Uzasadnienie
Zarząd Województwa Łódzkiego decyzją 7 marca 2017 r. nr [...] utrzymał w mocy decyzję [...] z 15 września 2016 r. w przedmiocie określenia [...] kwoty przypadającej do zwrotu. Decyzja została doręczona pełnomocnikowi Spółki w dniu 17 marca 2017 r. (zwrotne potwierdzenie odbioru).
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi postanowieniem z 27 czerwca 2017 r. sygn. akt III SA/Łd 490/17 odrzucił skargę [...] – dalej: skarżącej lub spółki - z uwagi na uchybienie terminu do jej wniesienia.
Skarżąca złożyła wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia skargi.
W uzasadnieniu spółka wyjaśniła, że prowadzi elektroniczny rejestr wpływającej do jej siedziby korespondencji. Ta wprowadzana jest do systemu elektronicznego na bieżąco, zgodnie z datą jej faktycznego wpływu do siedziby spółki i brak jest możliwości wprowadzania zmian do rejestru po ich uprzednim wprowadzeniu i nadania numeru rejestru. Skarżąca wskazała, że zaistniała sytuacja, w której na potwierdzeniu odbioru decyzji widnieje data 17 marca 2017 r., a nie jak faktycznie zamieszczona na korespondencji i w rejestrze wpływu korespondencji 20 marca 2017 r. uznać należy za sytuację wyjątkową, incydentalną, która nigdy wcześniej nie miała miejsca. Strona uzasadniła, że 17 marca 2017 r. pracę w sekretariacie wykonywał pracownik oddelegowany czasowo do tych czynności w związku z urlopem sekretarki. Analizując adresata otrzymanej korespondencji powziął wątpliwości co do prawidłowości doręczenia - brak zatrudnionej w spółce osoby o nazwisku wskazanym w adresie - i przystąpił do czynności wyjaśniających, nie wprowadzając tej korespondencji do dziennika elektronicznego. W rezultacie pracownik nie
"przybił" na korespondencji pieczątki z datą wpływu. Opisane czynności nie zostały podjęte, gdyż pracownik liczył się z koniecznością zwrotu korespondencji do nadawcy. Z uwagi na okoliczność, iż sytuacja ta miała miejsce w piątek w godzinach popołudniowych, nie udało się w tym dniu ustalić czy list należy odesłać czy też jest to doręczenie prawidłowe. Sytuacja wyjaśniła się dopiero w poniedziałek 20 marca 2017 r., jednak w tym dniu pracownik wprowadzając korespondencję do dziennika elektronicznego oraz przybijając datę wpływu na kopercie popełnił błąd sygnując dokumenty z datą bieżącą, tj. 20 marca 2017 r., a nie datą rzeczywistego odbioru przesyłki.
W oparciu o przedstawioną sytuację pełnomocnik skarżącej podał, że obliczając termin do wniesienia skargi na decyzję opierał się na przekazanych przez skarżącą dokumentach, zgodnie z którymi skarga została wniesiona w ustawowym 30-dniowym terminie. Tym samym skarżąca nie ponosi winy w uchybieniu terminowi do wniesienia skargi, gdyż nie sposób stwierdzić winy w działaniu pełnomocnika skarżącej, który był w uzasadnionym przekonaniu, opierając się na przedstawionych mu dokumentach, że wniósł skargę w ustawowym terminie.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi postanowieniem z 14 września 2017 r. sygn. akt III SA/Łd 490/17 odmówił spółce przywrócenia terminu do uzupełnienia braku formalnego skargi na decyzję Zarządu Województwa Łódzkiego z 7 marca 2017 r. w przedmiocie określenia kwoty przypadającej do zwrotu.
W uzasadnieniu Sąd I instancji podał, że skarżąca spółka nie wykazała braku winy w uchybieniu terminu do wniesienia skargi. Wskazane przez stronę okoliczności nie mieszczą się w granicach postępowania (działania), które można by uznać za staranne w stopniu wystarczającym. Nie można się również zgodzić z oceną, iż jest to przeszkoda trudna do usunięcia.
W ocenie WSA doręczenie przesyłki pełnomocnikowi osoby prawnej na wskazany przez niego adres jest kwestią wewnętrznego obiegu korespondencji i zaniedbania w tym zakresie obciążają tę osobę prawną. Tym samym w świetle przedstawionego stanowiska należy uznać, że zaskarżona decyzja została skutecznie doręczona spółce 17 marca 2017 r. Uchybienia pracownika spółki w prawidłowym poinformowaniu pełnomocnika o dacie wpływu tej decyzji nie zwalniało strony od obowiązku zachowania ustawowego terminu do wniesienia skargi.
