Uzasadnienie
Wojewoda Małopolski wydał 26 kwietnia 2026 r. decyzję o nr WO-II.6231.1.3.2026, którą utrzymał w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w K. z 6 marca 2026 r., nr USC.5364.4.2026 o odmowie wydania M. D. (dalej: "wnioskodawca", "skarżący") kserokopii aktu urodzenia na nazwisko J. G. zarejestrowanego w księdze metrykalnej parafii W., obejmującej lata 1890-1945, na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Powyższe rozstrzygnięcie zapadło w następującym stanie faktycznym i prawnym. W dniu 5 stycznia 2026 r. do USC w K. wpłynął wniosek ww. wnioskodawcy w sprawie wydania kserokopii aktu urodzenia na nazwisko J. G. ur. 1 lipca 1925 r. w W., znajdującego się w księdze metrykalnej miejscowości W., przechowywanej w ww. organie. Ww. wyjaśnił, że kserokopia, o którą wnioskuje jest mu potrzebna do celów genealogicznych. W toku czynności weryfikacyjnych organ I instancji ustalił, że urodzenie na nazwisko J. G. zostało zarejestrowane w łączonej księdze parafialnej miejscowości W., obejmującej lata 1890-1945. Pismem z 26 stycznia 2026 r. organ I instancji wezwał wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych wniosku w terminie 14 dni od otrzymania korespondencji, o wykazanie (udokumentowanie) stopnia pokrewieństwa łączącego go z osobą, której akt urodzenia dotyczy lub wykazania interesu prawnego. 3 lutego 2026 r. do organu I instancji wpłynęło pismo wnioskodawcy, w którym podtrzymał swoje żądanie umożliwienia mu wykonania kserokopii aktu urodzenia J. G. Do pisma nie załączył żadnych dodatkowych dokumentów.
Pismem z 19 lutego 2026 r. organ I instancji zawiadomił wnioskodawcę o przysługującym mu zgodnie z art. 10 § 1 k.p.a. prawie do udziału w postępowaniu, uzyskania wyjaśnień, składania wniosków i zastrzeżeń, a także o możliwości wglądu do akt sprawy (art. 73 § 1 k.p.a.2). Ww. nie skorzystał z ww. uprawnień.
Decyzją z 6 marca 2026r. organ I instancji odmówił uwzględnienia powyższego wniosku. Przedmiotowa decyzja została doręczona wnioskodawcy 13 marca 2026 r. W uzasadnieniu powołano się m.in. na treść art. 128 ust. 1 i 1a, art. 130 ust. 4 i ust. 5, art. 45 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 393, dalej: "p.a.s.c."). Następnie organ I instancji wskazał, że akt urodzenia J. G. znajduje się w księdze urodzeń z lat 1890-1945 prowadzonej dla miejscowości W. W stosunku do tej księgi nie powstał jeszcze obowiązek przekazania jej do archiwum państwowego, co oznacza, że przedmiotowy akt urodzenia nie może zostać udostępniony na zasadach określonych w ustawie z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U z 2020 r., poz. 164 z późn. zm.) jako ogólnodostępny dokument archiwalny, lecz podlega przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, a zasady jego udostępniania regulują wyłącznie przepisy p.a.s.c.
Wyjaśniono, że księga parafialna miejscowości W., w której sporządzono ww. akt urodzenia jest księgą łączoną obejmującą akty urodzenia z lat 1890-1945, a następnie odniesiono się do przepisów regulujących kwestię udostępniania aktów stanu cywilnego, sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c. Organ I instancji podniósł, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga, termin jej przechowywania jest liczony od zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze, a co za tym idzie, akt urodzenia J. G. z punktu widzenia jego dostępności dzieli los prawny całej księgi. Wskazana księga urodzeń nie została więc zamknięta i nie powstał jeszcze obowiązek przekazania do archiwum państwowego. To właśnie data zamknięcia księgi przesądza, czy upłynął już przewidziany przepisami okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego.
