Uzasadnienie
Postanowieniem z dnia 31 lipca 2014 r. Nr [...] Samorządowe Kolegium Odwoławcze, działając na podstawie art. 74 § 2 w zw. z art. 73 § 2 w zw. z art. 123, art. 124. art. 125 i art. 138 §1 pkt 1 Kodeks postępowania administracyjnego, po rozpoznaniu zażalenia M. Ć. (dalej: skarżąca) na postanowienie Prezydenta Miasta z dnia [...] 2014 r. Nr [...] o odmowie wydania kopii z akt sprawy, utrzymało w mocy zaskarżone postanowienie.
Powyższe postanowienie zostało wydane w następującym stanie prawnym i faktycznym:
W dniu 24 czerwca 2014 r. skarżąca zwróciła się do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej o wydanie "ksero protokołów", które zostały sporządzone przez pracownika socjalnego podczas wywiadu przeprowadzonego pod nieobecność skarżącej w jej mieszkaniu z jej matką w dniu 23 czerwca 2014 r.
Postanowieniem z dnia 3 lipca 2014 r. organ I instancji odmówił skarżącej wydania kopii z akt sprawy. Organ powołał treść art. 73 § i § 2 k.p.a. oraz wskazał, że w orzecznictwie sądowoadministracyjnym powszechne jest stanowisko, według którego strona żądając doręczenia odpisów z akt sprawy ma obowiązek wykazać swój ważny interes, natomiast skarżąca we wniosku z dnia 23 czerwca 2014 r. nie wskazała powodów, dla których zasadne byłoby wydanie kopii ww. dokumentów.
W zażaleniu M. Ć. podniosła, że ponieważ nie była obecna w domu podczas przeprowadzania wywiadu z jej niedosłyszącą matką i nie wie jakie czynności prawne zostały wówczas dokonane, domaga się wydawania jej kopii protokołów z akt sprawy.
Postanowieniem z dnia 31 lipca 2014 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze utrzymało w mocy zaskarżone postanowienie. W uzasadnieniu orzeczenia organ odwoławczy powołał treść art. 73 § 2 k.p.a. oraz wskazał, że strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, tylko wówczas gdy jest to uzasadnione jej ważnym interesem. Z akt sprawy jednak nie wynika, aby skarżąca swoje żądanie uzasadniła ważnym interesem.
W skardze do Wojewódzkiego Sadu Administracyjnego w Krakowie M. Ć. powtórzyła argumenty podnoszone uprzednio w odwołaniu, ponownie opisując szczegółowo przebieg wizyty pracownika socjalnego w dniu 23 czerwca 2014 r. w swoim domu.
W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze w całości podtrzymało swoje dotychczasowe stanowisko i wniosło o jej oddalenie.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje
Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269 z późn. zm.), sądy administracyjne powołane są do badania zgodności z prawem działalności organów administracji publicznej. Sądy te kontrolują, czy organy administracyjne wydające zaskarżone akty (w tym decyzje, postanowienia) nie dopuściły się naruszenia przepisów prawa materialnego lub procesowego, mającego bądź mogącego mieć istotny wpływ na wynik sprawy, czy też stanowiącego podstawę wznowienia postępowania albo naruszenia prawa uzasadniającego ich nieważność. Jedynie wówczas jest możliwe uchylenie kwestionowanego rozstrzygnięcia bądź stwierdzenie jego nieważności w trybie art. 145 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2012 r. poz. 270 ze zm., dalej jako: "p.p.s.a."). Jednocześnie zgodnie z art. 134 p.p.s.a., sądy te nie są związane zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.
Kontrola sądowoadministracyjna przeprowadzona w oparciu o powyższe kryteria wykazała, że skarga jest zasadna, albowiem zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie organu pierwszej instancji jest zostało wydane z naruszenie przepisów prawa.
Istota sporu w przedmiotowej sprawie dotyczy odmowy wydania skarżącej kserokopii wskazanego przez nią dokumentu z akt sprawy.
Materialnoprawną podstawę wydanego w niniejszej sprawie postanowienia stanowił art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2013 r. poz. 267 ze zm., dalej jako: k.p.a.). Zgodnie z art. 73 § 1 k.p.a. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. W myśl natomiast art. 73 § 2 k.p.a. strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.
