Uzasadnienie
Przedmiotem skargi A. J. do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 24 kwietnia 2020 r. była bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, dalej: Prezes Urzędu, w prowadzeniu postępowania z jego skargi z dnia [...] listopada 2018 r., która wpłynęła do organu [...] listopada 2018 r., na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez O. z siedzibą w W., przy ul. P. [...], reprezentowany przez N. S.A.
z siedzibą w W. przy ul. P. [...], polegające na niewypełnieniu wobec skarżącego obowiązku informacyjnego i przetwarzaniu jego danych osobowych bez podstawy prawnej.
W związku ze skargą A. J. z dnia [...] listopada 2018 r., Prezes Urzędu pismem z dnia [...] stycznia 2019 r. wezwał Fundusz do udzielenia pisemnych wyjaśnień oraz poinformował skarżącego o podjętych czynnościach.
W odpowiedzi na wezwanie, w dniu [...] lutego 2019 r. do organu wpłynęło pismo obejmujące wyjaśnienia od [...] F. S.A. z siedzibą w W. przy ul. P. [...], zwanej dalej Towarzystwem, będące podmiotem zarządzającym Funduszem.
W dniu [...] czerwca 2019 r. do Prezesa Urzędu wpłynęło pismo skarżącego z zapytaniem o stan przedmiotowej sprawy.
Pismem z dnia [...] sierpnia 2019 r. Prezes Urzędu poinformował strony przedmiotowego postępowania o zebranym materiale dowodowym wystarczającym do wydania decyzji administracyjnej, a także o przysługującym im prawie do wglądu w akta sprawy, wypowiedzenia się, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
W dniu [...] lutego 2020 r. do organu wpłynęło ponaglenie skarżącego, dotyczące rozpoznania złożonej przez niego skargi.
Pismem z dnia [...] lutego 2020 r. Prezes Urzędu wezwał Towarzystwo do uzupełnienia braków formalnych pisma Towarzystwa z dnia [..] stycznia 2019 r., informując w tej samej dacie o powyższym skarżącego.
W dniu [...] marca 2020 r. do Prezesa Urzędu wpłynęło pismo Towarzystwa, którym uzupełniono uprzednio stwierdzone braki formalne.
Skarżący we wniesionej do Sądu skardze zarzucił organowi:
- 1) niezałatwienie sprawy w terminie przewidzianym w art. 35 § 3 k.p.a., niewskazanie przyczyny zwłoki i niewyznaczenie nowego terminu zgodnie z art. 36 § 1-2 k.p.a.;
- 2) nierozpoznanie wniesionego ponaglenia stosownie do art. 37 § 5 i 6 k.p.a. Wskazał, że od dnia zgłoszenia sprawy do UODO upłynęło już ponad półtora roku, a od zgromadzenia materiału dowodowego 8 miesięcy.
Dodatkowo w piśmie procesowym z dnia [...] czerwca 2020 r. skarżący wniósł o zwrot kosztów postępowania, w tym wpisu sądowego w wysokości 100 zł i zwrotu kosztów doręczeń przesyłek poleconych.
Prezes Urzędu w odpowiedzi na skargę z dnia 25 maja 2020 r. wniósł o jej oddalenie. Podniósł, że na podstawie art. 15zzs ust. 1 pkt 6 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 374), w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID, bieg terminów procesowych i sądowych, w postępowaniach administracyjnych, tym w niniejszym postępowaniu przed Prezesem Urzędu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu.
W ocenie Prezesa Urzędu, postępowanie w niniejszej sprawie prowadzone jest zgodnie z dyspozycją art. 78 ust. 2 RODO, który jest szczególnym przepisem względem uregulowań k.p.a. Przepis ten stanowi, że termin rozpatrzenia skargi dotyczącej ochrony danych osobowych bądź poinformowania osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi - wynosi trzy miesiące. Skarżący został poinformowany o podjęciu czynności w jego sprawie przed upływem trzech miesięcy od daty otrzymania wniosku.
Prezes Urzędu uznał, że w żadnym razie nie uchyla się od wydania rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie. Przeciwnie - organ do spraw ochrony danych osobowych przedsięwziął przewidziane prawem czynności, służące wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy i zebraniu materiału dowodowego potrzebnego do rozstrzygnięcia jej decyzją administracyjną.
Na każdym etapie postępowania skarżący był informowany o podejmowanych w sprawie działaniach, co znajduje odzwierciedlenie w zgromadzonym w aktach przedmiotowej sprawy materiale dowodowym. Jednakże, organ po stwierdzeniu braku formalnego zobowiązany był wezwać do jego usunięcia.
Wskazał jednocześnie, że z uwagi na powołaną wcześniej okoliczność zawieszenia biegu terminów postępowań administracyjnych kolejne czynności w przedstawionej sprawie podjęte zostaną niezwłocznie, gdy tylko będzie to możliwe, o czym Prezes Urzędu poinformuje pisemnie skarżącego i Fundusz reprezentowany przez Towarzystwo.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje
Skarga jest uzasadniona.
