Uzasadnienie
Pismem z dnia 27 kwietnia 2012 r. zatytułowanym "wniosek" skarżący J. C. wniósł o wszczęcie postępowania "w trybie prawa art. 63 i 64 § 1" ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2012 r. poz. 270, zwanej dalej P.p.s.a.) o naruszenie prawa przez Burmistrza Urzędu Łobza.
Na podstawie zarządzenia Przewodniczącego Wydziału I z dnia maja 2012 r. pismo zostało zarejestrowane w "rejestrze" Ko - I 8/11 poinformowano wnioskodawcę o treści art. 3 § 2 i 63 P.p.s.a. oraz wezwano "o doprecyzowanie wniosku" przez wskazanie Sądowi co stanowi jego przedmiot, informując także, że wskazanie numeru pisma organu administracji i odwołanie się do treści wniosku złożonego przez stronę do organu nie oznacza wskazania żądania (art. 64 § 2 P.p.s.a). Nadto pouczono J. C. o "oczekiwaniu uzupełnienia wniosku" w terminie 7 dni od doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania.
Wezwanie wnioskodawca otrzymał w dniu 10 maja 2012 r., a 12 maja 2012 r. złożył pismo (karta 8) "o prawno-procesowe rozpoznanie wniosku na podstawie wskazanego tam prawa".
Zarządzeniem z dnia 4 czerwca 2012 r. Przewodniczący Wydziału I na podstawie art. 49 § 2 P.p.s.a. pozostawił wniosek bez rozpoznania (karta 10).
Na karcie 11 akt znajduje się odpis pisma, przy którym doręczono wnioskodawcy odpis zarządzenia z dnia 4 czerwca 2012 r. z pouczeniem m.in. o prawie złożenia na przedmiotowe zarządzenie zażalenia do NSA. Dopiero za odpisem ww. pisma wszyto zarządzenie (bez daty jego wydania) dotyczące doręczenia J. C. odpisu zarządzenia z pouczeniem. Zarządzenie to zawiera także polecenie dołączenia do akt pisma J. C. z dnia [...] maja 2012 r., które – jak wynika z akt sprawy było odpowiedzią na wezwanie Sądu o uzupełnienie wniosku, a zatem podstawą do wydania zarządzenia z dnia 4 czerwca 2012 r. o pozostawieniu pisma bez rozpoznania.
W dniu 21 czerwca 2012 r. wpłynęło pismo wnioskodawcy dotyczące zarządzenia Przewodniczącego z dnia 4 czerwca 2012 r. Następnie zarządzeniem Przewodniczącego z dnia 12 lipca 2012 r. powyższe pismo zostało potraktowane jako zażalenie na zarządzenie Przewodniczącego Wydziału z dnia 4 czerwca 2012 r. i przedstawiono je Naczelnemu Sądowi Administracyjnemu, bez pobrania opłaty.
W tym stanie rzeczy stwierdzić należy następujące uchybienia:
- 1. Dziennik korespondencji ogólnej jest księgą pomocniczą (§ 71 zarządzenia nr 11 Prezesa NSA z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie ustalenia zasad biurowości w sądach administracyjnych, zwanego dalej zarządzeniem w sprawie biurowości), przeznaczoną przede wszystkim dla rejestracji pism informacyjnych niezwiązanych z procesowym tokiem konkretnej sprawy. Wyjątek w tym zakresie dotyczy, zgodnie z ukształtowaną praktyką, rejestracji skarg wnoszonych przez strony bezpośrednio do sądu i następnie przekazywanych w trybie poza procesowym do odpowiedniego organu, którego czynność czy bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi.
Zatem nieprawidłowa jest rejestracja w omawianej księdze pism (wniosków), co do których podjęto czynności procesowe podlegające zaskarżeniu. Jeżeli nawet początkowo, wpływające pismo zawierające braki, rejestrowane jest z ostrożności w wymienionej księdze, to przed wydaniem rozstrzygnięcia w trybie procesowym, wpis z dziennika korespondencji ogólnej powinien być przeniesiony do odpowiedniego repertorium.
- 2. Założono akta sprawy - bez zarządzenia w tym zakresie, a przede wszystkim wbrew przepisom zawartym w art.12 a § 1 P.p.s.a. oraz w § 19 i 22 ust.1 i 2 zarządzenia w sprawie biurowości.
Korespondencja dotycząca pism rejestrowanych w księdze pomocniczej jaką jest dziennik korespondencji ogólnej, powinna być gromadzona w teczce lub segregatorze – bez tworzenia akt sprawy w rozumieniu ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Akta takie tworzy się w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej (teczka aktowa), a po załatwieniu sprawy – i odpowiednim okresie przechowywania w sekretariacie - przekazuje się do archiwum zakładowego w sposób określony w obowiązującej w każdym sądzie administracyjnym instrukcji kancelaryjnej.
- 3. Nie zachowano chronologii w łączeniu wytworzonych w sprawie akt - § 27 ust.1 zarządzenia w sprawie biurowości.
- 4. Niepotrzebnie dołączono do akt na karcie 13 odpis zarządzenia z dnia 4 czerwca 2012 r., skoro oryginał tego zarządzenia sporządzono techniką komputerową.
- 5. Przedstawiono Sądowi drugiej instancji zażalenie bez pobrania stosownego wpisu.
Zasadą jest, że strony ponoszą koszty postępowania związane ze swoim udziałem w sprawie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej (art. 199 P.p.s.a.). Stosownie natomiast do art. 230 § 1 P.p.s.a. od pism wszczynających postępowanie przed sądem administracyjnym w danej instancji pobiera się wpis stosunkowy lub stały. Wśród pism tych ustawodawca wymienił również zażalenie (art. 230 § 2 P.p.s.a), co oznacza, że opłacie podlegają zażalenia na postanowienia wojewódzkiego sądu administracyjnego (art. 194 § 1 P.p.s.a.) i zażalenia na zarządzenia przewodniczącego (art. 198 P.p.s.a.).
Regulację, która wyłącza stosowanie powyższej zasady ogólnej stanowi art. 220 § 4 P.p.s.a., który statuuje zwolnienie od wpisu sądowego jedynie w stosunku do tych zażaleń, które zostały wniesione przez stronę wobec odrzucenia lub pozostawienia bez rozpoznania jej wcześniejszego pisma procesowego, od którego wymagana była opłata sądowa, a strona tej opłaty nie uiściła. A zatem zażalenie na zarządzenie o pozostawieniu pisma bez rozpoznania, wydane w trybie art. 49 § 2 P.p.s.a., podlega wpisowi sądowemu zgodnie z ogólną zasadą określoną w art. 230 § 1 i § 2 P.p.s.a.
Wobec powyższego Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 180 P.p.s.a. w związku z art. 197 § 2 P.p.s.a., postanowił zwrócić zażalenie Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Szczecinie w celu usunięcia braków.