Uzasadnienie
Zaskarżonym postanowieniem z dnia [...] r., znak: [...] Samorządowe Kolegium Odwoławcze, na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 w związku z art. 58 i art. 144 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 256 ze zm.), po rozpatrzeniu zażalenia K. S. na postanowienie z dnia [...] r., znak: [...], wydane z upoważnienia Prezydenta Miasta S. w sprawie odmowy przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych wniosku złożonego dnia [...] r. o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego na dzieci J. K. P. i A. Z. P., w okresie 1 lipca-31 października 2019 r., utrzymało w mocy postanowienie organu I instancji.
W uzasadnieniu Kolegium wskazało, że w zażaleniu na postanowienie organu
I instancji K. S. wniosła o zmianę postanowienia i przywrócenie terminu do uzupełnienia wniosku o przyznanie prawa do świadczenia wychowawczego 500+ oraz uwzględnienie jej wniosku z dnia [...] r., ewentualnie o uchylenie zaskarżonego postanowienia i przekazanie sprawy do dalszego prowadzenia organowi I instancji. K. S. podniosła, że w okresie wakacyjnym, praktycznie do końca września 2019 r., przebywała poza S.. Nie było to wcale związane ze zmianą adresu, czy nawet zmianą miejsca zamieszkania - przebywała wówczas z dziećmi u rodziców w T., głównie ze względu na panujący w domu remont uniemożliwiający zamieszkiwanie, ale także z uwagi na okres wakacyjny. W T. przebywali czasowo i to ze względu na szczególne okoliczności, okresu spędzonego u rodziców nie sposób zatem traktować jako zmianę adresu czy miejsca zamieszkania.
Ponadto podkreśla, że obowiązek zawiadamiania organu o zmianie miejsca zamieszkania przejawia się dopiero w momencie, gdy strona zostanie prawidłowo zawiadomiona o wszczęciu postępowania, a ona nie otrzymała żadnego zawiadomienia o wszczęciu postępowania, a tym bardziej pouczenia o obowiązku informowania organu o zmianie adresu i skutkach wynikających z uchybienia temu obowiązkowi. K. S. wyjaśniła, że składając wniosek w formie elektronicznej, uzupełniła wszystkie wymagane przez formularz pola i wniosek został przyjęty, a nic nie wskazywało na to, że będzie on wymagał jakiegokolwiek uzupełnienia, a wezwanie zostanie wysłane do niej zwykłą drogą pocztową.
Niezależnie od powyższego K. S. wskazała, że doszło do naruszenia art. 39ą § 1 pkt 1 k.p.a., zgodnie z którym jeżeli strona złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej, doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Tymczasem organ nie wezwał jej do uzupełnienia braków formalnych wniosku drogą elektroniczną, a zwykłą korespondencją pocztową.
Rozpoznając wniesione zażalenie Samorządowe Kolegium Odwoławcze w S. uznało, że nie zawiera ono usprawiedliwionych podstaw. Zdaniem Kolegium organ I instancji, słusznie uznał, iż w złożonym wniosku skarżąca nie uprawdopodobniła braku swojej winy w uchybieniu terminu do uzupełnienia braków formalnych wniosku o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego na dzieci. Okoliczności, które przywołuje K. S. na swoje usprawiedliwienie, nie uprawdopodobniają braku jej winy w uchybieniu terminu do uzupełnienia wniosku złożonego dnia [...] lipca 2019 r. Trwający w domu remont (nawet generalny) i okres wakacyjny, a w związku z tym przebywanie czasowe rodziny poza adresem zamieszkania, nie mogą zostać uznane za okoliczności uzasadniające brak winy w uchybieniu terminu do złożenia wniosku o przywrócenie terminu do uzupełnienia wniosku o świadczenia wychowawcze. Kolegium podkreśliło, że nie kwestionuje samego faktu nieobecności strony w miejscu zamieszkania, gdyż strona należycie go uprawdopodabnia - przedkładając oświadczenie swojej matki z dnia [...] r., u której w tym czasie przebywała oraz zaświadczenie z dnia [...] Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr [...] w S., potwierdzające, że córka strony uczęszczała do placówki od [...] r. Jednakże fakt świadomego czasowego wyjazdu z miejsca zamieszkania w toku postępowania administracyjnego, w sytuacji, gdy okoliczności nie wskazują, iż był to wyjazd nagły, niezaplanowany, nie stanowi przyczyny uzasadniającej brak winy w uchybieniu terminowi.
