Uzasadnienie
Z. W. (skarżący) wniósł skargę na bezczynność i przewlekłość postępowania Wójta Gminy Niemce w sprawie wydania z akt sprawy kserokopii notatek służbowych z 16 i 26 lutego 2021 r. Zarzucił, że doręczone uprzednio przez organ kserokopie są "przerobione w celu dezinformacji".
W odpowiedzi na skargę Wójt Gminy Niemce wniósł o jej oddalenie lub odrzucenie jako bezzasadnej. Wyjaśnił, że wnioskiem z 18 września 2023 r. Z. W. zwrócił się do organu o wydanie kserokopii z notatek służbowych z 16 i 26 lutego 2021 r. We wniosku Z. W. jako ważny interes strony wskazał "posiadanie oryginalnych xero z oryginalnych adnotacji/notatek służbowych mieszkanki gminy, wykorzystanie, itp."
Jednocześnie organ stwierdził, że w odpowiedzi na wnioski skarżącego z 9 i 15 kwietnia 2021 r., Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w N. przy piśmie z 21 kwietnia 2021 r. przekazał Z. W. żądane kserokopie notatek służbowych. Natomiast odpowiedź na wniosek z 18 września 2023 r. została udzielona skarżącemu w piśmie Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w N. z 17 października 2023 r, w którym wskazał on, że wspomnianym pismem z 21 kwietnia 2021 r. udzielono już odpowiedzi na żądanie skarżącego poprzez przesłanie kserokopii notatek z 16 i 26 lutego 2021 r.
Z. W. złożył ponaglenie w sprawie, które na mocy postanowienia Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Lublinie z 6 listopada 2023 r. zostało uznane za nieuzasadnione.
Skarga w niniejszej sprawie została rozpoznana w trybie uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r., poz. 1634; dalej jako: p.p.s.a.).
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie zważył, co następuje
Organ wniósł o odrzucenie skargi, stad też Sąd w pierwszej kolejności ocenił kwestię dopuszczalności nadania biegu skardze na bezczynność i przewlekłość postępowania organu, którą to kwestię przesądził pozytywnie. Niniejsza sprawa mieści się bowiem w zakresie kognicji sądu administracyjnego, o której mowa w art. 3 § 2 pkt 8 w zw. z art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a.
Wskazać należy, iż na gruncie art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. dopuszczalna jest skarga na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania organu w sytuacji, gdy przepis prawa materialnego nakłada nań obowiązek wydania decyzji administracyjnej, postanowienia w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończącego postępowanie, czy postanowienia rozstrzygającego sprawę co do istoty, względnie wydania innego niż wyżej określone aktu lub dokonania czynności z zakresu administracji publicznej dotyczących uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa.
W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się, a Sąd orzekający w niniejszej sprawie stanowisko to podziela, że dopuszczalne jest wniesienie do sądu administracyjnego skargi na bezczynność organu w nierozpatrzeniu wniosku o udostępnienie akt sprawy. Takie działanie, mające materialno-techniczny charakter, należy zaliczyć do grupy czynności, o których stanowi art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. Co istotne, obowiązek udostępnienia stronie postępowania akt sprawy wynika wprost z przepisów k.p.a., zgodnie bowiem z art. 73 § 1 k.p.a. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 grudnia 2022 r., sygn. akt I OSK 9932/22).
W związku z powyższym, Sąd nie znalazł podstaw do uwzględnienia wniosku organu o odrzucenie skargi.
Przechodząc zatem do merytorycznego rozpoznania sprawy, należy zważyć, że zakres badania przez sąd sprawy ze skargi na bezczynność czy przewlekłość postępowania organu administracji publicznej sprowadza się w pierwszym rzędzie do rozważenia, czy w ustalonym stanie faktycznym na organie administracji publicznej spoczywa obowiązek wydania aktu lub dokonania czynności kończących postępowanie, a następnie czy wypełniono go w przepisanym terminie, a dalej czy ewentualne opóźnienie ma swe usprawiedliwienie (por. wyrok NSA z dnia 16 marca 2022 r., sygn. akt II GSK 1256/21). Dlatego też kontrola sądu w niniejszej sprawie sprowadza się do oceny, czy organ pozostawał w bezczynności odstępując od przesłania wnioskowanych kserokopii i udzielając skarżącemu odpowiedzi poprzez nawiązanie do uprzednio spełnionego żądania. W dalszej kolejności Sąd bada natomiast czy dokonanie tych czynności w czasie nosi znamiona działania przewlekłego.
Stosownie do treści art. 73 § 1 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów; prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Czynności te są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu (art. 73 § 1a k.p.a.). Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2 k.p.a.). Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie (art. 74 § 2 k.p.a.).