Sąd I instancji podkreślił, że bez wpływu na wynik sprawy pozostają także przedstawione we wniosku wyjaśnienia, co do trybu elektronicznej rejestracji korespondencji kierowanej do spółki. Prowadzony przez skarżącą rejestr ma bowiem charakter wewnętrzny, porządkowy i nie posiada, w przeciwieństwie do urzędowego dokumentu jakim jest potwierdzenie odbioru korespondencji, przymiotu domniemania prawdziwości treści w nim zawartej. Poza tym wskazać należy na rozbieżność, pomiędzy powołaną we wniosku, jak i w oświadczeniu spółki z dnia 13 lipca 2017 r. "ewentualną koniecznością zwrotu nieprawidłowo doręczonej spółce przesyłki", a co za tym idzie brak konieczności jej rejestracji w prowadzonym przez stronę elektronicznym systemie rejestracji przesyłek, a przesłanym do Sądu oświadczeniem pracownika Sekretariatu [...] z dnia 17 lipca 2017 r., z którego wynika, że każda przesyłka doręczona do sekretariatu (poza zaproszeniami okolicznościowymi i reklamami) zostaje zarejestrowana w elektronicznym rejestrze korespondencji, w tym samym dniu, w którym wpłynęła do sekretariatu i od reguły tej nie ma żadnych odstępstw.
Z tych samych przyczyn za pozostającą bez wpływu na wynik rozstrzygnięcia uznać należy podniesioną przez skarżącą kwestię daty 20 marca 2017 r., jako rzeczywistego doręczenia spółce zaskarżonej decyzji, wynikającej z umieszczonych na dokumentach prezentat. Powołana w tym zakresie argumentacja skarżącej, w zestawieniu z treścią zwrotnego potwierdzenia odbioru zaskarżonej decyzji, jak również z wyjaśnieniami skarżącej, potwierdza jedynie fakt dopuszczenia się przez pracownika spółki zaniedbań, skutkujących dla niej samej ujemnymi konsekwencjami procesowymi.
Skarżąca spółka złożyła zażalenie na postanowienie Sądu I instancji, wnosząc o jego zmianę i przywrócenie terminu do wniesienia skargi.
Zaskarżonemu postanowieniu zarzucono:
- 1. Naruszenie przepisów prawa procesowego art. 86 § 1 w zw. z art. 87 § 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2016 r. poz. 1822 ze zm. dalej: p.p.s.a.) poprzez jego niezastosowanie i uznanie, że spółka nie wykazała braku winy w uchybieniu terminu do wniesienia skargi, podczas gdy zebrany w sprawie materiał dowodowy jednoznacznie wskazuje, iż skarżącemu nie można przypisać winy w uchybieniu terminowi do wniesienia skargi.
- 2. Naruszenie przepisów prawa procesowego art. 106 § 3 w zw. art. 106 § 5 p.p.s.a. w związku z art. 232 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego poprzez ich niezastosowanie skutkujące:
- a. zaniechaniem wyczerpującego rozpatrzenia zebranego w sprawie materiału dowodowego, z którego jednoznacznie wynika, iż zaistniała sytuacja opisana w treści wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia skargi miała charakter incydentalny, a pracownik skarżącej [...] nigdy nie zajmowała się obsługą sekretariatu, ale została należycie przeszkolona w zakresie obowiązujących procedur, czasowo zastępowała pracownika sekretariatu przez krótki okres jego absencji i nie znała osoby pełnomocnika (adresata korespondencji), który doraźnie świadczył pomoc prawną w zakresie wniesienia skarg na decyzje Zarządu Województwa Łódzkiego i okoliczności te jako istotne powinny zostać uwzględnione, a tym samym skutkować uznaniem, że skarżąca nie ponosi winy w uchybieniu terminowi do wniesienia skargi.
