Uzasadnienie
Z. K. (dalej: "skarżąca"), pismem z dnia 16 września 2020 r., wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: "organ", "Prezes Urzędu") w sprawie rozpatrzenia skargi z dnia [...] maja 2019 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych oraz syna O. H. przez Dyrektora Szkoły Podstawowej im. [...] w [...] oraz Wójta Gminy [...], polegające na nieuprawnionym udostępnieniu ww. danych.
Skarżąca wniosła o:
- 1. zobowiązanie Prezesa Urzędu do wydania decyzji w sprawie ze skargi z dnia [...] maja 2019 r. w terminie 14 dni od dnia doręczenia organowi odpisu prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy;
- 2. stwierdzenie, że bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa;
- 3. orzeczenie sumy pieniężnej w wysokości połowy dziesięciokrotnego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie odrębnych przepisów.
Skarżąca uzasadniając skargę podała, że pismem z dnia [...] marca 2020 r. na podstawie art. 37 § 1 pkt 1 i 2 k.p.a. złożyła do Prezesa Urzędu ponaglenie na niezałatwienie sprawy w terminie (bezczynność) oraz prowadzenie postępowania dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość). Do dnia dzisiejszego nie została poinformowana jak załatwiono jej ponaglenie. W toku całego postępowania - od maja 2019 r.- jedynie w czerwcu 2020 r. i w lipcu 2020 r. została poinformowana, że w jej sprawie są podejmowane czynności.
Skarżąca wskazała, że sprawa z jej skargi, doręczonej Prezesowi Urzędu w maju 2019 r., do dnia dzisiejszego nie została załatwiona oraz nie wyznaczono skutecznie nowego terminu do jej załatwienia.
Podkreśliła, że Prezes Urzędu w zasadzie bez żadnego powodu nie rozpoznał jej sprawy przez okres roku i 3 miesięcy, a o podejmowanych czynnościach została poinformowana dopiero po roku od dnia wniesienia skargi.
Skarżąca, uzasadniając wniosek o przyznanie sumy pieniężnej i wymierzenie grzywny stwierdziła, że jest to dodatkowy środek o charakterze dyscyplinująco-represyjnym, który powinien być stosowany w szczególnie drastycznych przypadkach zwłoki organu w załatwieniu sprawy. Stwierdziła, że organ w jej sprawie celowo unika rozpatrzenia sprawy, na co wskazuje brak podejmowania jakichkolwiek czynności przez okres ponad roku i braku odpowiedzi na jej ponaglenie. Zachodzi zatem uzasadniona obawa, że bez dodatkowej sankcji, w postaci sumy pieniężnej na jej rzecz, organ nadal nie będzie respektował obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Ponadto wskazała, że przez okres niezałatwienia sprawy w terminie ponosi koszty wysyłki pism do organu skarżonego w związku z jego zwłoką (m.in. ponaglenie i niniejsza skarga), czego by uniknęła, gdyby sprawę załatwiono w ustawowym terminie. Nadto tak długie załatwienie sprawy powoduje u niej stres, co wiąże się z krzywdą wymagającą odpowiedniej rekompensaty. Stąd wniosek o orzeczenie na jej rzecz sumy pieniężnej uważa za uzasadniony.
W odpowiedzi na skargę Prezes Urzędu wniósł o jej oddalenie, przedstawiając przebieg postępowania w przedmiotowej sprawie.
Podał, że [...] maja 2019 r. r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Z. K. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych oraz jej małoletniego dziecka O. H. przez Szkołę Podstawową im. [...] w [...] oraz Wójta Gminy [...].
Pismami z [...] czerwca 2019 r. oraz [...] sierpnia 2019 r., Prezes Urzędu wezwał skarżącą do uzupełnienia braków formalnych. Skarżąca uzupełniła braki pismem, które wpłynęło do organu [...] września 2019 r.
Następnie [...] marca 2020 r. do Prezesa Urzędu wpłynęło ponaglenie, a w dniu [...] kwietnia 2020 r. Prezes Urzędu wydał postanowienie o wyłączeniu z akt postępowania administracyjnego [...] skargi K. K. na przetwarzanie jej danych osobowych przez Szkołę Podstawową im. [...] w [...] oraz Wójta Gminy [...].
W dniu [...] czerwca 2020 r. Prezes Urzędu wezwał Szkołę oraz Wójta do udzielenia pisemnych wyjaśnień oraz poinformował skarżącą o podjętych czynnościach. Wyjaśnienia Szkoły wpłynęły do organu [...] czerwca 2020 r., a wyjaśnienia Wójta [...] czerwca 2020 r.
