Uzasadnienie
W dniu 16 marca 2016 r. w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa ukazało się ogłoszenie o naborze na stanowisko "Referent [...]". W pkt 4 ogłoszenia podano jakie dokumenty powinni złożyć kandydaci na wyżej wymienione w stanowisko z zastrzeżeniem, że list motywacyjny i szczegółowe CV powinny być opatrzone własnoręcznie podpisaną klauzulą o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata zawartych w ofercie pracy.
Pismem z dnia 5 maja 2016 r. M. N. wezwał Marszałka Województwa do usunięcia naruszenia prawa poprzez unieważnienie czynności odrzucającej jego ofertę w postępowaniu rekrutacyjnym na stanowisko Referent [...] oraz unieważnienie testu kwalifikacyjnego przeprowadzonego w dniu 29 kwietnia 2016 r., celem umożliwienia mu uczestniczenia w ponownie zorganizowanym teście. M. N. wskazał, że jego kandydatura została odrzucona z powodu braku odrębnego podpisu pod wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w liście motywacyjnym i CV. M. N. stwierdził, że dane zawarte w kwestionariuszu osobowym obejmowały także wszelkie dane kontaktowe i aby je wykorzystać Urząd nie potrzebował zgody, bo ich przetwarzanie należało oprzeć o przesłankę legalności zawartą w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Poza tym M. N. dodał, że ani CV ani list motywacyjny nie należą do dokumentów określonych w odrębnych przepisach właściwych w procesie rekrutacji pracowników samorządowych.
Ich przedłożenie powinno więc mieć charakter fakultatywny a nie obligatoryjny pod rygorem wykluczenia z procesu rekrutacji. M. N. stwierdził również, że sam nabór na stanowisko urzędnicze jest niezgodny z zarządzeniem Marszałka Województwa z dnia 1 grudnia 2011 r. nr [....] w sprawie "Systemu zatrudniania pracowników w Urzędzie Marszałkowskim Województwa". Zgodnie bowiem z § 8 ust. 7 pkt 2 tego zarządzenia list motywacyjny, życiorys oraz oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych stanowią oddzielne dokumenty aplikacyjne, a nie jak w ofercie pracy, że list motywacyjny i CV powinny być opatrzone własnoręcznie podpisaną klauzulą o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w ofercie pracy. W opinii M. N. zredagowana w ten sposób oferta rekrutacyjna wprowadza w błąd kandydatów, którzy nie powinni ponosić tego konsekwencji.
W odpowiedzi na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa Marszałek Województwa stwierdził, że podniesione w nim zarzuty są bezzasadne i brak jest podstaw do unieważnienia czynności odrzucającej ofertę M. N. oraz testu kwalifikacyjnego z dnia 29 kwietnia 2016 r. Organ wyjaśnił, że dobór pracownika zawsze wiąże się z wymianą przez strony informacji, których zakres nierzadko wykracza poza katalog danych osobowych określonych w treści przepisów prawa (art. 221 § 1 i § 4 Kodeksu pracy). Pracodawca nie ma wpływu na treść składanych przez kandydatów dokumentów i jeżeli osoba ubiegająca się o zatrudnienie podaje więcej informacji niż wynika to z przepisów prawa, to podstawą prawną do ich przetwarzania przez pracodawcę jest zgoda tej osoby (czyli podstawa prawna z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Marszałek Województwa uważa zatem, ze żądanie złożenia od kandydatów na pracowników oświadczenia o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych jest działaniem zgodnym z prawem.
Organ dodał, że do procedury naboru na wolne stanowisko urzędnicze nie mają zastosowania przepisy ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, w tym art. 64 tego Kodeksu, a w związku z tym nie miał obowiązku wzywać M. N. do uzupełnienia braków formalnych w dokumentacji i miał prawo pominąć jego kandydaturę w dalszym etapie rekrutacji.