- b. całkowitym pominięciem istotnych okoliczności w sprawie, a mianowicie;
- - że odrzucenie skargi z uwagi na niezawinione przez pełnomocnika uchybienie terminowi do jej wniesienia powoduje po stronie skarżącego bardzo negatywne skutki finansowe;
- - że pracownica zastępująca pracownika sekretariatu wykonywała czynności od połowy marca 2017 r. i nie zajmowała się wcześniej obsługą sekretariatu jako specjalista ds. partnerstwa i komunikacji;
- - pracownica zastępująca pracownika sekretariatu została należycie pouczona i przeszkolona w zakresie obowiązujących na tym stanowisku pracy procedur przyjmowania korespondencji oraz obiegu dokumentów w spółce;
- 3. Naruszenie przepisów prawa procesowego art. 106 § 5 p.p.s.a. w zw. z art. 233 § 1 kpc poprzez ich niezastosowanie i dokonanie dowolnej, a nie swobodnej oceny zebranego w sprawie materiału dowodowego, a co za tym idzie nieprawidłowe uznanie, że:
- a. skarżący nie uprawdopodobnił braku winy w uchybieniu terminowi do wniesienia skargi;
- b. bez znaczenia jest to, że zaistniała sytuacja miała charakter wyjątkowy i incydentalny podczas gdy nigdy wcześniej u skarżącego nie doszło do podobnego zdarzenia oraz pracownik odbierający korespondencję miał wątpliwości co do osoby adresata, z tego względu, iż nie znał pełnomocnika i nie wiedział czy korespondencję odbierać czy ją zwrócić, a finalnie pracownica zdecydowała się korespondencję odebrać i zweryfikować dane adresata, które potwierdziła dopiero w dacie 20 marca 2017 r. i błędnie odnotowała datę faktycznego wpływu decyzji do siedziby spółki.
- c. nieuwagi lub zaniedbania pracownika nie można kwalifikować jako braku winy będącego przesłanką przywrócenia uchybionego terminu oraz że wyjaśnienia strony nie można uznać za okoliczności, które mieszczą się w granicach starannego działania w stopniu wystarczającym, podczas gdy zaistniałe w przedmiotowej sprawie postępowanie pracownika nie może być oceniane w całkowitym oderwaniu od okoliczności faktycznych sprawy, a tym samym uznać należy, iż było to działanie niezawinione i wynikało m.in. z faktu, iż pracownik ten stale zatrudniony był na innym stanowisku pracy i nie znał osoby adresata, do którego zaadresowano skarżoną decyzję.
- d. z treści złożonego oświadczenia przez Dyrektora Departamentu Partnerstwa i Komunikacji bezspornie wynika, iż przesyłka zawierająca decyzję Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 7 marca 2017 r. została doręczona skarżącemu w dacie 17 marca 2017 r. podczas gdy z treści oświadczenia wyraźnie wynika, iż dopiero z wyjaśnień pracownicy złożonych w dacie 13 lipca 2017 r. uzyskano i powzięto informację, iż faktycznie odebrała ona korespondencję 17 marca 2017 r. i błędnie odnotowała datę wpływu jako 20 marca 2017 r. czego nigdy wcześniej nie sygnalizowała pracodawcy i w wewnętrznym obrocie spółki funkcjonowała informacja, iż decyzja wpłynęła 20 marca 2017 r., a nie 17 marca 2017 r.
- e. pomiędzy oświadczeniem Dyrektora Departamentu Partnerstwa i Komunikacji, a twierdzeniami spółki zachodzą rozbieżności dotyczące tego, iż korespondencja wpływająca do sekretariatu jest zawsze w tym dniu odnotowywana i nie ma od tej reguły odstępstw, podczas gdy z okoliczności sprawy bezspornie wynika, iż pracownika miała wątpliwości co do osoby adresata, bo nie znała pełnomocnika skarżącego i podjęła wstępną decyzję o zwrocie korespondencji, a zwroty korespondencji błędnie zaadresowanej na adres spółki nie są odnotowywane w elektronicznym obiegu korespondencji.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie.
Zgodnie z art. 86 § 1 p.p.s.a., jeżeli strona nie dokonała w terminie czynności w postępowaniu sądowym bez swojej winy, sąd na jej wniosek postanowi o przywróceniu terminu. Z kolei w myśl art. 87 § 1 i § 2 p.p.s.a., pismo z wnioskiem o przywrócenie terminu wnosi się do sądu, w którym czynność miała być dokonana, w ciągu siedmiu dni od czasu ustania przyczyny uchybienia terminu. W piśmie tym należy uprawdopodobnić okoliczności wskazujące na brak winy w uchybieniu terminu. Ponadto, równocześnie z wnioskiem strona powinna dokonać czynności, której nie dokonała w terminie (art. 87 § 4 p.p.s.a.).
