Uzasadnienie
Pismem z dnia [...] lutego 2018 r. S.K. złożyła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wlkp. skargę na bezczynność Zarządu Związku [...] w zakresie rozpatrzenia jej wniosków z dnia [...] listopada 2017 r. i z dnia [...] grudnia 2017 r. o udostępnienie informacji publicznej, wnosząc o zobowiązanie organu do rozpoznania wniosków i zasądzenie od organu na rzecz skarżącej zwrotu kosztów postępowania. W przypadku, gdy po złożeniu skargi organ doręczy żądaną informację, skarżąca wniosła o uznanie, że na dzień wniesienia skargi organ pozostawał w bezczynności w przedmiocie udzielenia informacji publicznej, zasądzenie od organu na rzecz skarżącej zwrotu kosztów postępowania oraz umorzenie postępowania na podstawie art. 161 § 1 pkt 3 p.p.s.a.
W uzasadnieniu skargi podała, iż [...] listopada 2017 r. wystąpiła do Związku [...] z wnioskiem o udostępnienie pisemnej informacji publicznej w zakresie: 1) wyniku naboru na stanowisko dyrektora biura Związku [...] ogłoszonego w dniu 14 listopada 2016 r. w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta i Gminy;
2) protokołu z przeprowadzonego naboru, o którym mowa w punkcie 1. Wniosek o udostępnienie informacji publicznej, wyraźnie zatytułowany, złożyła drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej organu, zamieszczony w danych teleadresowych BIP Związku. Jednocześnie wniosła o udostępnienie informacji drogą elektroniczną w formie skanu na wskazany we wniosku adres mailowy, z którego wniosek nadała. Do dnia 10 grudnia 2017 r. organ w żaden sposób nie odniósł się do wniosku. Dnia [...] grudnia 2017 r. skarżąca wystąpiła z ponownym wnioskiem o udostępnienie żądanych wcześniej informacji. Do dnia złożenia niniejszej skargi organ w żaden sposób nie odniósł się do żądania skarżącej, nie udostępnił informacji publicznej, nie wydał decyzji odmownej, nie poinformował także o terminie udostępnienia wnioskowanej informacji.
Jednocześnie skarżąca wskazała, iż 14 listopada 2016 r. organ ogłosił w BIP Urzędu Miasta i Gminy nabór na stanowisko dyrektora biura Związku. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych niezwłocznie po przeprowadzonym naborze informacja o wyniku naboru jest upowszechniania przez umieszczenie na tablicy informacyjnej w jednostce, w której przeprowadzony był nabór, oraz opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej przez okres co najmniej 3 miesięcy. Informacja o wyniku przeprowadzonego naboru nie była i nie jest upowszechniona w BIP ani niezwłocznie po przeprowadzonym naborze, ani do dnia złożenia niniejszej skargi.
W odpowiedzi na skargę Zarząd Związku [...] wniósł o oddalenie skargi.
W uzasadnieniu odpowiedzi na skargę organ podał, że mimo przedłożenia przez skarżącą zrzutów ekranów przedstawiających nadanie wniosków za pośrednictwem wiadomości e-mail, wnioski nigdy nie wpłynęły na adres poczty Związku – [...]. Sprawdzone zostały wszystkie foldery poczty mailowej organu, a wiadomość nie trafiła do żadnego z nich. W związku z tym, z przyczyn niezależnych od siebie, organ nigdy nie zapoznał się z treścią wniosków skarżącej, a co za tym idzie nie wszczął ani nie prowadził postępowania związanego z zarzutem objętym skargą.
Zdaniem organu, ze względu na to, iż w niniejszej sprawie nie toczyło się postępowanie w przedmiocie udzielenia informacji publicznej, Związek nie mógł znajdować się w bezczynności i dlatego też skarga jest bezprzedmiotowa.
W załączeniu organ przesłał kopie dokumentów oczekiwanych przez skarżącą.
Pismem procesowym z dnia [...] marca 2018 r., w związku z faktem udzielenia za pośrednictwem Sądu wraz z odpowiedzią na skargę informacji publicznej, skarżąca wniosła o:
- - umorzenie niniejszego postępowania w części dot. pisemnej informacji o wyniku naboru oraz 1 strony protokołu naboru (art. 161 § 1 pkt 3 p.p.s.a.),
- - zobowiązanie Zarządu Związku (art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a.) do rozpoznania wniosków w części dot. załączników do protokołu z przeprowadzonego naboru w postaci kwestionariuszy oceny kandydata, o których mowa w protokole, stanowiących integralną część protokołu,
- - zasądzenie od organu na rzecz skarżącej zwrotu kosztów postępowania,
- - orzeczenie, że bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa.
