Uzasadnienie
Postanowieniem z dnia [...] września 2009 r. znak [...] wydanym na podstawie art. 123 i art. 125 § 1 i 3 oraz art. 144 w zw. z art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t. jedn. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm.) po rozpatrzeniu zażalenia na postanowienie Wojskowego Komendanta Uzupełnień w P. nr [...] z dnia [...] lipca 2008 r., Szef Wojewódzkiego Sztabu Wojskowego w L. utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie.
W uzasadnieniu organ odwoławczy wskazał, że skarżący wniósł zażalenie na postanowienie Wojskowego Komendanta Uzupełnień w P. odmawiające wydania zaświadczenia potwierdzającego odbywanie zasadniczej służby wojskowej w szczególnych warunkach. Skarżący uważa, że w przypadku braku dokumentów, okoliczności te mogą potwierdzić świadkowie lub materiał filmowy.
Szef Wojewódzkiego Sztabu Wojskowego uznał, że zażalenie jest bezzasadne. Powołując się na treść art. 218 § 1 kpa organ wskazał, że organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Zgodnie z art. 49 ust. 2c pkt 17 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2004 r., Nr 241, poz. 2416 ze zm.) w ewidencji wojskowej mogą być gromadzone i przetwarzane m. in. dane o przebiegu czynnej służby wojskowej lub jej form równorzędnych albo zastępczych. Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie prowadzenia ewidencji wojskowej (Dz.U. Nr 122, poz. 848) w § 11 pkt 12 wskazuje z kolei, iż w ewidencji wojskowej można przetwarzać dane dotyczące osób, o których mowa w § 4 ust. 1, określone w art. 49 ust. 2c ustawy, dotyczące przebiegu czynnej służby wojskowej - zamieszczając datę rozpoczęcia (wcielenia) i zakończenia (zwolnienia) z tej służby, miejsce odbywania służby wojskowej, datę i miejsce złożenia przysięgi wojskowej, zajmowane stanowiska służbowe lub pełnione funkcje i ocenę służbową.
Zgodnie z powyższymi przepisami nie gromadzi się w ewidencji wojskowej danych dotyczących charakteru służby, w szczególności warunków jej odbywania, a zatem informacje te nie mogą być potwierdzone przez wojskowego komendanta uzupełnień w zaświadczeniu wydawanym na podstawie prowadzonej przez niego ewidencji.
Ponadto należy podkreślić, iż art. 218 § 2 K.p.a. przewiduje przed wydaniem zaświadczenia przeprowadzenie w koniecznym zakresie postępowania wyjaśniającego, jednak winno się ono ograniczać do sprawdzenia aktualności posiadanych przez organ danych. Brak jest zatem podstaw do prowadzenia postępowania wyjaśniającego z wykorzystaniem dowodów z zeznań świadków lub materiału filmowego.
W przedmiotowej sprawie organ I instancji kierując się słusznym interesem strony przeprowadził postępowanie wyjaśniające w znacznie szerszym zakresie niż wymagają tego od niego przepisy prawa, jednakże mimo tego nie uzyskał niezbędnych informacji mogących stanowić podstawę do wydania zaświadczenia. Dokumenty uzyskane przez organ I instancji z archiwum wojskowego słusznie uznane zostały za niewystarczające do stwierdzenia odbywania przez skarżącego zasadniczej służby wojskowej w szczególnych warunkach.
Na powyższe postanowienie skarżący wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie skargę, w której ogólnie zarzuca naruszenie prawa przez organy administracji. Naruszenie to pozbawia go dowodu potwierdzającego odbywanie służby w szczególnych warunkach, co ma znaczenie dla jego uprawnień w zakresie świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Skarżący podnosi, że o ile organy rzeczywiście nie dysponują stosownymi dokumentami, powinny były ustalić istotne okoliczności z udziałem m. in. przełożonych skarżącego, pamiętających fakty mające znaczenie dla sprawy.
W odpowiedzi na skargę Szef Wojewódzkiego Sztabu Wojskowego w L. wniósł o jej oddalenie i podtrzymał swoje stanowisko w sprawie.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Skarga nie jest zasadna, a zatem podlega oddaleniu.
Zgodnie z art. 217 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. Organ ten obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu (art. 218 § 1 kpa).
Danymi znajdującymi się w posiadaniu organu administracji są informacje zgromadzone przez ten organ przed wystąpieniem danej osoby o wystawienie zaświadczenia. Żądanie wydania zaświadczenia nie może prowadzić do konieczności zebrania przez organ administracji nowych informacji, jakkolwiek może się wiązać z potrzebą aktualizacji lub przetworzenia posiadanych danych (por. np. P. Przybysz - Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. Warszawa 2004. Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis s. 424).
Zgodnie z art. 218 § 2 kpa organ administracji publicznej, przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające. Zwykle ogranicza się ono do sprawdzenia aktualności posiadanych danych. Postępowanie takie nie może służyć ustalaniu określonego stanu. "Takie działanie byłoby w istocie rzeczy rozstrzygnięciem o istnieniu lub nieistnieniu uprawnienia lub obowiązku, dlatego powinno następować w formie decyzji administracyjnej" (K. Chorąży, Z. R. Kmiecik: Wydawanie zaświadczeń - kwestie nierozstrzygnięte w literaturze, Samorząd Terytorialny z 2000 r., nr 6, s. 70).
Konieczne postępowanie wyjaśniające spełnia jedynie pomocniczą rolę przy ustalaniu treści zaświadczenia i ogranicza się tylko do takiego postępowania, które pozwoli na urzędowe stwierdzenie znanych faktów lub stanu prawnego. Może ono zatem odnosić się do zbadania okoliczności wynikających z posiadanych przez organ ewidencji rejestrów i innych danych, czy też wyjaśnienia, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów, stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się wnioskodawca, a także ustalenia, jakiego rodzaju ewidencja i rejestry mogą zawierać żądane dane, i ustalenia ewentualnych ich dysponentów (wyrok NSA z 25 października 2000 r., V SA 760/00; wyrok NSA OZ w Gdańsku z 15 września 1997 r., II SA/Gd 1241/96).
Pogląd ten został potwierdzony wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 2 kwietnia 2003 r. sygn. akt III RN 51/02, który stwierdził, że "natura" zaświadczenia, o jakim mowa w art. 218 kpa, ogranicza się tylko do takiego postępowania, które pozwoli na stwierdzenie znanych faktów lub stanu prawnego. Pozwala to na wyznaczenie granicy, a raczej nierozciąganie ponad niezbędną potrzebę zakresu aktów administracyjnych, które powstają w uproszczonej procedurze (bez kontroli instancyjnej). Nie jest wskazane zacieranie granic między aktami informacji (zaświadczenia) i aktami ustalania i kształtowania stosunków prawnych (decyzje).
Skoro zatem odmowa wydania zaświadczenia może mieć miejsce wówczas, gdy fakty albo stan prawny nie wynikają z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź innych danych, uznać należało, że stanowisko organu I instancji o odmowie wydania zaświadczenia było zasadne. Brak danych w ewidencji uniemożliwiał organowi wydanie zaświadczenia w uproszczonym trybie przewidzianym w dziale VII kpa. Nie można zgodzić się ze skarżącym, że w przypadku braku dokumentów, zaświadczenie może być wydane na podstawie zeznań świadków lub materiałów filmowych.
Nie stwierdzając zatem uchybień postępowania mających wpływ na wynik postępowania, na mocy art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. nr 153 poz. 1270 ze zm.), Sąd skargę oddalił.