Uzasadnienie
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 Kodeksu postępowania administracyjnego oraz art. 12 pkt 2, art. 22 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 2 i art. 36 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 ze zm.) decyzją nr [...] z dnia [...] listopada 2005 r. po ponownym rozpatrzeniu utrzymał w mocy swoją decyzję z dnia [...] sierpnia 2005 r. odmawiającej uwzględnienia wniosku pani J. B. w sprawie stwierdzenie bezprawności przetwarzania jej danych osobowych przez Wójta Gminy w S. W uzasadnieniu organ podniósł, że w dniu 4 stycznia 2005 r. wpłynął do niego wniosek pani J. B., z którego wynikało, że w Urzędzie Gminy w S. miało miejsce udostępnienie jej danych osobowych osobom nieuprawnionym, w toku postępowania podatkowego, dotyczącego podatku od gruntu rolnego, w którym strona brała udział jako pełnomocnik stron postępowania.
Pani J. B. wystąpiła zatem z wnioskiem o uznanie przez Generalnego Inspektora, że Urząd Gminy w S., udostępnił jej dane osobowe osobom nieuprawnionym i wskazała, że organ podatkowy przekazał jej dane osobowe, jako pełnomocnika, do Konsula Generalnego RP w C. oraz pani S. D., co w jej opinii świadczy o rażącym naruszeniu jej praw, tym bardziej, iż nie jest w sprawie stroną, lecz pełnomocnikiem, a jej dane osobowe nie powinny być przekazywane bez jej wiedzy i zgody za granicę; ponadto działania te miały miejsce wbrew zastrzeżeniu złożonemu przez stronę na piśmie. W toku postępowania GIODO ustalił, że wnioskiem z dnia 9 września 2002 r. pani J. B. zainicjowała postępowanie (prowadzone przez Urząd Gminy w S. pod sygnaturą [...]) dotyczące działki oznaczonej Nr [...], położonej w miejscowości P., wskazując zarówno cel postępowania ("wydanie decyzji podatkowej za grunt rolny nr [...] o pow.[...], położony w P."), jak i krąg osób będących stronami tego postępowania - panią S. D. oraz spadkobierców pana S. B., tj. państwa R. B., M. B. i H. M. W postępowaniu tym strona wystąpiła jako pełnomocnik państwa R. i M. B. oraz H. M. Następnie Wójt Gminy S., jako organ podatkowy, prowadząc ww. postępowanie, zwrócił się do Konsula Generalnego RP w C. o doręczenie korespondencji dla pani S. D. mieszkającej w C. - USA, którą strona wskazała, jako żonę nieżyjącego, a figurującego w ewidencji gruntów, posiadacza samoistnego przedmiotowej działki.
Jak wynika z treści pisma Wójta Gminy S. do Konsula Generalnego RP w C. (z dnia 4 listopada 2002 r.) korespondencja ta została umieszczona w oddzielnej kopercie, ponadto, jak wyjaśnił Wójt jedynie kopie tego pisma przesłano do wiadomości stron postępowania, w tym skarżącej, jako pełnomocnikowi. W toku postępowania prowadzonego przez Urząd strona kwestionowała zarówno prawo Urzędu, jak i zasadność kierowania korespondencji do mieszkającej za granicą pani S. D. Takiego sposobu prowadzenia postępowania nie zakwestionowało SKO w L. Dalej Wójt Gminy S. wskazał, iż podstawą kwestionowanych przez skarżącą działań Urzędu Gminy w S. były przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa oraz przepisy ustawy z dnia 13 lutego 1984 r. o funkcjach konsulów Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2002 r., Nr 215, poz. 1823 z późn. zm.). Urząd Gminy w S. - po doręczeniu mu korespondencji skarżącej dotyczącej poglądu Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, iż dane uczestników postępowania powinny być umieszczone na oddzielnej karcie - zastosował taką praktykę w wydanej przez Wójta Gminy S. decyzji z dnia [...] marca 2005 r. oraz we wszystkich innych sprawach dotyczących skarżącej.