Podkreślić przy tym trzeba, że na gruncie uchwały siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 października 2018 r. sygn. akt I OPS 1/18 przyjęto, iż w ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 k.p.a. mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy. Z utrwalonego orzecznictwa wynika również, że odmowa uwzględnienia wniosku strony o sporządzenie kserokopii z akt mogłaby nastąpić jedynie wówczas, gdyby organ wykazał konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania (tak m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z dnia 9 lutego 2023 r., sygn. akt III SA/Lu 600/22).
Co do zasady, prawo wglądu w akta sprawy oraz sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów ma nieograniczony charakter, obejmuje cały tok postępowania administracyjnego we wszystkich instancjach, również po wydaniu i doręczeniu decyzji. Nie jest przy tym dopuszczalne żądanie jakiegokolwiek uzasadnienia potrzeby skorzystania z wymienionych praw, jak również czasowe bądź liczbowe ograniczenie powyższego prawa. Prawo strony wynikające z art. 73 k.p.a. dotyczy całości akt postępowania, a więc całej ich zawartości – niezależnie od tego, czy mają one charakter formalny, czy też nieformalny. W szczególności organ administracji publicznej nie może dokonywać swoistego podziału dokumentów na "oficjalne" i "prywatne" w kontekście realizacji tego prawa, co niekiedy zdarza się w praktyce. Każdy znajdujący się w aktach sprawy materiał – wszelkie projekty decyzji, odręczne zapiski pracowników prowadzących postępowanie, mapy, załączniki, notatki itd. w myśl art. 73 k.p.a. są materiałami, z którymi strona ma prawo się zapoznać, sporządzić z nich notatki, odpisy albo jedno i drugie (por. Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz pod. Red. R.Hausera i M.Wierzbowskiego).
Podkreślić jednakże trzeba, iż czynności wymienione w art. 73 § 1 k.p.a. cechuje samodzielność po stronie zainteresowanego zapoznaniem się z treścią akt sprawy, bądź pozyskaniem z nich odpisów lub kopii. To rolą zainteresowanego jest podjęcie odpowiednich działań i wysiłku, aby móc zrealizować przysługujące mu prawo wglądu w akta sprawy administracyjnej. Na gruncie wspomnianego art. 73 § 1 k.p.a. zadaniem organu pozostaje jedynie umożliwienie stronie realizację należnego jej prawa, poprzez udostępnienie akt administracyjnych pozostających w dyspozycji organu.
Tymczasem tryb sporządzania uwierzytelnionych odpisów i kopii akt sprawy na zasadzie art. 73 § 2 k.p.a., ma charakter wyjątkowy. Możliwość zastosowania tego przepisu zachodzi jedynie w przypadku wykazania przez wnioskującego ważnego interesu uzasadniającego konieczność pozyskania określonych dokumentów. Co więcej, w ocenie sądu, nie jest przy tym wystarczające, aby strona wykazała istnienie interesu w pozyskaniu odpisów/kopii dokumentów dla potrzeb bieżącego, toczącego się, bądź też innego, przyszłego postępowania. Żądając wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, strona winna jeszcze wykazać, że nie ma możliwości samodzielnego sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy zgodnie prawem przysługującym jej na gruncie omówionego już art. 74 § 1 k.p.a.
Z powyższego wynika, że zasadą pozostaje to, że to sama strona ma prawo i możliwość sporządzania kopii lub odpisów z akt sprawy. To rolą zainteresowanego jest podjęcie odpowiednich działań i wysiłku, aby móc zrealizować przysługujące mu prawo wglądu w akta sprawy administracyjnej. Organ na wniosek strony, powinien sporządzić kopię dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy, tylko, gdy jest to uzasadnione szczególnym okolicznościami sprawy. W sprawie takie szczególne okoliczności nie zaistniały.
Na gruncie rozpatrywanej sprawy okolicznością bezsporną jest, iż w załączeniu do pisma z 21 kwietnia 2021 r. Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w N. przekazał Z. W. kserokopie notatek służbowych z 16 i 26 lutego 2021 r. Niekwestionowanym jest także, że w sprawie wystąpiła tożsamość podmiotu wnioskującego oraz żądania zgłoszonego we wnioskach 9 i 15 kwietnia 2021 r. i 18 września 2023 r. Jak już wspomniano, wnioski z 9 i 15 kwietnia 2021 r. zostały załatwione pismem z 21 kwietnia 2021 r., w zgodzie z wolą strony. Z akt sprawy wynika również, że odpowiadając na wniosek skarżącego z 18 września 2023 r., organ nawiązał do faktu uprzedniego zrealizowania żądania strony w formie pisma z 21 kwietnia 2021 r. i jego załączników.
