Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawiez 29 stycznia 2021 r., sygn. akt II SAB/Wa 314/20

Uzasadnienie

1. I. Stan sprawy przedstawia się następująco:
2. 1. A. K. (zwana dalej "Skarżącą") złożyła do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zwany dalej "Prezesem UODO") skargę z 18 maja 2017r. (wpływ do UODO 22 maja 2017r.) na nieprawidłowości w procesie przetwarzania Jej danych osobowych przez [...] Sp. z o.o. w [...] przy ul. [...] (zwana dalej "Spółką"). Dane osobowe Skarżącej udostępniono na stronie internetowej www.[...].pl i nie wypełniono wobec Skarżącej obowiązku informacyjnego z art. 25 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997r. ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2016r. poz. 922, zwana dalej "u.o.d.o.").

Skarżąca zażądała, aby Spółce nakazano zaprzestania przetwarzania Jej danych osobowych i usunięcia ich ze strony www.[...].pl oraz wywiązania się przez Spółkę z ww. obowiązku informacyjnego. Skarżąca zakwestionowała istnienie przesłanek z art. 23 ust. 1 u.o.d.o., uprawniających Spółkę do przetwarzania danych osobowych Skarżącej i podniosła, że działania Spółki są wyłącznie nakierowane na wymuszenie na lekarzach zawierania umów ze Spółką, co wiąże się z koniecznością uiszczania wysokich opłat na rzecz Spółki. Dodatkowo dane przetwarzane przez Spółkę mają zbyt szeroki zakres w stosunku do "rzekomego" celu działania Spółki i ich przetwarzanie narusza art. 51 ust. 4 Konstytucji RP, gdyż lekarz nie ma możliwości sprostowania ani usunięcia informacji nieprawdziwych, niepełnych lub zebranych w sposób sprzeczny z u.o.d.o.

