Uzasadnienie
Prezydent Miasta postanowieniem z dnia [...] 2014 r., nr [...] działając na podstawie art. 74 w związku z art. 73 K.p.a. odmówił A. S. wydania kopii pisma z dnia 28 stycznia 2014 r. skierowanego przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej.
W uzasadnieniu organ stwierdził, że A. S. wnioskiem z dnia 7 lutego 2014 r. zwrócił się prośbą o wydanie kopii wyżej wymienionego pisma. Wskazał, że jest mu ono potrzebne, aby móc złożyć skargę do sądu w przypadku odmownej decyzji MOPS w rozpatrywanej sprawie. A. S. miał możliwość na podstawie art. 10 § 1 K.p.a. zapoznania się i wypowiedzenia co do zebranych w toku postępowania dowodów i materiałów. W dniu 6 lutego 2014 r. podczas wizyty w siedzibie organu zapoznał się z pismem Dyrektora Domu Pomocy Społecznej z dnia 28 stycznia 2014 r. i nie wniósł żadnych zastrzeżeń.
Zgodnie z art. 73 § 2 K.p.a. strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interes strony. W ocenie organu A. S. nie wskazał ważnego interesu strony, bowiem razie złożenia przez niego odwołania od decyzji MOPS, całość dokumentacji zgromadzonej w sprawie, a także pismo, o którego kopię wydania wnosił skarżący zostanie przekazane do organu odwoławczego.
A. S. złożył zażalenie od powyższego postanowienia. Wskazał, iż kopia pisma z dnia 28 stycznia 2014 r. skierowanego przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej jest mu bardzo potrzebna, bowiem składa on skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie.
Samorządowe Kolegium Odwoławcze postanowieniem z dnia 25 marca 2014 r., nr [...] utrzymało zaskarżone postanowienie w mocy.
W uzasadnieniu organ odwoławczy stwierdził, że podziela stanowisko organu l, iż w przedmiotowej sprawie A. S. nie wskazał ważnego interesu zgodnie z art. 73 § 2 K.p.a., który umożliwiałby wydanie mu uwierzytelnionej kopii pisma z dnia 28 stycznia 2014 r. skierowanego przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej.
Samorządowe Kolegium Odwoławcze uznało, iż podany przez skarżącego powód ubiegania się o kopię pisma, tj. chęć posłużenia się nim w skardze do sądu, nie spełnia tego warunku, gdyż w przypadku złożenia przez A. S. odwołania od decyzji MOPS, całość dokumentacji zgromadzonej w sprawie zostanie przekazana do organu odwoławczego.
Ponadto organ II instancji wskazał, iż skarżący miał okazję zapoznać się z pismem podczas wizyty w MOPS w dniu 6 lutego 2014 r. i nie wniósł żadnych uwag do treści zawartych w tym piśmie.
Na powyższe postanowienie A. S. złożył skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie.
W uzasadnieniu wskazał, iż kategorycznie nie zgadza się z zaskarżonym postanowieniem, a kopia pisma, o wydanie którego wnioskował jest mu bardzo potrzebna.
W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze wniosło o jej oddalenie, podtrzymując przy tym argumentację zawartą w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje
Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269 ze zm.) oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm. - dalej powoływana jako P.p.s.a.), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. Polega ona na kontroli legalności, tj. zgodności zaskarżonego aktu z przepisami postępowania administracyjnego, a także prawidłowości zastosowania i wykładni norm prawa materialnego. Aby wyeliminować z obrotu prawnego akt wydany przez organ administracyjny konieczne jest stwierdzenie, że doszło w nim do naruszenia bądź przepisu prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy, bądź przepisu postępowania w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy albo też przepisu prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania (art. 145 § 1 pkt 1 lit. a-c P.p.s.a.). Uwzględnienie skargi następuje również w przypadku stwierdzenia, że zaskarżony akt jest dotknięty jedną z wad wymienionych w art. 156 k.p.a. (art. 145 § 1 pkt 2 P.p.s.a.).
Stosownie do art. 134 § 1 P.p.s.a. sąd dokonując oceny zaskarżonego aktu rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Sąd nie może wydać orzeczenia na niekorzyść skarżącego, chyba że stwierdzi naruszenie prawa skutkujące stwierdzeniem nieważności zaskarżonego aktu lub czynności (§ 2). Zgodnie z art. 135 P.p.s.a. sąd stosuje przewidziane ustawą środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy, której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne do końcowego jej załatwienia.
W ocenie Sądu, skarga analizowana w świetle powyższych kryteriów, zasługuje na uwzględnienie.
Istota sporu w przedmiotowej sprawie dotyczy dopuszczalności odmownego załatwienia wniosku skarżącego o wydanie kserokopii pisma z dnia 28 stycznia 2014 r. skierowanego przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej.
Materialnoprawną podstawę wydanego w niniejszej sprawie postanowienia stanowił art. 73 K.p.a. Podkreślenia wymaga, że regulujący zasady udostępniania akt przepis art. 73 K.p.a. składa się z trzech paragrafów normujących zasady postępowania w różnych sytuacjach, przy czym dla oceny legalności postanowień wydanych w niniejszej sprawie zasadnicze znaczenie miała treść art. 73 § 1 i 2 K.p.a. W aktualnym brzmieniu pierwszy z nich dotyczy udostępniania stronie akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów (§ 1). Natomiast przedmiotem regulacji art. 73 § 2 K.p.a. jest żądanie uwierzytelnienia sporządzonych odpisów lub kopii oraz wydawanie stronie z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów.
