Uzasadnienie
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z dnia 21 grudnia 2004 r. sygn. akt VI SA/Wa 24/04, po rozpoznaniu sprawy ze skargi A. T. na uchwałę Krajowej Rady Notarialnej z dnia [...] maja 2003 r. Nr [...] w przedmiocie odmowy mianowania aplikantem notarialnym – stwierdził nieważność zaskarżonej uchwały i utrzymanej nią w mocy uchwały nr [...] Rady Izby Notarialnej w P. z dnia [...] września 2002 r., a także zasądził od Krajowej Rady Notarialnej na rzecz A. T. kwotę 122 zł tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.
Sąd oparł się na następujących okolicznościach sprawy:
W 2002 r. na podstawie art. 71 § 4 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. − Prawo o notariacie (Dz.U. z 1997 r. Nr 22, poz. 91 z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 lipca 2001 r. w sprawie szczegółowego trybu przeprowadzania konkursu dla kandydatów na aplikantów notarialnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 77, poz. 829) zorganizowany został w Izbie Notarialnej w P. konkurs dla kandydatów na aplikantów notarialnych. Zgodnie ze wskazanym rozporządzeniem egzamin składał się z części pisemnej i ustnej. Na część pisemną składało się 120 pytań, za które można było uzyskać 120 punktów, a do części ustnej mógł być dopuszczony kandydat, który uzyskał nie mniej niż 90 punktów.
Skarżący otrzymał z części pisemnej 64 punkty i nie dopuszczono go do części ustnej. Uchwałą z dnia [...] września 2002 r., podpisaną przez 7 członków, Rada Izby Notarialnej w P. odmówiła mianowania go aplikantem notarialnym. Jako podstawę prawną uchwały wskazała art. 35 pkt 3 w związku z art. 71 § 3 oraz art. 73 ustawy - Prawo o notariacie oraz § 13 ust. 2 cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 lipca 200l r.
Skarżący odwołując się do Krajowej Rady Notarialnej wnosił o zmianę uchwały Rady Izby Notarialnej w P. oraz mianowanie go aplikantem notarialnym lub stwierdzenie nieważności wyżej wymienionej uchwały. Uchwale tej zarzucił:
- 1) naruszenie art. 65 ust. l, art. 31 ust. 3 i art. 2 Konstytucji RP przez naruszenie zasady wolności wyboru zawodu. Do naruszenia dochodzi poprzez zawarte w rozporządzeniu upoważnienie dla Rady do ustanowienia ograniczeń liczby aplikantów notarialnych, które to upoważnienie nie ma podstawy w ustawie, a więc wykracza poza granice delegacji ustawowej;
- 2) wykroczenie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości poza granice delegacji ustawowej wynikającej z art. 71 § 4 Prawa o notariacie poprzez określenie zakresu materiału na konkurs, do czego Minister nie był upoważniony;
- 3) nieprecyzyjny zakres materiału określony przez Ministra w rozporządzeniu, który daje Radzie dowolność w formułowaniu pytań, a to sprawia, że w teście znalazły się pytania niepowiązane z działalnością przyszłych aplikantów notarialnych i wykraczające poza, użyte w rozporządzeniu, pojęcie "wiedza o społeczeństwie";
- 4) wadliwy skład Komisji Konkursowej, gdyż zgodnie z § 7 ust. l rozporządzenia powinna ona składać się z nie więcej niż 5 osób, zaś wraz z przedstawicielem Ministra Sprawiedliwości składała się z 6 osób;
- 5) wydanie jej przez Radę Izby Notarialnej w składzie, w którym 2 z 7 członków powinno być wyłączonych od udziału w postępowaniu na podstawie art. 24 § 1 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Krajowa Rada Notarialna uchwałą z dnia [...] maja 2003 r. Nr [...] podpisaną przez Prezesa Krajowej Rady Notarialnej, utrzymała w mocy uchwałę Rady Izby Notarialnej w P. i uznała się za niewłaściwą do stwierdzenia jej nieważności. W uzasadnieniu uchwały Krajowa Rada Notarialna wskazała, że: 1) konkurs został przeprowadzony zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości, 2) zarzut niezgodnego z prawem składu Komisji jest nieuzasadniony, bowiem szóstym członkiem Komisji był przedstawiciel Ministra Sprawiedliwości, którego udział w komisji wskazuje na prawidłowość takiej właśnie interpretacji rozporządzenia Ministra, 3) kandydat nie uzyskał wymaganej liczby punktów i to było powodem odmowy, wobec tego pozostałe zarzuty Krajowa Rada Notarialna pozostawia bez rozpoznania, 4) tryb zaskarżania uchwał organów samorządu notarialnego z powodu ich sprzeczności z prawem reguluje art. 47 Prawa o notariacie, a zgodnie z tym przepisem uchwały może zaskarżać tylko Minister Sprawiedliwości do Sądu Najwyższego.