Trudno przyjąć, że remont domu jest zdarzeniem niezaplanowanym, a związany z nim brak stałej obecności w miejscu zamieszkania i potencjalna konieczność odbioru w tym czasie przychodzącej na ów adres korespondencji - okolicznościami nie do przewidzenia. Skoro strona wiedziała, że w dłuższym czasie nie będzie mogła osobiście dokonywać odbioru korespondencji, że w domu znajdowały się obce jej osoby (ekipy remontowe), że ogrodzenie domu było prowizoryczne ("budowlane") to tym bardziej winna zadbać o możliwość skutecznego doręczenia jej korespondencji, zwłaszcza że to z jej wniosku toczyło się postępowanie o przyznanie świadczeń wychowawczych na dzieci. Twierdzenie, że nic nie wskazywało, iż organ będzie wymagał jakiegokolwiek uzupełnienia wniosku, dlatego że system informatyczny banku go przyjął, jest niewystarczające by przyjąć brak winy strony, a może wynikać z nieznajomości specyfiki prowadzenia procedury przez organ administracji publicznej.
Za chybiony Kolegium uznało zarzut o naruszeniu przez organ I instancji art. 39ą § 1 pkt 1 k.p.a., zgodnie z którym jeżeli strona złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej, doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. W kontekście argumentacji K. S. Kolegium podkreśliło, że jak wynika z art. 13 ust. 15 ww. ustawy sprawa z wniosku złożonego w sposób, o którym mowa w ust. 5 pkt 3, załatwiana jest w formie pisemnej. Tym samym organ I instancji nie był obowiązany doręczać wnioskodawczyni pism w sprawie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a podniesiony zarzut należy traktować jako niezasadny.
Ponadto Kolegium wyjaśniło stronie, że w myśl art. 61 § 1, 3 i 3a k.p.a. postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego organu administracji publicznej. Tym samym trudno oczekiwać, że organ będzie dodatkowo jeszcze zawiadamiał o wszczętym na jej wniosek postępowaniu administracyjnym.
Zgodnie z art. 20 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, w przypadku wystąpienia zmian mających wpływ na prawo do świadczenia wychowawczego osoba otrzymująca świadczenie wychowawcze jest obowiązana do niezwłocznego powiadomienia o tym organu właściwego wypłacającego to świadczenie. Ze względu na tę normę prawną strona, chcąc dochować należytej staranności i zapobiec sytuacji, w której doręczone na adres zamieszkania pismo organu, dwukrotnie awizowane wraca do adresata, wywołując skutek prawny doręczenia, winna była wskazać organowi inny adres do czasowych doręczeń pism.
K. S. wniosła skargę na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia [...] r. Zaskarżając postanowienie w całości, podniosła zarzuty naruszenie przepisów postępowania, tj.:
- a) art. 41 § 1 i 2 w zw. z art. 44 k.p.a. poprzez uznanie, że w okresie wakacyjnym, aż do [...] r. zmieniła miejsce zamieszkania, wobec czego powinna powiadomić organ o tej zmianie, podczas gdy jej wyjazd miał charakter jedynie czasowy i związany był z przeprowadzanym w domu remontem, jej centrum życiowe nadal pozostało w S. - wobec czego nie sposób uznać, aby zmieniła adres zamieszkania, co więcej - przyczyna jej nieobecności była od niej niezależna, albowiem z uwagi na szeroki remont nie mogła wraz z dziećmi przebywać w domu,
- b) art. 41 § 2 w zw. z art. 44 k.p.a. poprzez uznanie, że w niniejszej sprawie należało zastosować fikcję doręczenia, podczas gdy doręczenie to nastąpiło podczas jej nieobecności w domu wywołanej okolicznościami szczególnymi i od niej niezależnymi - remontem uniemożlwiającym zamieszkiwanie,
- c) art. 41 § 1 i 2 w zw. z art. 61 § 4 k.p.a. oraz 44 k.p.a. poprzez przyjęcie fikcji doręczenia pisma, podczas gdy organ nie zawiadomił jej o obowiązku informowania o zmianie miejsca zamieszkania i o skutkach niedopełnienia tego obowiązku (jako wnioskodawca także była stroną tego postępowania),
- d) art. 58 k.p.a. poprzez uznanie, że nie wykazała braku winy w uchybieniu terminu, podczas gdy jasno i dokładnie wyjaśniła przyczyny swojej nieobecności (którym zresztą organ dał wiarę stwierdzając, że Kolegium nie kwestionuje faktu jej nieobecności we wskazanym w pismach okresie) i przyczyny te uznać należy za niezależne od niej (niemożliwość przebywania pod adresem z uwagi na remont),
- e) art. 7 k.p.a. poprzez pominięcie jako nieistotną okoliczność, że w okresie doręczania wezwania w jej domu trwał remont, więc niekiedy przebywało tam kilka ekip remontowych, a awizo mogło zostać umieszczone w ogrodzeniu budowlanym - jako twierdzenia gołosłownego i "prostego",
- f) art. 7 k.p.a. poprzez uznanie, że nie wykazała braku winy w uchybieniu terminu, podczas gdy naprowadziła szereg dowodów na to, że nie mogła odebrać przesyłki pomimo awizowania i dowodom tym organ dał wiarę,
- g) art. 8 k.p.a. poprzez naruszenie zasady pogłębiania zaufania obywateli względem organów państwa, poprzez zdyskredytowanie jej wniosku z uwagi na jego nieuzupełnienie z powodu nieodebrania listu, podczas gdy organ posiadał jej adres e-mail i numer telefonu i nic nie stało na przeszkodzie, by poinformować ją o powstałych brakach za pomocą tych środków komunikacji, tak jak miało to miejsce w dniu 27 listopada, kiedy otrzymała od urzędnika telefon z informacją, że jej wniosek z uwagi na nieuzupełnione braki pozostanie bez rozpoznania.
