Uzasadnienie
Postanowieniem z dnia [...] sierpnia 2009 r. nr [...] Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Poznaniu utrzymało w mocy postanowienie Prezydenta Miasta Poznania z dnia [...] czerwca 2009 r. nr [...], którym odmówiono G. L. wydania kserokopii dokumentów znajdujących się w jej aktach osobowych.
Pismem z dnia 31 maja 2009 r. G. L. wystąpiła do Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej o wydanie kserokopii szeregu pism znajdujących się z aktach organu (szczegółowo opisanych w piśmie). Wyjaśniła, iż kserokopie posłużą jej do celów sądowych.
Dnia 2 czerwca 2009 r. skarżąca - pouczona o treści art. 73 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, po. z 1071 ze zm. - dalej: K.p.a.) - złożyła do protokołu wyjaśnienie, że nie oczekuje wydania uwierzytelnionych odpisów kopii dokumentów, stąd nie musi wykazywać interesu prawnego.
Postanowieniem z dnia [...] czerwca 20009 r. Prezydent Miasta Poznania, działając na podstawie art. 74 § 2 w zw. z art. 73 oraz art. 123 K.p.a., postanowił odmówić wydania skarżącej kopii żądanych dokumentów. Organ wyjaśnił, że zgodnie z art. 73 § 1 K.p.a. w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Przepis ten obliguje organ do umożliwienia stronie przeglądu akt, samodzielnego sporządzania z nich zapisków oraz tworzenia odpisów bez żadnych ograniczeń. Nie upoważnia natomiast organu do sporządzania nieuwierzytelnionych kopii dokumentów i wydawania ich stronie. Celem omawianej regulacji jest bowiem zapewnienie stronie czynnego udziału w postępowaniu administracyjnym w myśl art. 10 K.p.a. Następnie Prezydent wskazał, że zgodnie z art. 73 § 2 K.p.a. strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.
Ten przepis upoważnia zarówno stronę, jak i organ prowadzący postępowanie do sporządzania odpisów (kopii) dokumentów, jednak tylko pod warunkiem, że strona pozyskanie wierzytelnych odpisów dokumentów uzasadni swoim ważnym interesem. Celem tej regulacji jest stworzenie stronie szansy na załączanie potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów znajdujących się w aktach sprawy do innych postępowań prowadzonych przed organami państwowymi lub sądami. Zdaniem organu "ważny interes" nie może być jedynie potencjalnym interesem, ale musi być interesem rzeczywistym, skonkretyzowanym i aktualnym. Zainteresowana podała, że chce mieć w domu kopie żądanych dokumentów i sama będzie decydować, czy i do jakiej sprawy będzie je załączać. W ocenie Prezydenta G. L. nie wykazała ważnego interesu pozwalającego na wydanie wierzytelnych kopii. Organ administracji nie ma również obowiązku sporządzania i wydawania kserokopii dokumentów.
W zażaleniu G.L. podniosła, że nie występowała o wydanie uwierzytelnionych odpisów, a jedynie o wydanie kserokopii dokumentów. Dodała, że wykazała interes prawny zaznaczając, iż żądane kserokopie są jej potrzebne celem przedłożenia dla celów postępowań sądowych.
Utrzymując postanowienie organu I instancji w mocy na podstawie art.127, 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 73 § 2 K.p.a. Samorządowe Kolegium Odwoławcze wyjaśniło, że Kodeks postępowania administracyjnego w art. 74 reguluje kwestie przeglądania akt, sporządzania notatek i odpisów. Możliwe jest również wydawanie uwierzytelnionych odpisów, jednakże o tego rodzaju odpisy skarżąca nie wystąpiła. Jednocześnie organ stwierdził, że nie ograniczono stronie prawa do przeglądania całości akt sprawy.
