Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnegoz 22 marca 2024 r., sygn. akt III OSK 4060/21

Uzasadnienie

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z dnia 1 września 2020 r. sygn. akt II SA/Wa 2743/19, po rozpoznaniu sprawy ze skargi D. C. na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] października 2019 r. nr [...] w przedmiocie ochrony danych osobowych: uchylił zaskarżoną decyzję (pkt 1 wyroku) oraz zasądził od organu na rzecz skarżącego zwrot kosztów postępowania (pkt 2 wyroku).

Wyrok zapadł w następującym stanie faktycznym i prawnym sprawy:

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w dniu [...] września 2014 r. wpłynęła skarga D. C. (dalej: skarżący), dotycząca nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez członka zespołu interdyscyplinarnego przy Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w [...] (dalej: Ośrodek) – A. Z., w zakresie informacji co do wszczętej w rodzinie skarżącego procedury Niebieskiej Karty. Zdaniem skarżącego Pani A. Z. (dalej: Pedagog) nie powinna wykorzystywać i przekazywać informacji, które uzyskała jako członek tego zespołu. Skarżący podał, że Pedagog wydała opinię z 21 lipca 2014 r., w której oprócz szeregu nierzetelnych informacji zamieściła informacje, które dotyczą procedury Niebieskiej Karty.

Skarżący w treści swojej skargi zarzucił, że Pedagog w treści opinii z 21 lipca 2014 r. dotyczącej jego córki bezprawnie zawarła jego dane osobowe w postaci informacji o wszczęciu procedury Niebieskiej Karty wobec jego rodziny. Powyższa opinia została następnie przesłana przez Szkołę do Kuratora w związku z prowadzonym przez niego postępowaniem administracyjnym. Skarżący wskazał, że Pedagog posiadała informację o wszczęciu procedury Niebieskiej Karty jako członek zespołu interdyscyplinarnego w Ośrodku i bezprawnie wykorzystała tę informację we wskazanej opinii.

W toku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego w niniejszej sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ustalił, że Szkoła jest administratorem danych osobowych córki skarżącego w związku z realizacją obowiązku szkolnego. Pedagog na polecenie dyrektora Szkoły sporządziła opinię z 21 lipca 2014 r. w oparciu o dane zebrane podczas wywiadu z córką skarżącego, w której zawarła informację o wszczęciu procedury Niebieskiej Karty w rodzinie skarżącego. Opinia została przesłana przez Szkołę do Kuratora jako wyjaśnienia w toczącym się postępowaniu administracyjnym przed Kuratorem w sprawie wniesionej przez skarżącego. Szkoła nie przetwarzała żadnych innych danych dotyczących procedury Niebieskiej Karty w rodzinie skarżącego oraz nie otrzymywała takich danych z Ośrodka, na co wskazują wyjaśnienia z 19 września 2016 r. oraz z 7 listopada 2018 r. wraz z załącznikami.

Ustalono również, że Ośrodek jest administratorem danych osobowych skarżącego i przetwarzał jego dane w celu realizacji procedury Niebieskiej Karty.

Ośrodek upoważnił Pedagoga do przetwarzania danych osobowych w ramach pracy w zespole interdyscyplinarnym. Kurator jest administratorem danych osobowych skarżącego i przetwarzał jego dane w celu realizacji zadań kuratora oświaty związanych z nadzorem pedagogicznym nad szkołą oraz w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy w postępowaniu administracyjnym zainicjowanym przez skarżącego w dniu 27 czerwca 2014 r. Skarga dotyczyła niedostosowania wymagań edukacyjnych i programu nauczania do indywidualnych potrzeb psychofizycznych córki skarżącego – A. C. przez Szkołę. Szkoła przekazała Kuratorowi opinię Pedagoga dotyczącą córki skarżącego jako wyjaśnienia w ww. sprawie. Powyższa opinia została uwzględniona w postępowaniu administracyjnym toczącym się przed Kuratorem i miała wpływ na rozstrzygnięcie sprawy wniesionej przez Skarżącego.

Po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu [...] października 2019 r. wydał decyzję administracyjną (znak: [...]), mocą której odmówił uwzględnienia wniosku skarżącego.