Termin przechowywania księgi urodzeń miejscowości W., gdzie znajduje się akt urodzenia, którego uzyskaniem zainteresowany jest wnioskodawca upływa po 100 latach od zamknięcia księgi urodzeń, tj. 31 grudnia 2045 r., pod warunkiem, że przy każdym akcie urodzenia znajduje się zapis o zgonie osoby. Nie powstał zatem obowiązek przekazania tej księgi do archiwum państwowego wyłączający możliwość przenoszenia aktów stanu cywilnego w niej zawartych do rejestru stanu cywilnego, z czym wiąże się udostępnianie ich na zasadach przewidzianych przepisami ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zdaniem organu I instancji, z powyższego wynika, że akt, o którego kopię wnioskuje ww. nie jest aktem archiwalnym. Niemożliwym jest zatem uzyskanie kserokopii tego aktu w trybie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
W złożonym odwołaniu ww. nie zgodził się z rozstrzygnięciem organu I instancji, zarzucając zaskarżonej decyzji błędną wykładnię art. 130 ust. 4 w związku z art. 128 ust. 1 p.a.s.c. oraz brak odniesienia się do orzeczeń sądów administracyjnych, powoływanych przez skarżącego. Odwołujący uzasadniając swoje stanowisko powołał się na wyrok NSA o sygn. akt II OSK 192/22, zgodnie z którym, dokonując wykładni powyższych regulacji należy stwierdzić, że nieprawidłowa jest taka ich interpretacja, która kwestię udostępniania wnioskowanych materiałów, utożsamia z okresem ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego. Innymi słowy, należy stwierdzić, że z art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub aktów zbiorowych stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c.
W tym ostatnim przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępniania materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie. Nie stanowi jednak podstawy do uznania, że brak upływu okresów przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnianie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów. Wykładnia art. 130 ust. 4 w związku z art. 128 ust. 1 p.a.s.c. musi odbywać się w świetle ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Odwołujący powołał się dodatkowo na wyroki sądów administracyjnych: Naczelnego Sądu Administracyjnego sygn. akt II OSK 192/22, Naczelnego Sądu Administracyjny sygn. akt OSK 1243/21, Wojewódzkiego Sądu Administracyjny w Lublinie sygn. akt III SA/Lu 447/23, Wojewódzkiego Sądu Administracyjny w Krakowie sygn. akt III SA/Kr 2076/24.
Po przeprowadzeniu postepowania odwoławczego organ II instancji wydał decyzję z 26 kwietnia 2026r., o której mowa na wstępie. W uzasadnieniu powołano się m.in. na treść art. 1, art. 2 ust. 6, art. 6 ust. 5, art. 28 ust. 1 -5, art. 45, art. 128 ust. 1, ust. 1a, art. 129 ust. 1-3, art. 130 ust. 4, ust. 5, ust. 6 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego oraz art. 16a ust. 1, art. 16b ust. 1 pkt. 2 a i b, art. 16c ust. 1, ust. 2, art. 16d ust. 1 pkt 1a i b, art. 16 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Następnie wskazano, że przedmiotem zainteresowania wnioskodawcy jest akt urodzenia sporządzony w łączonej księdze urodzeń miejscowości W., prowadzonej w latach 1890-1945 tj. zamkniętej z dniem 31 grudnia 1945 r. Gdyby zatem księgi prowadzone w księdze, w której został sporządzony akt stanu cywilnego znajdujący się w kręgu zainteresowań wnioskodawcy (księga urodzeń miejscowości W.) były,,samodzielnymi" księgami stanu cywilnego, obejmującymi kolejne lata (1890,1891,1892,1983 itd. aż do roku 1945), to w istocie okres ich przechowywania organie I instancji zakończyłby się odpowiednio: po upływie 100 lat od zamknięcia każdej z ksiąg (tj. z końcem 1990, 1991, 1992, itd.).
W konsekwencji, księga urodzeń z 1925 r. dla której 100 letni okres przechowywania w organie I instancji, upłynąłby w roku 2025 zaś dwuletni termin na przekazanie ich do archiwum państwowego (na podstawie art. 129 ust. 3 p.a.s.c.) upłynąłby z końcem 2027 r., w dniu złożenia wniosku przez wnioskodawcę, stanowiłaby już materiał archiwalny, objęty zasadami udostępniania określonymi w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jeżeli więc akt urodzenia J. G. (który został sporządzony w 1925 r.) zostałby sporządzony w odrębnej księdze urodzeń za 1925 r., to możliwe byłoby w dniu złożenia wniosku jego udostępnienie wnioskodawcy na zasadach określonych przez ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Uwzględniając jednak, że akt ten zarejestrowano w łączonej księdze prowadzonej za lata 1890-1945 termin przechowywania, zgodnie z art. 128 ust. 1 zd. 2 p.a.s.c. liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi sporządzonej w danej księdze tj. od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono ostatni akt w księdze.
