INTERPRETACJA INDYWIDUALNA Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.
U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 17 maja 2012 r. (data wpływu 21 maja 2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia 4 lipca 2012 r. (data wpływu 5 lipca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur wystawionych w formie papierowej – jest prawidłowe.
UZASADNIENIE W dniu 21 maja 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur wystawionych w formie papierowej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 4 lipca 2012 r. (data wpływu 5 lipca 2012 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy. W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.
Wnioskodawca świadczy usługi komunalne w zakresie dostarczania wody, odbioru i oczyszczania ścieków, przesyłu i dystrybucji ciepła CO i CW, wywozu nieczystości stałych i płynnych, administrowania i zarządzania komunalnym zasobem mieszkaniowym i użytkowym itp. Jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Sprzedaż dokumentowana jest wyłącznie fakturami VAT. Firma wystawia około 60 tyś. faktur rocznie. Z wystawieniem faktury wiąże się jej ujęcie w elektronicznym systemie sprzedażowym, systemie księgowym oraz rejestrze podatku należnego.
Oryginał faktury w wersji papierowej dostarczany jest odbiorcy, natomiast kopie faktur Spółka chce zapisywać w formacie plików PDF i przechowywać w wersji elektronicznej. Kopie faktur korygujących wymagające podpisu odbiorcy będą przechowywane w wersji papierowej. W uzupełnieniu do wniosku Zainteresowany poinformował, iż faktury papierowe zapisywane w formie elektronicznej w systemie sprzedażowym, w którym zostały wystawione, będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ponadto sposób przechowywania kopii faktur dokumentujących sprzedaż w formie elektronicznej w systemie sprzedażowym, w którym zostały one wystawione, w formie plików PDF, zapewni: autentyczność pochodzenia, rozumianą jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, integralność treści, co oznacza, że w fakturze nie ma możliwości zmiany danych, które powinna zawierać faktura i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu, lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
W związku z powyższym zadano następujące pytanie. Czy w przypadku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż usług możliwe jest przechowywanie kopii faktur w systemie sprzedażowym, w którym zostały one wystawione?
Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle obecnie obowiązujących przepisów - § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. - Dz. U. Nr 68, poz. 360 - podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; bezzwłoczny dostęp do faktur organom kontrolującymi zgodnie z odrębnymi przepisami, na ich żądanie, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej w sposób umożliwiający tym organom również przetwarzania danych w nich zawartych.
Zdaniem Spółki, nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywania jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy, opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju; eksport towarów; import towarów; wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju; wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Przez sprzedaż, stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy, rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia: określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania; może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności; może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.
Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, które określa szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. Przepis § 4 ust. 1 rozporządzenia wskazuje, iż zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.
W myśl § 13 ust. 8 rozporządzenia, faktury korygujące powinny zawierać wyraz „KOREKTA” albo wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA”. Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.
Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - § 21 ust. 3 rozporządzenia. W myśl § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej.
Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o których mowa w cyt. powyżej przepisach. Z opisu sprawy wynika, iż Zainteresowany w ramach prowadzonej działalności świadczy m.in. usługi komunalne w zakresie dostarczania wody, odbioru i oczyszczania ścieków, przesyłu i dystrybucji ciepła CO i CW, wywozu nieczystości stałych i płynnych, administrowania i zarządzania komunalnym zasobem mieszkaniowym i użytkowym. Jest on czynnym podatnikiem podatku VAT, a sprzedaż dokumentuje wyłącznie fakturami VAT.
W związku z tym, Spółka wystawia około 60 tyś. faktur rocznie. Z wystawieniem faktury wiąże się jej ujęcie w elektronicznym systemie sprzedażowym, systemie księgowym oraz rejestrze podatku należnego. Oryginał faktury w wersji papierowej dostarczany jest odbiorcy, natomiast kopie faktur Wnioskodawca zamierza zapisywać w formacie plików PDF i przechowywać w wersji elektronicznej. Kopie faktur korygujących wymagające podpisu odbiorcy będą przechowywane w wersji papierowej.
Zainteresowany poinformował, że sposób przechowywania kopii faktur dokumentujących sprzedaż w formie elektronicznej w systemie sprzedażowym, w którym zostały one wystawione, w formie plików PDF, zapewni: autentyczność pochodzenia, rozumianą jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, integralność treści, co oznacza, że w fakturze nie ma możliwości zmiany danych, które powinna zawierać faktura i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu, lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Ponadto jak wskazała Spółka, faktury papierowe zapisywane w formie elektronicznej w systemie sprzedażowym, w którym zostały wystawione, będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Biorąc pod uwagę treść powołanych w niniejszej interpretacji przepisów stwierdzić należy, iż przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób przechowywania faktur w wersji elektronicznej, spełni wszystkie warunki wynikające z przepisów rozporządzenia.
Reasumując, w przypadku wystawiania w formie papierowej faktur dokumentujących sprzedaż usług, możliwe będzie przechowywanie przez Zainteresowanego kopii tych faktur w systemie sprzedażowym, w którym zostały one wystawione (w formacie pliku PDF), bowiem sposób ich przechowywania zgodny będzie z § 21 ust. 2 rozporządzenia. Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji. Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem.
Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270).
Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.