W skardze G. L. ponownie podniosła, że wykazała interes prawny we wniosku o wydanie kserokopii żądanych dokumentów wskazując na potrzebę przedłożenia ich w toczących się postępowaniach sądowych. Podkreśliła też, iż jej intencją nie jest uzyskanie uwierzytelnionych odpisów a jedynie kserokopii. Wyraziła nadto zdziwienie faktem, że z jednej strony nie odmawia się jej prawa do uzyskania odpisów uwierzytelnionych, a uniemożliwia się wydanie kserokopii dokumentów z akt.
W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Poznaniu wniosło o jej oddalenie i podtrzymało dotychczasowe stanowisko.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Skarga zasługuje na uwzględnienie.
Zgodnie z art. 73 § 1 i 2 K.p.a. w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Powyższa regulacja umożliwia realizację zasady jawności postępowania wobec strony, a na tej zasadzie opiera się konstrukcja zasady czynnego udziału strony, co z kolei służy realizacji zasad prawdy obiektywnej i pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa oraz wyrażonego w art. 51 ust. 3 Konstytucji RP prawa dostępu każdego do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych (R. Kędziora, KPA Komentarz, Wyd. 2005, s. 193).
W ocenie składu orzekającego sporządzenie kopii pisma z akt sprawy za pomocą kserokopiarki zaliczyć należy do pojęcia udostępniania akt (art. 73 § 1 K.p.a.). Art. 73 § 1 K.p.a. nie stwarza żadnych ograniczeń w wykonywaniu odpisów z akt sprawy. Skoro więc strona ma prawo sporządzać notatki lub odpisy z wszelkich pism znajdujących się w aktach sprawy, to tym samym brak jest podstaw do odmowy sporządzenia tychże pism za pomocą kserokopiarki, jak i innych nowoczesnych urządzeń służących do powielania i gromadzenia materiałów oraz informacji (tak w: postanowieniu z dnia 8 grudnia 2009 r. sygn. akt II OSK 1855/09, postanowieniu z dnia 19 stycznia 2010 r. sygn. akt II OSK 2043/09, publ. orzeczenia.nsa.gov.pl; wyroku z dnia 29 marca 2001 r. II SA 2580/00, publ. Lex nr 6359). W tym miejscu należy zwrócić uwagę, iż w wyroku z dnia z dnia 8 kwietnia 1998 r. I SA/Gd 1657/97 (publ. Lex nr 35920) Naczelny Sąd Administracyjny stanął na stanowisku, iż skoro strona ma prawo sporządzać notatki lub odpisy z wszelkich pism znajdujących się w aktach sprawy, to tym samym brak jest podstaw prawnych do odmowy sporządzenia kopii tychże pism za pomocą kserokopiarki. Problem może jedynie sprowadzać się do ustalenia odpłatności za tę usługę.
Wobec powyższego stwierdzić należy, iż uprawnienie strony do sporządzania odpisów z akt sprawy może być realizowane również przez sporządzenie kserokopii pism zawartych w aktach. Organ ma swobodę przy tworzeniu warunków sporządzania kserokopii, lecz odmowa ich wydania narusza art. 73 § 1 K.p.a. Podnieść należy, iż kwestie techniki sporządzania kserokopii i jego kosztów wymagają organizacyjnego rozwiązania przez organ, lecz nie należą do istoty obowiązku organu wyrażonego w art. 73 § 1 K.p.a., a tym bardziej nie mogą organu z tego obowiązku zwalniać.
Rozpoznając sprawę ponownie organ w przypadku, gdy posiada techniczne możliwości sporządzenia kserokopii wskazanych przez G. L. dokumentów, powinien umożliwić skarżącej jej wykonanie za ewentualnym zwrotem związanych z tym kosztów.
W tym stanie rzeczy Sąd, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c P.p.s.a. orzekł, jak w sentencji wyroku. O wykonalności postanowienia orzeczono na podstawie art. 152 ustawy.
/-/E. Brychcy /-/J. Szaniecka /-/A. Łaskarzewska br