INTERPRETACJA INDYWIDUALNA Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.
U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 30.07.2012 r. (data wpływu 09.08.2012r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wypełnienia wymogów dotyczących wystawiania faktur w formie elektronicznej – jest prawidłowe. UZASADNIENIE W dniu 09.08.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wypełnienia wymogów dotyczących wystawiania faktur w formie elektronicznej.
W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe: Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Podatnik”) prowadzi działalność w zakresie produkcji i sprzedaży wyrobów specjalnego przeznaczenia żywności. W związku ze swoją działalnością gospodarczą, Spółka dokonuje dostaw towarów (sporadycznie świadczy również usługi). Transakcje te wiążą się z koniecznością wystawienia faktur i faktur korygujących, jak również duplikatów tychże faktur. Spółka jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Kontrahenci Spółki są również czynnymi podatnikami VAT.
Obecnie Spółka wystawia faktury sprzedaży w systemie komputerowym QAD i wysyła je kontrahentom nie posiadającym e-faktur w standardzie EDI, w formie papierowej. W najbliższej przyszłości Spółka zamierza wprowadzić system wysyłania lub udostępniania faktur w formie elektronicznej (PDF) tym klientom, którzy wyrażą pisemną zgodę na taki sposób otrzymywania faktur. Wystawienie faktury w systemie QAD jest następstwem dokonanej dostawy towarów. Przed wydaniem towaru z magazynu, do systemu QAD wprowadzane jest zamówienie na dostawę towaru do konkretnego kontrahenta.
Na poziomie zamówienia definiowane są zarówno dane dotyczące odbiorcy i nabywcy towaru, jak również dane dotyczące rodzaju oraz ilości towarów, będących przedmiotem danej dostawy. Wystawienie faktury jest procesem automatycznym zapewniającym powiązanie danych ze zrealizowanego zamówienia (dowodu dostawy) z fakturą sprzedaży. Proces wystawiania i wysyłki faktur w formie elektronicznej będzie wyglądał następująco. W systemie QAD zostanie wystawiona faktura (jak opisano powyżej). Aby dokument mógł być dalej przesłany w formie elektronicznej, system wygeneruje dokument w formacie XML jako dokument EDI.
Dokument EDI zostanie dalej przesłany na serwer operatora EDI - spółki Comarch (dalej: Operator techniczny). Zadaniem Operatora technicznego jest przekształcenie dokumentu na format PDF, podpisanie elektronicznie w imieniu Spółki oraz przekazanie faktury do archiwum elektronicznego. Archiwum elektroniczne zapewniane jest przez operatora technicznego. Tak przygotowana faktura jest udostępniona do pobrania ze strony internetowej, dalej ECOD eDOC24. Informacja o wystawionej fakturze zostanie wysłana do kontrahenta za pośrednictwem poczty e-mail. Wiadomość e-mail zawierać będzie spersonalizowany jednorazowy link (generowany przez system).
Po wejściu na ten link system poprosi o zalogowanie się na odpowiednią stronę internetową (uwierzytelnienie) i pobranie faktury w formie pliku PDF. Z klientem będzie uzgodniony adres e-mail, na który będzie wysyłany link do pobrania tej faktury (adres odbiorcy). Zmiana adresu będzie uzgadniana w formie pisemnej. Każde wysłanie lub pobranie faktury będzie automatycznie odnotowane w bazie danych systemu wysyłkowego z podaniem daty i dokładnego czasu wysłania i dostarczenia e-maila. System poczty e-mail automatycznie wyśle potwierdzenie dostarczenia przesyłki — funkcjonalność taką otrzymuje się poprzez odpowiednie parametryzowanie poczty e-mail.