Mając na uwadze powyższe zarzuty, wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania.
Samorządowe Kolegium Odwoławcze w odpowiedzi na skargę podtrzymało dotychczasowe stanowisko i wniosło o jej oddalenie.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie zważył, co następuje
Skarga zasługuje na uwzględnienie.
W sprawie niesporne jest, że wniosek o przyznanie świadczenia wychowawczego na dzieci J. K. P. i A. Z. P., skarżąca złożyła [...] r. na okres świadczeniowy 2019/2011 r. drogą elektroniczną, w rozumieniu art. 13 ust. 5 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r. poz. 195 ze zm.) – dalej zwanej "ustawą". Skarżąca przedłożyła na tą okoliczność potwierdzenie złożenia wniosku za pomocą systemu teleinformatycznego Banku [...] i nie jest to kwestionowane przez organ.
We wniosku skarżąca podała imię, nazwisko, nr PESEL (str. 1, Część I, pkt 1, ppkt 1-3 wniosku), adres poczty elektronicznej – e-mail (str. 1, Część I, pkt 1, ppkt 8 wniosku). Na ostatniej stronie formularza wniosku zawarta jest informacja, że wnioski i załączniki do wniosku składane w postaci elektronicznej za pomocą systemów, o których mowa w art. 13 ust. 5 pkt 3 ustawy podpisane przy użyciu danych obejmujących imię, nazwisko oraz numer PESEL są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym. Informacja ta wynika z art. 13 ust. 9 ustawy.
Zdaniem Sądu, skoro skarżąca złożyła wniosek o przyznanie świadczenia wychowawczego drogą elektroniczną, to wezwanie skarżącej dokonane w trybie art. 19 ust. 2 ustawy, winno nastąpić także za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a nie w formie pisemnej.
Zauważyć należy, że w sprawach z zakresu świadczeń wychowawczych w sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się przepisy k.p.a. (art. 28 ustawy). Zgodnie natomiast z art. 39ą § 1 k.p.a. doręczenie (zwykłych) pism (np. wezwań, zawiadomień) następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (w szczególności poprzez pocztę elektroniczną), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków: 1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;
- 2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;
- 3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.
Z powyższego przepisu wynika zatem, że organ jest obowiązany doręczać swe pisma stronie drogą elektroniczną, jeżeli strona uprzednio złożyła organowi tą drogą podanie w formie dokumentu elektronicznego (art. 39ą § 1 pkt 1 k.p.a.).
W niniejszej sprawie taka sytuacja miała miejsce, skoro skarżąca złożyła wniosek o przyznanie świadczenia wychowawczego drogą elektroniczną w formie dokumentu elektronicznego. Wobec tego Prezydent S. winien wezwać skarżącą drogą elektroniczną, w trybie art. 19 ust. 2 w zw. z art. 28 ustawy i art. 39ą § 1 pkt 1 k.p.a., do dostarczenia zaświadczenia gminy, w której aktualnie pobierane są świadczenia, o niezłożeniu wniosku o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego na okres zasiłkowy 2019/2021 na rzecz dzieci A. P., J. P. oraz zaświadczenia o niepobieraniu świadczenia wychowawczego na rzecz dzieci: J. P.. Sporządzenie wezwania w formie pisemnej (pismo z [...] r.) i doręczenie go skarżącej za pośrednictwem poczty było wadliwe i nie rodziło skutków prawnych.
Nie można zgodzić się z twierdzeniem Kolegium, że skoro zgodnie z art. 13 ust. 15 ww. ustawy sprawa z wniosku złożonego w sposób, o którym mowa w ust. 5 pkt 3, załatwiana jest w formie pisemnej, to tym samym organ I instancji nie był obowiązany doręczać wnioskodawczyni pism w sprawie za pomocą środków komunikacji elektronicznej z treści art. 13 ust. 15 ustawy.