1. 2. Prezes UODO pismem z 11 sierpnia 2017r. wystąpił do Spółki o złożenie wyjaśnień w sprawie, o czym poinformował Skarżąca odrębnym pismem.
2. 3. Spółka pismem z 28 sierpnia 2017r. (data wpływu do UODO 4 września 2017r.) złożyła wyjaśnienia, zaś 3 listopada 2017r. do akt postępowania załączono kopię pisma Departamentu Inspekcji z 16 czerwca 2017r. o przeprowadzeniu w Spółce czynności kontrolnych, w toku których ustalono m.in. praktyki Spółki w ramach działalności gospodarczej w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych.
3. 4. Prezes UODO pismami z 16 listopada 2017r. poinformował strony postępowania (w tym Skarżącą) o zgromadzeniu materiału dowodowego w sprawie, który był wystarczający do wydania decyzji oraz o możliwości wypowiedzenia się, na mocy art. 10 § 1 k.p.a., co do zebranych dowodów oraz dokonania czynności, o których mowa w art. 73 § 1, 1a k.p.a.
4. 5. Do UODO 14 lutego 2020r. o godz. 8.37 wpłynął email z [...] Sp. k. Kancelaria Adwokacka K. P. z siedzibą w [...], zawierający kopię pełnomocnictwa udzielonego przez Skarżącą adw. K. P..
5. 6. Prezes UODO pismem z 14 lutego 2020r. zwrócił się do Spółki o złożenie dodatkowych wyjaśnień w terminie 7 dni, przez udzielenie odpowiedzi na pytania czy, a jeśli tak, na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu i zakresie, a także w jakim zbiorze danych osobowych Spółka aktualnie przetwarza dane osobowe Skarżącej, czy udostępnia te dane za pośrednictwem serwisu internetowego [...].pl, jeśli tak, na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu i zakresie. Jeśli Spółka zaprzestała przetwarzania ww. danych, poprosił o wskazanie, kiedy to nastąpiło oraz przekazanie dowodów potwierdzających dokonanie tej czynności. Zapytał również Spółkę o to, w jaki sposób zapewniła Skarżącej realizację jej praw wynikających z RODO i czy zrealizowała obowiązek informacyjny wynikający z art. 25 ust. 1 u.o.d.o., a jeśli tak o wskazanie daty i sposobu jego realizacji i o przesłanie dowodu potwierdzającego tę okoliczność. Prezes UODO wskazał też, że Spółka uprzednio wyjaśniła, że spełniła obowiązek informacyjny, ale nie załączyła dowodu potwierdzającego tą okoliczność, więc nie można ustalić, w jakim zakresie spełniono ww. obowiązek. Prezes UODO zapytał czy Spółka, przetwarzając dane osobowe Skarżącej w swoich zbiorach na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, a także publikując te dane na stronach internetowych w domenach [...].pl, wyważyła interes administratora i Skarżącej, a jeśli tak o przedstawienie dowodu w zakresie tej oceny. Prezes UODO zapytał też czy Spółka ponownie analizowała ww. wniosek Skarżącej z 5 kwietnia 2017r. o usunięcie danych osobowych Skarżącej z ww. serwisu lub czy Skarżąca ponownie zwracała się o usunięcie tych danych lub sprzeciwiła się ich przetwarzaniu, a jeśli tak, jakie działania podjęła Spółka w tym zakresie. Organ poprosił o przesłanie korespondencji między stronami.
6. 7. Prezes UODO pismem z 14 lutego 2020r. poinformował Skarżącą o ww. piśmie skierowanym do Spółki.
7. 8. UODO pismem z 20 lutego 2020r. wezwał ww. adwokata do uzupełnienia braków formalnych ww. pełnomocnictwa, wskazując, że przesłano je emailem w kopii, a ponadto udzieliła go osoba o innym nazwisku niż Skarżąca (wskazane w treści skargi), a nie przedłożono dokumentu potwierdzającego zmianę nazwiska Skarżącej (czy też osoby udzielającej pełnomocnictwa), a brak dodatkowych danych pozwalających zidentyfikować mocodawcę ww. adwokata jako Skarżącą.
8. 9. Spółka nadesłała w piśmie z 24 lutego 2020r. (wpływ do UODO 27 lutego 2020r.) wyjaśnienia, stanowiące odpowiedź na ww. wezwanie, wraz załącznikami.
9. 10. Pełnomocnik Skarżącej przedłożył 2 marca 2020r. pełnomocnictwo potwierdzone za zgodność z oryginałem, zaś 6 marca 2020r. przesłał skrócony odpis małżeństwa Skarżącej, z którego wynika zmiana nazwiska mocodawcy wskazanego w pełnomocnictwie.
10. 11. Skarżąca w piśmie z 24 marca 2020r., które wpłynęło do UODO 30 marca 2020r., złożyła ponaglenie.
11. 12. Prezes UODO w piśmie z 8 maja 2020r., stanowiącym odpowiedź na ponaglenie, poinformował Skarżącą, że otrzymał 27 lutego 2020r. ze Spółki pismo z wyjaśnieniami oraz, że materiał dowodowy zebrany dotychczas zostanie poddany analizie pod kontem wystarczalności do wydania decyzji. Obecnie nie jest możliwe wydanie decyzji, gdyż organ, z uwagi na obostrzenia związane z pandemią, nie może stronom zapewnić ich uprawnień. Decyzja zostanie wydana po zniesieniu obostrzeń w kraju, zaś na dzień dzisiejszy nie jest możliwe wyznaczenie nowego terminu załatwienia sprawy. Prezes UODO zwrócił też uwagę, że postępowanie przed organem jest pisemne i nie udziela się informacji o okolicznościach sprawy telefonicznie, gdyż nie jest możliwe zweryfikowanie tożsamości osoby dzwoniącej. Prezes UODO podjął też szereg działań służących wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu przedmiotu sprawy oraz stanu faktycznego sprawy, o czym informował Skarżącą.
12. 13. Prezes UODO pismami z 29 maja 2020r. skierowanymi do Skarżącej i Spółki poinformował strony postępowania o zgromadzeniu materiału dowodowego w sprawie, który był wystarczający do wydania decyzji oraz o możliwości wypowiedzenia się, na mocy art. 10 § 1 k.p.a., co do zebranych dowodów oraz dokonania czynności, o których mowa w art. 73 § 1, 1a k.p.a.
13. 14. Skarżąca, reprezentowana przez pełnomocnika, w piśmie z 22 kwietnia 2020r. wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na bezczynność Prezesa UODO w sprawie z ww. skargi z 18 maja 2017r., zarzucając naruszenie: a) art. 35 § 1 k.p.a. - przez niezałatwienie sprawy bez zbędnej zwłoki; b) art. 37 § 1 pkt 1 i § 5, 6 i 8 k.p.a. - przez nierozpatrzenie ponaglenia w ustawowym terminie 7 dni, niepodjęcie czynności polegających na niezwłocznym załatwieniu sprawy, niewyjaśnieniu przyczyn wraz z ustaleniem winnych bezczynności, a ponadto niestwierdzenie, że przewlekłe postępowanie w sprawie miało miejsce z rażącym naruszeniem przepisów; c) art. 36 § 1 k.p.a. - przez niezawiadomienie strony wraz z podaniem przyczyny zwłoki, nowego terminu załatwienia sprawy oraz pouczeniem o prawie do wniesienia ponaglenia, pomimo iż sprawa nie została załatwiona w terminie.

