Uzasadnienie
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie postanowieniem z dnia 6 maja 2026 r., sygn. akt VI SA/Wa 1242/25, odrzucił skargę kasacyjną P. w S. ([...]) wniesioną od wyroku tego Sądu z dnia 22 października 2025 r., sygn. akt VI SA/Wa 1242/25, oddalającego skargę spółki na decyzję Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 11 lutego 2025 r. w przedmiocie kary pieniężnej za przejazd po drodze krajowej bez uiszczenia opłaty elektronicznej.
W uzasadnieniu Sąd I instancji wskazał, że pełnomocnik skarżącej został wezwany do uzupełnienia braku formalnego skargi kasacyjnej poprzez nadesłanie dokumentu określającego umocowanie do reprezentowania, tj. oryginału lub poświadczonego za zgodność z oryginałem kopii wypisu z urzędowego rejestru, z którego wynikałby sposób i osoby upoważnione do reprezentacji strony skarżącej, wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski, w terminie 7 dni, pod rygorem odrzucenia skargi kasacyjnej. Wezwanie zostało doręczone w dniu 10 marca 2026 r. Pismem z dnia 16 marca 2026 r. pełnomocnik strony przedłożył odpis z [...] rejestru handlowego wydany na dzień 30 kwietnia 2025 r. wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski.
Odrzucając skargę kasacyjną, Sąd I instancji stwierdził, że nadesłany przez pełnomocnika skarżącej na wezwanie Sądu dokument obejmuje dane ważne na dzień 30 kwietnia 2025 r., tj. przed dniem udzielenia załączonego do sprawy pełnomocnictwa. Z kolei z wezwania sądowego jednoznacznie wynikało, że dokumenty rejestrowe nadesłane w wyniku wezwania powinny swym zakresem obejmować dzień udzielenia pełnomocnictwa, tj. 3 listopada 2025 r. Skoro w zakreślonym przez Sąd terminie pełnomocnik skarżącej nie wykonał prawidłowo wezwania Sądu, tj. nie przedłożył oryginałów lub poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii dokumentów rejestrowych strony wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski, obejmujących swym zakresem dzień udzielonego pełnomocnictwa, skargę kasacyjną należało w ocenie WSA odrzucić na podstawie art. 178 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; powoływanej dalej jako: p.p.s.a.).
Zażalenie na powyższe postanowienie złożyła spółka P. w S. ([...]), zaskarżając je w całości oraz wnosząc o jego uchylenie w całości i przekazanie sprawy Sądowi I instancji do dalszego prowadzenia, a także o zasądzenie od uczestnika postępowania na rzecz skarżącej zwrotu kosztów postępowania zażaleniowego, w tym kosztów zastępstwa procesowego, według norm przepisanych.
Zaskarżonemu postanowieniu zarzucono naruszenie przepisów postępowania, tj.:
- 1. art. 178 p.p.s.a. przez jego zastosowanie w sytuacji, gdy pełnomocnik skarżącej prawidłowo i w dobrej wierze uzupełnił braki formalne skargi kasacyjnej poprzez przedłożenie jedynego dostępnego w praktyce dokumentu rejestrowego – odpisu z rejestru handlowego obejmującego stan na dzień 30 kwietnia 2025 r. – wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski oraz oświadczeniem o aktualności dokumentu na dzień udzielenia pełnomocnictwa, a zatem uzupełnienie braku nastąpiło w sposób wyczerpujący prawnie dostępne możliwości;
- 2. art. 46 § 3 w zw. z art. 37 § 1 p.p.s.a. przez nadmiernie formalistyczną wykładnię wymagań dotyczących dokumentów rejestrowych, prowadzącą do nałożenia na pełnomocnika obowiązku, którego obiektywnie nie jest w stanie wykonać, tj. obowiązku przedłożenia dokumentu urzędowego z klauzulą retrospektywną stwierdzającą stan prawny na konkretny dzień w przeszłości, podczas gdy żaden system rejestrowy – ani polski KRS, ani zagraniczne odpowiedniki – nie wydaje dokumentów o takim charakterze;
- 3. art. 7 Konstytucji RP i wynikającej z niego zasady proporcjonalności poprzez odrzucenie skargi kasacyjnej w oparciu o brak niemożliwy do uzupełnienia, w sytuacji gdy w aktach sprawy nie istnieje żaden dowód podważający prawidłowość reprezentacji skarżącej na dzień udzielenia pełnomocnictwa.