Tym samym, dopiero po upływie terminu przechowywania (31 grudnia 1945 r.) wszystkie akty z tej księgi, jako podlegające przekazaniu do archiwum państwowego, będą mogły być udostępniane na zasadach archiwalnych przez kierownika urzędu stanu cywilnego (do czasu przekazania ich do Archiwum Państwowego, tj. maksymalnie przez okres 2 lat – do 31 grudnia 2047 r.). Oznacza to, że do upływu wyżej wskazanego terminu (31 grudnia 2045 r.) wszystkie akty z tej księgi mogą być udostępniane tylko w trybie przewidzianym przez przepisy p.a.s.c. i podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Analiza treści przepisów p.a.s.c. prowadzi do wniosku, że konsekwencje, które przewiduje norma 130 ust. 4 ustawy (zakaz przenoszenia aktów do rejestru stanu cywilnego i udostępnianie ich na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) łączą się ściśle z okolicznością upływu okresów przechowywania (art. 128 ust. 1 zd. 1). Powyższe uprawnienia prowadzą do konkluzji, że akty przechowywane wspólnie (w księdze łączonej) udostępniane są na tych samych zasadach.
Zdaniem organu odwoławczego, nie można uznać, że zastosowana przez organ I instancji interpretacja przepisów p.a.s.c., dotyczących udostępniania ksiąg stanu cywilnego jest nieprawidłowa. Nie budzi wątpliwości, że akt urodzenia, stanowiący przedmiot zainteresowania wnioskodawcy, sporządzony w księdze urodzeń miejscowości W. prowadzonej za lata 1890-1945 nie stał się jeszcze dokumentem archiwalnym, do jakiego dostęp może uzyskać każdy na zasadach powszechnej dostępności materiałów archiwalnych. Udostępnienie przez kierownika urzędu stanu cywilnego tego aktu możliwe jest tylko na zasadach określonych w ustawie p.a.s.c., na wniosek uprawnionego podmiotu. Mając powyższe na uwadze Kierownik USC w K., pismem skierowanym do wnioskodawcy 26 stycznia 2026 r., słusznie zwracał uwagę na możliwość uzyskania przezeń dostępu do danych zawartych w akcie urodzenia J. G. w formie samodzielnie wykonanej fotokopii, pod warunkiem wykazania, że wymieniony należy do kręgu osób wymienionych wprost w przepisach p.a.s.c., jako uprawniony do otrzymania odpisu tego aktu, bądź wykazania posiadania interesu prawnego do jego uzyskania.
Z dokumentacji niniejszej sprawy wynika, że ww. nie udowodnił, że należy do kręgu podmiotów bezpośrednio uprawnionych na mocy przepisów ustawy do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego, o którego udostępnienie w formie uzyskania kserokopii wnioskuje. Organ odwoławczy podał, że należy zgodzić się z organem I instancji, że ww. nie wykazał również w sposób obiektywnie sprawdzalny, czy i jaki wpływ, uzyskanie dostępu do danych zawartych w akcie urodzenia J. G. miałoby na jego sytuacje prawną. Chęć zapoznania się z treścią przedmiotowego aktu z uwagi na profil swoich zainteresowań (prowadzenie poszukiwań genealogicznych) nie wypełnia bowiem wartości, na jakich jest oparty interes prawny. Powyższe okoliczności doprowadziły organ II instancji do konkluzji, że nie było podstaw do udostępnienia przedmiotowego aktu urodzenia, sporządzonego w przechowywanej przez USC w K. łączonej księdze metrykalnej miejscowości W., prowadzonej w latach 1890-1945.
W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie skarżący zarzucił organom obu instancji błędną wykładnię przepisów art. 130 ust. 4 w związku z art. 128 ust. 1 u. p.a.s.c. Następnie podał, że organ I instancji nie wskazał nawet, jakie orzeczenia sądów administracyjnych były powoływane przez skarżącego. Zdaniem skarżącego, księgi stanu cywilnego tzw. łączone owszem, podlegają przekazaniu do archiwum państwowego po zamknięciu księgi - np. księgi łączone z łat 1890-1945 (urodzenia, małżeństwa, zgony), będzie można przekazać do archiwum państwowego najszybciej w dniu 1 stycznia 2046 r. Jednak małżeństwa i zgony z lat 1890-1945, które znajdują się w księdze łączonej, nie podlegają już ochronie przewidzianej w Prawie o aktach stanu cywilnego - zgodnie z tą ustawą minęło już 80 lat od ich sporządzenia i stają się dokumentami archiwalnymi. Ochroną taką są objęte tylko akta urodzenia z lat 1926-1945.