W przypadku jednakże, jeśli system z przyczyn technicznych nie prześle takiego automatycznego potwierdzenia, Spółka może zwrócić się do kontrahenta o przesłanie potwierdzenia otrzymania e-faktury w innej formie. Dokument niedostarczony z powodu błędu w adresie lub innych przyczyn technicznych będzie można wysłać ponownie, a czynność ta zostanie odnotowana w systemie. Oryginał faktury w postaci PDF może być wysłany tylko jeden raz. W przypadku jakiegokolwiek błędu lub zniszczenia faktury po jej wysłaniu, możliwe będzie wysłanie jedynie duplikatu faktury.
Sposób postępowania w przypadku wystawienia i wysyłki duplikatu faktury będzie analogiczny jak w przypadku oryginału faktury (duplikat faktury będzie zawierał oznaczenie „duplikat”). Jeśli z przyczyn technicznych lub innych przyczyn nie będzie możliwe wysłanie lub pobranie faktury, faktury korygującej lub duplikatu faktury, wówczas Spółka wyśle fakturę w formie papierowej. Faktura w formie PDF będzie udostępniana do wydruku bezpośrednio ze strony internetowej. Dostęp do takiej strony będzie możliwy poprzez udostępnienie klientowi odpowiedniego loginu i hasła wygenerowanego przez portal automatycznie. Adres strony będzie również zdefiniowany (np. (...).pl).
Strona będzie zawierała znaki graficzne Spółki, umożliwiające jednoznaczną identyfikację. Każde pobranie faktury ze strony internetowej będzie automatycznie odnotowane w bazie danych systemu z podaniem daty i dokładnego czasu pobrania. Oryginał faktury w postaci PDF może być pobrany ze strony internetowej tylko jeden raz. Procedury systemowe nie zezwolą na ponowne pobranie faktury. W przypadku jakiegokolwiek błędu lub zniszczenia faktury po jej pierwszym pobraniu, możliwe będzie jedynie pobranie duplikatu faktury. Sposób postępowania w przypadku wystawienia i pobrania duplikatu faktury będzie analogiczny jak w przypadku oryginału (duplikat faktury będzie zawierał oznaczenie „duplikat”).
Jeśli z przyczyn technicznych nie będzie możliwe udostępnienie i pobranie faktury, faktury korygującej lub duplikatu faktury ze strony internetowej, wówczas Spółka wyśle fakturę w formie papierowej. Dane faktury z systemu QAD - zostaną automatycznie przetłumaczone na dokument w systemie EDI. Przesłanie dokumentu EDI do Operatora technicznego będzie wykonane za pomocą protokołu FTP przy użyciu szyfrowanego tunelu zapewniającego autentyczność pochodzenia i integralność danych dokumentu. Tak zabezpieczony dokument jest następnie przekształcany na serwerze Operatora technicznego na dokument PDF i podpisywany elektronicznie przez niego w imieniu Spółki.
Bezpieczny dostęp do serwera i aplikacji na stronie internetowej Operatora technicznego jest zapewniony poprzez: (i) zabezpieczenie aplikacji (oraz całej nawigacji na stronie internetowej) w oparciu o protokół SSL (strona WWW. wywoływana protokołem https), (ii) zabezpieczenie przed potencjalnymi atakami poprzez certyfikowane programy typu antywirus i firewall oraz (iii) stosowanie procedur bezpieczeństwa typu system hostowany w profesjonalnym ośrodku data center.
Dokument w formacie PDF będzie zawierał wszystkie dane wygenerowane w treści faktury powstałej w systemie QAD, jednakże nie będzie on wizualnym odzwierciedleniem layoutu faktury zapisanej w QAD, ze względu na przesłanie danych poprzez system EDI (główną cechą systemów EDI jest tłumaczenie komunikatów z różnych niekompatybilnych ze sobą systemów na komunikaty zakodowane za pomocą jednego, ustalonego wcześniej i zrozumiałego dla wszystkich uczestników komunikacji standardu zapisu danych) oraz wizualizację w PDF.