W uzasadnieniu zażalenia podniesiono, że WSA błędnie przyjął, jakoby było możliwym uzyskanie przez skarżącą dokumentu urzędowego stwierdzającego stan prawny spółki na konkretny dzień w przeszłości, podczas gdy taka możliwość nie istnieje ani w polskim systemie KRS, ani w zagranicznych rejestrach handlowych, w tym w [...]. Żądanie dokumentu o charakterze retrospektywnym wykracza poza ramy prawnie dopuszczalnych obowiązków procesowych nakładanych na pełnomocnika. Wymóg formalny, który jest obiektywnie niewykonalny, nie może stanowić podstawy do trwałego zamknięcia stronie drogi do merytorycznego rozpoznania jej sprawy przez sąd wyższej instancji, ponieważ byłoby to sprzeczne z konstytucyjnym prawem do sądu, jak i z zasadą proporcjonalności wynikającą z art. 7 Konstytucji RP.
Ponadto, spółka podniosła, że przedstawiony przez nią dokument rejestrowy został wystawiony przed udzieleniem pełnomocnictwa, a zatem – wbrew twierdzeniom Sądu I instancji – wykazuje, kto był uprawniony do reprezentowania spółki na dzień jego udzielenia. Treść dokumentu została także potwierdzona oświadczeniem, że dane zawarte w nim zawarte były aktualne na dzień 3 listopada 2025 r. WSA otrzymał przy tym tłumaczenie przysięgłe przedłożonego odpisu na język polski. W ocenie spółki, obowiązek wykazania umocowania osoby udzielającej pełnomocnictwa został zatem należycie wykonany. Skarżąca wskazała również, że niniejsza sprawa jest jedną z szeregu spraw toczących się na skutek skarg spółki na tożsame decyzje Głównego Inspektora Transportu Drogowego. Do akt tych spraw zostały załączone identyczne pełnomocnictwa.
Jednocześnie, nie zgłoszono w nich analogicznych zastrzeżeń proceduralnych ani nie żądano dokumentów obejmujących stricte datę udzielenia pełnomocnictwa. W ocenie spółki, odrzucenie skargi kasacyjnej wyłącznie w niniejszej sprawie, przy jednoczesnym prowadzeniu merytorycznie tożsamych postępowań na podstawie identycznych dokumentów rejestrowych i pełnomocnictw w innych sprawach, prowadzi do nieuzasadnionego zróżnicowania jej sytuacji procesowej, co jest sprzeczne z zasadą równości wobec prawa i zasadą przewidywalności postępowania sądowego.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Zażalenie zasługuje na uwzględnienie, zatem zaskarżone postanowienie podlegało uchyleniu.
Na wstępie wskazać należy, iż sposób reprezentacji osób prawnych w postępowaniu sądowoadministracyjnym został uregulowany w art. 28 oraz art. 29 p.p.s.a., przy czym art. 29 p.p.s.a. został znowelizowany ustawą z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2025 r. poz. 1427; powoływanej dalej jako: ustawa zmieniająca). W myśl art. 2 ustawy zmieniającej, do postępowań prowadzonych na podstawie ustawy p.p.s.a., wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy zmieniającej, tj. przed dniem 5 listopada 2025 r., stosuje się przepisy dotychczasowe. Dla ustalenia, czy art. 29 p.p.s.a. należy w niniejszej sprawie zastosować w brzmieniu dotychczasowym czy zmienionym, ma zatem znaczenie data wszczęcia postępowania sądowoadministracyjnego. W orzecznictwie przyjmuje się, że do wszczęcia postępowania dochodzi w momencie doręczenia skargi organowi, którego działalność, bezczynność lub przewlekłość prowadzonego postępowania są przedmiotem skargi (zob.: postanowienia NSA z dnia: 16 lutego 2021 r., sygn. akt I GSK 41/21; 16 lipca 2013 r., sygn. akt II FSK 1775/13 oraz 29 maja 2015 r., sygn. akt I OZ 544/15).
