INTERPRETACJA INDYWIDUALNA Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.
U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 9 sierpnia 2011 r. (data wpływu 12 sierpnia 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 8 listopada 2011 r. (data wpływu 14 listopada 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną –jest prawidłowe.
UZASADNIENIE W dniu 12 sierpnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 8 listopada 2011 r. (data wpływu 14 listopada 2011 r.) o opis sprawy oraz pełnomocnictwo. W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe. Wnioskodawca działa w formie spółki jawnej. W ramach swojej działalności dokonuje on transakcji z kontrahentami krajowymi oraz zagranicznymi (wśród nich są kontrahenci unijni jak i spoza Unii Europejskiej).
W celu zapewnienia terminowości wzajemnych rozliczeń oraz przyspieszenia dokonywania płatności, korekt, jak również w celu zmniejszenia kosztów, Zainteresowany zastanawia się nad możliwością przyjmowania od kontrahentów, za wyrażoną uprzednio przez niego zgodą, faktur VAT w formie elektronicznej. Następnie faktury te byłyby przechowywane w formie elektronicznej bądź papierowej.
Elektroniczna forma przechowywania faktur VAT polegałaby na: przechowywaniu faktur w formacie PDF, tworzonym i odczytywanym przy użyciu programu komputerowego, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008; przechowywaniu faktur na dedykowanym serwerze, zlokalizowanym w siedzibie Zainteresowanego, w oddzielnych plikach umieszczonych w folderach stworzonych dla poszczególnych okresów rozliczeniowych. W przypadku przechowywania faktur w formie papierowej, otrzymane faktury VAT byłyby drukowane razem z treścią i nagłówkiem maila, a następnie archiwizowane.
Akceptacja dokonywana będzie przez Wnioskodawcę w myśl § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej, tj. w formie elektronicznej bądź mailowej, co najmniej na jeden dzień przed wystawieniem i wysłaniem faktury VAT. Akceptacja ponadto zawierać będzie także warunki jakie będą musiały spełniać dostarczane faktury VAT, tj. format pliku pdf; adres lub adresy mailowe, z których faktury VAT w formie elektronicznej będą wysyłane; adres lub adresy mailowe, na które faktury VAT w formie elektronicznej będą wysyłane.
W akceptacji znajdować się będzie także oświadczenie, w którym zostanie stwierdzone, że strony ustalają, iż spełnienie powyższych warunków skutkować będzie zapewnieniem autentyczności pochodzenia faktury VAT oraz oświadczenie dostawcy o zapewnieniu integralności treści faktury VAT w myśl rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.
U. Nr 249, poz. 1661 z póź. zm.) Wnioskodawca ze swojej strony oświadcza, iż wyżej wymieniona metoda otrzymywania faktur VAT oraz metody ich przechowywania pozwolą na zapewnienie wymogów określonych w § 21 ust. 2-4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz § 6 i § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
W uzupełnieniu do wniosku Zainteresowany wskazał, że przedstawione procedury będą zapewniały integralność treści faktur, których dotyczą pytania oraz autentyczność ich pochodzenia. W związku z powyższym zadano następujące pytania. Czy Wnioskodawca otrzymując taką fakturę VAT może ją przechowywać w formie elektronicznej w sposób zgodny z przedstawionym w prezentacji zdarzenia przyszłego lub w formie papierowej w sposób zgodny z przedstawionym w prezentacji zdarzenia przyszłego? Czy konieczne jest przechowywanie faktur tylko w formie elektronicznej lub tylko w formie papierowej, czy jednak możliwe jest stosowanie tych metod w jednakowym czasie?
Zdaniem Wnioskodawcy, przy przechowywaniu faktur VAT w sposób zgodny z przedstawionym w prezentacji zdarzenia przyszłego, możliwe jest zarówno przechowywanie faktur w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej.
Wybór powinien należeć do odbiorcy faktury, oczywiście przy spełnieniu wymogów określonych w § 21 ust. 2-4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz § 6 i § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
Według Zainteresowanego nie ma konieczności stosowania obu metod w tym samym czasie, ale jest możliwość różnicowania sposobu przechowywania faktur w zależności od okresów rozliczeniowych (np. jeden okres w formie papierowej, w kolejnym okresie w formie elektronicznej). Brak konieczności nie wyklucza jednak zdaniem Wnioskodawcy możliwości przechowywania faktur w obu wymienionych formach jednocześnie. W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając: konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników; potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku; konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom; stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.
Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych – art. 106 ust. 11 ustawy.
Na podstawie delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem. W myśl § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.
W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni. Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.
Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o: autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI).
Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury. Faktury przesłane drogą elektroniczną, na mocy § 6 rozporządzenia, są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.