Skarżąca, ponosząc ww. zarzuty wniosła o: a) zobowiązanie Prezesa UODO do wydania decyzji w terminie 7 dni od dnia wyrokowania, b) stwierdzenie, że Prezes UODO dopuścił się bezczynności w toku postępowania, działając z rażącym naruszeniem prawa; c) przyznanie od Prezesa UODO na rzecz Skarżącej sumy pieniężnej w wysokości 5.000 zł, w myśl art. 149 § 2 P.p.s.a.; d) zasądzenie od Prezesa UODO kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego według norm prawem przepisanych.

Skarżąca w uzasadnieniu przedstawiła stan faktyczny sprawy i stwierdziła, że Prezes UODO nie wywiązał się z ustawowych obowiązków wynikających z art. 12 § 1, art. 35 § 1 i 2, 36 § 1 i 2 k.p.a. Skarżąca wystąpiła ze skargą w 2017r., zatem ponad dwa lata temu, ale od tego czasu Prezes UODO nie podjął stosownych czynności, nie wydał decyzji, a w szczególności nie informował Skarżącej o przyczynach zwłoki i nie podawał nowego terminu załatwienia sprawy. Prezes UODO unikał udzielenia informacji o stanie sprawy, mimo dwukrotnego złożenia wniosku i nie ustosunkował się do ponaglenia w ustawowym terminie, pozostawiając je bez rozpoznania. Prezes UODO przez prawie 3 lata pozostawał całkowicie bezczynny, co doprowadziło do naruszenia przepisów prawa, a przede wszystkim do naruszenia prawa strony do rozpoznania sprawy bez zbędnej zwłoki. Tym samym Prezes UODO dopuścił się bezczynności, co uzasadnia uwzględnienie ww. skargi.

Skarżąca, uzasadniając wniosek o przyznanie sumy pieniężnej w wysokości 5.000 zł, wynikającej z art. 154 P.p.s.a., wskazała, że żądanie to ma charakter fakultatywny i zostało pozostawione uznaniu Sądu, a z utrwalonego orzecznictwa wynika, że instytucję tę przewidziano jako możliwość realnego oddziaływania na organy administracji. Ww. kwota ma stanowić pewnego rodzaju zadośćuczynienie za krzywdę, jaką strona poniosła wskutek braku działania organu. Długotrwałość postępowania i brak podejmowania decyzji uzasadnia zasądzenie od organu ww. kwoty, na mocy art. 149 § 2 P.p.s.a., bo bezczynność miała charakter ciągły i stanowi o lekceważeniu przez Prezesa UODO zarówno obowiązków wynikających z ustawy, jak i uzasadnionego interesu strony do niezwłocznego rozpoznania sprawy.

1. 15. Prezes UODO w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie, wskazując, że w aktualnym stanie faktycznym i prawnym, skarga jest bezzasadna.