Odnosząc się do kwestii przetwarzania danych osobowych przez Szkołę, Prezes UODO wskazał, że na podstawie art. 1 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (w brzmieniu z 2014 r.) szkoła miała obowiązek zapewnić realizację prawa dzieci i młodzieży do wychowania i opieki, a także możliwość korzystania z pomocy psychologiczno-pedagogicznej i specjalnych form pracy dydaktycznej. Ponadto na podstawie art. 22 ust. 2 pkt 11 ww. ustawy Minister Edukacji Narodowej wydał rozporządzenie z dnia 30 kwietnia 2013 r. w sprawie zasad udzielania i organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych szkołach i placówkach. Zgodnie z § 5 ust. 2 przytoczonego rozporządzenia pomocy psychologiczno-pedagogicznej w szkole udzielają uczniom nauczyciele, wychowawcy oraz specjaliści w szczególności psycholodzy i pedagodzy. Pomoc psychologiczno-pedagogiczna w szkole udzielana jest m. in. z inicjatywy ucznia (§ 6 pkt 1 ww. rozporządzenia) i polega m.in. na świadczeniu porad i konsultacji (§ 7 ust. 1 pkt 7 ww. rozporządzenia).

Stwierdził, że jak wynika z zebranego materiału dowodowego Szkoła pozyskała informację o wszczęciu procedury Niebieskiej Karty od uczennicy A. C. - córki skarżącego, w trakcie spotkania z Pedagogiem szkolnym w dniu 8 maja 2014 r. Podczas tego spotkania córka skarżącego opisywała swoją sytuację rodzinną, w tym podała informację o interwencji Policji i fakcie wszczęcia procedury Niebieskiej Karty. Szkoła miała obowiązek zapewnienia opieki oraz pomocy psychologiczno-pedagogicznej uczennicy. Wskazał, że dane osobowe skarżącego w postaci informacji o wszczęciu procedury Niebieskiej Karty w jego rodzinie zawartej w opinii Pedagoga z dnia 21 lipca 2014 r. przetwarzane były przez Szkołę w oparciu o przesłankę spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej: ustawa z 1997 r.) w związku z art. 1 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (w brzmieniu z 2014 r.).

Jak stwierdził Prezes UODO, Szkoła na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z 1997 r. miała obowiązek dostarczenia pełnych wyjaśnień w tym danych osobowych organowi administracyjnemu, natomiast Kurator w celu realizacji obowiązku nadzoru pedagogicznego miał prawo do uzyskania od Szkoły wszelkich informacji koniecznych do wydania decyzji w sprawie. Zaznaczył również, że Prezes UODO nie ingeruje w uprawnienia i kompetencje innych organów w tym Kuratora.

Prezes UODO podał, że przy Ośrodku działał powołany do tego zespół interdyscyplinarny, którego członkowie byli zobowiązani do zachowania w poufności wszelkich danych. Zdaniem organu, dla rozstrzygnięcia w niniejszym postępowaniu nie ma wpływu to, że Pedagog była członkiem zespołu interdyscyplinarnego działającego przy Ośrodku oraz brała udział w pracach grupy roboczej w trakcie realizacji procedury Niebieskiej Karty w rodzinie skarżącego. Postępowanie wyjaśniające nie wykazało, że Ośrodek udostępniał Szkole jakiekolwiek informacje w zakresie sytuacji rodzinnej skarżącego, w tym danych na temat procedury Niebieskiej Karty. Postępowanie wyjaśniające nie wykazało również, aby Pedagog, pomimo pełnienia funkcji pedagoga szkolnego i członka zespołu interdyscyplinarnego, wykorzystywała w Szkole dane osobowe pozyskane w Ośrodku, zaś jak wskazano powyżej informacja o procedurze Niebieskiej Karty zawarta w opinii z 21 lipca 2014 r. pochodziła od córki skarżącego jako potwierdzenie pewnego stanu faktycznego.

W ocenie Prezesa UODO, w rozpatrywanej sprawie nie stwierdzono naruszenia przepisów ustawy z 1997 r. poprzez udostępnienie przez Szkołę oraz Ośrodek danych osobowych skarżącego w postaci informacji o wszczęciu procedury Niebieskiej Karty zawartej w opinii Pedagoga z 21 lipca 2014 r. Kuratorowi. Z uwagi na to niemożliwym było wydanie decyzji zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy z 1997 r.