Po wystawieniu faktury i wysłaniu jej w formie komunikatu EDI do Operatora technicznego, zostanie uruchomiony automatycznie proces archiwizacji - komunikat EDI jest wysyłany na serwer operatora technicznego, na którym archiwizowane będą faktury w formie elektronicznej, dalej: E-archiwum. Zarchiwizowane faktury dostępne będą w systemie ECOD eDOC24, w którym będzie można przechowywać zarówno faktury w formacie XML jak i innych formatach, np. PDF. System ECOD eDOC24 łącznie z infrastrukturą posiada zabezpieczenia certyfikowane na poziomie instytucji Unii Europejskiej.
E-archiwum zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wystawianych, przesyłanych, archiwizowanych w formie elektronicznej, zgodnie z zaleceniem Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE poprzez zastosowanie następujących procedur: nadawca każdego komunikatu EDI, przyjmowanego przez oprogramowanie System ECOD eDOC24 i przechowywanego w E-archiwum dokumentów, jest uprzednio uwierzytelniany, ponadto identyfikator nadawcy jest uprzednio uwierzytelniany przez systemy operatora technicznego; oprogramowanie zastosowane w E-archiwum, jako system spełniający rygorystyczne normy bezpieczeństwa nie pozwala na modyfikację przesyłanych dokumentów.
Funkcjonalność E-archiwum polegała będzie na: archiwizacji faktur w wersji elektronicznej, możliwości podglądu zawartości dokumentu w postaci czytelnej PDF lub w oryginalnym formacie EDI, możliwości wygenerowania wydruku dokumentu w 3 formatach: PDF, XML (oryginalny komunikat EDI) oraz poprzez wyświetlenie na stronie internetowej, możliwości szybkiego wyszukiwania dokumentów według ustalonych kryteriów, np. wg nazwy kontrahenta, wg numeru NIP kontrahenta, wg numeru faktury, wg daty wystawienia faktury, wg okresu którego dotyczy, itp. rejestrowaniu każdego pobrania pliku (kto, kiedy, który dokument), dostępie on-line do E-archiwum dla osób trzecich, np. Urząd Skarbowy.
W przypadku E-archiwum obsługiwanym przez operatora lokalnego, dokumenty będą wizualizowane i drukowane w formacie PDF, natomiast serwer na którym będą archiwizowane faktury będzie zlokalizowany na terytorium kraju. Dostęp do tego E-archiwum będzie możliwy również spoza sieci Spółki. Faktury w E-archiwum będą przechowywane przez okres 6 lat. Jak już wskazywano w treści niniejszego opisu, dane e-faktury przechowywane czy to w formacie XML czy PDF nie mogą być zmienione, a więc nie mogą być przetwarzane. Odbiorca, który otrzyma fakturę drogą elektroniczną będzie mógł archiwizować tę fakturę na nośnikach elektronicznych lub podpisać umowę z Comarch na E-archiwum.
E-faktury korekty będą wystawiane do faktur pierwotnych wystawionych uprzednio w formie papierowej jak i w formie elektronicznej.
Do e-faktur korekt zmniejszających podatek VAT należny Spółka będzie posiadała potwierdzenia odbioru w/w faktur przez nabywcę w następującej postaci: przesłanego przez kontrahenta e-mailem zestawienia faktur korekt otrzymanych przez kontrahenta (e-mail będzie zawierał informację o dacie otrzymania e-faktury korekty przez klienta), lub przesłanego przez system poczty e-mail automatycznego potwierdzenia dostarczenia przesyłki (e-mail będzie zawierał informację o dacie dostarczenia dokumentu na wskazany adres klienta), lub podglądu automatycznego zapisu (odnotowania systemowego) w bazie danych ECOD eDOC24 z podaniem daty i dokładnego czasu wysłania i dostarczenia e-maila do kontrahenta.
Może się również zdarzyć, że wystąpi konieczność wystawienia faktury VAT lub faktury korygującej VAT w formie papierowej, pomimo że nie zaistniały przeszkody techniczne lub formalne, które uniemożliwiałyby wystawienie i przesłanie faktur VAT i faktur korygujących VAT w formie elektronicznej.