W rozpoznawanej sprawie, zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, skarżąca nie wykazała obiektywnie niezależnych przyczyn, które uniemożliwiły jej wniesienie skargi z zachowaniem wyznaczonego terminu. Skarżąca podała jako przyczynę uchybienia terminu błąd własnego pracownika, który z uwagi na urlop sekretarki - oddelegowany do pracy w sekretariacie zajmował się przyjmowaniem korespondencji przychodzącej. W trakcie tych czynności pracownik powziął wątpliwość co do prawidłowości doręczenia korespondencji osobie, która nie jest zatrudniona w spółce. Chodzi tu o pełnomocnika spółki. Pracownik skarżącej przystępując do czynności wyjaśniających, stwierdził, że możliwym jest, że otrzymaną korespondencję trzeba będzie zwrócić do adresata, przez co nie wprowadził jej do elektronicznego rejestru korespondencji. Prawidłowość spornej korespondencji doręczonej 17 marca 2017 r. (piątek) z uwagi na weekend, została wyjaśniona dopiero 20 marca 2017 r. (poniedziałek) i z taką datą została wprowadzona do elektronicznego rejestru.
W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, nie można przyjąć, by tego rodzaju błąd oraz tłumaczenie skarżącej świadczyły o zachowaniu staranności w prowadzeniu sprawy, a co za tym idzie, by mógł zostać uznany za błąd niezawiniony. Podkreślić należy, że to na pracodawcy leży szczególny obowiązek takiego doboru pracowników i prawidłowego rozdysponowania obowiązków między nimi, by zapewnić prawidłową działalność spółki oraz prawidłowy odbiór korespondencji. Takie działanie pracodawcy ustrzegłoby go od uchybienia terminu do wniesienia skargi.
Brak winy jest warunkiem zasadności wniosku o przywrócenie terminu i można o nim mówić jedynie wówczas, gdy przeszkody w jego dochowaniu nie można było przezwyciężyć nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Brak winy powinien być oceniony w świetle okoliczności konkretnej sprawy z uwzględnieniem obiektywnego miernika staranności jakiej można wymagać od strony dbającej o własne interesy, nie pomijając uchybień spowodowanych nawet lekkim niedbalstwem (por. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 marca 2004 r., sygn. akt FZ 13/04). Przywrócenie terminu ma charakter wyjątkowy i może mieć miejsce tylko wtedy, gdy jego uchybienie nastąpiło wskutek przeszkody, której strona nie mogła usunąć, nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku.
W rozpoznawanej sprawie bezspornym jest, że pełnomocnik skarżącej złożył skargę do sądu z uchybieniem terminu, a wskazane okoliczności nie można uznać za uzasadniające przywrócenie terminu, te bowiem nie mieszczą się w granicach postępowania (działania), które można by uznać za staranne w stopniu wystarczającym. Nie można się również zgodzić z oceną, iż jest to przeszkoda trudna do usunięcia. Doręczenie przesyłki pełnomocnikowi osoby prawnej na wskazany przez niego adres jest kwestią wewnętrznego obiegu korespondencji i zaniedbania w tym zakresie obciążają tę osobę prawną (por. postanowienie NSA z dnia 26 października 2017 r. sygn. akt II GZ 793/17). W przypadku, gdy reprezentujący osobę prawną pełnomocnik jest nieobecny w jej siedzibie, mocodawca powinien ustalić sposób przekazywania mu informacji o doręczonej korespondencji sądowej. Powyższe twierdzenia będą skutkowały również w przypadku doręczenia przesyłek do urzędów.
Tym samym zaskarżona decyzja została skutecznie doręczona spółce 17 marca 2017 r. Uchybienia pracownika spółki w prawidłowym poinformowaniu pełnomocnika o dacie wpływu tej decyzji nie zwalniało strony od obowiązku zachowania ustawowego terminu do wniesienia skargi.
NSA nie podziela również wskazanych w zażaleniu zarzutów, że Sąd I instancji odrzucając skargę nie wziął pod uwagę, że odrzucenie skargi dotyczy decyzji o nałożeniu obowiązku zwrotu przez skarżącą określonej kwoty. Wskazać trzeba, że WSA rozpoznając wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia skargi, bada czy wraz z wnioskiem zostały spełnione cztery przesłanki: uprawdopodobnienie braku winy w uchybieniu terminowi; wniesienie wniosku o przywrócenie terminu; dochowanie terminu do wniesienia wniosku o przywrócenie terminu oraz dopełnienie wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu tej czynności, dla której był ustanowiony przywracany termin. Na obecnym etapie Sąd nie zajmuje się badaniem prawidłowości zaskarżonego aktu, tym samym nie bada okoliczności merytorycznych, które były następstwem decyzji o nałożeniu obowiązku zwrotu przez skarżącą wskazanej kwoty.
Z wymienionych powodów oraz na podstawie art. 184 w zw. z art. 197 § 1 i § 2 p.p.s.a. NSA postanowił jak w sentencji.