W podstawie rozstrzygnięcia Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazał art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U, z 2018 r. poz. 2096 ze zm.; dalej: k.p.a.), art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.) w zw. z art. 160 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000 ze zm.).

Skargę na powyższe rozstrzygnięcie do WSA w Warszawie wywiódł skarżący. Wniósł o uchylenie decyzji Prezesa UODO z [...] października 2019 r., zarzucając organowi stronniczość i nierzetelność ze względu m.in. na czas prowadzenia postępowania, oparcie decyzji na nieprawdziwych informacjach oraz zmianę przedmiotu i zakresu postępowania.

Skarżący nie zgodził się w szczególności co do tego, że informacje na temat Niebieskiej Karty pochodził od jego córki.

W odpowiedzi na skargę Prezes UODO wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko zawarte w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.

W piśmie z 15 stycznia 2020 r. skarżący podtrzymał swoją skargę, wskazując na przewlekłości postępowania administracyjnego.

Wskazanym na wstępie wyroku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że skarga była zasadna i zasługiwała na uwzględnienie.

W ocenie Sądu Prezes UODO powinien był poczynić ustalenia co do wystąpienia przesłanek warunkujących legalność procesu przetwarzania danych oraz w szczególności określić administratora danych, który umocowany był do wypełnienia nałożonych nań celów. Prezes UODO naruszył w tym zakresie zasady procedury administracyjnej, które to naruszenie mogło mieć wpływ na wynik sprawy.

Prezes UODO będąc związany zakresem skargi z [...] września 2014 r. powinien był dokonać ustaleń w zakresie prawidłowości przetwarzania danych osobowych przez wskazany przez skarżącego Ośrodek, a jeśli w toku tych ustaleń doszedł do przekonania lub powziął wątpliwości co do przetwarzania wspomnianych danych przez inne podmioty, wówczas powinien był o tym fakcie poinformować skarżącego, by ten mógł zająć stanowisko w tym zakresie. Tymczasem organ prowadził ustalenia w zakresie przetwarzania wskazywanych przez skarżącego danych nie tylko z Ośrodkiem, ale i ze Szkołą oraz Kuratorem. Dopuścił się tym samym naruszenia zasady przekonywania wyrażonej w art. 11 k.p.a., zgodnie z którym organy administracji publicznej powinny wyjaśniać stronom zasadność przesłanek, którymi kierują się przy załatwianiu sprawy. W toku postępowania organ końcowo uznał za instytucje przetwarzające dane skarżącego Ośrodek i Szkołę pomijając Kuratora, gdyż tylko dwóm pierwszym podmiotom doręczył decyzję. W decyzji brak jest jasnego wskazania dlaczego w ocenie organu tylko te podmioty (Ośrodek, Szkoła) przetwarzały dane skarżącego, a Kurator nie.

Nadto stosownie do treści art. 73 § 2 k.p.a. strona mogła żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. W rozpatrywanej sprawie Prezes UODO odmówił skarżącemu uwzględnienia jego wniosków o przesłanie kopii akt sprawy oraz kopii wyjaśnień dyrektora gimnazjum, bez uprzedniego wezwania skarżącego do wykazania ważnego interesu strony, czym naruszył wspomniany przepis, co w konsekwencji mogło mieć wpływ na wynik sprawy.

Zgodnie z art. 107 § 3 Kpa. uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne - wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa. Uzasadnienie wydanego w niniejszej sprawie rozstrzygnięcia organu prowadzi do wniosku, że Prezes UODO naruszył normę zawartą w tym przepisie. Każda decyzja powinna być bowiem uzasadniona w taki sposób, by strona zainteresowana rozstrzygnięciem w niej zawartym mogła prześledzić tok rozumowania organu, który doprowadził do jej wydania, a na tle podjętych przez Prezesa UODO czynności wyjaśniających takiego wniosku wyprowadzić nie można.