A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur. Z opisu sprawy wynika, że Zainteresowany w celu zapewnienia terminowości wzajemnych rozliczeń oraz przyspieszenia dokonywania płatności, korekt, jak również w celu zmniejszenia kosztów, zastanawia się nad możliwością przyjmowania od kontrahentów, za wyrażoną uprzednio przez niego zgodą, faktur VAT w formie elektronicznej.
Następnie faktury te byłyby przechowywane w formie elektronicznej bądź papierowej. Elektroniczna forma przechowywania faktur VAT polegałaby na: przechowywaniu faktur w formacie PDF, tworzonym i odczytywanym przy użyciu programu komputerowego, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008; przechowywaniu faktur na dedykowanym serwerze, zlokalizowanym w siedzibie Wnioskodawcy, w oddzielnych plikach umieszczonych w folderach stworzonych dla poszczególnych okresów rozliczeniowych. W przypadku przechowywania faktur w formie papierowej, otrzymane faktury VAT byłyby drukowane razem z treścią i nagłówkiem maila, a następnie archiwizowane.
Akceptacja dokonywana będzie przez Zainteresowanego w myśl § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej, tj. w formie elektronicznej bądź mailowej, co najmniej na jeden dzień przed wystawieniem i wysłaniem faktury VAT. Akceptacja ponadto zawierać będzie także warunki jakie będą musiały spełniać dostarczane faktury VAT, tj. format pliku PDF; adres lub adresy mailowe, z których faktury VAT w formie elektronicznej będą wysyłane; adres lub adresy mailowe, na które faktury VAT w formie elektronicznej będą wysyłane.
W akceptacji znajdować się będzie także oświadczenie, w którym zostanie stwierdzone, że strony ustalają, iż spełnienie powyższych warunków skutkować będzie zapewnieniem autentyczności pochodzenia faktury VAT oraz oświadczenie dostawcy o zapewnieniu integralności treści faktury VAT w myśl rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Procedury będą zapewniały integralność treści faktur, których dotyczą pytania oraz autentyczność ich pochodzenia.
Biorąc pod uwagę powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca i nabywca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.
Zatem sposób przechowywania kopii wszystkich wystawionych faktur w formie elektronicznej bądź papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług. Biorąc pod uwagę opisane przez Wnioskodawcę możliwości przechowywania faktur przesłanych w formie elektronicznej oraz brzmienie powołanych przepisów prawa podatkowego, tut. Organ stwierdza. Ad. 1 Otrzymane faktury w formie elektronicznej przechowywane będą przez Zainteresowanego w formie elektronicznej bądź papierowej.
Elektroniczna forma przechowywania faktur VAT polegałaby na: przechowywaniu faktur w formacie PDF, tworzonym i odczytywanym przy użyciu programu komputerowego, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008; przechowywaniu faktur na dedykowanym serwerze, zlokalizowanym w siedzibie Wnioskodawcy, w oddzielnych plikach umieszczonych w folderach stworzonych dla poszczególnych okresów rozliczeniowych. W przypadku przechowywania faktur w formie papierowej, otrzymane faktury VAT byłyby drukowane razem z treścią i nagłówkiem maila, a następnie archiwizowane. Jak wskazał Zainteresowany, przedstawione procedury będą spełniały integralność treści faktur oraz autentyczność ich pochodzenia.
Wobec powyższego, należy stwierdzić, że w przedmiotowej sprawie Wnioskodawca będzie mógł przechowywać otrzymywane w formie elektronicznej faktury w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, o ile zostaną zapewnione warunki wynikające z § 6 rozporządzenia. Ad. 2 Jak wskazał Zainteresowany, nie ma konieczności stosowania obu metod w tym samym czasie, ale jest możliwość różnicowania sposobu przechowywania faktur w zależności od okresów rozliczeniowych (np. jeden okres w formie papierowej, w kolejnym okresie w formie elektronicznej). Brak konieczności nie wyklucza jednak zdaniem Wnioskodawcy możliwości przechowywania faktur w obu wymienionych formach jednocześnie.
Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość różnicowania sposobu przechowywania faktur w zależności od okresów rozliczeniowych, np. jeden okres w formie papierowej, w kolejnym okresie w formie elektronicznej. Zatem Zainteresowany nie będzie zobowiązany do przechowywania otrzymanych faktur tylko w jednej z ww. form. Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji. Wskazać należy, że tut.
Organ nie jest organem uprawnionym do dokonywania oceny wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur. Faktyczna ocena wypełnienia przez Zainteresowanego wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych. W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej prawidłowości przechowywania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną. Natomiast w pozostałych zakresach wydane zostały w dniu 24 listopada 2011 r. odrębne rozstrzygnięcia nr ILPP4/443 -561/11-5/BA, nr ILPP4/443-561/11-6/BA.
Dodatkowo informuje się, że w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie. Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).
Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.