Zdaniem GIODO udostępnienie danych osobowych może być uznane za zgodne z prawem wówczas, gdy administrator danych wykaże spełnienie, co najmniej jednej z materialnych przesłanek przetwarzania danych osobowych, określonych w art. 23 ust 1 pkt 1 - 5 ustawy. Zgodnie z powołanym przepisem ustawy, przetwarzanie danych jest dopuszczalne m.in. wtedy, gdy: osobą której dane dotyczą wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych (pkt 1), jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (pkt 2). Każda z przesłanek przetwarzania danych osobowych ustanowionych w art. 23 ust 1 ustawy ma charakter autonomiczny i niezależny, a zatem przesłanki te, co do zasady są równoprawne. Dlatego też spełnienie, co najmniej jednej z nich stanowi o zgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych.
Jednocześnie, zgoda osoby, której dane dotyczą jest jednym z możliwych, ale nie jedynym warunkiem legalizującym proces przetwarzania danych osobowych. GIODO podkreślił, że pani J. B. brała udział w postępowaniu podatkowym przed Urzędem Gminy w S. z racji bycia pełnomocnikiem innych osób, a okoliczności tej strona nie zakwestionowała we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Natomiast przyjęcie funkcji pełnomocnika także w postępowaniu podatkowym, ze względu na istotę tej instytucji, wiąże się z ujawnieniem danych osobowych zawartych w akcie umocowania W opinii Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych pełnomocnik, z racji przyjętej przez niego roli liczyć się powinien z koniecznością ujawnienia jego danych osobowych - podobnie jak strony postępowania - wobec innych stron tegoż postępowania jak również organów, które na podstawie przepisów prawa będą w nim brały udział. Organ wskazał także, że jak ustalono w toku postępowania, pani S. D., wskazana została przez skarżącą i następnie uznana przez Urząd Gminy w S, za stronę postępowania podatkowego prowadzonego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej.
Natomiast strona w przedmiotowym postępowaniu - a była nią także skarżąca występująca w charakterze pełnomocnika R. i M. B. oraz H. M. - ma m.in. prawo wglądu w akta sprawy i w dane pozostałych uczestników postępowania, co przysługuje jej z mocy prawa (art. 178 i nast. Ordynacji podatkowej). Brak jest, zatem podstaw do przyjęcia, że pani S. D. nie była osobą upoważnioną do zapoznania się z danymi osobowymi stron postępowania, jak i danymi ich pełnomocnika, który z racji objętej w postępowaniu roli działa w imieniu i na rzecz strony. Działania Urzędu Gminy w S. polegające na udostępnieniu danych osobowych skarżącej pani S. D. znajdowały, zatem podstawę w art. 23 ust 1 pkt 2 ustawy, w myśl którego przetwarzanie danych (w tym ich udostępnianie) jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Jednocześnie GIODO podniósł, iż wobec faktu, że pani S. D. miała prawo dostępu do akt postępowania jako jego strona - z mocy prawa za chybiony uznać należy, pogląd strony, jakoby Wójt Gminy S. bezprawnie udostępnił jej dane osobowe.
W dniu 25 listopada 2005 r. skargę na powyższą decyzję złożyła pani J. B.. Skarżąca zarzuciła Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych naruszenie art. 107 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego poprzez błędną uzasadnienie faktyczne i prawne zaskarżonej decyzji oraz naruszenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Zdaniem pani J. B. powyższe naruszenia polegają na tym, iż organ błędnie przyjął, ze działania Wójta Gminy S. nie naruszają przepisów o ochronie danych osobowych. Tymczasem zdaniem skarżącej Wójt Gminy S. uchybił tym przepisom ujawniając jej dane osobowe w postaci imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania Konsulowi Generalnemu RP w C. oraz pani S. D., które to osoby nie były uprawnione do zapoznania się z jej danymi osobowymi, tym bardziej, iż skarżąca złożyła w urzędzie Gminy S. zastrzeżenie, co do posługiwania się jej danymi osobowymi. Niestety, zdaniem pani J. B. GIODO skoncentrował się na udowodnieniu, iż zarówno Konsul Generalny RP jak i pani S. D. byli uprawnieni do otrzymywania jej danych osobowych, co jednak stoi w sprzeczności z treścią przepisów prawa jak i orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego, które wyraźnie wskazuje, że na organach podatkowych spoczywa obowiązek utajniania informacji dotyczących innych podmiotów niezwiązanych bezpośrednio, a jedynie pośrednio z postępowaniem. Brak jest powodów, dla których jej dane miałby być ujawnione w toku postępowania, a decyzja GIODO jest zupełnie niezrozumiała, czym narusza art. 107 § 3 Kpa.