Stanowisko takie jest wyrażone m.in. w prawomocnych orzeczeniach polskich sądów administracyjnych: Naczelny Sąd Administracyjny, sygn. akt II OSK 192/22, Naczelny Sąd Administracyjny, sygn. akt II OSK 1243/21, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie, sygn. akt III SA/Lu 447/23, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, sygn. akt III SA/Kr 2076/24. Skarżący podał, że organ II instancji w swojej decyzji przywołał szereg wyroków Wojewódzkich Sądów Administracyjnych i Naczelnego Sądu Administracyjnego, a mimo to wydał decyzję odwrotną do wykładni ww. Sądów. Konkludując, skarżący dla poparcia swojego dotychczasowego stanowiska zacytował szeroko wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego sygn. akt II OSK 192/22
W świetle powyższej argumentacji skargi, skarżący wniósł o uchylenie w całości decyzji organu I i II instancji.
W odpowiedzi na skargę organ II instancji, podtrzymał w całości dotychczasowe stanowisko w sprawie. W zakresie zarzutów skargi, uznał je za bezpodstawne i powołał się na treść zaskarżonej decyzji, wnosząc o oddalenie skargi.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje
Skarga zasługuje na uwzględnienie.
W pierwszej kolejności Sąd zauważa, że w analogicznych sprawach do niniejszej zapadły m.in. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z: 22 stycznia 2019 r. (sygn. akt II OSK 417/17); 1 marca 2023 r. (sygn. akt II OSK 192/22); 14 lutego 2024 r. (sygn. akt II OSK 1243/21). Podobnie orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyrokach z: 1 lutego 2024 r. (sygn. akt III SA/Kr 1512/23); 1 kwietnia 2025 r. (sygn. akt III SA/Kr 2076/24); 6 sierpnia 2025 r. (sygn. akt III SA/Kr 2120/24); 20 listopada 2025 r. (sygn. akt III SA/Kr 99/25); 20 marca 2026 r., (III SA/Kr 1188/25); 28 kwietnia 2026 r. (II SA/Rz 1473/25).
Sąd w składzie orzekającym w niniejszej sprawie w pełni podziela wyrażone tam stanowisko, dlatego też częściowo posłuży się argumentami zawartymi w tych wyrokach.
W kontrolowanej sprawie, kluczowe jest dokonanie prawidłowej wykładni art. 130 ust. 4 p.a.s.c. w zw. z art. 128 ust. 1 p.a.s.c. Zgodnie z art. 128 ust. 1 omawianej ustawy kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.
Z kolei na podstawie art. 130 ust. 4 p.a.s.c. akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Z powyższego przepisu wynika, że pomimo upływu wskazanych okresów kierownik urzędu stanu cywilnego musi nadal przechowywać akta stanu cywilnego, co nie oznacza jednak, że nie stają się one materiałami archiwalnymi. Jak stanowi bowiem przepis po upływie wskazanych terminów ich udostępnianie odbywa się na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Nieprawidłowa jest interpretacja organów, zgodnie z którą brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów.
Kwestia przechowywania akt i zasad z tym związanych nie ma bezpośredniego przełożenia na kwestię udostępniania tych akt. Z art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub aktów zbiorowych stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. W tym ostatnim przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie.
Wykładnia art. 130 ust. 4 p.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. musi odbywać się w świetle wyartykułowanej na wstępie ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mowa jest, że materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku: 1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń - po 100 latach, b) małżeństw i zgonów - po 80 latach. Przepisy tej ostatniej ustawy stanowią lex specialis względem unormowań p.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów.
W świetle powyższego stwierdzić należy, że okres przechowywania nie jest równoznaczny z okresem udostępniania akt. Jeszcze raz podkreślić należy, że przepisy art. 28 ust. 4 oraz 128 ust. 1 p.a.s.c. dotyczą okresu przechowywania i przekazywania akt do archiwów, a nie odnoszą się w ogóle do zasad udostępniania aktów stanu cywilnego.
Z przepisów tych jednoznacznie wynika, że w przypadku, gdy księgi urodzeń, małżeństwa i zgonów są prowadzone w odrębnych woluminach, okres ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego oraz ich przekazywania do archiwum jest różny i niezależny od siebie. Natomiast jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W przepisie nie ma mowy o zamknięciu księgi (woluminu) jako całości, co również błędnie wywodzą organy. Trudno sobie wyobrazić, aby w przypadku, gdy w jednym woluminie są prowadzone razem księga urodzeń, małżeństwa i zgonów, urząd stanu cywilnego dzielił ten wolumin w celu odłączenia od niego ksiąg prowadzonych dla aktów ślubów i zgonów. Analogicznie należy postępować, gdy w jednym woluminie są dodatkowo prowadzone księgi z wielu lat. W spornej sprawie zachodzą oba te przypadki.