A. T. złożył na powyższą uchwałę skargę do Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w której wnosił o jej uchylenie lub stwierdzenie nieważności. W uzasadnieniu skargi powtórzył argumenty zawarte w odwołaniu od uchwały Rady Izby Notarialnej w P. W odpowiedzi na skargę Krajowa Rada Notarialna wniosła o jej oddalenie. Podnosiła, że zarzuty co do składu Rady Izby Notarialnej nie mają znaczenia, bowiem skarżący nie zdał części pisemnej egzaminu, a uchwala Rady Izby ma charakter deklaratoryjny, potwierdzający skutek niezaliczenia konkursu, a zarzuty dotyczące niezgodności z konstytucją nie mieszczą się w zakresie prerogatyw Krajowej Rady Notarialnej.
Zgodnie z przepisem art. 97 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. − Przepisy wprowadzające ustawę − Prawo o ustroju sądów administracyjnych i ustawę − Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. Nr 153, poz. 1271 ze zm.) sprawy, w których skargi zostały wniesione do Naczelnego Sądu Administracyjnego przed 1 stycznia 2004 r. i postępowanie nie zostało zakończone, podlegają rozpoznaniu przez właściwe wojewódzkie sądy administracyjne na podstawie przepisów ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. − Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej zwana p.p.s.a., Dz.U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał zarzuty skargi za zasadne.
Oceniając obie uchwały jako decyzje administracyjne Sąd stwierdził rażące naruszenie przepisów k.p.a. przy ich wydawaniu.
Sąd podkreślił, że ani Rada Izby Notarialnej w P., ani Krajowa Rada Notarialna nie ustosunkowały się do zarzutu skarżącego, iż w organie kolegialnym podejmującym uchwałę w jego sprawie uczestniczyły osoby, których bliscy byli uczestnikami postępowania konkursowego. W wyroku z dnia 3 listopada 1999 r. sygn. akt II SA 542/99 (Lex Nr 46698), Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie podkreślił, że "postępowania konkursowe dla kandydatów na aplikantów notarialnych i podejmowane na jego podstawie indywidualne rozstrzygnięcia w kwestii przyjęcia na aplikacje zamykają się w ramach jednej sprawy administracyjnej, w której występuje wiele stron, kandydatów na aplikantów – współuczestników formalnych postępowania (art. 62 k.p.a.). Jeżeli więc w takiej jednej sprawie, postępowaniu zmierzającym do przyjęcia na aplikację notarialną, prowadzonym w stosunku do wielu stron, brał udział po stornie organu administracyjnego krewny kandydata na aplikanta, to podlega on z mocy prawa wyłączeniu od udziału w całej sprawie, a nie tylko wyłączeniu od udziału w części postępowania, obejmującej rozpatrywanie wniosku jego krewnego.
Jest bowiem oczywiste, że jeżeli prawa kandydatów na aplikantów wynikają z tego samego stanu prawnego i faktycznego, to pozytywne, jednostkowe rozstrzygnięcie w stosunku do jednego kandydata jest podejmowane nijako "kosztem" innego kandydata."
Art. 24 §1 pkt 2 k.p.a. wyłącza od udziału w postępowaniu pracowników będących krewnymi i powinowatymi strony do drugiego stopnia, zaś art. 27 § 1 k.p.a. stanowi, że wyłączeniu podlega także członek organu kolegialnego spokrewniony lub spowinowacony ze stroną do drugiego stopnia. Przepis ten nie uzależnia wyłączenia pracownika od roli jaką jego ewentualna stronniczość może odgrywać przy rozpoznaniu sprawy i wydaniu decyzji. W ocenie Sądu uczestnictwo w organie kolegialnym członka podlegającego wyłączeniu nie da się pogodzić z zasadami praworządności, jest rażącym naruszeniem prawa i skutkuje nieważnością podjętej decyzji. Już to naruszenie prawa przy podejmowaniu decyzji uzasadnia wzruszenie zarówno decyzji I instancji jak i utrzymującej ją w mocy decyzji Krajowej Rady Notarialnej.