W myśl art. 119 pkt 4 i art. 120 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.), dalej "p.p.s.a.", sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów. W związku z powyższym Sąd rozpoznał skargę w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym.
Bezczynność organu administracji publicznej, w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a., ma miejsce wówczas, gdy organ nie załatwił sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub w przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a.
Przypomnieć należy, iż od dnia 25 maja 2018 r. w polskim porządku prawnym obowiązuje ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781, zwanej dalej: "u.o.d.o."), jak również rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. Seria L. rok 2016 nr 119 str. 1 z dnia 2016.05.04 z późn. zm. – dalej "RODO", które stosuje się bezpośrednio. Zgodnie z art. 7 ust. 1 u.o.d.o., w postępowaniach prowadzonych przez Prezesa UODO, stosuje się przepisy k.p.a. w sprawach nieuregulowanych w u.o.d.o.
W myśl art. 35 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki, przy czym – w myśl § 3 tego przepisu – załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Jednocześnie, zgodnie ze szczególnym przepisem art. 78 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, termin rozpatrzenia skargi dotyczącej ochrony danych osobowych bądź poinformowania osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi – wynosi trzy miesiące.
Z niespornych okoliczności faktycznych sprawy wynika, iż skarżący złożył skargę wszczynającą postępowanie przed Prezesem Urzędu w dniu [...] listopada 2018 r., która do dnia rozpoznania skargi przez Sąd nie została rozpatrzona, zgodnie ze wskazanymi wyżej przepisami rozporządzenia 2016/679 oraz k.p.a.
W konsekwencji, należało zobowiązać Prezesa UODO do rozpatrzenia skargi A. J. z dnia [...] listopada 2018 r. w terminie jednego miesiąca od daty doręczenia odpisu prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy.
Analiza okoliczności sprawy daje podstawę do stwierdzenia, że bezczynność organu nosi cechy rażącego, a więc oczywistego, ciężkiego naruszenia prawa. Świadczy o tym długi, ponad 1,5 letni okres rozpatrywania skargi dotyczącej ochrony danych osobowych i tym samym przekroczenia wszelkich terminów do załatwienia sprawy określonych w RODO i k.p.a. Przedmiotowa sprawa nie została rozpatrzona do czasu rozpoznania przez Sąd skargi na bezczynność z dnia [...] stycznia 2020 r.
Takie procedowanie organu jest szczególnie niepożądane w sprawach tak istotnych jak ochrona danych osobowych i tego typu prowadzenie postępowania nie licuje z wyrażoną w art. 8 k.p.a. zasadą pogłębiania zaufania uczestników postępowania do organów władzy publicznej.
Oczywistym jest, że podnoszona w odpowiedzi na skargę przez organ okoliczność, że to na nim spoczywa statuowany w art. 77 k.p.a. obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego sprawy. Jednakże należy zwrócić uwagę, że w przedmiotowej sprawie Prezes Urzędu w dniu [...] sierpnia 2019 r. poinformował strony postępowania o zebranym materiale dowodowym wystarczającym do wydania decyzji administracyjnej i dopiero po upływie 6 miesięcy podjął kolejną czynność w sprawie, tj. w dniu [...] lutego 2020 r., wzywając Towarzystwo do uzupełnienia braków formalnych pisma z dnia [...] stycznia 2019 r., które zostały następnie uzupełnione w dniu [...] marca 2020 r. W tym czasie organ nie gromadził materiału dowodowego ani też nie podejmował innych czynności w tej sprawie.
Zgodnie z powołanym w odpowiedzi na skargę przepisem art. 15zzs ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 374, z późn. zm.), zwanej specustawą koronawirusową, w brzmieniu obowiązującym od 31 marca 2020 r. do 16 maja 2020 r., w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID, bieg terminów procesowych i sądowych w postępowaniach sądowych, w tym sądowoadministracyjnych – nie rozpoczął się, a rozpoczęty uległ zawieszeniu na ten okres.
Należy jednak zwrócić uwagę, że powołany przepis z dniem 16 maja 2020 r. został uchylony na podstawie art. 46 pkt 20 ustawy z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. z 2020 r. poz. 875).
Ustawodawca w art. 68 ust. 1, 2, 6 i 7 ustawy zmieniającej wprowadził siedmiodniowy termin, po którym terminy wstrzymane rozpoczynają swój bieg, zaś zawieszone biegną dalej. W konsekwencji rozpoczęcie biegu terminów, które zostały wstrzymane i kontynuowanie biegu terminów, które zostały zawieszone na podstawie art. 15zzs ustawy zmienianej, następuje od dnia 24 maja 2020 r.
Mając na względzie wszystko powyższe Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 i § 1a p.p.s.a., orzekł jak w punktach 1 i 2 sentencji wyroku. O kosztach postępowania w wysokości 111,80 zł, Sąd orzekł na podstawie art. 200 i 205 § 1 p.p.s.a., jak w punkcie 3 sentencji wyroku.