W związku z koniecznością uzyskania dodatkowych wyjaśnień, Prezes Urzędu wezwał [...] lipca oraz [...] sierpnia 2020 r. Szkołę do ich udzielenia oraz poinformował skarżącą oraz Wójta o podjętych czynnościach. Wyjaśnienia Szkoły wpłynęły do organu [...] lipca oraz [...] sierpnia 2020 r.
Podkreślono, że [...] września 2020 r. Prezes Urzędu skierował do stron niniejszego postępowania pismo informujące o zgromadzeniu materiału wystarczającego do wydania decyzji w przedmiotowej sprawie. W piśmie tym strony zostały pouczone o prawie wglądu do akt w terminie 7 dni od dnia doręczenia pisma.
Mając na uwadze powyższe Prezes Urzędu stwierdził, że w aktualnym stanie prawnym i faktycznym skarga na bezczynność organu w przedmiocie rozpoznania skargi w niniejszej sprawie jest bezzasadna.
Zgodnie z art. 78 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE. L 2016 nr 119), zwanego dalej RODO, organ nadzorczy zobligowany jest do poinformowania osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrzenia skargi.
W świetle powyższego przepisu uznać więc należy, iż organ podjął w przedmiotowej sprawie czynności niezwłocznie. Pierwsze czynności zostały podjęte przez organ w terminie dwóch miesięcy od wpływu skargi do urzędu, wówczas skarżąca otrzymała również informację o wszczęciu postępowania w sprawie.
W ocenie Prezesa Urzędu, postępowanie w niniejszej sprawie prowadzone jest zatem zgodnie z dyspozycją art. 78 ust. 2 RODO. Przy czym podkreślono, że skarżąca została poinformowana o podjęciu czynności w jej sprawie przed upływem trzech miesięcy od daty otrzymania wniosku.
W okresie, w którym Prezes Urzędu prowadził postępowanie, obowiązywało rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego (Dz. U. z 2020 poz. 433 i 441), w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2, obowiązujące od dnia 14 marca 2020 r. i wprowadzające czasowe ograniczenia funkcjonowania instytucji lub zakładów pracy (§ 1 i § 8). Prezes Urzędu, z uwagi na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa zarówno pracownikom, jak również interesantom, w tym okresie, ograniczył bezpośrednią obsługę interesantów. Wskazał, że zgodnie z wejściem w życie ustawy z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. z 2020 poz. 875), na podstawie art. 46 pkt 20 w zw. z art. 68 ww. ustawy, terminy postępowania administracyjnego uprzednio zawieszone rozpoczęły swój bieg.
W kontekście powyższego, skarga skarżącej na przewlekłość prowadzenia postępowania przez Prezesa Urzędu jest bezzasadna, bowiem czynności podejmowane przez organ miały na celu zbadanie wszystkich okoliczności mogących mieć wpływ na wydanie rozstrzygnięcia w przedmiotowej sprawie zaś Prezes Urzędu podejmował je możliwie najszybciej.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje
W myśl art. 119 pkt 4 i art. 120 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.), dalej "p.p.s.a.", sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów. W związku z powyższym Sąd rozpoznał skargę w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym.
Bezczynność organu administracji publicznej, w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a., ma miejsce wówczas, gdy organ nie załatwił sprawy w terminie określonym w art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256, z późn. zm.), dalej: "k.p.a.", lub w przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a.
Przypomnieć należy, iż od dnia 25 maja 2018 r. w polskim porządku prawnym obowiązuje ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, jak również rozporządzenie 2016/679, które stosuje się bezpośrednio. Zgodnie z art. 7 ust. 1 u.o.d.o., w postępowaniach prowadzonych przez Prezesa UODO, stosuje się przepisy k.p.a. w sprawach nieuregulowanych w u.o.d.o.
W myśl art. 35 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki, przy czym – w myśl § 3 tego przepisu – załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postepowania.
Jednocześnie, zgodnie ze szczególnym przepisem art. 78 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, termin rozpatrzenia skargi dotyczącej ochrony danych osobowych bądź poinformowania osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi – wynosi trzy miesiące.