W związku z powyższym zadano następujące pytania: Czy w świetle przepisów art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz.U. z 2011 r. Nr.177 poz. 1054) oraz § 3 ust. 1 w związku z § 2 ust. 1 i § 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.
U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661) rozwiązanie polegające na przesyłaniu faktur VAT, faktur korygujących VAT oraz duplikatów tych faktur w postaci dokumentu PDF w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, tj. poprzez pobranie ze strony internetowej, może być uznane za spełniające warunki, iż faktury te są udostępniane w formie elektronicznej oraz zapewnione są warunki autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur? Czy opisany schemat archiwizacji faktur VAT, faktur korygujących VAT oraz duplikatów tych faktur wysyłanych w formie elektronicznej spełnia wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. (Dz.
U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661) dotyczące archiwizacji i udostępniania dla organów podatkowych i kontrolnych tych faktur, w szczególności przepisy paragrafu 6, paragrafu 7 i paragrafu 8? Czy Spółka może przesyłać faktury korygujące VAT w formie papierowej do faktur VAT przesłanych w formie elektronicznej w sytuacjach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego? Czy Spółka może przesyłać faktury korygujące w formie elektronicznej do faktur VAT wystawionych uprzednio w formie papierowej?
Czy w przypadku faktur korygujących, zgodnie z którymi podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w fakturze dokumentującej odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, otrzymane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie potwierdzenie otrzymania korekty faktury przez nabywcę jest wystarczającym dowodem, który uprawnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania? Zdaniem Wnioskodawcy: Ad.
1 Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130 poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z liniową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Użyty przez prawodawcę zwrot „w szczególności” oznacza, iż autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści może być zapewniona przy pomocy innych środków. Powyższe oznacza, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, jednakże autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur można gwarantować według metody określonej przez podatnika.
Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania przykładowe i fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszystkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów. Tym samym, faktura w formie elektronicznej może być przesłana także w formacie PDF lub udostępniona w formacie PDF ze strony internetowej. Format PDF z zasady jest formatem nieedytowalnym, co uniemożliwia lub utrudnia modyfikację treści dokumentu w tym formacie przez przypadkowego użytkownika. Pisemna zgoda na otrzymywanie e-faktur.
Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Spółka uzyska od wszystkich kontrahentów, którzy wyrażą zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej stosowne oświadczenia. Takie oświadczenie będzie wyrażone w formie pisemnej. Może być zawarte w umowie z kontrahentem lub w oddzielnym dokumencie. Spełniony więc zostanie warunek sformułowany w § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Autentyczność pochodzenia. W każdym przypadku, w umowie z kontrahentem określony będzie format przesyłania (udostępniania) faktur w formie elektronicznej, tj. PDF wysyłany jako załącznik do wiadomości e-mail lub PDF pobierany ze strony internetowej.
W przypadku faktur przesyłanych jako załącznik do wiadomości e-mail, w umowie zostanie zdefiniowany adres wysyłkowy faktur od Spółki (faktury będą wysyłane z serwera Operatora technicznego, adres wysyłkowy będzie jednoznacznie identyfikowany ze Spółką). Klient otrzymując taką wiadomość e-mail będzie mógł jednoznacznie stwierdzić od kogo pochodzi. Jednocześnie w załączniku PDF otrzyma fakturę, której wystawcą będzie Spółka. Adres e-mail kontrahenta, na który będą wysyłane e-faktury będzie również określony w umowie i wpisany do danych podstawowych klienta.