Zauważyć należy, że orzekający organ wskazał w uzasadnieniu wydawanego postanowienia jako podstawę odmowy przepis art. 73 § 2 K.p.a. Z akt sprawy wynika natomiast, że skarżący domagał się wydania jedynie kserokopii wskazanego dokumentu, nie wskazując jednocześnie, że ma on zostać przez organ uwierzytelniony. Wadliwie zatem organ zakwalifikował wniosek jako wypełniający dyspozycje przepisu art. 73 § 2 K.p.a.
Obowiązek wydania kserokopii dokumentu w niniejszej sprawie wynika jednoznacznie z wykładni przepisu art. 73 § 1 K.p.a.. Przede wszystkim podkreślić należy, że regulacja przepisu art. 73 K.p.a. ma za zadanie zapewnić rzeczywiste funkcjonowanie zasady jawności postępowania wobec strony. Na tej zasadzie opiera się konstrukcja zasady czynnego udziału strony, co z kolei służy realizacji zasad prawdy obiektywnej i pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa.
Stosownie do treści art. 73 § 1 K.p.a. realizacji zasady jawności służyć ma możliwość przeglądania akt sprawy w każdym stadium postępowania oraz sporządzania z nich notatek, odpisów i kserokopii. Nie budzi przy tym wątpliwości, że również sporządzenie kopii pisma z akt sprawy za pomocą kserokopiarki zaliczyć należy do pojęcia udostępniania akt w rozumieniu art. 73 § 1 K.p.a. Przywołać w tym miejscu należy pogląd wyrażony w uzasadnieniu postanowienia Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 stycznia 2010 r., sygn. II OSK 2043/09, zgodnie z którym organ ma swobodę przy tworzeniu warunków sporządzania kserokopii, lecz odmowa ich wydania narusza art. 73 § 1 K.p.a. W myśl art. 73 § 1 K.p.a. do obowiązku organu prowadzącego sprawę należy umożliwienie stronie sporządzania notatek i kopii. W ramach tego obowiązku organ ten powinien umożliwić stronie uzyskanie kopii zwłaszcza gdy - jak w rozpoznawanej sprawie - Kolegium nie kwestionuje faktu, że istnieje możliwość wykonania tej kserokopii, chociażby z tego względu, że żądane pismo znajduje się w aktach sprawy.
W tym stanie rzeczy przyjąć należy, iż obowiązkiem organu jest sporządzenie tejże kserokopii. Problem w takiej sytuacji, jak zauważa się w orzecznictwie, sprowadzać się może jedynie do ustalenia zasad odpłatności (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 8 kwietnia 1998 r., l SA/Gd 1657/97, postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 stycznia 2010 r., sygn. II OSK 2043/09, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, II SA/Kr 3477/01).
W tym stanie rzeczy za nieuzasadnione należy uznać poglądy wyrażone przez organ l jak i II instancji, zawarte w postanowieniach. Warto w tym miejscu zauważyć również, iż udostępnianie akt sprawy, o którym mowa w art. 73 § 1 K.p.a. nie jest uwarunkowane istnieniem ważnego interesu strony, o którym mowa w art. 73 § 2 K.p.a. Skoro, zatem uprawnienie do sporządzania odpisów z akt sprawy może być realizowane również przez sporządzenie kserokopii pism zawartych w aktach, a ich wydanie nie zostało przez ustawodawcę uzależnione od wykazania ważnego interesu strony, to odmowę wydania kserokopii dokumentów z akt sprawy uznać należy za naruszającą art. 73 § 1 K.p.a. Natomiast, jeżeli organ miał jakiekolwiek wątpliwości co do tego, czy skarżący żąda wydania kopii pisma czy też uwierzytelnionej kopii powinien zwrócić się z pytaniem do zainteresowanego i wyjaśnić tą kwestię. Na marginesie wskazać należy, że zgodnie z utrwalonym w judykaturze i piśmiennictwie poglądem, ważnym interesem strony, o którym mowa w art. 73 § 2 K.p.a., może być posiadanie uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych tak dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, jak i w celu ich wykorzystania w innych postępowaniach prawnych (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 4 lutego 2014 r. sygn. akt II OSK 2118/12).
Analizując akta kontrolowanej sprawy sąd doszedł też do wniosku, że organ bezzasadnie utożsamiał obowiązek umożliwienia skarżącemu sporządzenia kserokopii dokumentu z obowiązkiem sporządzenia kserokopii na koszt organu oraz wysłania na własny koszt. Czym innym jest jednak obowiązek urzędowego doręczania kserokopii z akt sprawy na koszt administracji, a czym innym obowiązek organu udostępnienia akt stronie w formie uzyskania kserokopii na koszt zainteresowanego. Organ może ustalić odpłatność za realizacje takiego wniosku o wykonanie kserokopii i wysyłkę takich dokumentów.
Z powyższych względów koniecznym było uchylenie zaskarżonego postanowienia oraz postanowienia je poprzedzającego zgodnie z art. 145 § 1 pkt 1 lit. a) i c) oraz art. 135 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Przy ponownym rozpoznaniu sprawy rzeczą organów będzie uwzględnienie wytycznych zawartych w niniejszym wyroku i załatwienie wniosku z uwzględnieniem treści zawartego w nim żądania, a także wzięcie pod rozwagę konieczności interpretacji szczegółowych przepisów K.p.a. przez pryzmat zasad ogólnych postępowania (m. in. art. 9 i 10 K.p.a.)