Pismem z dnia 27 czerwca 2016 r., sprecyzowanym następnie pismem z dnia 24 października 2016 r., M. N. wniósł skargę na czynność Marszałka Województwa polegającą na niezakwalifikowaniu go do kolejnego etapu naboru na stanowisko Referent [...], domagając się stwierdzenia jej bezskuteczności. Zdaniem skarżącego, odrzucając jego kandydaturę organ naruszył przepisy art. 13 ust. 2 pkt 5 oraz art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych poprzez żądanie w życiorysie oraz w liście motywacyjnym podpisania klauzuli o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, podczas gdy przepisy te tego nie wymagają.
Ponadto doszło do naruszenia art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych w związku z art. 221 Kodeksu pracy, poprzez żądanie w tych samych dokumentach wymienionej wyżej klauzuli wraz z podpisem, gdy tymczasem ustawa ta nie nakłada takiego wymogu, dopuszczając przetwarzanie danych osobowych oferenta w zakresie objętym naborem bez zgody oferenta na takie przetwarzanie. Zdaniem skarżącego, bezzasadne było wymaganie przez Urząd Marszałkowski zgody zawartej na dwóch dokumentach, tj. liście motywacyjnym i CV, których treść stanowiła powtórzenie danych zawartych w innym dokumencie wymaganym na podstawie przepisów prawa, tj. kwestionariuszu osobowym, który został rozbudowany w stosunku do kwestionariusza pomocniczego o dane dotyczące m.in. zainteresowań, adresu e-mail, czy telefonu komórkowego, a mimo to nie została wskazana konieczność opatrzenia tego dokumentu klauzulą o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Skarżący stwierdził również, że sam nabór na stanowisko urzędnicze jest niezgodny z zarządzeniem Marszałka Województwa z dnia 1 grudnia 2011 r. nr [...] w sprawie "Systemu zatrudniania pracowników w Urzędzie Marszałkowskim Województwa". Zgodnie bowiem z § 8 ust. 7 pkt 2 tego zarządzenia list motywacyjny, życiorys oraz oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych stanowią oddzielne dokumenty aplikacyjne, a nie jak w ofercie pracy, że list motywacyjny i CV powinny być opatrzone własnoręcznie podpisaną klauzulą o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w ofercie pracy.
W związku z tym skarżący uważa, że brak jego drugiego podpisu na liście motywacyjnym oraz życiorysie nie mogły stanowić podstawy do pominięcia jego kandydatury i nie zaproszenia go na test kwalifikacyjny z powodu nie spełnienia warunków formalnych.
W odpowiedzi na skargę Marszałek Województwa wniósł o oddalenie skargi. Organ wyjaśnił, że w ogłoszeniu o wolnym stanowisku urzędniczym wskazano wykaz dokumentów niezbędnych w procesie rekrutacji, w tym m.in. przedłożenia CV i listu motywacyjnego opatrzonych klauzulą o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych. Organ wskazał, że w "Systemie zatrudniania pracowników w Urzędzie Marszałkowskim Województwa", stanowiącym załącznik do zarządzenia nr [...] Marszałka Województwa z dnia 1 grudnia 2011 r., oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych jest wskazane w osobnym podpunkcie niż wymienione wyżej dokumenty, co należy interpretować w ten sposób, że kandydat powinien złożyć oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, a okoliczność czy będzie to osobne oświadczenie na tym samym dokumencie, czy też zostanie umieszczone w innym dokumencie (lub kilku dokumentach) jest już kwestią irrelewantną.
Istotne jest bowiem, aby oświadczenie zostało podpisane, a zgoda dotyczy przetwarzania wszelkich danych przekazanych przez kandydata w całym procesie rekrutacji. Natomiast skarżący nie złożył podpisu pod wymienionym wyżej oświadczeniem na żadnym dokumencie, a więc nie złożył oświadczenia żądanej treści. Organ uznał zatem, że złożona przez skarżącego aplikacja obarczona była brakiem formalnym. Za bez znaczenia organ uznał fakt, że w ogłoszeniu zamieszczono informację, że klauzula ma się znaleźć na obu wskazanych wyżej dokumentach skoro skarżący nie podpisał ani jednego oświadczenia. Zdaniem organu, istotne jest natomiast to, że skarżący został poinformowany w ogłoszeniu o pracy o konieczności podpisania oświadczenia o zgodzie na przetwarzanie danych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji.