Skoro zamiarem skarżącego było skontrolowanie prawidłowości przetwarzania danych przez członka zespołu interdyscyplinarnego – A. Z., funkcjonującego w ramach Ośrodka, to organ powinien prowadzić ustalenia w zakresie zarzutów skargi wobec Ośrodka. Wprawdzie organ podjął się ustaleń w zakresie przetwarzania danych skarżącego przez Ośrodek, co odzwierciedla zgromadzony w niniejszej sprawie materiał dowodowy, jednakże ostatecznie uzasadniając swoją decyzję odwołał się również do samej Szkoły, jako administratora spornych danych. Nie wyjaśnił kto de facto odpowiada za przetwarzanie danych osobowych skarżącego i w gruncie rzeczy doprowadził do sytuacji, w której odmowa uwzględnienia wniosku, stanowiąca przedmiot skargi do sądu administracyjnego, nie jest uzasadniona wystarczająco przekonującymi przesłankami. Innymi słowy skarżący nie uzyskał odpowiedzi, kto przetwarzał jego dane osobowe w zakresie Niebieskiej Karty i czy przetwarzanie to odbywało się w sposób prawidłowy, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o ochronie danych osobowych z 1997 r.

Ponadto działania organu wskazują na naruszenie zasad, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy z 1997 r., regulujących postępowanie związane ze zbieraniem danych osobowych nie od osoby, której one dotyczą. W przypadku bowiem zbierania takich danych osobowych, administrator danych jest obowiązany poinformować tę osobę, bezpośrednio po utrwaleniu zebranych danych, o adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna - o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku, celu i zakresie zbierania danych, a w szczególności o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych, źródle danych, prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania oraz uprawnieniach wynikających z art. 32 ust. 1 pkt 7 i 8. Spełnienia tych warunków zabrakło w toku niniejszego postępowania. Prezes UODO, o czym była już mowa wyżej, w sytuacji powzięcia informacji od innych niż wskazane w skardze podmiotów, powinien był o tym fakcie zawiadomić skarżącego, czy nie uczynił.

Skargę kasacyjną od tego wyroku wniósł Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zaskarżając wyrok w całości i zarzucając mu:

1. 1. naruszenie przepisów postępowania, tj.:
2. a) art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. w związku z art. 77 § 1 i art. 80 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz, 256; dalej: k.p.a.) poprzez błędne uznanie, że organ w toku postępowania nie ustalił w sposób wyczerpujący przesłanek warunkujących legalność procesu przetwarzania danych osobowych oraz nie określił administratora danych, co miało istotny wpływ na wynik sprawy;
3. b) art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. w związku z art. 107 § 3 k.p.a., poprzez błędne uznanie, że organ nie uzasadnił swojego rozstrzygnięcia w taki sposób, by strona zainteresowana rozstrzygnięciem w niej zawartym mogła prześledzić tok rozumowania organu, co miało istotny wpływ na wynik sprawy;
4. c) art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. w związku z art. 73 § 2 k.p.a., poprzez błędne uznanie, że organ zobowiązany był do uprzedniego wezwania D. C. do wykazania ważnego interesu strony w związku z jego wnioskiem o przesłanie kopii akt sprawy, co miało istotny wpływ na wynik sprawy;
5. d) art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. w związku z art. 11 k.p.a., poprzez błędne uznanie, że organ wyszedł poza zakres skargi D. C. oraz niedostatecznie wyjaśnił zasadność prowadzenia postępowania wobec kilku podmiotów, co miało istotny wpływ na wynik sprawy;
6. e) art. 134 § 1 p.p.s.a. poprzez wydanie orzeczenia wykraczającego poza granice danej sprawy i stwierdzenie, że organ dopuścił się względem D. C. naruszenia art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016 r. poz. 922, ze zm., zwana dalej ustawą z 1997 r.), co miało istotny wpływ na wynik sprawy;
7. 2. naruszenie przepisów prawa materialnego, tj.:
8. a) art. 7 pkt 5 ustawy z 1997 r. poprzez błędne przyjęcie, że organ w toku postępowania nie dokonał ustaleń w zakresie określenia administratora danych, który umocowany był do wypełnienia nałożonych nań celów;
9. b) art. 23 ust. 1 ustawy z 1997 r. poprzez błędne przyjęcie, że organ w toku postępowania nie dokonał ustaleń w zakresie wystąpienia przesłanek warunkujących legalność procesu przetwarzania danych osobowych.

