Uzasadnienie
B. J. wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na postanowienie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] maja 2007 r. nr [...], którym organ utrzymał w mocy postanowienie poprzedzające o odmowie uwzględnienia wniosku ww. o sporządzenie i przesłanie na jej adres odpisu pisma Urzędu Miasta S. z dnia [...] grudnia 2006 r. znak [...] oraz pisma Wiceprezydenta Miasta S. z dnia [...] listopada 2006 r. znak [...], które znajdują się w aktach sprawy prowadzonej przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych pod sygn. akt [...] ze skargi B. J. dotyczącej przetwarzania jej danych osobowych przez Prezydenta Miasta S. Uzasadniając odmowę wydania odpisu żądanego dokumentu, organ podał m.in., iż stosownie do dyspozycji art. 73 § 1 Kpa w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów.
Natomiast w myśl art. 10 § 1 Kpa organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Uprawnienia wynikające z powyższych przepisów nie zostały w jakikolwiek sposób naruszone. Organ podkreślił, iż przepisy Kpa nie nakładają na prowadzącego postępowanie administracyjne obowiązku skopiowania i wysyłania kopii jakiejkolwiek części akt sprawy stronie postępowania. W konsekwencji wniosek B. J. o sporządzenie i przesłanie odpisu żądanego dokumentu nie znajduje uzasadnienia w przepisach obowiązującego prawa.
W skardze B. J. zarzuciła, że organ, wydając zaskarżone postanowienie, naruszył przepisy postępowania administracyjnego, tj. art. 7-9, art. 10 § 1, art. 73 § 2, art. 76 § 3 Kpa oraz przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej i ustawy o ochronie danych osobowych w związku z art. 54 § 4 Konstytucji RP. Skarżąca wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia, nakazanie wydania odpisu żądanego dokumentu oraz zasądzenie od organu kosztów postępowania.
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie i podtrzymał stanowisko przedstawione w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Zgodnie z przepisem art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1269) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej.
W świetle powyższych kryteriów skarga zasługuje na uwzględnienie.
Na wstępie należy podać, że wniosek wszczynający postępowanie administracyjne, w przypadku wątpliwości co do treści żądania, stanowi podstawę do podjęcia przez organ ustaleń w zakresie rzeczywistej woli osoby, od której pochodzi. Postępowaniu temu towarzyszy należyte i wyczerpujące poinformowanie strony o okolicznościach faktycznych i prawnych mogących mieć wpływ na ustalenie jej praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. W przeciwnym razie mamy do czynienia z naruszeniem art. 7-9 Kpa w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy.
Zgodnie z tymi przepisami w toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności i podejmują wszelkie kroki niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli (art. 7). Organy administracji publicznej obowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby pogłębiać zaufanie obywateli do organów państwa oraz świadomość i kulturę prawną obywateli (art. 8). Organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek (art. 9).
Postępowanie, w wyniku którego wydano zaskarżone postanowienie, zostało przeprowadzone z naruszeniem powyżej przytoczonych przepisów.
Jak wynika z akt sprawy, skarżąca utożsamia kserokopię dokumentu z jego odpisem. W tej sytuacji organ zobowiązany był do wyjaśnienia skarżącej, że nie są to tożsame dokumenty, a ich przekazanie może nastąpić po spełnieniu przez wnioskodawcę określonych warunków. Organ obowiązku tego nie dopełnił, jak również nie ustalił, jakie jest faktyczne żądanie strony i nie pouczył jej o jego skutkach prawnych.
Powołany przez organ art. 73 § 1 Kpa nie może stanowić dostatecznego uzasadnienia dla decydowania za stronę o charakterze jej żądania. Jeśli zatem charakter żądania budzi wątpliwości, to organ administracji ma obowiązek, stosownie do postanowień powołanych wyżej artykułów, wyjaśnić rzeczywistą wolę strony.
W związku z powyższym Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c, art. 132 i art. 200 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przez sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.), orzekł jak w sentencji wyroku.