Zadaniem organów orzekających w przedmiotowej sprawie skarżąca chciała uzyskać uwierzytelnioną kserokopię wywiadu przeprowadzonego przez pracownika socjalnego z jej matką w dniu 23 czerwca 2014 r., jednak ani organ pierwszej instancji, ani organ odwoławczy, rozpoznając przedmiotowy wniosek, nie dopatrzyły się po stronie skarżącej ważnego interesu, czyniącego zasadnym jej żądanie w wydaniu skarżącej przedmiotowego odpisu.
Natomiast z akt sprawy (wniosku skarżącej) jednoznacznie wynika, że skarżąca domagała się wydania jedynie zwykłej kserokopii wskazanego protokołu, nie wskazując jednocześnie, że dokument ten ma zostać przez organ uwierzytelniony. W konsekwencji organy nieprawidłowo zakwalifikowały wniosek skarżącej, jako wniosek wypełniający dyspozycje przepisu art. 73 § 2 k.p.a.
Obowiązek wydania kserokopii dokumentów w przedmiotowej sprawie wynika jednoznacznie z wykładni przepisu art. 73 § 1 k.p.a. Regulacja art. 73 k.p.a. ma za zadanie zapewnić rzeczywiste funkcjonowanie zasady jawności postępowania wobec strony. Na tej zasadzie opiera się konstrukcja zasady czynnego udziału strony, co z kolei służy realizacji zasad prawdy obiektywnej i pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa. Stosownie do treści art. 73 § 1 k.p.a. realizacji zasady jawności służyć ma możliwość przeglądania akt sprawy w każdym stadium postępowania oraz sporządzania z nich notatek, odpisów i kserokopii. Nie budzi przy tym wątpliwości, że również sporządzenie kopii pisma z akt sprawy za pomocą kserokopiarki zaliczyć należy do pojęcia udostępniania akt w rozumieniu art. 73 § 1 k.p.a. Jak słusznie wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w postanowieniu z dnia 19 stycznia 2010 r., organ ma swobodę przy tworzeniu warunków sporządzania kserokopii, lecz odmowa ich wydania narusza art. 73 § 1 k.p.a. W myśl art. 73 § 1 k.p.a. do obowiązku organu prowadzącego sprawę należy umożliwienie stronie sporządzania notatek i kopii.
W ramach tego obowiązku organ powinien umożliwić stronie uzyskanie kopii, zwłaszcza gdy istnieje możliwość wykonania kserokopii na urządzeniu należącym do organu. (postanowienie NSA sygn. akt II OSK 2043/09, publ: http//orzeczenia.nsa.gov.pl).
Udostępnianie akt sprawy, o którym mowa w art. 73 § 1 k.p.a. nie jest uwarunkowane istnieniem ważnego interesu strony, o którym mowa w art. 73 § 2 k.p.a. Skoro zatem uprawnienie do sporządzania odpisów z akt sprawy może być realizowane również przez sporządzenie kserokopii pism zawartych w aktach, a ich wydanie nie zostało przez ustawodawcę uzależnione od wykazania ważnego interesu strony, to uznać należy, że odmowa wydania kserokopii z dokumentu znajdującego się w aktach sprawy narusza art. 73 § 1 k.p.a.
Podkreślić również należy, że żaden z organów nie odniósł się do istoty sprawy, a mianowicie przedmiotowych protokołów. Z wniosku skarżącej wynika, że w dniu 23 czerwca 2014 r., pracownik socjalny, podczas wywiadu w domu skarżącej sporządził 3 protokoły. Żaden z protokołów nie został dołączony do akt. Organ pierwszej instancji wydając postanowienie o odmowie wydania skarżącej kopii z akt sprawy miał obowiązek wypowiedzieć się, czy przedmiotowe protokoły zostały sporządzone, a jeśli tak, to dlaczego nie zostały dołączone do akt sprawy. W przeciwnym razie skarżąca nie tylko nie mogła sporządzić sama kserokopii z tych protokołów, ale nawet nie mogła się zapoznać z ich treścią, co skutkowało naruszeniem zasady jawności postępowania.
Rozpatrując ponownie sprawę organ obowiązany będzie zastosować wykładnię prawa materialnego zawartą w niniejszym uzasadnieniu.
Stwierdzone przez Sąd naruszenia prawa spowodowały konieczność wyeliminowania z obrotu prawnego zaskarżonego postanowienia oraz poprzedzającego go postanowienia organu pierwszej instancji, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.