Skarżąca wskazała, iż nieprawdziwe jest twierdzenie organu, że nadane za pośrednictwem wiadomości e-mail wnioski nigdy nie wpłynęły na adres Związku i nie trafiły do żadnego z istniejących folderów poczty mailowej organu, zwłaszcza, że sytuacja taka musiałaby nastąpić dwukrotnie w ciągu miesiąca. Na dowód powyższego przedłożyła historię wiadomości wysłanych z poczty mailowej, z uwzględnieniem przedmiotowych wniosków, w której system teleinformatyczny odnotował datę odebrania przez pocztę organu wysłanych wniosków.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Zgodnie z art. 3 § 2 pkt 8 i 9 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1369 ze zm., dalej jako p.p.s.a.), kontrola działalności administracji publicznej sprawowana przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W przypadku skarg na bezczynność kontroli sądu poddawany jest brak aktu lub czynności w sytuacji, gdy organ miał obowiązek podjąć działanie w danej formie i w określonym przez prawo terminie.
Przedmiotem skargi wniesionej w niniejszej sprawie jest bezczynność Zarządu Związku [...] w rozpoznaniu wniosku skarżącej z dnia [...] listopada 2017 r., w którym zwróciła się o udostępnienie pisemnej informacji publicznej w zakresie: 1) wyniku naboru na stanowisko dyrektora biura Związku [...] ogłoszonego w dniu 14 listopada 2016 r. w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta i Gminy;
- 2) protokołu z przeprowadzonego naboru, o którym mowa w punkcie 1.
W świetle art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1764 ze zm.; zwanej dalej u.d.i.p.) nie ulega wątpliwości, że Zarząd Związku [...] jest podmiotem zobowiązanym do udostępnienia informacji publicznej, zaś żądane we wniosku informacje dotyczące naboru na stanowisko dyrektora biura tego Związku stanowiły informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 w zw. z art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. g) u.d.i.p. Bezsporne jest również to, że odpowiedź na wniosek została skarżącej udzielona już po wniesieniu skargi.
W sprawie sporna była jedynie kwestia skuteczności złożenia przez skarżącą wniosku z dnia [...] listopada 2017 r., bowiem w odpowiedzi na skargę podmiot zobowiązany zakwestionował wpływ przedmiotowego wniosku na adres jego poczty elektronicznej.
W orzecznictwie sądów administracyjnych jednolicie przyjmuje się, że zapytanie skierowane pocztą elektroniczną (e-mail) stanowi formalny wniosek o udostępnienie informacji publicznej i to nawet wtedy, gdy do jego autoryzacji nie zostanie użyty podpis elektroniczny (por. wyrok NSA z dnia 16 marca 2009 r., sygn. akt I OSK 1277/08).
W orzecznictwie ugruntowany jest również pogląd co do tego, że do obowiązków organu administracji publicznej należy taka konfiguracja poczty elektronicznej, w tym filtrów antyspamowych, oraz takie zorganizowanie obsługi technicznej poczty elektronicznej organu - aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesyłanych na wskazany przez adres podań, wobec prawnej dopuszczalności ich wnoszenia także drogą elektroniczną (por. np. postanowienia NSA z dnia 10 września 2015 r., sygn. akt I OSK 1968/15 i z dnia 3 listopada 2015 r., sygn. akt I OSK 1940/15). Skutki trudności, błędów czy nieprawidłowości w zakresie kształtowania i obsługiwania przez organy administracji publicznej oficjalnych systemów służących do komunikacji z tymi organami nie mogą być przerzucane na korzystających z tych systemów (por. postanowienie NSA z dnia 5 listopada 2015 r., sygn. akt I OZ 1414/15, wyrok NSA z dnia 16 lutego 2016 r., sygn. akt I OSK 2186/14).
Ryzyko nieodebrania, czy też nie odczytania przez organ wysłanego do niego przy użyciu poczty elektronicznej wniosku, skierowanego na oficjalnie podany adres elektroniczny organu, obciąża ten organ, a nie wnioskodawcę (por. postanowienie NSA z dnia 18 listopada 2015 r., sygn. akt I OSK 2897/14). Z orzecznictwa tego wynika w istocie domniemanie, że jeżeli wiadomość została prawidłowo nadana na oficjalny adres poczty elektronicznej organu, to znaczy, że dotarła ona do adresata (wyrok NSA z dnia 19 maja 2017 r., sygn. akt I OSK 2281/15). Odmienne zapatrywanie sprawiałoby, że w praktyce prawo do wnioskowania o informację publiczna za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) byłoby iluzoryczne, a jego skuteczność zależałaby od woli podmiotu. Błędna jest zatem taka wykładnia art. 13 ust. 1 u.d.i.p., według której przesłanie wniosku o udostępnienie informacji publicznej drogą elektroniczną dla uznania, że został on skutecznie złożony wymaga od wnioskodawcy potwierdzenia otrzymania wniosku przez organ (postanowienie NSA z dnia 20 października 2017 r., sygn. akt I OSK 1777/17).