Prezes UODO wskazał, że 8 maja 2020r. skierował do Skarżącej odpowiedź na ponaglenie, a 29 maja 2020r. poinformował strony o zgromadzeniu materiału wystarczającego do wydania decyzji i o prawach stron wynikających z art. 10 i art. 73 k.p.a. Wcześniej nie było możliwości podjęcia czynności, bo funkcjonowanie instytucji w okresie pandemii było ograniczone. Decyzja zostanie wydana niezwłocznie po otrzymaniu zwrotnych potwierdzeń odbioru pism z 29 maja 2020r. i upłynięciu wskazanego w nich terminu. Prezes UODO stwierdził, że nie uchylał się i nie uchyla od wydania decyzji. Przedsięwziął czynności przewidziane prawem, służące wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych i zebraniu materiału dowodowego potrzebnego do rozstrzygnięcia sprawy. W okresie, w którym wpłynęło ponaglenie i skarga na bezczynność obowiązywało rozporządzenie Ministra Zdrowia z 13 marca 2020r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego (Dz.U. poz. 433 i 441), stanu zagrożenia epidemicznego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2, obowiązujące od 14 marca 2020r. i wprowadzające czasowe ograniczenia funkcjonowania instytucji lub zakładów pracy (§ 1 i 8).

Prezes UODO, z uwagi konieczności zapewnienia w tym okresie bezpieczeństwa zarówno pracownikom i interesantom, ograniczył bezpośrednią obsługę interesantów. Zgodnie z art. 10 § 1 k.p.a. organ przed wydaniem decyzji jest zobowiązany poinformować strony postępowania o możliwości zapoznania się ze zgromadzonym materiałem dowodowym. Powyższe uprawnienie ma charakter gwarancyjny i w przypadku trwania stanu epidemii, brak faktycznej możliwości zapewnienia realizacji tego prawa, organ nie mógł zakończyć postępowania decyzją, jak również poinformować strony o możliwości skorzystania z tego prawa. Zgodnie zaś z art. 46 pkt 20 w zw. z art. 68 ustawy z 14 maja 2020r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 po rozpoczęciu biegu terminów postępowania administracyjnego, uprzednio zawieszonych, Prezes UODO 29 maja 2020r. skierował do stron postępowania pismo z informujące o możliwości zapoznania się ze zgromadzonym w postępowaniu materiałem dowodowym przed wydaniem decyzji.

Prezes UODO wskazał też, że ze stanem bezczynności mamy do czynienia, gdy dochodzi do przekroczenia terminu załatwienia sprawy (czy to na skutek nie podjęcia żadnych czynności, czy też prowadzenia postępowania i nie zakończenia go wydaniem aktu administracyjnego lub podjęciem stosownej czynności), natomiast ze stanem przewlekłości mamy do czynienia wówczas, gdy organ podejmuje czynności w toku postępowania w sposób nieefektywny lub pozorny, nie przekraczając jednocześnie terminu załatwienia sprawy (najczęściej będą to przypadki nieuzasadnionego korzystania z możliwości wyznaczenia nowego terminu załatwienia sprawy). Prezes UODO żądanie Skarżącej w zakresie przyznania sumy pieniężnej uznał za niezasadne.

1. 16. Prezes UODO wydał decyzję o umorzeniu postępowania w sprawie [...] czerwca 2020r.
2. II. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

1. 1. Skarga jest uzasadniona.
2. 2. Sąd wyjaśnia, że rozpoznał sprawę w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym, stosownie do art. 119 pkt 4 i art. 120 ustawy z 30 sierpnia 2002r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2019r., poz. 2325 ze zm., zwana dalej "P.p.s.a."). Stosownie bowiem do art. 119 pkt 4 sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. Zgodnie zaś z art. 120 P.p.s.a. w trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów.

Sąd stwierdza ponadto, że w myśl art. 3 § 1 P.p.s.a. sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie. W myśl art. 3 § 2 pkt 8 P.p.s.a. kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje m.in. orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania organów w przypadkach określonych w pkt 1-4a tego przepisu, czyli w sytuacjach, gdy organ ma obowiązek wydać decyzję administracyjną, postanowienie w postępowaniu administracyjnym, egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służą odwołanie bądź zażalenie, inne akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa (...) oraz pisemne interpretacje przepisów prawa podatkowego w indywidualnych sprawach, opinie zabezpieczające i odmowy wydania opinii zabezpieczających.