Ponadto Sąd stwierdził, że decyzja II instancji dotknięta jest także inną wadą proceduralną nie dającą się pogodzić z zasadami praworządności. Utrwalone orzecznictwo stanowi, że decyzje organu kolegialnego powinny być podpisane przez wszystkich członków organu, a decyzja podpisana przez niektórych tylko członków składu rażąco narusza prawo (por. wyrok NSA z dnia 22 listopada 2000 r. sygn. akt I SA 1109/00). Załączona do akt, mająca walor decyzji administracyjnej, uchwała Krajowej Rady Notarialnej podpisana została tylko przez Prezesa KRN, co skutkuje jej nieważnością.
Krajowa Rada Notarialna, reprezentowana przez radcę prawnego R. S., wniosła od powyższego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę kasacyjną, zarzucając mu naruszenie przepisów postępowania, mające istotny wpływ na wynik sprawy poprzez:
- − nieprawidłowe zastosowanie artykułu 156 § 1 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego i stwierdzenie nieważności uchwały Nr [...] Krajowej Rady Notarialnej z dnia [...] maja 2003 r. oraz utrzymanej nią w mocy uchwały Nr [...] Rady Izby Notarialnej w P. z dnia [...] września 2002 r.;
- − uznanie przez Wojewódzki Sąd Administracyjny uchwały Nr [...] Krajowej Rady Notarialnej za dotkniętą − zdaniem Sądu − inną wadą proceduralną, co skutkuje jej nieważnością, tj. podpisanie uchwały Krajowej Rady Notarialnej wyłącznie przez Prezesa Krajowej Rady Notarialnej.
Na podstawie przepisu art. 185 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.) skarżąca wniosła o uwzględnienie skargi kasacyjnej, uchylenie zaskarżonego orzeczenia w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Warszawie.
Skarżąca podniosła, że trudno jednoznacznie przychylić się do poglądu wyrażonego przez Sąd, iż udział w składzie organu kolegialnego osoby podlegającej wyłączeniu z mocy prawa na podstawie art. 27 § 1 w zw. z art. 24 § 1 pkt 2 k.p.a. jest rażącym naruszeniem prawa, skutkującym nieważnością podjętej decyzji.
Strona skarżąca wskazała, że przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego przewidują, iż w sytuacji wystąpienia przesłanki wyłączenia organu od udziału w postępowaniu z mocy prawa, zachodzi konieczność wznowienia postępowania administracyjnego (por. art. 145 § 1 pkt 3 k.p.a.). Ustawodawca przewidział − tym samym − konieczność zastosowania innej instytucji nadzwyczajnego trybu weryfikacji decyzji, niż ta, na której oparł swoje rozstrzygnięcie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w przedmiotowym wyroku.
Skarżąca uznała, iż brak jest podstaw do zajęcia jednoznacznego stanowiska pozwalającego stwierdzić, że udział w podejmowaniu uchwały przez jednego z członków organu kolegialnego (przy założeniu siedmioosobowego składu Rady Izby Notarialnej w P.) podlegającego z mocy prawa wyłączeniu, wpłynął w zasadniczy sposób na treść ostatecznego rozstrzygnięcia w sprawie.
Zdaniem skarżącej nie można podzielić w pełni poglądu Sądu, jakoby istnieje utrwalone orzecznictwo stanowiące, iż decyzje organu kolegialnego powinny być podpisane przez wszystkich członków organu, a decyzja podpisana przez niektórych tylko członków rażąco narusza prawo. Przykładowo, w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 4 września 1991 r. sygn. akt SA/Gd 706/91, OSP 2/1993, poz. 24 uznał on, iż "protokół stwierdzający wynik głosowania członków zarządu nad uchwaloną przez ten organ decyzją zastępuje wymaganie podpisania jej przez członków, którzy decyzję wydali. W tym wypadku wystarczy, że decyzja zarządu będzie podpisana przez przewodniczącego zarządu".