Skarga wszczynająca postępowanie sądowoadministracyjne została doręczona organowi w dniu 17 marca 2025 r., w związku z czym w niniejszej sprawie znajdują zastosowanie przepisy w brzmieniu sprzed wejścia w życie ustawy zmieniającej.
Zgodnie z treścią art. 28 § 1 p.p.s.a. w zw. z art. 29 p.p.s.a. w brzmieniu sprzed nowelizacji, osoby prawne dokonują czynności w postępowaniu przez organy albo osoby uprawnione do działania w ich imieniu, które mają obowiązek wykazania swojego umocowania dokumentem przy pierwszej czynności w postępowaniu. Organy lub osoby uprawnione do działania w imieniu osób prawnych muszą udowodnić, że mają prawo do działania za stronę, a przepis art. 29 p.p.s.a. w dotychczasowym brzmieniu nakazywał, aby udowodnienie umocowania przyjmowało formę dokumentu złożonego lub okazanego sądowi przy pierwszej czynności w postępowaniu (por. M. Niezgódka-Medek, Komentarz do art. 29 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, LEX/el 2013 r.). Dokumentem wykazującym umocowanie do działania w imieniu osób prawnych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej jest niewątpliwie odpis z zagranicznego oficjalnego rejestru.
Na tle powyższej regulacji, zaniechanie w wykazaniu sposobu reprezentacji osoby prawnej stanowi brak formalny skargi kasacyjnej, podlegający uzupełnieniu w trybie art. 177a w zw. z art. 176 § 2 p.p.s.a. w zw. z art. 49 § 1 p.p.s.a. W sytuacji, gdy strona nie uzupełni w wyznaczonym terminie braków formalnych skargi kasacyjnej mimo prawidłowego wezwania, sąd zobowiązany jest do jej odrzucenia na podstawie art. 178 p.p.s.a.
Jednocześnie zauważyć należy, iż do wykazania, że osoby działające jako organ osoby prawnej są uprawnione do udzielenia pełnomocnictwa procesowego, nie jest konieczne, aby aktualny bądź zupełny odpis z oficjalnego rejestru był sporządzony według stanu na dzień wystawienia dokumentu pełnomocnictwa procesowego. Wykazanie umocowania osób wchodzących w skład organu osoby prawnej do udzielenia pełnomocnictwa możliwe jest na podstawie odpisu aktualnego albo zupełnego wystawionego przed dniem sporządzenia dokumentu pełnomocnictwa (zob. postanowienie NSA z dnia 21 lutego 2018 r., sygn. akt II GZ 46/18 oraz uchwała SN z dnia 8 listopada 2007 r., sygn. akt III CZP 92/07).
Nie ma przepisów, które określałyby, jak długo odpis /wyciąg/ z rejestru zachowuje "ważność", jednakże w sytuacji, w której okres pomiędzy datą sporządzenia dokumentu pełnomocnictwa, a datą dotyczącą stanu rejestru, według którego został wydany odpis, jest nadmiernie długi, albo w okolicznościach sprawy powstaną wątpliwości co do aktualności wynikających z odpisu danych w chwili sporządzenia dokumentu pełnomocnictwa, to w takim wypadku możliwe jest podjęcie czynności sprawdzających w toku postępowania (zob. postanowienie NSA z dnia 21 lutego 2018 r., sygn. akt II GZ 46/18). Do takich czynności należy w szczególności wezwanie osoby dokonującej czynności procesowej w imieniu osoby prawnej do wykazania sposobu jej reprezentacji.
