Uzasadnienie
Pismem z dnia [...] r., J. B. (dalej: skarżący), zwrócił się do Wójta Gminy [...] (dalej: organ, organ I instancji) o wydanie zaświadczenia potwierdzającego pełnienie w latach [...] stanowiska sołtysa wsi [...].
Postanowieniem z dnia [...] r., nr [...], organ I instancji, na podstawie art. 219 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2023 r., poz. 775 ze zm., dalej: k.p.a.), odmówił wydania zaświadczenia. W uzasadnieniu podał, że po dokonaniu wnikliwej analizy ewidencji, rejestrów, stwierdzono, że organ nie dysponuje danymi pozwalającymi na potwierdzenie faktów lub okoliczności, których domaga się wnioskodawca.
W zażaleniu skarżący rozstrzygnięciu organu I instancji zarzucił niewyjaśnienie, nawet w małej części, kwestii związanych z rozpoznaniem sprawy. Wskazał, że organ I instancji nie zasięgnął informacji wśród pracowników Urzędu Gminy, nie przesłuchał świadków a także nie wyznaczył rozprawy. Skarżący podał dane osób ([...]), które są w stanie potwierdzić pełnienie w latach [...] stanowiska sołtysa wsi [...]. Do zażalenia skarżący dołączył także kserokopię: 1) legitymacji sołtysa wsi [...], 2) pismo Wójta Gminy [...] z dnia [...] r. stanowiące podziękowanie za pracę na rzecz sołectwa, oraz 3) załącznika nr 4 do zarządzenia Wójta Gminy [...] z dnia [...] r., nr [...], dotyczącego wydatków sołectwa [...].
Postanowieniem z dnia [...] r., nr [...], Samorządowe Kolegium Odwoławcze w [...] (dalej: SKO, organ odwoławczy), na podstawie art. 1 i 2 ustawy z dnia 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach odwoławczych (Dz.U. z 2018 r., poz. 570) oraz art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 141 § 1, art. 144, art. 217, art. 218 § 1 i art. 219 k.p.a., utrzymało w mocy postanowienie organu pierwszej instancji.
W uzasadnieniu organ odwoławczy podał, że organ I instancji nie posiada danych w zakresie żądanym przez wnioskodawcę. Dlatego odmowa wydania zaświadczenia o żądanej przez wnioskodawcę treści jest uzasadniona. Stosownie bowiem do art. 218 § 1 k.p.a., organ obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. W sytuacji gdy organ nie posiada w swych zasobach danych, które mogłyby stanowić podstawę wydania zaświadczenia stosownie do żądania wnioskodawcy, nie może wydać zaświadczenia żądanej treści. Dla braku możliwości urzędowego potwierdzenia faktów lub stanu prawnego nie mają znaczenia przyczyny, z powodu których organ nie znajduje się w posiadaniu żądanych danych.
Natomiast postępowanie wyjaśniające w niniejszej sprawie zostało zawężone do koniecznego zakresu, tj. takiego, które pozwoli na urzędowe potwierdzenie treści dokumentów zgromadzonych przez organ, przy czym nie jest to postępowanie dowodowe, o którym mowa w Dziale II, Rozdział 4 k.p.a. W świetle powyższego, zdaniem SKO, organ I instancji zasadnie orzekł o odmowie wydania zaświadczenia.
W skardze skarżący powtórzył argumenty podniesione w zażaleniu. Wniósł o przeprowadzenie dowodu z zeznań świadków, tj. [...] osób wymienionych w zażaleniu. Do skargi dołączył dowody potwierdzające pobieranie od mieszkańców wsi [...] podatku od nieruchomości, w latach wskazanych we wniosku. Skarżący dołączył także pismo Archiwum Państwowego w [...] z dnia [...] r., w którym Archiwum poinformowało skarżącego, że w wyniku poszukiwań przeprowadzonych w zespole archiwalnym Urzędu Gminy[...], nie odszukano dokumentów dotyczących wyboru lub sprawowania urzędu sołtysa przez skarżącego. Odszukano jedynie jednostkę o sygn. 19 Posiedzenia organów – protokoły. Zebrania sołtysów z [...] r. Na listach obecności dołączonych do zebrań z dn. [...] r., [...] r., [...] r. oraz [...] r. nie odszukano nazwiska J. B. Archiwum poinformowało również skarżącego, że Urząd Gminy [...] nie przekazał dotąd do Archiwum dokumentów z lat późniejszych niż 1994 r.
W odpowiedzi na skargę organ odwoławczy wniósł o jej oddalenie, podtrzymując dotychczasowe stanowisko.
W dniu [...] r. do Sądu wpłynęło pismo skarżącego z dnia [...] r., do którego skarżący dołączył pismo Archiwum Państwowego w [...] z dnia [...] r. wskazujące, że w zasobie archiwum zakładowego Urzędu Gminy [...] przechowywane są materiały archiwalne dotyczące zebrań sołtysów oraz organizacji jednostek pomocniczych gminy z lat [...].
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył co następuje
Niniejsze postępowanie zostało zainicjowane wnioskiem skarżącego z dnia [...] r. o wydanie przez organ I instancji zaświadczenia potwierdzającego pełnienie przez skarżącego, w latach[...], stanowiska sołtysa wsi[...].
Organ I instancji odmówił wydania zaświadczenia o żądanej treści albowiem - jak wyjaśnił - po dokonaniu "wnikliwej" analizy ewidencji, rejestrów stwierdzono, że organ nie dysponuje danymi pozwalającymi na potwierdzenie faktów lub okoliczności, których domagał się skarżący.