Skarżąca wskazała również, że w stosunku do organów samorządów zawodowych reprezentatywny pogląd wyraził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12 grudnia 2003 r. sygn. akt III RN 135/03, który stwierdził, iż decyzja administracyjna organu kolegialnego (zgodnie z zasadą pisemności postępowania - art. 14 § 1 k.p.a.) jest "opatrywana podpisami" osób uczestniczących w jej przyjęciu albo przez sporządzenie odrębnego dokumentu, który jest podpisywany przez wszystkie osoby uczestniczące w jego przyjęciu, albo też przez ujęcie treści rozstrzygnięcia przyjętego w wyniku głosowania w protokole posiedzenia, do którego załączona jest podpisana przez uczestników posiedzenia lista obecności członków organu kolegialnego. Taka praktyka podpisywania decyzji administracyjnych (art. 104 k.p.a.) podejmowanych przez kolegialne organy orzekające jest - zdaniem Sądu Najwyższego - zgodna z art. 107 § 1 k.p.a.
Kasator podkreślił, iż nie można w drodze wykładni stosować wobec Krajowej Rady Notarialnej rozwiązań regulujących zasady funkcjonowania organów izb notarialnych (walnego zgromadzenia lub rady izby notarialnej), gdyż mogłoby to skutkować odmiennymi interpretacjami tych przepisów (co zawsze może mieć miejsce przy wykładni per analogiam) i w konsekwencji - nieważnością podejmowanych rozstrzygnięć (istnieją wątpliwości czy wykładać te przepisy w odniesieniu do KRN a contrario).
Krajowa Rada Notarialna stanęła na stanowisku, iż dla ustalenia prawidłowości postępowania KRN w sprawie A. T., kluczowe znaczenie ma treść Regulaminu Urzędowania Krajowej Rady Notarialnej (zwanego dalej Regulaminem), stanowiącego Załącznik do zarządzenia Prezesa Krajowej Rady Notarialnej z dnia 27 października 2001 r. (obowiązującego dnia [...] maja 2003 r., tj. w dniu podejmowania stosownej uchwały). Zgodnie z § 18 Regulaminu uchwały KRN zapadają zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej połowy członków Rady.
Uchwały Krajowej Rady Notarialnej podejmowane w sprawach, w odniesieniu do których stosuje się przepisy k.p.a., uzyskują byt prawny z chwilą ich podjęcia przez osoby, których podpisy złożone zostały pod protokołem posiedzenia (tj. na liście obecności stanowiącej integralną jego część), w trakcie którego doszło do podjęcia uchwały. Natomiast materializują się w obrocie poprzez doręczenie stronie dokumentu obejmującego treść uchwały. Do sporządzenia - i podpisania - takiego dokumentu (stanowiącego decyzję administracyjną w formalnym ujęciu) uprawnieni są z mocy art. 40 § 1 pkt 6 Prawa o notariacie w zw. z § 19 ust. 2 pkt 7 Regulaminu Urzędowania Krajowej Rady Notarialnej Prezes, Sekretarz lub - we wskazanych wyżej okolicznościach - wiceprezes KRN. Brak podpisu wszystkich członków Rady pod tym dokumentem nie jest objęty wymogiem określonym w art. 107 § 1 k.p.a., albowiem doręczona jest decyzja w rozumieniu formalnym.
Zdaniem skarżącej decyzja administracyjna w przedmiocie rozpatrzenia odwołania A. T. na decyzję (uchwałę nr [...]) Rady Izby Notarialnej w P. z dnia [...] września 2002 r. została wydana przez Krajową Radę Notarialną z chwilą podjęcia uchwały poprzez akt głosowania. Ze względu na podpisanie listy obecności przez siedmiu członków Rady zachowane zostały wszystkie, odnoszące się do podpisu wymogi k.p.a., jak też quorum potrzebne dla jego ważności.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej. Art. 183 § 1 p.p.s.a. przyjmuje zasadę, że o zakresie kontroli orzeczenia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego przesądza wola wnoszącego skargę kasacyjną. Od tej zasady ustawa o p.p.s.a. wprowadza wyjątek, stanowiąc, że Naczelny Sąd Administracyjny z urzędu bierze pod rozwagę nieważność postępowania (§ 2 art. 183 p.p.s.a.).