Mając powyższe na uwadze organ wniósł o uchylenie w całości zaskarżonego wyroku i przekazanie sprawy Sądowi I instancji do ponownego rozpoznania, wniósł o zasądzenie kosztów postępowania kasacyjnego, a także rozpoznanie niniejszej skargi kasacyjnej na rozprawie.

Powyższe zarzuty rozwinięto w uzasadnieniu skargi kasacyjnej.

Odpowiedzi na skargę kasacyjną nie wniesiono.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje

Zgodnie z art. 183 § 1 p.p.s.a. Naczelny Sąd Administracyjny przy rozpatrywaniu sprawy na skutek wniesienia skargi kasacyjnej związany jest granicami tej skargi, a z urzędu bierze pod rozwagę tylko nieważność postępowania w wypadkach określonych w § 2, z których żaden w rozpoznawanej sprawie nie zachodzi. Oznacza to, że przytoczone w skardze kasacyjnej przyczyny wadliwości prawnej zaskarżonego orzeczenia determinują zakres kontroli dokonywanej przez Naczelny Sąd Administracyjny. Sąd ten, w odróżnieniu od wojewódzkiego sądu administracyjnego, nie bada całokształtu sprawy, lecz tylko weryfikuje zasadność zarzutów postawionych w skardze kasacyjnej.

Podstawy, na których można oprzeć skargę kasacyjną zostały określone w art. 174 p.p.s.a. Przepis art. 174 pkt 1 p.p.s.a. przewiduje dwie postacie naruszenia prawa materialnego, a mianowicie błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Przez błędną wykładnię należy rozumieć niewłaściwe zrekonstruowanie treści normy prawnej wynikającej z konkretnego przepisu, natomiast przez niewłaściwe zastosowanie, dokonanie wadliwej subsumcji przepisu do ustalonego stanu faktycznego. Również druga podstawa kasacyjna wymieniona w art. 174 pkt 2 p.p.s.a. – naruszenie przepisów postępowania – może przejawiać się w tych samych postaciach, co naruszenie prawa materialnego, przy czym w wypadku oparcia skargi kasacyjnej na tej podstawie skarżący powinien nadto wykazać istotny wpływ wytkniętego uchybienia na wynik sprawy.

W niniejszej sprawie skarga kasacyjna została wywiedziona na obu podstawach kasacyjnych tj. określonych w art. 174 pkt 1 i pkt 2 p.p.s.a.

W sytuacji, kiedy skarga kasacyjna zarzuca naruszenie prawa materialnego oraz naruszenie przepisów postępowania, co do zasady w pierwszej kolejności rozpoznaniu podlegają zarzuty naruszenia przepisów postępowania (por. wyrok NSA z dnia 27 czerwca 2012 r., II GSK 819/11; wyrok NSA z dnia 26 marca 2010 r., II FSK 1842/08; wyrok NSA z dnia 4 czerwca 2014 r., II GSK 402/13).

Uwzględniając specyfikę niniejszej sprawy jako uzasadnione ocenić należy zarzuty naruszenie przepisów postępowania, tj.: art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. w związku z art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a., z art. 107 § 3 k.p.a., z art. 11 k.p.a. oraz z art. 73 § 2 k.p.a. Jak wynika z ustaleń dokonanych w toku prowadzonego przez organ postępowania, a które nie zostały skutecznie zakwestionowane przez skarżącego, w piśmie z [...] września 2014 r. zarzucił on, że Ośrodek, w osobie członka zespołu interdyscyplinarnego – A. Z., bezprawnie przetwarzała jego dane osobowe. Nastąpiło to przy okazji wszczętego przez Kuratora na wniosek samego skarżącego postępowania administracyjnego wobec Szkoły podczas, którego A. Z. będąca także pedagogiem w tejże Szkole na polecenie Dyrektora sporządziła opinię (z dnia 21 lipca 2014 r.) zawierającą informację o wszczęciu procedury Niebieskiej Karty. Fakt wszczęcia procedury Niebieskiej Karty nie był kwestionowany przez skarżącego, a wręcz został on przez niego przyznany poprzez wskazanie, że procedura ta została już zamknięta.