W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie i podtrzymał argumenty zawarte w zaskarżonej decyzji.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje
Na podstawie art. 13 § 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153 poz.1270 ze zm.) do rozpoznania sprawy właściwy jest wojewódzki sąd administracyjny, na którego obszarze właściwości ma siedzibę organ administracji publicznej, którego działalność została zaskarżona.
Natomiast zgodnie z treścią art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153 poz.1269 ze zm.) sąd administracyjny sprawuje wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę pod względem zgodności z prawem zaskarżonej decyzji administracyjnej i to z przepisami obowiązującymi w dacie jej wydania.
Rozpatrywana pod tym względem skarga nie zasługuje na uwzględnienie.
Na wstępie należy wskazać, iż kluczowym zagadaniem dla rozstrzygnięcia niniejszej sprawy ma kwestia dopuszczalności przetwarzania, a w szczególności udostępniania danych osobowych w toku postępowania podatkowego. Należy tu wskazać, że w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych wskazano na dopuszczalność przetwarzania danych osobowych, gdy zezwalają na to przepisy prawa. Takimi przepisami są niewątpliwie przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z roku 2005 Nr 8 poz. 60 ze zm.), która w Dziale IV Postępowanie podatkowe przewiduje zasady postępowania podatkowego. W trakcie postępowania podatkowego strony mają na podstawie art. 136 Ordynacji prawo powoływania pełnomocnika. Pełnomocnik strony w toku postępowania podatkowego wykonuje za stronę czynności w ramach swego umocowania, a zgodnie z art. 145 § 2 Ordynacji podatkowej, jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi.
Wobec powyższego w aktach sprawy podatkowej powinno się znajdować pełnomocnictwo wraz z danymi osobowymi pełnomocnika oraz jego adresem. W innym wypadku pełnomocnik nie mógłby skurcznie realizować swoich obowiązków wynikających z udzielonego pełnomocnictwa. Jak wynika z akt sprawy administracyjnej pani J. B. w sprawie postępowania podatkowego w przedmiocie ustalenia zobowiązania podatkowego za działkę nr [...] złożoną w miejscowości P. była pełnomocnikiem państwa R. i M. B. oraz pani H.M. Tak, więc jej dane osobowe takie jak imię i nazwisko oraz adres zamieszkania były w aktach postępowania podatkowego. Skarżąca sama zainicjowała postępowanie podatkowe wskazując jako stronę postępowania panią S. D. mieszkającą w C. Przepis art. 178 § 1 Ordynacji podatkowej wskazuje, że strony postępowania w każdym stadium postępowania obowiązane są udostępnić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek, kopii i odpisów.
Przepis ten statuuje zasadę jawności postępowania podatkowego dla jego stron. Należy wskazać, ze "prawo strony do przeglądania akt obejmuje uprawnienie do zapoznania się z treścią wszystkich pism, opinii, protokołów, dokumentów i innych materiałów znajdujących się w aktach sprawy" (por. S. Babiarz, B. Dauter, B. Gruszczyński, R. Hauser, A. Kabat, M. Niezgódka-Medek "Ordynacja podatkowa. Komentarz" s. 572). Tak, więc prawo to jest ujmowane bardzo szeroko i skoro strona ma prawo do zaznajomienia się z materiałami postępowania, w tym także danymi dotyczącymi pełnomocników stron to ujawnienie tych danych w piśmie do strony nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, gdyż zawiera się w treści upoważnienia, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
Nie można uznać, iż bezprawnie udostępniono dane osobowe skarżącej Konsulowi Generalnemu RP w C. skoro Wójt Gminy S. działając na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 13 lutego 1984 r. o funkcjach konsulów Rzeczypospolitej Polskiej zwrócił się o doręczenie pisma zaadresowanego do pani S.D. Konsul Generalny RP doręczając pismo zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy o funkcjach konsulów Rzeczypospolitej Polskiej działa jak organ administracji prowadzący sprawę. Brak jest, zatem przesłanek do przyjęcia, iż udostępnienie danych pani J. B. jest naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.
Mając powyższe na względzie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 151 w związku z art. 132 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi orzekł jak w sentencji.