Ponadto w kwestionariuszu osobowym, którego wypełnienia wymagał organ w procesie rekrutacji znajdowały się rubryki dotyczące danych takich jak: numer telefonu komórkowego, e-mail, a dane te nie są wymienione jako informacje, na których przetwarzanie organ administracji posiada uprawnienie wynikające z mocy samych przepisów prawa. Stąd też powstała konieczność wyrażenia zgody na ich przetwarzanie.
W piśmie z dnia 31 sierpnia 2016 r. skarżący odniósł się do argumentów organu podniesionych w odpowiedzi na skargę i stwierdził, że podane przez niego w postępowaniu rekrutacyjnym dane osobowe nie wykraczały poza przepisy Kodeksu pracy, ustawy o pracownikach samorządowych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, co prowadzi do wniosku, że nie zachodziła potrzeba wyrażenia zgody na ich przetwarzanie.
Na rozprawie w dniu 17 stycznia 2017 r. pełnomocnik organu przedłożył obowiązujące oświadczenie dotyczące przetwarzania danych osobowych, "które zostało doprecyzowane, lecz nadal dotyczy danych osobowych innych niż wynikające z kodeksu pracy".
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje
Wojewódzki Sąd Administracyjny, zgodnie z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. (Dz. U. z 2016 r., poz. 718) – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (p.p.s.a.), sprawuje kontrolę działalności administracji publicznej i stosownie do art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1066), kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem (legalności), jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Jednocześnie w oparciu o art. 134 § 1 p.p.s.a. Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami oraz powołaną podstawą prawną.
Dokonując kontroli zaskarżonej decyzji w płaszczyźnie jej zgodności z prawem Sąd stwierdza, że wydane przez organ rozstrzygnięcie – wbrew zarzutom skargi – nie narusza obowiązujących przepisów.
W niniejszej sprawie jest bezspornym, że w pkt 4 ogłoszenia o naborze na stanowisko "Referent [...]", oprócz podania jakie dokumenty powinni złożyć kandydaci na wyżej wymienione stanowisko, zamieszczono zastrzeżenie, że list motywacyjny i szczegółowe CV powinny być opatrzone własnoręcznie podpisaną klauzulą o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata zawartych w ofercie pracy niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych.
Spornym jest to, czy niedopełniając wskazanemu wyżej obowiązkowi skarżący powinien zostać dopuszczony do kolejnego etapu procedury naboru - jak chce tego skarżący, czy też jego kandydatura prawidłowo została pominięta w dalszej procedurze rekrutacji naboru – jak twierdzi to organ.
Zdaniem Sądu, rację ma organ, albowiem po pierwsze: w powyższym ogłoszeniu o naborze wyraźnie zawarto zastrzeżenie, że "zgłoszenia kandydatów złożone po terminie, w inny sposób niż zgłoszony w ogłoszeniu lub bez kompletu wymaganych dokumentów, nie będą brane pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym". Zastrzeżenie powyższe zakreślało więc warunki formalne zgłoszeń jednakowe dla wszystkich kandydatów i jednocześnie wykluczało możliwość wzywania któregokolwiek kandydata do uzupełnienia złożonej dokumentacji.
Po drugie: w ogłoszeniu zawarto informację, że "na powyższym stanowisku pracy może zostać zatrudniona osoba niepełnosprawna, o niepełnosprawności pozwalającej na pełne wykonywanie obowiązków służbowych (...)", co już wskazywało na możliwe przedstawienie przez kandydatów tzw. danych wrażliwych, związanych z niepełnosprawnością, o których mowa w art. 27 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.), a który to przepis stanowi:
"Art. 27.