Natomiast niczym nie jest usprawiedliwiony wniosek, jakoby zasady przechowywania akt stanu cywilnego dotyczyły również ich udostępniania. Gdyby przyjąć odmiennie, wówczas okres 80 lat ustalony dla aktów małżeństw i zgonów byłby fikcyjny. Bowiem musiałyby one "czekać" jeszcze 20 lat, aby upłynął okres przechowywania aktów urodzenia. W przypadku, gdy w jednej księdze (woluminie) są sporządzone nie tylko wszystkie trzy rodzaje aktów stanu cywilnego, ale jeszcze dodatkowo są one sporządzone od bardzo wielu lat, okres oczekiwanie na powszechne udostępnienie, w wielu przypadkach przekroczyłby 100 lat.
Trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych, w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze, co akty małżeństwa i zgonu - stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 p.a.s.c. materiał archiwalny, a także w sytuacji, gdy księga stanu cywilnego jednego rodzaju obejmuje wiele lat, ze względu na fakt, że stanowiła księgę metrykalną prowadzoną i przechowywaną w parafii danego wyznania, nie mogą być ograniczeniem obowiązującej zasady powszechnego dostępu określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sposób prowadzenia ksiąg nie może bowiem ograniczać zasady powszechnego dostępu wynikającej z art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Odczytując w świetle powyższego obecnie obowiązujące przepisy z zakresu udostępniania aktów stanu cywilnego należy wskazać, że art. 128 ust. 1 zd. 2 p.a.s.c. dotyczy również takiej sytuacji, gdy w jednej księdze stanu cywilnego przechowuje się łącznie księgi jednego rodzaju prowadzone przez wiele lat, a nie tylko sytuacji, gdy dana księga zawiera księgi łączone urodzeń, małżeństw i zgonów.
Odnosząc się z kolei do stanowiska organów dotyczącego ograniczenia dostępu do dokumentów archiwalnych ze względu na ochronę dóbr osobistych i danych osobowych należy wskazać, że w tym przypadku punktem wyjścia dla oceny powinna być wyrażona w art. 16a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - zasada powszechnego dostępu. Art. 16a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stanowi, że każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych. Oznacza to, że dostęp do nich jest powszechny i żądający dostępu nie musi wykazywać "interesu prawnego" w rozumieniu art. 28 k.p.a.
Zatem przyjęta w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zasada powszechnego dostępu nie wprowadza ograniczenia przez wskazanie kręgu podmiotowego uprawnionych do dostępu do materiału archiwalnego. Nie ma zatem podstaw prawnych do wyprowadzenia ograniczenia na mocy art. 45 ustawy o aktach stanu cywilnego – tak jak uczyniły to w sprawie organy.
Jeśli zaś chodzi o ochronę danych osobowych, o których mowa w art. 16 b ust. 1 pkt 2 lit b) ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wymagają rozpoznania przy rozstrzygnięciu żądania udostępnienia, w trybie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (patrz wyrok NSA z 22 stycznia 2019 r., sygn. akt II OSK 417/17)
Zdaniem Sądu, orzekające organy administracji dokonały błędnej wykładni wskazanych wyżej przepisów art. 28 ust. 4, art. 128 ust. 1 i art. 130 ust. 4 p.a.s.c. Ponownie rozpoznając tę sprawę organy powinny przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, uwzględniając ocenę prawną wyrażoną w niniejszym wyroku i rozpoznać wniosek skarżącego. W szczególności organy powinny zbadać, czy nie zachodzą przesłanki uzasadniające ograniczenie powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych, skonstruowane w art. 16b ust. 1 powołanej wyżej ustawy.
Orzekając o uchyleniu decyzji wydanych w obu instancjach, Sąd kierował się art. 135 p.p.s.a. Przepis ten przewiduje, że dokonując oceny legalności zaskarżonej decyzji sąd stosuje przewidziane ustawą środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy, której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne dla końcowego jej załatwienia. Obowiązkiem sądu administracyjnego jest bowiem stworzenie takiego stanu, aby w obrocie prawnym nie istniał i funkcjonował żaden akt organu administracji publicznej niezgodny z prawem (por. T. Woś (w:) T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2011, s. 629).
W obliczu powyższego, Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a i c p.p.s.a. przy zastosowaniu art. 134 § 1 p.p.s.a. w zw. z art. 135 p.p.s.a. uchylił zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu I instancji (pkt I sentencji wyroku). O kosztach postępowania orzeczono w pkt II – na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 1 w zw. z art. 209 p.p.s.a.