Stwierdzić zatem należy, iż Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w N. - jako organ działający z ramienia Wójta Gminy w ramach realizacji zadań własnych gminy z zakresu pomocy społecznej - odstąpił od ponownego doręczenia skarżącemu kopii tych samych dokumentów, wskazując jednocześnie na fakt uprzedniego spełnienia żądania strony o tej samej treści.
W tych okolicznościach, zdaniem Sądu, nie można przyjąć jakoby organ, który odstąpił od ponownej realizacji tożsamego żądania skarżącego, przywołując jednocześnie fakt jego wykonania przy piśmie z 21 kwietnia 2021 r., pozostawał w bezczynności.
Przede wszystkim trzeba zauważyć, iż pismo strony zawierające wniosek o nadesłane kserokopii z akt sprawy nie pozostało bez odpowiedzi organu. Organ rozpatrzył merytorycznie żądanie skarżącego i w rezultacie uznał, iż nie jest celowe jego ponowne wykonanie, w sytuacji, gdy w dniu 21 kwietnia 2021 r. spełnił już tożsame żądanie, zgodnie z wolą strony.
Sąd podziela powyższe zapatrywanie organu. Jak bowiem wynika z treści pism organu z 21 i 26 kwietnia 2021 r. oraz 10 października 2023 r. (k. 6-8 akt administracyjnych) skarżącemu przesłano kserokopie notatek służbowych z 16 i 26 lutego 2021 r, zaś skarżący tego faktu nie neguje. W tym stanie sprawy słusznym jest twierdzenie, że strona jest już w posiadaniu kserokopii dokumentów, których doręczenia się domaga.
Ponadto, spełnienie żądania strony tym bardziej nie wydaje się uzasadnione, że skarżący w gruncie rzeczy nie wykazał jaki ważny interes przemawia za ponownym sporządzeniem przez organ i wydaniem kserokopii tych samych dokumentów. Skarżący formułuje jedynie potrzebę "posiadania oryginalnych xero, wykorzystania". Sąd nie znalazł zatem podstaw do zobowiązania organu, aby kolejny raz, przy zaangażowaniu pracowników tego organu, poczynił kroki ku ponownemu wyszukaniu, powieleniu, w miarę potrzeby zanonimizowaniu, a następnie doręczeniu skarżącemu kopii poszczególnych dokumentów z akt sprawy.
Sąd zauważa co prawda, iż skarżący nie jest usatysfakcjonowany z formy, w jakiej organ udostępnił wnioskowane kopie dokumentów z akt sprawy, zarzucając, że zostały one przerobione. Niemniej jednak, przedmiotem rozpoznania w niniejszej sprawie nie jest prawidłowość i rzetelność uprzednio doręczonych kserokopii, lecz jedynie zbadanie postawy organu w zakresie rozpoznania wniosku z 18 września 2023 r. w aspekcie bezczynności i przewlekłości postępowania.
Dodatkowo, z akt sprawy oraz wiedzy posiadanej z urzędu przez Sąd na podstawie licznych postępowań zainicjowanych przez skarżącego przed tutejszym Sądem wynika, że Z. W. wielokrotnie stawia się w Urzędzie Gminy, składa pisma i wnioski, wykazując dużą aktywność i samodzielność w inicjowaniu kolejnych postępowań i formułowaniu żądań wobec organów administracji publicznej. W związku z tym, słusznym wydaje się twierdzenie, że skarżący mógł skorzystać z zasadniczego prawa wglądu w akta sprawy, przysługującego mu na podstawie art. 73 § 1 k.p.a. i we własnym zakresie sporządzić z nich – wedle uznania - notatki, kopie czy odpisy, nie będąc przy tym zobligowanym do wykazania szczególnego interesu w ich pozyskaniu.
Końcowo Sąd wskazuje, że wniosek skarżącego o nadesłanie kserokopii dokumentów z akt sprawy wpłynął do Urzędu Gminy w dniu 20 września 2023 r., zaś do OPS N. w dniu 22 września 2023 r. Pismo organu, stanowiące odpowiedz na złożony wniosek pochodzi natomiast z 17 października 2023 r.
Zgodnie z art. 35 § 1 k.p.a. organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ (§ 2). Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania (§ 3).
W świetle powyższego sąd ocenia, iż chronologia zdarzeń zaistniałych w sprawie – wbrew zarzutom stawianym przez skarżącego - nie pozwala przyjąć jakoby postępowanie przed organem nosiło znamiona przewlekłości.
Z tych względów, wobec braku podstaw do uwzględnienia skargi, Sąd, działając na podstawie art. 151 § 1 p.p.s.a., skargę oddalił.