W niniejszej sprawie Sąd I instancji odrzucił skargę kasacyjną spółki z uwagi na nieuzupełnienie jej braku formalnego w postaci braku dokumentu potwierdzającego umocowanie osoby, która podpisała pełnomocnictwo udzielone w imieniu spółki pełnomocnikowi profesjonalnemu do jej reprezentacji, obejmującego swym zakresem dzień udzielenia pełnomocnictwa, tj. 3 listopada 2025 r. W wykonaniu zarządzenia pełnomocnik przesłał do Sądu I instancji znajdujący się już wcześniej w aktach sprawy wyciąg z [...] wraz z tłumaczeniem przysięgłym, wykazujący sposób reprezentacji spółki na dzień 30 kwietnia 2025 r.
Przed przystąpieniem do oceny prawidłowości wykonania wezwania Sądu I instancji, Naczelny Sąd Administracyjny podkreśla, że ustalenia w pierwszej kolejności wymaga fakt, czy samo wezwanie do uzupełnienia dostrzeżonego przez WSA braku formalnego skargi kasacyjnej było prawidłowe i zasadne. Dopiero bowiem odpowiedź pozytywna w tym zakresie pozwalałaby przystąpić do oceny ustaleń WSA co do prawidłowości wykonania przez stronę wezwania Sądu I instancji.
Oceniając zatem, czy skarga kasacyjna faktycznie obarczona była brakiem formalnym, nie można pominąć twierdzeń skarżącej, że załączone przez nią powtórnie dokumenty rejestrowe pozwalały na ustalenie umocowania osoby udzielającej pełnomocnictwa do reprezentacji spółki na dzień udzielenia pełnomocnictwa, w szczególności wobec faktu, że w innych sprawach wszczętych ze skargi tego samego podmiotu – toczących się aktualnie przed Naczelnym Sądem Administracyjnym pod sygnaturami akt II GSK 927/26, II GSK 1222/26 oraz II GSK 1488/26 – Sąd I instancji uznał, że identyczne dokumenty wystarczają do wykazania umocowania do reprezentacji spółki.
Odnosząc się do tej kwestii należy wskazać, że w [...] systemie prawnym spółki podlegają rejestracji w [...] i to z niego wynika sposób reprezentacji [...] podmiotów gospodarczych. Wyciąg z tego rejestru stanowi zatem bez wątpienia dokument wykazujący umocowanie do reprezentacji danego podmiotu. Naczelny Sąd Administracyjny zauważa, że znajdujący się w aktach sprawy wyciąg z rejestru [...] zawiera rubrykę zatytułowaną "Informacje o kierowniku osoby prawnej i innych osobach (jeśli są), które mogą działać w imieniu osoby prawnej", w której wpisano, że kierownikiem spółki jest M.I.Y. powołany dnia 1 maja 2014 r. (vide: karty nr 22 oraz 115 akt sądowych). Ta sama osoba podpisała się również na dokumencie udzielenia przez spółkę pełnomocnictwa. Wyciąg z [...] rejestru został sporządzony w dniu 30 kwietnia 2025 r., natomiast pełnomocnictwo zostało udzielone profesjonalnemu pełnomocnikowi dnia 3 listopada 2025 r., a zatem 6 miesięcy i 3 dni później.
O ile, jak zauważono wcześniej, ustawa – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi nie reguluje terminu "ważności" dokumentów wykazujących umocowanie do reprezentacji spółki, o tyle w ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego zaistniała w niniejszej sprawie różnica czasowa pomiędzy datą sporządzenia wyciągu z [...] rejestru a datą udzielenia pełnomocnictwa nie jest nadmierna. Tym samym różnica ta nie może sama w sobie być źródłem wątpliwości co do aktualności danych wykazanych w rejestrze znajdującym się w aktach sprawy. Jednocześnie, analizując akta niniejszej sprawy, Naczelny Sąd Administracyjny nie dostrzegł innych okoliczności, które mogłyby rodzić wątpliwości co do aktualnego stanu i sposobu reprezentacji spółki. Także Sąd I instancji nie wskazał takich okoliczności w zaskarżonym postanowieniu, a zatem nie wyjaśnił z jakiego powodu uznał znajdujący się w aktach sprawy wyciąg z [...] rejestru za nieobrazujący aktualnego sposobu reprezentacji spółki.