W przypadku e-faktur udostępnianych z serwera do pobrania przez klienta, z dostępem do serwera przesyłanym w postaci jednorazowego linku z loginem i hasłem przesyłanym za pomocą wiadomości e-mail, adresy e-mailowe nadawcy wiadomości i odbiorcy będą zdefiniowane w umowie, zaś przesłany link będzie generowany przez system i udostępniany jednorazowo wyłącznie adresatowi. W sytuacji e-faktur udostępnianych do pobrania przez klienta bezpośrednio z serwera Operatora technicznego, w umowie zawartej z kontrahentem zdefiniowany będzie adres tej strony jak również unikalny login i hasło. Po zalogowaniu się na wskazanej stronie internetowej widoczne będą dane identyfikacyjne Spółki.
W każdym przypadku pobierania przez klienta faktur ze strony internetowej, żaden inny kontrahent nie będzie miał możliwości zalogowania się i pobrania faktur innego klienta, ze względu na przypisany każdemu kontrahentowi unikalny login i hasło. Ponadto, w przypadku faktur dokumentujących dostawy towarów, kontrahent ma możliwość porównania danych zawartych na fakturze (nazwa Spółki, nazwy towarów charakterystycznych wyłącznie dla Spółki) z danymi na dowodzie dostawy towarów. Spółka ma wdrożone kontrole biznesowe umożliwiające śledzenie drogi sprzedaży produktu — od zamówienia na dostawę do wysłania faktury dokumentującej dokonaną dostawę towarów.
Opisany w opisie zdarzenia przyszłego system wystawiania faktur w systemie QAD gwarantuje pełną identyfikowalność faktury z transakcją dostawy towarów. Proces wystawienia faktury jest inicjowany już na etapie zamówienia złożonego przez klienta na dostawę towarów. Akceptacja zamówienia w systemie (potwierdzenie dowodu dostawy) automatycznie uruchamia proces generowania faktury. Zważywszy na powyższe, z całą stanowczością należy stwierdzić, iż autentyczność pochodzenia faktury (tożsamość wystawcy faktury będącego jednocześnie dostawcą towarów) jest zapewniona, a tym samym spełnione zostają wymogi § 4 w związku z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.
Integralność treści. Jak zostało przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, faktury będą wystawiane w systemie finansowo księgowym QAD. System QAD stworzy dokument EDI, który zostanie dalej przesłany na serwer Operatora technicznego celem przekształcenia dokumentu na format PDF i podpisany cyfrowo w imieniu Spółki. Tak przygotowana faktura może być udostępniona do pobrania ze strony internetowej. Dane faktury są więc definiowane na poziomie systemu QAD. W systemie tym wystawiane są wszystkie faktury, również te, które są wysyłane do kontrahentów w formie papierowej. Faktury wystawione w systemie QAD zawierają wszystkie wymagane elementy.
W przypadku faktur, które mają być wysyłane lub udostępniane kontrahentom w formie elektronicznej, następuje tylko zmiana formy pliku — najpierw na format XML, a następnie PDF. System EDI jest jednym z przykładowych technologii wskazanych zarówno w przepisach Dyrektywy 2010/45/UE jak i rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, jako zapewniający autentyczność pochodzenia jak i integralność treści faktury. Konwersja na format PDF jest już tylko wizualizacją i zapisaniem pliku przesłanego w formacie XML na format czytelny dla człowieka oraz nieedytowalny. W sytuacji Spółki bez wątpienia będzie możliwość jednoznacznego potwierdzenia czy dane zawarte w fakturze nie zostały zmienione.
Faktura będzie przesyłana bądź udostępniana w formacie PDF. Jest to format, który ze swej istoty jest nieedytowalny. Faktury do momentu pobrania ze strony internetowej ECOD eDOC24 będą znajdowały się pod kontrolą Spółki, odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnioną ingerencją osób trzecich. Po ich dostarczeniu do kontrahenta, to on staje się odpowiedzialny za bezpieczeństwo dokumentów. Kontrola poprawności danych zawartych w fakturze będzie prowadzona na bieżąco również przez klienta, poprzez porównanie danych zawartych w tej fakturze z danymi wynikającymi z zamówienia lub dowodu dostawy towarów.