Zgodnie z art. 149 § 1 P.p.s.a., sąd, uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1 - 4:

1. 1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności,
2. 2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa,
3. 3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (§ 1a).

Sąd w przypadku, o którym mowa w art. 149 § 1 pkt 1 i 2 P.p.s.a., może ponadto orzec o istnieniu lub nieistnieniu uprawnienia lub obowiązku, jeżeli pozwala na to charakter sprawy oraz niebudzące uzasadnionych wątpliwości okoliczności jej stanu faktycznego i prawnego (§ 1b). W myśl art. 149 § 2 P.p.s.a., sąd, w przypadku, o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 P.p.s.a. lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6. P.p.s.a.

Sąd stwierdza ponadto, że z akt sprawy wynika, że Skarżąca wniosła skargę na bezczynność przed zakończeniem postępowania administracyjnego w drodze decyzji Prezesa UODO, którą wydano [...] czerwca 2020r., już po tym jak Skarżąca skutecznie wniosła skargę do WSA w Warszawie z 22 kwietnia 2020r. (wpływ do UODO 7 maja 2020r.). Tym samym skarga na bezczynność, w świetle najnowszego orzecznictwa NSA (por. np. wyrok z 17 listopada 2020r. sygn. akt II OSK 3804/18, dostępny na www.nsa.gov.pl), wydawanego po uchwale NSA z 22 czerwca 2020r. w sprawie o sygn. akt II OPS 5/19, była dopuszczalna.

Skarżąca wniosła też w piśmie z 24 marca 2020r., które wpłynęło do UODO 30 marca 2020r. ponaglenie.

Sąd wskazuje ponadto, że od 25 maja 2018r. w polskim porządku prawnym obowiązuje u.o.d.o. oraz RODO, które stosuje się bezpośrednio. Zgodnie z art. 7 ust. 1 u.o.d.o., w postępowaniach prowadzonych przez Prezesa UODO, stosuje się przepisy k.p.a. w sprawach nieuregulowanych w u.o.d.o.

3. Sąd, przechodząc do merytorycznego rozpoznania skargi wskazuje, że w pełni podziela zapatrywanie wyrażone już w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 lipca 2012r. sygn. akt II OSK 1031/12, zgodnie z którym nowelizacja Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, polegająca na dodaniu (od 11 kwietnia 2011r.) skargi na przewlekłe prowadzenie postępowania, wymagała reinterpretacji pojęcia "bezczynności", przez ograniczenie jego rozumienia do niewydania w terminie decyzji lub postanowienia (względnie aktu lub czynności wskazanych w art. 3 § 2 pkt 4 P.p.s.a.). Chodzi w tym przypadku o przekroczenie terminu określonego na podstawie art. 35 k.p.a. lub wynikającego z przepisów szczególnych (do których odsyła art. 35 § 4 k.p.a.), względnie terminu przedłużonego zgodnie z art. 36 K.p.a. Pojęcie "bezczynności" w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 (a od sierpnia 2015 r. – także pkt 9) oraz art. 149 P.p.s.a. sprowadza się więc obecnie do badania kwestii ewentualnego naruszenia "terminowości" działania organów administracyjnych – niezałatwienia sprawy w terminie. Potwierdza to definicja legalna "bezczynności" wprowadzona do k.p.a. od 1 czerwca 2017r., zgodnie z którą stan ten zachodzi, jeżeli "nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 (art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a.).

W tym ujęciu dochowanie przez organ ustawowego terminu załatwienia sprawy, względnie jego sukcesywne przedłużanie z zachowaniem aktów staranności, przewidzianych w art. 36 k.p.a. wyklucza możliwość skutecznego postawienia organowi zarzutu bezczynności.

