktur, nie można przyjąć, że nieprawidłowe jest przechowywanie kopii faktur w systemie elektronicznym, w sytuacji gdy faktury te wystawiono w tym systemie i po wydrukowaniu ich oryginały doręczono nabywcy usług.
W ocenie Sądu, błędne jest przekonanie organu, że polski ustawodawca wykluczył możliwość stosowania tzw. mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, który polega na wysyłaniu faktury w formie papierowej i przechowaniu kopii tej faktury w formie elektronicznej, przy zastrzeżeniu możliwości wydrukowania kopii faktury w każdym czasie na żądanie organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy ekonomiczne, na które powoływała się strona skarżąca we wniosku oraz względy ekologiczne.
Wskazać także wypada na zasadę proporcjonalności, wynika z niej, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki, które są niezbędne dla osiągnięcia zakładanych przez dyrektywy celów (por. wyroki Trybunału Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich w sprawach C-446/03 Marks&Spencer, C-361/96 Social Generale). Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej w sytuacji, gdy inne metody ich przechowywania zapewniają realizację celu, jakim jest możliwość kontroli, tj. celów wynikających z art. 233 ust. 1 Dyrektywy 112, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym.
Jednocześnie niezbędnym, w ocenie Sądu, jest podkreślenie, że to podatnik, na którym spoczywa obowiązek przechowywania kopii faktur, niezależnie od tego, w jakiej formie faktury te przechowuje (papierowej czy elektronicznej), ponosi ryzyko utraty przechowywanych dokumentów. Istotą przechowywania kopii faktur jest przechowywanie nośników informacji. Jeśli przepisy prawa nie wykluczają w sposób jednoznaczny jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika należy wybór takich nośników, przy zastrzeżeniu przedstawienia przechowywanych informacji w formie żądanej przez organ uprawniony do kontroli”.
Wobec powyższego, biorąc pod uwagę opis sprawy przedstawiony we wniosku z dnia 21 kwietnia 2010 r., powołane przepisy oraz ocenę prawną wyrażoną w wyroku WSA we Wrocławiu z dnia 28 stycznia 2011 r. sygn. akt I SA/Wr 1342/10 oraz w wyroku NSA z dnia 28 lutego 2012 r. sygn. akt I FSK 655/11 stwierdzić należy, iż w przypadku wystawiania przez Zainteresowanego faktur z tytułu świadczenia usług wynajmu nieruchomości na własny rachunek dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, możliwe jest przechowywanie kopii tych faktur w systemie komputerowym Spółki, w którym dokumenty te zostały wystawione, jeśli system ten uniemożliwia modyfikację treści ich zapisów i zapewnia możliwość ich wydruku na każde żądanie organów podatkowych.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwszej interpretacji, tj. w dniu 14 lipca 2010 r. Ponadto tut. Organ informuje, iż w pozostałym zakresie wniosku, tj. zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania świadczonych usług za pomocą kasy rejestrującej zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie. Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św.
Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.