Zgodnie z art. 174 p.p.s.a. skargę kasacyjną można oprzeć na dwóch podstawach:
- 1) naruszenie prawa materialnego przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie (ust. 1),
- 2) naruszenie przepisów postępowania, jeżeli uchybienie to mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy (ust. 2).
Nieodzownym elementem uzasadnienia podstawy kasacyjnej z art. 174 ust. 1 p.p.s.a. jest – poza przytoczeniem naruszonego przepisu – wskazanie sposobu jego naruszenia i wyjaśnienie, na czym polega błędna wykładnia lub niewłaściwe zastosowanie tego przepisu prawa i jak zdaniem skarżącego powinien on być rozumiany i stosowany.
Również koniecznym elementem uzasadnienia drugiej podstawy kasacyjnej jest wskazanie, które przepisy zostały naruszone, na czym to naruszenie polegało oraz jaki mogło mieć wpływ na wynik sprawy.
Skarżąca podnosząc zarzut naruszenia przepisów postępowania mające istotny wpływ na wynik sprawy przez nieprawidłowe zastosowanie art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a., nie wskazała artykułu p.p.s.a. określającego tę podstawę skargi kasacyjnej, jednakże z treści zarzutu wynika, iż jest to podstawa określona w art. 174 ust. 2 p.p.s.a.
W sprawie nie jest sporne, że w składzie Rady Izby Notarialnej w P., podejmującej uchwałę nr [...] w dniu [...] września 2002 r. odmawiającą mianowania A. T. aplikantem notarialnym Izby Notarialnej w P., brała udział osoba, która podlegała wyłączeniu na podstawie art. 27 § 1 w zw. z art. 24 § 1 pkt 2 k.p.a.
W ocenie zaś "Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego uczestnictwo w organie kolegialnym członka podlegającego wyłączeniu nie da się pogodzić z zasadami praworządności, jest rażącym naruszeniem prawa i skutkuje nieważnością podjętej decyzji".
W związku z taką oceną naruszenia przez organ pierwszej instancji przepisów postępowania, zauważyć należy, że przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie określają pojęcia nieważności decyzji. Nie ma w nich definicji ustawowej tego pojęcia, chociaż takie definicje są w k.p.a. w odniesieniu do innych pojęć (art. 5 § 2). Przepisy art. 156 § 1 k.p.a. wymieniają tylko takie błędy w stosowaniu prawa, które jako wady decyzji administracyjnej stanowią podstawę do stwierdzenia ich nieważności.
Przyczyny nieważności decyzji wyliczone w art. 156 § 1 pkt 1-6 stanowią wady zaliczane do materialnoprawnych, albowiem odnoszą się one do elementów stosunku prawnego nawiązywanego z mocy tego aktu administracyjnego. Odróżnia to przyczyny stwierdzenia nieważności decyzji od podstaw wznowienia postępowania administracyjnego wyliczonych w art. 145 § 1 pkt 1-8, w którym wymienione są wady o charakterze proceduralnym, których usuwanie dokonywane jest na podstawie przepisów o wznowieniu postępowania.
W świetle powyższego, stanowisko Sądu I instancji nie jest trafne co do oceny naruszenia przepisów art. 27 § 1 w zw. z art. 24 § 1 pkt 2 k.p.a. i jego skutków procesowych. Natomiast zgodzić się należy z poglądem Sądu, że akceptacja uczestnictwa w organie kolegialnym członka podlegającego wyłączeniu nie da się pogodzić z zasadami praworządności. Z wymienionych wyżej przepisów k.p.a. wynika, że wyłączenie jest obligatoryjne, gdyż podstawowym elementem prawnej konstrukcji instytucji wyłączenia, w tym przypadku członka organu kolegialnego, jest bliskość wobec strony lub osobiste zaangażowanie w sprawie. Instytucja wyłączenia stanowi gwarancję, że w rozstrzyganiu sprawy bierze udział bezstronny pracownik lub członek organu kolegialnego.