Zdaniem skarżącego informacja o wszczęciu procedury Niebieskiej Karty została ujawniona przez Pedagoga w opinii w pomimo, że pozyskała ją jako członek zespołu interdyscyplinarnego działającego przy Ośrodku. Jednocześnie Pedagog na wezwanie organu wyjaśnił, że taką informację pozyskała także w dniu 8 maja 2014 r. w trakcie rozmowy z córką skarżącego będącą uczennicą Szkoły. Organ dostatecznie wykazał, dlaczego uznał te wyjaśnienia za wiarygodne, a w toku postępowania w zebranym materiale dowodowym nie było innego dowodu, który podważałby oświadczenie Pedagoga. Przedmiotowa opinia sformułowana została w oparciu o wywiady przeprowadzane z córką skarżącego przez Pedagoga w Szkole w ramach udzielanej opieki psychologicznej.

Skarżący załączył przedmiotową opinię do swojej skargi i nie kwestionował, że dochodziło do takich spotkań z Pedagogiem w Szkole. Wiarygodne jest więc, że informacja o wszczętej procedurze Niebieskiej Karty mogła pochodzić od córki skarżącego. Tym bardziej, że treść opinii i wyjaśnień są ze sobą spójne. Na rzeczonym spotkaniu z Pedagogiem przede wszystkim pojawiła się informacja o interwencji Policji. Zgodnie z procedurą w takich przypadkach to Policja po interwencji domowej inicjuje założenie tzw. Niebieskiej Karty i kieruje sprawę do właściwego ośrodka pomocy społecznej. Organ miał na uwadze, że formalne wszczęcie procedury rozpoczęło się zgodnie z dowodami dopiero po spotkaniu Pedagoga z dzieckiem, przy czym prawdopodobne jest, że Policja mogła o tym fakcie uprzednio poinformować podczas wizyty w domu i stąd córka Skarżącego potocznie określiła tę sytuację jako wszczęcie procedury.

Szkoła nie przetwarzała żadnych innych danych dotyczących procedury Niebieskiej Karty w rodzinie skarżącego oraz nie otrzymywała takich danych z Ośrodka, na co wskazują wyjaśnienia z 19 września 2016 r. oraz z 7 listopada 2018 r. wraz z załącznikami. Odnosząc się do kwestii przetwarzania danych osobowych przez Szkołę, Prezes UODO wskazał, że na podstawie art. 1 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (w brzmieniu z 2014 r.) szkoła miała obowiązek zapewnić realizację prawa dzieci i młodzieży do wychowania i opieki, a także możliwość korzystania z pomocy psychologiczno-pedagogicznej i specjalnych form pracy dydaktycznej.

Organ ustalił również, że Ośrodek był administratorem danych osobowych skarżącego i przetwarzał jego dane w celu realizacji procedury Niebieskiej Karty. Ośrodek upoważnił do przetwarzania danych osobowych Pedagoga w ramach pracy w zespole interdyscyplinarnym (dowód: wyjaśnienia z 5 czerwca 2015 r. oraz z 6 listopada 2018 r. wraz z załącznikami). Postępowanie wyjaśniające nie wykazało, aby Ośrodek udostępniał Szkole jakiekolwiek informacje w zakresie sytuacji rodzinnej skarżącego, w tym danych na temat procedury Niebieskiej Karty. Postępowanie wyjaśniające nie wykazało również, aby Pedagog jako członek zespołu interdyscyplinarnego, wykorzystywał w Szkole dane osobowe pozyskane w Ośrodku, a zwłaszcza szczegóły związane z tą procedurą oraz pozyskane wyłącznie w jej ramach (np. okoliczności i przyczyny wszczęcia tej procedury).