- 1. Zabrania się przetwarzania danych (...) o stanie zdrowia (...) oraz danych dotyczących (...) orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.
- 2. Przetwarzanie danych, o których mowa w ust. 1, jest jednak dopuszczalne, jeżeli:
- 1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę na piśmie, (...)";
W powyższej sytuacji należało przypuszczać, że kandydaci mogą w składanych dokumentach zawrzeć informacje (o stanie zdrowia, o orzeczeniach o niepełnosprawności wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym) wykraczające poza zakres określony w przepisach prawa pracy, co obligowało organ do zobowiązania kandydatów do wyrażenia zgody na przetwarzanie takich danych.
Sąd zauważa, że także zakres danych kandydata udostępniany przyszłemu pracodawcy z inicjatywy samego kandydata w dokumentach przez niego składanych mógł wykraczać poza zakres określony w przepisach prawa pracy, a w związku z tym niezbędne było wyrażenie zgody na przetwarzanie tych danych na mocy art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Wskazuje na to także okoliczność, iż w kwestionariuszu osobowym, którego wypełnienia wymagał organ w procesie rekrutacji znajdowały się rubryki dotyczące danych takich jak: numer telefonu komórkowego, e-mail, a dane te nie są wymienione jako informacje, na których przetwarzanie organ administracji posiada uprawnienie wynikające z mocy samych przepisów prawa.
Z powyższego wynika więc, że organ działał zgodnie z prawem domagając się od kandydatów złożenia oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata zawartych w ofercie pracy niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych.
Sąd stwierdza, że rację ma organ wskazując, że oświadczenie o wyrażeniu zgody powinno być własnoręcznie podpisane przez kandydata. Nie stanowi złożenia takiego oświadczenia brak jego podpisania, w tym podpis złożony pod innym dokumentem – życiorysem czy CV – na którym dodatkowo zawarto takie oświadczenie bez złożenia drugiego podpisu, albowiem przepis art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych stanowi:
"Art.
- 7. Ilekroć w ustawie jest mowa o: (...)
- 5) zgodzie osoby, której dane dotyczą - rozumie się przez to oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści; zgoda może być odwołana w każdym czasie;"
Sąd zwraca uwagę na to, że zgodnie z art. 87 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej:
"Art. 87.
- 1. Źródłami powszechnie obowiązującego prawa Rzeczypospolitej Polskiej są: Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe oraz rozporządzenia.
- 2. Źródłami powszechnie obowiązującego prawa Rzeczypospolitej Polskiej są na obszarze działania organów, które je ustanowiły, akty prawa miejscowego."
Z powyższego wynika, że Zarządzenie Marszałka Województwa, na naruszenie którego powołuje się skarżący, nie należy do źródeł powszechnie obowiązującego prawa, które podlega kontroli Sądu, a jest jedynie tzw. aktem wewnętrznym porządkującym pewien zakres działania organu.
Niezależnie od powyższego należy zauważyć, że rację ma organ wskazując, że bez doniosłości prawnej pozostaje okoliczność, że z powyższego Zarządzenie Marszałka Województwa wynika, iż list motywacyjny, życiorys oraz oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych stanowią oddzielne dokumenty aplikacyjne, a w ofercie pracy wskazano, że list motywacyjny i CV powinny być opatrzone własnoręcznie podpisaną klauzulą o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w ofercie pracy, albowiem skarżący nie złożył w ogóle takiego oświadczenia, co wskazuje jednoznacznie na prawidłowość pominięcia kandydatury skarżącego w dalszej procedurze rekrutacji naboru.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie nie dopatrzył się więc uchybień w przeprowadzonym postępowaniu związanym z czynnością organu polegającą na odmowie dopuszczenia skarżącego do kolejnego etapu procedury, a zatem na podstawie art. 151 p.p.s.a. skargę oddalił.