Natomiast nie jest uzasadnione stanowisko Sądu I instancji, że naruszenie przepisów o wyłączeniu stanowi rażące naruszenie przepisów prawa i skutkuje stwierdzeniem nieważności decyzji. Jak już zaznaczono wyżej, naruszenie instytucji wyłączenia stanowi wadę procesową, która pociąga za sobą sankcję wzruszalności decyzji w trybie wznowienia postępowania na podstawie art. 145 § 3 k.p.a.
Przepis ten stanowi, że w sprawie zakończonej decyzją ostateczną wznawia się postępowanie, jeżeli decyzja wydana została przez pracownika lub organ administracji publicznej, który podlega wyłączeniu stosownie do art. 24, 25 i 27.
W tym stanie rzeczy rację ma Autor skargi kasacyjnej, który twierdzi, iż naruszenie przepisów postępowania stanowi jedną z podstaw wznowienia postępowania i że w tej sytuacji Sąd I instancji winien orzec na podstawie art. 145 § 1 ust. 1 lit. b) p.p.s.a.
W pozostałym zakresie zarzuty skargi kasacyjnej nie są uzasadnione, a na ich tle wymaga rozważenia zagadnienie, jakie konsekwencje dla mocy prawnej decyzji (uchwały) ma naruszenie wymogów formalnych struktury decyzji w zakresie jej podpisu – podejmowanej także przez organ kolegialny.
W orzecznictwie sądów administracyjnych istnieje zgodność co do tego, że jest on elementem niezbędnym dla bytu decyzji. Takie też stanowisko prezentował Sąd Najwyższy w wielu swoich orzeczeniach, o czym świadczy treść uchwały składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 30 września 1992 r. III AZP 17/92 OSNCP 1993, Nr 3, poz. 25).
W uzasadnieniu tej uchwały Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że kwestia podpisywania decyzji administracyjnej wiąże się bezpośrednio z ustawowymi uprawnieniami do jej wydania. Jeżeli zatem organ wydający decyzję ma charakter kolegialny, to wszyscy członkowie tego organu, biorący udział w jej podjęciu, obowiązani są ją podpisać. Dopuszczalne jest jednak, aby ci członkowie organu kolegialnego, którzy w konkretnej sprawie zajęli stanowisko inne niż większość stwierdzili to również na piśmie, podpisując decyzję. Takie też stanowisko wyraził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 14 lipca 2004 r. sygn. akt GSK 244/04.
Krajowa Rada Notarialna jest organem kolegialnym, a zatem podejmowane przez nią uchwały, będące jednocześnie decyzjami administracyjnymi, powinny być podpisywane przez wszystkich członków Rady, biorących udział w jej podejmowaniu. Tylko wtedy prawidłowo realizowane jest wymaganie podpisu stosownie do treści art. 107 § 1 k.p.a. Nie ma tu zatem miejsca na działanie Prezesa Krajowej Rady Notarialnej. Prezes podpisując taką decyzję działa jako jeden z członków Rady, gdyż nie jest on organem wydającym ten akt.
Przepisy postępowania administracyjnego nie pozwalają na podpisywanie aktów (decyzji, postanowień) organów kolegialnych jedynie przez osobę reprezentującą taki organ (por. Glosa – Jana Zimmermanna OSP 1993, Nr 2, poz. 58).
Z wyżej przytoczonych powodów Wojewódzki Sąd Administracyjny zasadnie orzekł, że zaskarżona uchwała Krajowej Rady Notarialnej – podpisana tylko przez jej Prezesa – została podjęta z rażącym naruszeniem prawa, a więc dotknięta jest wadą określoną w art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a. skutkującą stwierdzenie jej nieważności.
Naczelny Sąd Administracyjny mając powyższe na uwadze nie podzielił poglądu zawartego w uzasadnieniu skargi kasacyjnej, odwołującego się do stanowiska zajętego przez Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12 grudnia 2003 r., dotyczącego struktury decyzji administracyjnej organu kolegialnego w zakresie jej podpisu, albowiem z motywów tego wyroku nie wynika, by ten Sąd odstąpił od poglądów wyrażonych w wydanych przez niego wcześniej orzeczeniach, a m.in. i w powołanej wyżej uchwale składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego.
Z wyżej przytoczonych powodów Naczelny Sąd Administracyjny orzekł na podstawie art. 185 i 203 pkt 2 p.p.s.a. jak w sentencji wyroku.