Podzielić należy stanowisko Prezesa UODO, iż w przypadku skarg, które nie są sporządzane przez profesjonalnych pełnomocników, trudno oczekiwać formułowania precyzyjnych, logicznych i konkretnych zarzutów. Zasadnie zatem organ każdorazowo powinien badać treść, znaczenie i sens wnoszonego podania i na tej podstawie formułować przedmiot takiego postępowania w taki sposób, aby jak najlepiej i najpełniej odpowiadał intencjom skarżącego. W przypadku ewentualnych wątpliwości czy niejasności odnośnie przedmiotu skargi, czy zakresu żądania, organ każdorazowo powinien prowadzić ze stroną skarżącą korespondencję mającą na celu ustalenie rzeczywistej woli wnoszącego podanie. Ponadto organ we wszelkiej korespondencji prowadzonej ze stronami postępowania, w tym ze skarżącym powoływał się na przedmiot postępowania, czym komunikował w jakim zakresie prowadzone jest dane postępowanie.

Z treści skargi inicjującej niniejsze postępowanie przez Prezesa UODO wynikało, że skarżący nie był zadowolony z:

1. - bezprawnego udostępnienia przez Ośrodek (w osobie Pedagoga) na rzecz Szkoły danych osobowych w zakresie informacji o wszczęciu procedury Niebieskiej Karty,
2. - bezprawnego przechowywania i wykorzystywania przez Szkołę (w tym przez Pedagoga) informacji o wszczęciu procedury Niebieskiej Karty,
3. - bezprawnego udostępnienia przez Szkołę informacji o wszczęciu procedury Niebieskiej Karty na rzecz Kuratora w toku wszczętego przez skarżącego postępowania administracyjnego, toczącego się przed tym Kuratorem.

Mając powyższe na uwadze organ potraktował skargę D. C. możliwie szeroko, tak aby nie pominąć żadnego z zarzutów i tym samym nie wydać niekompletnej decyzji. Skarżący bowiem kwestionował działanie Pedagoga, będącego członkiem zespołu interdyscyplinarnego, za którego działania odpowiada Ośrodek, jako administrator tych danych osobowych, bowiem zgodnie z art. 9a ust. 9 in principio ustawy z 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (Dz. U. 2020 poz. 218 ze zm.) obsługę organizacyjno- techniczną zespołu interdyscyplinarnego zapewnia ośrodek pomocy społecznej, oraz Pedagoga jako pracownika szkoły, za którego działanie odpowiada kolejny administrator - Szkoła jako pracodawca. W konsekwencji organ prawidłowo wytypował dwa podmioty potencjalnie będące administratorami danych osobowych skarżącego oraz odpowiedzialne za prawidłowe ich przetwarzanie oraz udostępnienie.

W toku postępowania wyjaśniającego organ zmierzając do wszechstronnego zebrania materiału dowodowego pozyskiwał wyjaśnienia od stron tego postępowania, czyli Ośrodka i Szkoły (administratorów danych), istotą skargi były bowiem wyłącznie zarzuty kierowane do Ośrodka i Szkoły (ze względu na osobę Pedagoga). Ze względu na to, że ostatecznie dane o procedurze Niebieskiej Karty zostały udostępnione Kuratorowi w reżimie prowadzonego przez ten podmiot postępowania administracyjnego, również od niego pozyskane zostały dodatkowe wyjaśnienia. Kurator był administratorem danych osobowych skarżącego i przetwarzał jego dane w celu realizacji powierzonych mu ustawowo zadań związanych z nadzorem pedagogicznym nad szkołą oraz w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy w postępowaniu administracyjnym zainicjowanym przez skarżącego w dniu 27 czerwca 2014 r. Skarga dotyczyła niedostosowania wymagań edukacyjnych i programu nauczania do indywidualnych potrzeb psychofizycznych córki skarżącego – A. C. przez Szkołę.

W okolicznościach faktycznych niniejszej sprawy Kurator w celu realizacji obowiązku nadzoru pedagogicznego miał prawo do uzyskania od Szkoły wszelkich informacji o uczennicy (jej rozwoju psychofizycznym, edukacyjnym, społecznym), jej środowisku rodzinnym i szkolnym oraz o podjętych w związku z tym przez szkołę działaniach, a które były konieczne do wydania decyzji w sprawie. Prezes UODO nie może ingerować w uprawnienia i kompetencje innych organów w tym Kuratora. Zarówno zatem z zakresu wniesionej do organu skargi (skarżący nie zakwestionował w treści skargi przetwarzania jego danych przez Kuratora), jak i z ustaleń poczynionych w toku postępowania wyjaśniającego zasadnie uznał, że nie było podstaw faktycznych i prawnych do objęcia niniejszym postępowaniem Kuratora.