Taka kontrola jest prowadzona również obecnie w stosunku do faktur przesyłanych w formie papierowej. Prawidłowość stosowania formatu PDF dla celów przesyłania lub udostępniania w formie elektronicznej była już przedmiotem interpretacji organów podatkowych, w których potwierdzono prawidłowość stosowania takiego sposobu przesyłania e-faktur. Warto również wspomnieć iż przepisy rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych w sposób jednoznaczny zrównują przesyłanie faktur z ich udostępnieniem.
Niewątpliwie udostępnienie e-faktury do pobrania przez kontrahenta z serwera Operatora technicznego (strony internetowej), jest traktowane przez prawodawcę w sposób tożsamy z przesłaniem e-faktury w formie np. załącznika do wiadomości e-mail. Co więcej, również przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z dnia 30 marca 2011 r., nr 68, poz. 360), w § 19 ust. 2 zrównują przesłanie z udostępnieniem faktur (papierowych).
Zważywszy na powyższe należy stwierdzić, iż system udostępniania e-faktur opisany przez Spółkę, w pełni gwarantuje również zapewnienie integralności treści faktury, czyli danych zawartych na tej fakturze, a tym samym spełnione zostają wymogi § 4 w związku z § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Ad. 2 Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT regulują przepisy rozdziału 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.
U. Nr 68, poz. 360), dalej: „rozporządzenie fakturowe” oraz w zakresie faktur elektronicznych przepisy § 6, § 7 i § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Stosownie do unormowania zawartego w § 21 rozporządzenia fakturowego, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Stosownie zaś do § 6-8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu łub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór.
Wymogi dotyczące zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur zostały omówione w punkcie dotyczącym stanowiska Spółki odnośnie pytania 1 i pozostają aktualne w świetle archiwizacji e-faktur. Zgodność rozwiązania archiwizacji e-faktur, który ma być wdrożony w Spółce, z regulacjami prawnymi w tym zakresie. Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur. Zgodnie ze schematem wystawiania, udostępniania faktur oraz archiwizowania w formie elektronicznej, rozwiązania i zabezpieczenia systemowe i proceduralne, które mają być implementowane w Spółce w pełni gwarantują autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność faktur.
Jak już wskazywano w opisie zdarzenia przyszłego, rozwiązania przyjęte dla E-archiwum zorganizowanym w systemie EDI, są zgodne z zaleceniami z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącymi się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994), opracowanymi przez Komisję Europejską (EDI). Przenosząc powyższe na realia planowanego rozwiązania w zakresie E-archiwum, integralność i autentyczność pochodzenia komunikatów EDI zostaje zachowana dzięki zastosowaniu odpowiednich technologii w zakresie zabezpieczeń informatycznych. W praktyce oznacza to, że treść komunikatu EDI (e-faktury) wymagana przez prawo jest niemożliwa do zmiany.
W ramach systemów EDI, w tym w systemie wdrażanym przez Spółkę, funkcjonują zabezpieczenia uniemożliwiające: podawanie się podmiotu trzeciego za wystawcę lub odbiorcę komunikatu, oraz skuteczne wyparcie się nadawcy komunikatu jego autorstwa, zmianę treści przesyłanego komunikatu.
Powyższe jest z kolei zapewnione poprzez zastosowanie określonych procedur: nadawca każdego komunikatu EDI przyjmowanego przez ECOD eDOC24 i przechowywanego w elektronicznym archiwum dokumentów jest uprzednio uwierzytelniany, ponadto identyfikator nadawcy zawarty w przekazywanym od niego dokumencie weryfikowany jest z identyfikatorem uwierzytelnionego nadawcy; oprogramowanie zastosowane w E-archiwum, jako system spełniający rygorystyczne normy bezpieczeństwa nie pozwala na modyfikację przesyłanych dokumentów poprzez nieuprawniony dostęp.