Z niespornych okoliczności faktycznych sprawy wynika, iż skarżąca skierowała wniosek do Prezesa Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych o ochronę danych osobowych w dniu [...] maja 2019 r., zaś organ dokonał pierwszej czynności - po uzupełnieniu przez skarżącą braków formalnych w dniu [...] września 2019 r., dopiero po ponagleniu, które wpłynęło do organu [...] marca 2020 r. - w dniu [...] kwietnia 2020 r., tj. wydał postanowienie z dnia [...] kwietnia 2020 r. nr [...], a zatem już po upływie terminu wynikającego z przepisu art. 78 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.
Skarżąca wystąpiła ze skargą na bezczynność do sądu administracyjnego pismem z dnia 16 września 2020 r. i dopiero po tej dacie, tj. [...] września 2020 r. Prezes Urzędu skierował do stron postępowania pismo informujące o zgromadzeniu materiału wystarczającego do wydania decyzji w przedmiotowej sprawie. W piśmie tym strony zostały pouczone o prawie wglądu do akt w terminie 7 dni od dnia doręczenia pisma. Zaś decyzję administracyjną w kwestii skargi złożonej przez Z. K. pismem z dnia [...] maja 2019 r. Prezes Urzędu wydał dopiero w dniu [...] listopada 2020 r.
W konsekwencji, należało stwierdzić, że Prezes Urzędu w przedmiotowej sprawie pozostawał w bezczynności, skoro podjął czynności zmierzające do jej załatwienia, z przekroczeniem terminów przewidzianych we wskazanych wyżej przepisach rozporządzenia 2016/679 oraz k.p.a. i po złożeniu skargi do sądu administracyjnego (art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a).
Załatwienie wniosku przez organ po wniesieniu skargi nie zwalnia Sądu z badania bezczynności i jej charakteru. Rozpoznanie skargi na bezczynność organu, na podstawie art. 149 § 1 p.p.s.a., polega nie tylko na zobowiązaniu organu do wydania w określonym terminie aktu. Stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności, nawet jeżeli wniosek strony został załatwiony przez organ w toku postępowania sądowego (już po wniesieniu skargi), obliguje Sąd do oceny, czy bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a p.p.s.a.), a także stwarza możliwość orzeczenia organowi grzywny lub przyznania na rzecz skarżącego sumy pieniężnej na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a.
Analiza okoliczności sprawy nie pozwala stwierdzić, aby bezczynność organu nosiła cechy rażącego, a więc oczywistego, ciężkiego naruszenia prawa. Prezes Urzędu bowiem po skierowaniu przez skarżącą, pismem z dnia 16 września 2020 r., skargi na bezczynność w przedmiocie załatwienia jej skargi z dnia [...] maja 2019 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych, wydał w tej sprawie w dniu [...] listopada 2020 r. decyzję nr [...], na podstawie art. 105 § 1 k.p.a., w związku z art. 7 ust. 1 u stawy o ochronie danych osobowych w związku z art. 58 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, którą w punkcie 1 umorzył postępowanie w zakresie udostępnienia danych osobowych Z. K. oraz jej małoletniego dziecka O. H. przez Dyrektora Szkoły Podstawowej im. [...] w [...] oraz Wójta Gminy [...], a w punkcie 2, w pozostałym zakresie odmówił uwzględnienia wniosku.
Taka sytuacja, również w kontekście złożonych w odpowiedzi na skargę wyjaśnień Prezesa Urzędu, zdaniem Sądu, nie wskazuje, aby organ dopuścił się kwalifikowanego lekceważenia obowiązków ustawowych. Stwierdzenie, że bezczynność miała miejsce z rażącym naruszenia prawa, jako środek represji, winno być stosowane w sposób ostrożny i tylko w sytuacjach niebudzących wątpliwości. Przy czym Sąd wziął pod uwagę również fakt, że na okres załatwienia sprawy od marca 2020 r. nakładały się poważne trudności wywołane uwarunkowaniami związanymi z epidemią COVID-19.
Z tych względów Sąd nie stwierdził podstaw do wymierzenia organowi grzywny ani też nie przyznał skarżącej od organu sumy pieniężnej w trybie art. 149 § 2 p.p.s.a. Użycie w ww. przepisie sformułowania "sąd (...) może (...) orzec o wymierzeniu organowi grzywny lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną" oznacza, że rozstrzygnięcie w tym przedmiocie ma charakter fakultatywny.
Mając na względzie wszystko powyższe, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 i § 1a p.p.s.a., orzekł jak w punktach 1 i 2 sentencji wyroku. Sąd oddalił skargę w pozostałym zakresie, w oparciu o art. 151 p.p.s.a., jak w punkcie 3 sentencji wyroku.