Dodać należy, że skarżący był o dokonywanych w sprawie czynnościach informowany i do chwili wydania decyzji administracyjnej nie zgłaszał uwag co do zakresu i przedmiotu postępowania.

W konsekwencji zarzut naruszenia przez Sąd I instancji art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. w związku z art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a., z art. 107 § 3 k.p.a., z art. 11 k.p.a. jest uzasadniony.

Decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] października 2019 r. nr [...] zawiera wszystkie wymagane prawem elementy składowe, a uzasadnienie faktyczne i prawne jasno określa dowody zebrane w toku postępowania i na ich podstawie sformułowane zostały przesłanki legalizujące przetwarzanie danych osobowych skarżącego. Uzasadnienie w wyczerpujący sposób przedstawiało proces przetwarzania danych skarżącego od momentu pozyskania tych danych do ich udostępnienia, zawierając kwalifikację poszczególnych czynności przetwarzania względem przepisów o ochronie danych osobowych.

Podobnie uzasadniony jest zarzut naruszenia art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. w związku z art. 73 § 2 k.p.a. Skarżący nie zwracał się z wnioskiem o uwierzytelnienie odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, co uwarunkowane jest wykazaniem ważnego interesu strony. Skarżący wnosił o przesłanie kopii wyjaśnień poszczególnych podmiotów, którzy składali wyjaśnienia. W rezultacie organ postanowieniem odmawiał Skarżącemu wydania kopii akt argumentując to tym, że strona może uzyskać dostęp do akt i samodzielnie wykonać kopię akt jedynie w siedzibie urzędu (osobiście lub przez pełnomocnika). Na powyższe postanowienia Skarżący nie wnosił zażaleń. Organ nie był zobowiązany do wezwania skarżącego do wykazania ważnego interesu, ponieważ uzasadniał on w treści wniosku chęć uzyskania kopii m.in, tym, że ze względu na odległość od miejsca zamieszkania i związane z podróżą koszty nie jest w stanie dokonać przeglądu akt. Tym samym skarżący wykazywał swój ważny interes, co oznacza, że po stronie skarżącego nie powstał brak formalny, który zdaniem Sądu obligował organ do wezwania do jego uzupełnienia.

Niezasadne są także zarzuty naruszenia prawa materialnego W stosunku do powyższych ustaleń organ dokonał oceny legalności przetwarzania danych osobowych skarżącego poprzez czyli Ośrodek i Szkołę powołując w decyzji konkretne przesłanki określone w art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych w związku z właściwymi przepisami dotyczącymi danych czynności przetwarzania, w tym wykorzystywaniem i udostępnianiem. Jednocześnie zgodnie z brzmieniem art. 25 ust. 2 pkt. 5 ustawy z 1997 r. przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli dane są przetwarzane przez administratora, o którym mowa w art. 3 ust. 1 i ust. 2 pkt 1, na podstawie przepisów prawa, zatem organy administracji prowadzące postępowanie w sprawie i pozyskujące w ramach tych postępowań dane osobowe, zostały zwolnione z wykonywania tego obowiązku, w tym nie były, jak i nie są zobowiązane do informowania stron m. in. o źródle pozyskiwania ich danych osobowych od podmiotów trzecich.

W tym stanie rzeczy stwierdzając, że skarga kasacyjna jest uzasadniona, a istota sprawy jest dostatecznie wyjaśniona, Naczelny Sąd Administracyjny miał podstawy do uchylenia zaskarżonego wyroku oraz do rozpoznania skargi w oparciu o art. 188 p.p.s.a., a w następstwie tego do oddalenia skargi na podstawie art. 151 p.p.s.a.

Wskazać należy, że skorzystanie z instytucji procesowej, o której mowa w art. 188 p.p.s.a. możliwe jest również w sytuacji, gdy nie wnosił o to wnoszący skargę kasacyjną (zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 września 2008r., sygn. akt I OSK 1494/07).