Wskazać należy, że sprawa z wniosku złożonego w sposób, o którym mowa w art. 13 ust. 5 pkt 2 i 3, załatwiana jest w formie pisemnej (art. 13 ust. 15 ustawy). Załatwienie sprawy (a nie rozpoznanie wniosku) następowało tylko i wyłącznie poprzez wydanie decyzji rozstrzygającej sprawę, co do istoty lub w inny sposób (art. 104 i art. 105 k.p.a. w zw. z art. 28 ustawy). W zakresie tego pisma kwalifikowanego ustawa wyłączyła możliwość zastosowania art. 14 i art. 109 § 1 k.p.a. (możliwość doręczenia decyzji stronie za pomocą środków komunikacji elektronicznej).
Również w przypadku nieprawidłowo wypełnionego wniosku (braków formalnych samego podania, ale nie braku załączników) organ wzywał tylko i wyłącznie pisemnie osobę ubiegającą się o świadczenie wychowawcze do uzupełnienia lub poprawienia wniosku w terminie 14 dni od otrzymania wezwania, pod rygorem pozostawienia bez rozpoznania (art. 19 ust. 1 ustawy).
Taka sytuacja nie wystąpiła w niniejszej sprawie, ponieważ organ I instancji wzywał skarżąca do złożenia dokumentów, w trybie art. 19 ust. 2 ustawy (gdzie nie było zastrzeżone wezwanie w formie pisemnej), a więc do złożenia innego dokumentu w rozumieniu art. 13 ust. 4 pkt 3 lit. d ustawy.
Wobec tego należało uznać, że skoro w niniejszej sprawie skarżąca nie została skutecznie wezwana do przedłożenia dokumentów potwierdzających niepobieranie świadczenia wychowawczego na córki na terenie innej gminy, to nie miało miejsca uchybienie terminu do dokonania tej czynności. Nadto w aktach sprawy brak jest zawiadomienia skarżącej o pozostawieniu wniosku bez rozpoznania, co świadczy o tym, że postępowanie o przyznanie świadczenia wychowawczego na J. K. P. i A. Z. P., zainicjowane wnioskiem z [...] r. jest nadal w toku.
Trzeba też wskazać, że skarżąca w dniu [...] r. złożyła do organu
I instancji wystawioną przez Ośrodek Pomocy Społecznej w D. "KARTĘ ŚWIADCZEŃ OSOBY za okres od 2018-10-01 do 2019-11-30", oświadczając jednocześnie, że innego zaświadczenia urząd nie mógł jej wydać, albowiem nie składała w nim żadnych nowych wniosków.
Skoro zaś wezwanie do złożenia powyższego dokumentu nie rodziło skutków prawnych, a skarżąca, jej zdaniem, złożyła żądane dokumenty, to organ I instancji podanie skarżącej z [...] r. powinien rozpoznać, mając na uwadze art. 105 § 1 w zw. z art. 126 k.p.a., tj. wydać postanowienie o umorzeniu postępowania wpadkowego wywołanego wnioskiem o przywrócenie terminu.
Wobec tego, że ani organ I instancji, ani Kolegium nie dostrzegli, że czynność wezwania była wadliwa i przez to pozbawiona skutków prawnych (brak uchybionego terminu), to Sąd uznał, że odmowne postanowienie organu I instancji z dnia [...] r. zostało wydane z mającym istotny wpływ na wynik sprawy naruszeniem art. 58 i art. 59 § 1 k.p.a., a postanowienie Kolegium z dnia [...] r. mającym istotny wpływ na wynik sprawy naruszeniem art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 144 k.p.a.
W ponownie prowadzonym postępowaniu Prezydent Miasta S. weźmie pod uwagę zaprezentowaną w niniejszym wyroku ocenę prawną i w oparciu o art. 105 § 1 w zw. z art. 126 k.p.a., wyda postanowienie o umorzeniu postępowania wpadkowego wywołanego wnioskiem skarżącej z [...] r. o przywrócenie terminu. Organ I instancji będzie miał na uwadze to, że postanowienie umarzające postępowanie o przywrócenie terminu może doręczyć stronie na piśmie za pośrednictwem operatora pocztowego lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, stosownie do art. 109 § 1 w zw. z art. 126 k.p.a. Wobec tego celowe wydaje się, aby organ wpierw wyjaśnił, mając na uwadze zasady z art. 7, art. 8 § 1 i art. 9 k.p.a., w jaki sposób wskazane wyżej postanowienie winno być doręczone skarżącej. Następnie organ I instancji, w zależności od oceny okoliczności sprawy, podejmie w sprawie czynności lub wyda stosowny akt, który uzasadni zgodnie z wymogami art. 107 § 3 k.p.a.
Biorąc pod uwagę powyższe Sąd, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (j.t.: Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.), orzekł o uchyleniu postanowień organów obu instancji.