Sąd stwierdza także, że przepisy P.p.s.a. nie definiują pojęcia bezczynności. W piśmiennictwie przyjmuje się jednak, że bezczynność organu administracji publicznej zachodzi wówczas, gdy w prawnie ustalonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale - mimo istnienia ustawowego obowiązku - nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu lub nie podjął stosownej czynności określonej w art. 3 § 2 pkt 1-4a P.p.s.a. (T. Woś [w:] T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2011, s. 109).

Zgodnie z art. 12 k.p.a. organ administracji publicznej powinien działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia (§ 1), a sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie (§ 2). Wskazany przepis normuje jedną z zasad ogólnych postępowania administracyjnego - zasadę szybkości, a więc osiągania końcowego celu postępowania administracyjnego w najkrótszym możliwym czasie. W doktrynie podnosi się, że zasada ta ma dla skuteczności ochrony interesu społecznego oraz interesu jednostki istotne znaczenie i należy do kardynalnych zasad dobrego postępowania. Przewlekłość zawsze jest bowiem zaprzeczeniem stabilności i pewności w stosunkach społecznych, podważa w oczach społeczeństwa autorytet władzy oraz oddala moment wykonania nakazu prawa. Realizacja wskazanej zasady jest zagwarantowana przepisami określającymi terminy załatwienia sprawy oraz ustanawiającymi środki ochrony przed przewlekłością i bezczynnością organów administracji publicznej, a także statuującymi odpowiedzialność pracownika organu administracji publicznej.

W myśl ogólnej reguły z art. 35 § 1 k.p.a. organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki, z tym że – zgodnie z § 2 tego artykułu – niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania (art. 35 § 3 k.p.a.). Przy czym do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania, okresu trwania mediacji oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu (art. 35 § 5 k.p.a.).

Zgodnie z art. 36 k.p.a., o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

Podkreślić trzeba też, że samo informowanie o niezałatwieniu sprawy w terminie nie chroni organu przed zarzutem bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania, ponieważ działania organu w tym zakresie również podlegają kontroli sądu administracyjnego. Z bezczynnością organu mamy do czynienia nie tylko wówczas, gdy organ w ogóle nie podejmuje żadnych czynności w sprawie, ale także wtedy, gdy nie załatwia sprawy w terminach ustawowych.

Przesłanką zatem uznania przez Sąd administracyjny wystąpienia bezczynności w postępowaniu jest sposób zachowania się organu w trakcie toczącego się postępowania, który prowadzi do niezałatwienia sprawy w wymaganym prawem terminie. Warto też wskazać, że z art. 73 ust. 2 RODO wynika, że Prezes UODO powinien poinformować Skarżącą, jeśli nie rozpatrzył skargi wniesionej zgodnie z art. 77 RODO w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi.

4. Sąd, mając powyższe na względzie, jak również biorąc pod uwagę znajdujące się w aktach administracyjnych dokumenty, zauważa, że w sprawie nie mieliśmy do czynienia ani z dochowaniem przez Prezesa UODO ustawowego terminu załatwienia sprawy, ani z zachowaniem przez ten organ aktów staranności przewidzianych w art. 36 k.p.a. i to do momentu, kiedy do akt sprawy wpłynęło pełnomocnictwo udzielone przez Skarżącą ww. adwokatowi – 14 lutego 2020r.

Warto podkreślić, że choć skarga Skarżącej, nosząca datę 18 maja 2017r. wpłynęła do organu 22 maja 2017r., to pierwsze czynności w sprawie podjęto dopiero 11 sierpnia 2017r. (k. 17-19 akt administracyjnych sprawy), czyli po upływie prawie trzech miesięcy. Warto również wskazać, że choć Spółka skierowała 4 września 2017r. do organu swoje wyjaśnienia zawarte w piśmie z 28 sierpnia 2017r., organ nie poinformował o tym Skarżącej w rozsądnym terminie, lecz skierował pismo, informujące strony postępowania (w tym Skarżącą) o zgromadzeniu materiału dowodowego wystarczającego do wydania decyzji w sprawie dopiero 16 listopada 2017r. W piśmie tym wskazano również, że na mocy art. 10 § 1 k.p.a. istnieje możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów, zaś na mocy art. 73 § 1, 1a k.p.a. dokonania czynności, o których mowa w tym przepisie. Kolejne czynności w sprawie zostały podjęte przez Prezesa UODO dopiero po wpłynięciu do akt sprawy ww. pełnomocnictwa udzielonego przez Skarżącą ww. adwokatowi – od daty 14 lutego 2020r.