Organ odwoławczy utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie pomimo tego, że skarżący do zażalenia dołączył m.in. kserokopię: 1) legitymacji sołtysa wsi[...], 2) pismo Wójta Gminy [...] z dnia [...] r. stanowiące podziękowanie za pracę na rzecz sołectwa, oraz 3) załącznika nr 4 do zarządzenia Wójta Gminy [...] z dnia [...] r., nr[...], dotyczącego wydatków sołectwa[...].
Skoro skarżący domagał się zaświadczenia potwierdzającego pełnienie w latach [...] stanowiska sołtysa wsi[...], to tym samym do wydania zaświadczenia stosować należało przepisy k.p.a. Kodeks ten przewiduje w art. 217 dwie odrębne podstawy, w których organ administracji publicznej zobowiązany jest wydać zaświadczenie. Pierwsza z nich dotyczy sytuacji, gdy potwierdzenia określonych faktów lub stanów prawnych wymaga przepis prawa (art. 217 § 2 pkt 1 k.p.a.), druga zaś - i z takim przypadkiem mamy do czynienia w niniejszej sprawie - gdy osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu faktów lub stanu prawnego (art. 217 § 2 pkt 2 k.p.a.).
Art. 218 § 1 k.p.a. stanowi, że w przypadkach, o których mowa w art. 217 § 2 pkt 2, organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu, zaś § 2 tego przepisu, że organ administracji publicznej, przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające.
Jak wynika z powyższego, postępowanie o wydanie zaświadczenia ogranicza się tylko do takiego postępowania, które pozwoli na urzędowe stwierdzenie znanych faktów. Powinno się ono zatem odnosić do zbadania okoliczności wynikających z posiadanych przez organ ewidencji, rejestrów i innych danych, czy też wyjaśnienia, czy dane te odnoszą się do wnioskodawcy, faktów stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się wnioskodawca, a także ustalenia, jakiego rodzaju ewidencja i rejestry mogą zawierać żądane dane oraz ustalenia ewentualnych dysponentów tych danych. Obowiązkiem organu jest zatem rzetelne zbadanie całości posiadanych przez urząd zasobów, które mogłyby wskazywać na fakty bądź stany prawne, których potwierdzenia żąda wnioskodawca. Nie jest natomiast dopuszczalne dokonywanie w niniejszym trybie ustaleń faktycznych i ocen prawnych niewynikających wprost z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź innych danych znajdujących się w jego posiadaniu, czyli np. poprzez przesłuchiwanie świadków.
Zgodnie z art. 35 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2023 r., poz. 40), organizację i zakres działania jednostki pomocniczej, określa rada gminy odrębnym statutem. Zatem organizację i zakres działania jednostki pomocniczej jakim jest i było sołectwo [...] określał i określa statut tego sołectwa, uchwalony przez Radę Gminy[...]. Sołtys jest organem wykonawczym sołectwa, wybieranym przez mieszkańców sołectwa uprawnionych do głosowania, którzy są jego stałymi mieszkańcami. Wybory te zarządza wójt. Organ wykonawczy gminy, który sprawuje nadzór nad działalnością sołectwa, powinien zatem także posiadać dokumentację z wyborów sołtysa oraz dokumentację związaną z nadzorem nad działalnością sołectwa. To, że taką dokumentację organ I instancji posiada, wskazuje pismo Archiwum Państwowego w [...] z dnia [...] r., skierowane do skarżącego, które skarżący dołączył do pisma z dnia [...] r. Oczywiście pismo to wpłynęło do Sądu po wydaniu zaskarżonego rozstrzygnięcia, Sąd nie może jednak, z uwagi na jego treść, bezkrytycznie przyjmować stanowiska organów, że organ I instancji dokonał "wnikliwej" analizy ewidencji, rejestrów i analiza ta pozwoliła organowi na stwierdzenie, że nie dysponuje on danymi pozwalającymi na potwierdzenie faktów lub okoliczności, których domagał się skarżący.
Z pisma Archiwum Państwowego w [...] z dnia [...] r. wynika bowiem, że organ ten ustalił, że w zasobie archiwum zakładowego Urzędu Gminy [...] przechowywane są materiały archiwalne dotyczące zebrań sołtysów oraz organizacji jednostek pomocniczych gminy z lat[...], a więc także lat, w których jak wskazał skarżący we wniosku, pełnił funkcję sołtysa wsi[...].
Dokumenty załączone przez skarżącego wskazują zatem, że skarżący w ewidencji prowadzonej wówczas przez organ powinien figurować. Tymczasem organ nie podał w jakich rejestrach i ewidencjach dokonał sprawdzenia. Z akt administracyjnych i uzasadnienia postanowienia organu I instancji nie wynika, by przeprowadzone zostało w tym zakresie postępowanie wyjaśniające wskazane w art. 218 § 2 k.p.a.
Z tych względów, celem wyjaśnienia ww. okoliczności celowym było uchylenie zaskarżonego postanowienia i poprzedzającego go postanowienia organu I instancji, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit c w zw. z art. 135 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2023 r., poz. 1634 ze zm., dalej: p.p.s.a.). Wobec braku wniosku o zasądzenie kosztów postępowania sądowego Sąd nie orzekał w tym przedmiocie.
Sąd wskazuje również, że zgodnie z art. 106 § 3 p.p.s.a. Sąd może z urzędu lub na wniosek stron przeprowadzić dowody uzupełniające z dokumentów, jeżeli jest to niezbędne do wyjaśnienia istotnych wątpliwości i nie spowoduje nadmiernego przedłużenia postępowania w sprawie. Sąd administracyjny nie prowadzi własnego postępowania dowodowego, nie gromadzi dokumentów, a także nie przesłuchuje świadków. Wobec tego Sąd nie mógł uwzględnić wniosku o przesłuchanie świadków wskazanych w skardze.