Biorąc powyższe pod rozwagę stwierdzić należy, że brak było podstaw do przyjęcia, iż załączony do akt dwukrotnie wyciąg z [...] nie wykazywał należycie umocowania do reprezentacji spółki przez osobę udzielającą pełnomocnictwa, co miało stanowić brak formalny skargi kasacyjnej. W tym stanie rzeczy wezwanie Sądu I instancji do uzupełnienia braku formalnego było niezasadne, albowiem stwierdzony brak formalny nie istniał. Jeżeli podpisany pod pełnomocnictwem udzielonym profesjonalnemu pełnomocnikowi kierownik osoby prawnej, który mógł działać w imieniu spółki, był umocowany do jej reprezentacji i umocowanie to można było sprawdzić na podstawie akt sprawy (załączonych do niej wyciągów z [...] rejestru osób pranych), to nie zachodziła przed Sądem I instancji potrzeba wzywania do ponownego przedłożenia dokumentów rejestrowych spółki. Umocowanie to można było bowiem zweryfikować na podstawie już znajdującego się w aktach sprawy dokumentu. Tym samym obowiązek wykazania sposobu reprezentacji podmiotu skarżącego kasacyjnie nie powstał, ponieważ skarga kasacyjna nie zawierała braku formalnego w tym zakresie.
W świetle przedstawionych okoliczności sprawy oraz poczynionych powyżej wywodów, odrzucenie skargi kasacyjnej należało ocenić jako wadliwe i nadmiernie rygorystyczne, którego skutkiem byłoby zamknięcie stronie prawa do sądu. Zważyć należy, że celem wezwania do usunięcia braków formalnych jest usunięcie tych braków, nie zaś wykonanie wezwania sądu do ich usunięcia, a sankcja z art. 58 § 1 p.p.s.a., czy jak ma to miejsce w rozpoznawanej sprawie z art. 178 p.p.s.a., związana jest z nieusunięciem braków formalnych, a nie z niewykonaniem wezwania do ich usunięcia (vide m.in.: postanowienie NSA z dnia 27 listopada 2025 r., sygn. akt II GZ 739/25; postanowienie NSA z dnia 16 marca 2017 r., sygn. akt II GZ 779/16; postanowienie NSA z dnia 18.10.2028 r., sygn. akt II GZ 368/18; przywołane w treści uzasadnienia orzeczenia dostępne są na stronie internetowej pod adresem: www.orzeczenia.nsa.gov.pl.).
Tak formalistyczne podejście stanowiłoby rażące naruszenie zasady wyrażonej w art. 45 ust. 1, art. 77 ust. 2 i art. 78 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, które to przepisy gwarantują każdemu prawo do rozpoznania jego sprawy przez niezawisły Sąd i zakazują zamykania drogi sądowej.
Z tych wszystkich względów Naczelny Sąd Administracyjny, działając na podstawie art. 185 § 1 p.p.s.a. w związku z art. 197 § 2 p.p.s.a., orzekł jak w sentencji postanowienia.
Odnosząc się do wniosku o zasądzenie zwrotu kosztów postępowania zażaleniowego, należy stwierdzić, że Naczelny Sąd Administracyjny nie ma podstaw prawnych do wydania orzeczenia w tym zakresie w postanowieniu rozpoznającym zażalenie. Stosownie do art. 209 p.p.s.a. wniosek strony o zwrot kosztów sąd rozstrzyga w każdym orzeczeniu uwzględniającym skargę oraz w orzeczeniu, o którym mowa w art. 201, art. 203 i art. 204 p.p.s.a. Brak jest zatem podstaw do orzekania w tym zakresie w innych orzeczeniach. Przepis art. 197 § 2 p.p.s.a. nie zawiera odesłania do odpowiedniego stosowania przepisów o zwrocie kosztów postępowania między stronami w postępowaniu zażaleniowym (por. M. Niezgódka-Medek [w:] B. Dauter, B. Gruszczyński, A. Kabat, M. Niezgódka-Medek, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Zakamycze 2005, s. 527).
O zwrocie uiszczonego przez skarżącą wpisu sądowego od zażalenia orzeczono na podstawie art. 232 § 1 pkt 2 p.p.s.a.