Z akt sprawy ani z innych okoliczności powoływanych przez Prezesa UODO w odpowiedzi na ponaglenie Skarżącej nie wynika dlaczego stan bezczynności organu trwał od 1 grudnia 2017r. - kiedy Skarżąca otrzymała ww. pismo z 16 listopada 2017r. – do 14 grudnia 2020r. W okresie tym Prezes UODO nie informował Skarżącej ani w trybie art. 73 ust. 2 RODO ani nie zawiadomił strony w trybie art. 36 k.p.a. o przyczynach zwłoki, także niezawinionej przez organ, ani nie wskazał nowego termin załatwienia sprawy, ani nie pouczył Skarżącej o prawie do wniesienia ponaglenia.

Zdaniem Sądu okoliczności te, wbrew stanowisku Prezesa UODO wyrażonemu w odpowiedzi na skargę, nie usprawiedliwiają opieszałości w załatwieniu sprawy w rozsądnym terminie i nie pozwalają na oddalenie zarzutu bezczynności w sprawie. Sąd w związku z tym uznał, że skarga jest więc uzasadniona. Na organach administracji spoczywa obowiązek takiej organizacji pracy, aby możliwe było załatwianie spraw w rozsądnym terminie (bez zbędnej zwłoki), bez naruszenia prawa strony do sprawnego i szybkiego jej rozpoznania (art. 12 § 1 k.p.a.).

Jakkolwiek Sąd stwierdza, że rację ma Prezes UODO, powołując się na okoliczność wejścia w życie 31 marca 2020r. ww. ustawy z 31 marca 2020r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, jak również uchylenia od 23 maja 2020r. zawieszenia terminów procesowych w postępowaniach administracyjnych, o których mowa w art. 15 zzs tej ustawy (na mocy art. 46 pkt 20 w związku z art. 68 ustawy z 14 maja 2020r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS- CoV-2) i w tym kontekście zasadna jest argumentacja, że możliwe było udzielenie przez organ odpowiedzi na ponaglenie i skierowanie do stron pism w trybie art. 10 i art. 73 k.p.a. po tzw. "odwieszeniu" terminów, także ze względu na pracę zdalną pracowników i trudności kadrowe z tego tytułu płynące, więc zarzuty skargi z tego zakresu nie mogą być uznane za zasadne.

Tym niemniej Sąd stwierdza, że Prezes UODO nie podejmował stosownych czynności w okresie sprzed wejścia ww. przepisów związanych z pandemią wirusa SARS- CoV-2, czyli od 1 grudnia 2017r. do 14 lutego 2020r. Ww. okoliczności nie mogły zatem stanowić usprawiedliwiania dla braku załatwienia sprawy w terminie prawem przewidzianym.

Warto też wskazać, że za uznaniem, że w tym zakresie bezczynność organu miała charakter rażący wskazuje informacja organu skierowana do stron, że materiał dowody sprawy na 16 listopada 2017r. był wystarczający do wydania decyzji. W doktrynie i w orzecznictwie przyjmuje się, że przy ocenie charakteru przewlekłości kluczowa jest długość okresu tej opieszałości organu (zob. W. Chróścielewski, glosa do wyroku NSA z 24 kwietnia 2015r. sygn. akt I FSK 1881/14, Orzecznictwo Sądów Polskich z 2015, nr 12, poz. 116). Zgodnie ze słownikowym znaczeniem tego pojęcia "rażące" to "ponad miarę", "niewątpliwe", "wyraźne", "oczywiste". Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 13 listopada 2020r. sygn. akt I OSK 260/20 wskazał, że bezczynność o charakterze rażącego naruszenia prawa ma miejsce w sytuacji, gdy w sposób znaczący i jednoznaczny doszło do przekroczenia terminów określonych przepisami prawa na dokonanie danej czynności, a jednocześnie nie zachodzą okoliczności wyłączające winę organu za tę bezczynność.

