INTERPRETACJA INDYWIDUALNA Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (t. j. z 2005 roku Dz. U. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.
U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 18 kwietnia 2008 roku (data wpływu 21.04.2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania oraz udostępniania organom podatkowym faktur wystawionych w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.
UZASADNIENIE W dniu 21 kwietnia 2008 roku został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania oraz udostępniania organom podatkowym faktur wystawionych w formie elektronicznej. W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe. Spółka chciałaby w swoim przedsiębiorstwie wprowadzić system wystawiania, przesyłania oraz archiwizowania faktur w formie elektronicznej.
Konsekwencją wprowadzenia takiego systemu będzie stworzenie możliwości pełnego i ciągłego dostępu do tych faktur organowi podatkowemu oraz organowi kontroli skarbowej poprzez udokumentowany pobór i wykorzystanie tych faktur przez te organy. W związku z powyższym zadano następujące pytania. Czy organ skarbowy zwraca się pisemnie o udostępnienie faktur elektronicznych tak samo jak w przypadku faktur papierowych i czy wówczas firma udostępnia organom skarbowym żądane dokumenty w taki sposób, że organ ma do nich ciągły i nieprzerwany dostęp do wszystkich faktur przez 24 godziny na dobę i 365 dni w roku?
Jeżeli organy skarbowe mają mieć zapewniony ciągły i nieprzerwany dostęp do wszystkich faktur przez 24 godziny na dobę i 365 dni w roku, jak zbudowaną nazwę powinien mieć udostępniony plik? Czy powinien być w nazwie numer dokumentu, data, oddział firmy, w którym plik powstał? Jeżeli organy skarbowe mają mieć ciągły i nieprzerwany dostęp do wszystkich faktur przez 24 godziny na dobę i 365 dni w roku, czy konieczne jest, aby można było je wydrukować z portalu, na którym zostały udostępnione, czy wystarczy możliwość ich skopiowania?
Jeżeli organ skarbowy zwraca się do firmy o udostępnienie faktur wystawionych w formie elektronicznej i spółka żądane faktury udostępni w taki sposób, że organ skarbowy będzie przez wymagany okres czasu mieć ciągły i nieprzerwany dostęp do żądanych faktur, czy w takim przypadku Spółka powinna dokumentować czynności jakie wykonuje kontrolujący na udostępnionych plikach? Czy konieczne jest rejestrowanie dokonania przez kontrolującego podglądu lub wydruku wybranego pliku z informacją o dacie i godzinie wykonania tych czynności?
Zdaniem Wnioskodawcy w przypadku wystawiania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej, organy skarbowe będą zwracały się pisemnie o udostępnienie wskazanych faktur za wybrany okres czasu. Po pisemnym zwróceniu się o udostępnienie, faktury zostaną udostępnione kontrolującym tak, że do końca kontroli będą oni mieli ciągły i nieprzerwany dostęp do tych faktur. W przypadku wystawienia faktur w formie elektronicznej zdaniem Wnioskodawcy nie jest koniczne umieszczanie w nazwie pliku numeru dokumentu, daty i oddziału firmy, w którym plik powstał, a pliki udostępnione do kontroli wystarczy udostępnić do skopiowania, bez konieczności umożliwiania bezpośredniej opcji wydruku.
Ponadto Wnioskodawca wskazuje, iż w przypadku udostępniania faktur do kontroli, należy rejestrować jakie dokumenty udostępniono z czasem ich udostępnienia. Jednakże nie ma konieczności dokumentowania jakie czynności kontrolujący wykonali na udostępnionych plikach np. kopiowanie, drukowanie, podglądanie. W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.
Zgodnie z treścią zawartą w § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.
U. Nr 133 poz. 1119), faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.
Ograny podatkowe lub organy kontroli mogą żądać udostępniania faktur wystawionych w formie papierowej jak i elektronicznej tylko i wyłącznie w przypadku prowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego, a podstawą prawną żądania dostępu do archiwum będą odpowiednie przepisy działów IV, V i VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. Nr 8 poz. 60 ze zm.).
Szczegółowe normy upoważniające organy do wystosowania żądania zawarto w art. 155 § 1, art. 284, art. 280, art. 274c oraz art. 275 § 1 ww. ustawy, natomiast formę żądania określono w art. 126 ustawy, który stanowi, iż sprawy podatkowe załatwiane są w formie pisemnej, chyba ze przepisy szczegółowe stanowią inaczej. Z powyżej zaprezentowanych przepisów wynika, iż w celu udostępnienia archiwum faktur wystawionych w formie elektronicznej organ, który ma zamiar przeprowadzić określone czynności na tym archiwum winien wystąpić z pisemnym żądaniem o udostępnienie archiwum faktur.
Ponadto z przytoczonego powyżej § 6 ust. 1 rozporządzenia wynika, iż organy żądające dostępu do archiwum faktur przechowywanych elektronicznie, w ramach tego dostępu muszą mieć zagwarantowaną możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania, w tym ich wydruku. Zatem jednym z warunków udostępniania faktur elektronicznych jest zapewnienie możliwości udokumentowanego ich poboru przez uprawniony organ oraz ich wydruku. W związku z powyższym nie jest prawidłowe twierdzenie Wnioskodawcy wskazujące, iż pliki udostępnione do kontroli wystarczy udostępnić do skopiowania, bez konieczności umożliwiania bezpośredniej opcji wydruku z portalu.
Za niewłaściwe należy uznać również stwierdzenie wskazujące, iż należy zapewnić możliwość dokumentowania ograniczającego się do zarejestrowania informacji jakie pliki zostały udostępnione i kiedy. Z treści zaprezentowanego przepisu rozporządzenia jednoznacznie wynika, iż system winien umożliwić organowi udokumentowany pobór i wykorzystanie, w tym wydruk, a zatem informacja ta ma dotyczyć konkretnych plików i konkretnych czynności dokumentowanych przez ten organ. Wyklucza to twierdzenie Podatnika, iż on winien dokumentować udostępnianie archiwum faktur ograniczając się jednocześnie tylko do utrwalenia informacji kiedy i jaki zbiór udostępniono.
Natomiast w kwestii nazw plików, w których zapisano faktury elektroniczne stwierdza, się iż przepisy prawa podatkowego nie zawierają szczególnych uregulowań w tym zakresie. Jednakże wskazane byłoby aby nazwy plików, w których zapisano faktury w formie elektronicznej nosiły cechy indywidualności, a w miarę możliwości zawierały informacje dotyczące okoliczności wystawienia faktury przy jednoczesnym zachowaniu czytelności nazwy pliku.
Reasumując stwierdza się, iż zgodnie z przekonaniem Wnioskodawcy udostępnienie faktur wystawionych i przechowywanych elektronicznie organom podatkowym lub kontroli skarbowej może nastąpić wyłącznie po uprzednim pisemnym wezwaniu podatnika przez ten organ do udostępnienia archiwum. Jednakże w związku z faktem, iż udostępnianie faktur wystawionych w formie elektronicznej winno nastąpić z możliwością udokumentowania przez organ poboru konkretnych dokumentów oraz możliwością bezpośredniego ich wydruku z portalu, stanowisko wnioskodawcy w tym zakresie należy uznać za nieprawidłowe.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji. Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej – powoduje, iż niniejsza interpretacja indywidualna nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).
Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.