W powołanym orzecznictwie NSA przyjmowano, że wydruk z poczty elektronicznej nadawcy stanowi dostateczny dowód, że wiadomość zawierająca wniosek została wysłana (zob. też wyrok NSA z dnia 16 września 2016 r., sygn. akt I OSK 1924/16).
Z powyższego wynika, że skarżąca miała prawo złożyć wniosek o udostępnienie informacji publicznej w formie elektronicznej i z takiej drogi skorzystała przesyłając na adres elektroniczny podmiotu zobowiązanego wniosek z dnia [...] listopada 2017 r. i ponawiając go w dniu [...] grudnia 2017 r. Skarżąca przedstawiła stosowne wydruki z poczty elektronicznej oraz historię wiadomości wysłanych, z uwzględnieniem przedmiotowych wniosków, w której system teleinformatyczny odnotował datę odebrania przez pocztę organu wysłanych wniosków.
W konsekwencji w ocenie Sądu należało przyjąć, że wnioskodawczyni wykazała, że złożyła skutecznie wniosek nadany drogą elektroniczną w dniu [...] listopada 2017 r. i powtórzony w dniu [...] grudnia 2017 r.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 u.d.i.p. udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, z zastrzeżeniem ust. 2 i art. 15 ust. 2, a zatem po upływie 14 dni od 12 listopada 2017 r. podmiot zobowiązany pozostawał w bezczynności udzielając żądanej informacji dopiero wraz z odpowiedzią na skargę.
Należy przy tym zauważyć, że wraz z odpowiedzią na skargę udostępniono tylko protokół naboru bez załączników do tego protokołu w postaci kwestionariuszy oceny kandydata, o których mowa w protokole, a które stanowiły integralną część protokołu.
W tej sytuacji, Sąd uznał, iż podmiot zobowiązany wprawdzie udzielił skarżącej wraz z odpowiedzią na skargę informacji, jednak w sposób nie w pełni realizujący oczekiwania skarżącej wynikające z jej wniosku, albowiem nie udostępnił załączników do protokołu naboru, które to załączniki, w ocenie Sądu stosownie do art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. g) w związku z art. 1 ust. 1 u.d.i.p., stanowiły informację publiczną i powinny zostać udostępnione skarżącej.
Zgodnie z art. 149 § 1 p.p.s.a. sąd, uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1-4 albo na przewlekłe prowadzenie postępowania w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 4a:
- 1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności;
- 2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa;
- 3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania.
Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a p.p.s.a.).
W sytuacji, gdy zarzucany stan bezczynności ustał po dniu wniesienia skargi, ale przed jej rozpoznaniem i rozstrzygnięciem przez Sąd, to w części obejmującej zobowiązanie do udzielenia pisemnej informacji o wyniku naboru oraz protokołu naboru, postępowanie sądowoadministracyjne, o jakim mowa w art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a., podlegało umorzeniu na podstawie art. 161 § 1 pkt 3 p.p.s.a. (por. uchwała NSA z 26.11.2008 r., I OPS 6/08).
Natomiast na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a. należało zobowiązać Zarząd Związku [...] do załatwienia wniosku skarżącej z dnia 12 listopada 2017 r. w zakresie udostępnienia załączników do protokołu naboru i to w terminie 14 dni od daty doręczenia odpisu prawomocnego wyroku, a na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a. należało stwierdzić, że podmiot ten dopuścił się bezczynności.
Jednocześnie na podstawie art. 149 § 1a p.p.s.a. Sąd stwierdził, że nie nastąpiło to z rażącym naruszeniem prawa. Rażącym naruszeniem prawa jest naruszenie ciężkie, które nosi cechy oczywistej i wyraźnej sprzeczności z obowiązującym prawem, niepozwalające na zaakceptowanie w demokratycznym państwie prawa i wywołujące dotkliwe skutki społeczne lub indywidualne (por. B. Adamiak i J. Borkowski, Komentarz do kodeksu postępowania administracyjnego, Warszawa 1998 r., s. 808-812). Sąd wziął pod uwagę, że od dnia złożenia przez skarżącą wniosku do dnia udzielenia jej informacji (wprawdzie niepełnej) upłynął stosunkowo krótki okres czasu, a udzielenie żądanej informacji tylko w części, nie wynikało ze złej woli podmiotu, lecz było wynikiem błędnej interpretacji przepisów. W związku z tym nie było też uzasadnione wymierzenie grzywny.
Wobec uwzględnienia skargi, na podstawie art. 200 p.p.s.a., Sąd zasądził od zobowiązanego podmiotu na rzecz skarżącej zwrot kosztów postępowania w postaci uiszczonej opłaty w wysokości 100 zł.