Za rażące naruszenie przepisów art. 35 k.p.a. (lub przepisu szczególnego) można uznać ich oczywiste niezastosowanie lub zastosowanie nieprawidłowe, jak również długotrwałość prowadzenia postępowania, czy brak jakiejkolwiek aktywności organu. Ocena czy doszło do rażącego naruszenia prawa musi być dokonana w powiązaniu z okolicznościami danej sprawy, rozpatrywanej indywidualnie (LEX nr 3081171).

Sąd wskazuje, że jakkolwiek stwierdził, że bezczynność organu miała charakter rażący w okresie od 1 grudnia 2017r. do 14 lutego 2020r., tym niemniej późniejszych działań Prezesa UODO nie można uznać za opieszałe, z uwagi na ww. przepisy, wprowadzone w życie, z uwagi na pandemię, jak również ze względu na podjęte przez organ działania, które służyły dalszemu wyjaśnieniu sprawy. W sprawie doszło ponadto do wydania [...] czerwca 2020r. decyzji administracyjnej o umorzeniu postępowania, której prawidłowość będzie badał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie.

W związku z tym Sąd uznał, że wniosek Skarżącej o zasądzenie sumy pieniężnej w żądanej wysokości nie był uzasadniony. Zasadne było natomiast przyznania sumy pieniężnej w wysokości 500 zł, która będzie adekwatna do naruszeń przepisów prawa procesowego, także z uwagi na to, że do organu wpływa bardzo duża ilość skarg dotyczących skomplikowanych zagadnień oraz wiążących się z podejmowaniem wielu czynności, a ranga i waga tychże spraw nie może być uznana za błahą. Warto też wskazać, że Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 15 grudnia 2020r. sygn. akt II OSK 1727/20 wskazał, że zastosowanie środków w postaci zasądzenia sumy pieniężnej lub grzywny na podstawie art. 149 § 2 P.p.s.a. jest uprawnieniem dyskrecjonalnym sądu, zatem możliwością, z której powinien skorzystać, jeżeli wymagają tego względy związane ze zwalczaniem i zapobieganiem bezczynności lub przewlekłemu prowadzeniu postępowania przez kontrolowany organ administracji publicznej (LEX nr 3095707).

Jak podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 28 lipca 2020 r., sygn. akt II GSK 127/20 (CBOSA), środki wskazane w art. 149 § 2 P.p.s.a. są środkami dyscyplinująco-represyjnymi o charakterze dodatkowym, które powinny być stosowane z rozwagą, a więc w szczególnie drastycznych przypadkach zwłoki organu w załatwieniu sprawy. Odnosić je należy do sytuacji, gdy oceniając całokształt działań organu, można dojść do przekonania, że działania te noszą znamiona celowego unikania podjęcia rozstrzygnięcia w sprawie, a przy tym istnieje uzasadniona obawa, że bez tej dodatkowej sankcji organ nadal nie będzie respektować obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Zdaniem Sądu brak działania organu w okresie od 1 grudnia 2017r. do 14 lutego 2020r., aczkolwiek naganny, nie mógł wywołać u Skarżącej znamiennie dotkliwych skutków, także dlatego, że Prezes UODO zakończył ww. sprawę ww. decyzją administracyjną o umorzeniu postępowania, która będzie podlegać kontroli Sądu administracyjny z uwagi na kryterium legalności jej wydania.

Sąd wskazuje ponadto, że skoro Prezes UODO wydał ww. decyzję administracyjną w sprawie, Sąd nie miał podstaw do uwzględnienia wniosku Skarżącej zawartego w skardze – o zobowiązaniu Prezesa UODO do jej wydania w terminie 7 dni od wyrokowania.

5. Sąd, mając to wszystko na względzie, na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 i § 1a oraz art. 200 § 1, art. 209 P.p.s.a. orzekł, jak w punkcie 1, 2, 3, 5 sentencji. Orzeczenie z punktu 4 sentencji ma uzasadnienie w treści art. 151 P.p.s.a.