Z punktu widzenia technicznego warto również podkreślić, iż konwersja komunikatu EDI na inny format (np. tekstowy, HTML czy też XML) nie wpływa na strukturę komunikatu zapisanego wg standardu XML. Innymi słowy, operacja konwersji oznacza przeniesienie danych do innego pliku bez zmiany wewnętrznej struktury zapisanej w pierwotnym komunikacie i bez zmiany danych faktury.
Również w przypadku ewentualnego przechowywania części e-faktur (e-faktury korekty) w E-archiwum w postaci PDF (z pominięciem konwersji komunikatu na format XML) autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur będzie zachowana podczas całego okresu archiwizowania e-faktur dzięki rozwiązaniom informatycznym oraz kontrolom biznesowym opisanym w odpowiedzi do pytania 1, jak również dzięki technologii informatycznej zastosowanej przez operatora lokalnego E-archiwum.
Czytelność faktur zarchiwizowanych w E-archiwum w systemie EDI będzie zapewniona poprzez: możliwość podglądu faktury w postaci czytelnej PDF lub w oryginalnym formacie EDI, możliwość wygenerowania wydruku faktury w postaci czytelnej PDF lub w oryginalnym formacie EDI. Czytelność faktur zarchiwizowanych w E-archiwum obsługiwanym przez operatora technicznego będzie zapewniona poprzez: możliwość podglądu faktury w postaci czytelnej PDF, możliwość wygenerowania wydruku faktury w postaci PDF.
W zakresie wypełnienia warunków § 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, w kontekście powyższego, należy stwierdzić, iż autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktur, jak również ich czytelność zostanie zapewniona. Zapewnienie łatwego odszukania faktur. Na wstępie wskazać należy, iż wyszukiwanie dokumentów archiwizowanych w formie elektronicznej, dzięki powszechnie stosowanym technicznym rozwiązaniom w informatyce, jest znacznie prostsze i skuteczniejsze niż dokumentów w formie papierowej. Prawodawca nie wskazał w jaki sposób ma być zapewniona łatwość odszukania faktur. Należy więc posłużyć się w tym przypadku wykładnią językową przepisu.
Słowo „łatwy” wg słownika języka polskiego rozumieć należy jako „prosty, nieskomplikowany, osiągany bez wysiłku”. W świetle więc rozumienia językowego, podatnik ma zapewnić możliwość odszukania faktur w sposób prosty, nieskomplikowany, w ramach dostępnych rozwiązań informatycznych. Celem zaś przepisu jest umożliwienie organom kontrolnym wykonania kontroli poprawności dokonanych przez podatnika rozliczeń podatkowych związanych z wykonaną transakcją gospodarczą lub wystawioną fakturą.
Systemy archiwizacyjne, które mają być wdrożone w Spółce przewidują możliwość wyszukiwania faktur wg określonych zdefiniowanych kryteriów, jak np. wyszukiwanie wg nazwy kontrahenta, wg numeru NIP kontrahenta, wg numeru faktury, wg daty wystawienia faktury. Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Spółki, warunek zapewnienia łatwego odszukania faktur w E-archiwum będzie spełniony. Zapewnienie organowi podatkowemu, na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur.
Prawodawca nie wskazał w analizowanym przepisie dokładnego terminu w jakim faktury mają być mu udostępnione, po doręczeniu żądania, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie odrębnymi przepisami, zobowiązując jednakże podatników do bezzwłocznego udostępnienia faktur. Kluczowym jest tutaj termin „bezzwłoczny”, który w znaczeniu potocznym oznacza „mający nastąpić natychmiast”. W realiach analizowanych przepisów, bezzwłoczne (natychmiastowe) udostępnienie faktur powinno być rozumiane jako bez zbędnej zwłoki, natychmiast jak pozwalają na to stosowane procedury bezpieczeństwa i dostępu do zasobów E-archiwum.
Utrzymywanie E-archiwum, jako wymagające zaawansowanych gwarancji bezpieczeństwa, zostanie powierzone podmiotom zewnętrznym. To z kolei wymaga odpowiednio określonego czasu na wysłanie żądania (prośby) do operatora E-archiwum, weryfikację uprawnień oraz na udostępnienie określonych zasobów E-archiwum. W związku z powyższym, zdaniem Spółki, warunek zapewnienia bezzwłocznego dostępu do faktur w przypadku implementacji E-archiwum przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego, będzie spełniony, jak opisano powyżej. Udostępnienie organowi podatkowemu e-faktur w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Jak już wskazywano w opisie zdarzenia przyszłego, dane e-faktury przechowywane czy to w formacie XML czy PDF nie mogą być zmienione a więc nie mogą być przetwarzane. Dane pozostają jednak nienaruszone i niezmienione. E-faktury, które będą znajdowały się w E-archiwum będą mogły być drukowane, jak również zapisane na innym nośniku danych, np na płycie DVD, czy innym nośniku pamięci zewnętrznej (np. pendrive). Tak zapisane e-faktury mogą być sortowane wg zadanych parametrów. Zważywszy na powyższe, uznać należy, iż system E-archiwum, który ma zostać wdrożony w Spółce zapewnia wypełnienie warunku umożliwienia organom podatkowym bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych e-faktur. Ad.
3 Na wstępie zauważyć należy, iż zarówno w ustawie o VAT jak i rozporządzeniach wykonawczych do tej ustawy brak jest regulacji, co do wystawiania faktur w formie papierowej, gdy w Spółce wdrożony został system przesyłania lub udostępniania faktur w formie elektronicznej z danym kontrahentem. To zaś oznacza, zdaniem Spółki, że w każdym przypadku gdy faktura pierwotna została przesłana lub udostępniona w formie elektronicznej, nie ogranicza to w żadnym zakresie Podatnika w możliwości przesłania faktury korygującej w formie papierowej.
Zauważyć należy, iż w powołanych wyżej przepisach prawodawca nie wskazuje okoliczności, które by uniemożliwiały wystawianie faktury korygującej w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej, czy też kolejnej faktury korygującej wystawionej w formie elektronicznej, Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż Spółka może przesyłać faktury korygujące VAT w formie papierowej do faktur VAT przesłanych w formie elektronicznej. Ad. 4 Przyjmując argumenty zawarte w uzasadnieniu stanowiska Spółki w odniesieniu do pytania trzeciego, należy stwierdzić, iż odpowiedź na niniejsze pytanie jest również twierdząca.
To oznacza, że Spółka może przesyłać (w tym udostępniać) faktury korygujące w formie elektronicznej do faktur VAT wystawionych uprzednio w formie papierowej. Ad. 5 Przepisy nie określają formy potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru korekty faktury. Z tego też wynika, że forma ta jest dowolna, o ile uzyskane przez dostawcę potwierdzenie w sposób dostateczny zapewnia, że korekta faktury została otrzymana przez nabywcę.
Elektroniczne potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przesłane w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, czyli w postaci: przesłanego przez kontrahenta e-mailem zestawienia faktur korekt otrzymanych przez kontrahenta (e-mail będzie zawierał informację o dacie otrzymania e-faktury korekty przez klienta), lub przesłanego przez system poczty e-mail automatycznego potwierdzenia dostarczenia przesyłki (e-mail będzie zawierał informację o dacie dostarczenia dokumentu na wskazany adres klienta), lub podglądu automatycznego zapisu (odnotowania systemowego) w bazie danych systemu wysyłkowego z podaniem daty i dokładnego czasu wysłania i dostarczenia e-maila do kontrahenta, spełniają ten warunek.
Biorąc pod uwagę powyższe, otrzymane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie potwierdzenie otrzymania korekty faktury przez nabywcę, jest wystarczającym dowodem, który uprawnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w fakturze dokumentującej odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe. Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji. Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art.
52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. Nr z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.