Uzasadnienie
K. J. w piśmie z 13 października 2016 r. (data wpływu 17 października 2016 r.) skierowanym do Komendanta Powiatowego Policji wniósł, na podstawie art. 37 k.p.a., o uzupełnienie jego akt osobowych poprzez:
- - uzupełnienie o brakujące środki dowodowe związane z podejmowanymi przez organy ds. osobowych Policji działaniami i czynnościami ochrony zdrowia i życia funkcjonariusza przed czynnikami zagrażającymi, występującymi w warunkach faktycznych służby poprzez dokumentację z zakresu określonego w art. 7 ustawy o Policji i obowiązujących regulacjach w czasie jego służby,
- - uzupełnienie o brakujące działania i czynności związane z uciążliwymi warunkami jego służby, a w tym zakresie o dokumentacje dowodową stwierdzającą, że na zajmowanych stanowiskach służbowych nie występowały warunki uciążliwe,
- - uzupełnienie akt w zakresie, w jakim organ przeprowadził postępowanie wyjaśniające, po którym wydał postanowienie numer [...], stanowiące uzupełnienie akt osobowych o dane, rejestry, ewidencje i inną wiedzę związaną z nabywanymi prawami do świadczeń za stan spoczynku i ich podwyższeniami,
- - uzupełnienie akt o odpis orzeczenia komisji lekarskiej MSWiA z 14 stycznia 2015 r., nr: [...], w zakresie w jakim świadczy o szczególnym charakterze jego służby.
Nadto były funkcjonariusz wniósł o udostępnienie i umożliwienie mu sporządzenia uwierzytelnionych kopii następujących dokumentów, względnie o dokonanie tych czynności w formie dokumentów cyfrowych lub fotokopii sporządzonych na jego koszt:
- - danych, rejestrów i ewidencji oraz innej wiedzy organu związanych z prawami do podwyższenia świadczeń za stan spoczynku - emerytury policyjnej celem ich przedstawienia zakładowi emerytalno-rentowemu MSWiA, w tym danych zgromadzonych w związku z postępowaniem zakończonym postanowieniem numer [...] oraz nieprawomocnym wyrokiem WSA w Warszawie o sygn. II
SA/WA 511/15 w sprawie o wznowienie tego postępowania,
- - dokumentów urzędowych, w myśl zasady pisemności w związku z okolicznościami podnoszonymi w pismach urzędowych, w których przełożeni byłego funkcjonariusza nie stwierdzili szkodliwości lub uciążliwości służby na zajmowanych przez niego stanowiskach.
Komendant Powiatowy Policji odpowiedział na powyższy wniosek w piśmie z 16 listopada 2016 r., znak: [...]. Organ poinformował, że kwestię prowadzenia akt osobowych policjantów regulowały wytyczne Dyrektora Biura Kadr i Szkolenia Komendy Głównej Policji z dnia 1 marca 1995 r. w sprawie zasad prowadzenia akt osobowych funkcjonariuszy Policji. Obecnie zagadnienie to reguluje Zarządzenie nr 678 Komendanta Głównego Policji z 17 czerwca 2005 r. w sprawie zasad prowadzenia przez przełożonych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym policjantów oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz. Urz. KGP Nr 11, poz. 71 z późn. zm.). Powyższe przepisy nie nakładają jednak obowiązku gromadzenia środków dowodowych związanych z podejmowanymi przez organy ds. osobowych Policji działaniami i czynnościami ochrony zdrowia i życia przed czynnikami zagrażającymi i występującymi w warunkach faktycznych służby. Nie nakazują również obowiązku gromadzenia w aktach osobowych dokumentacji z podejmowanych działań i czynności związanych z warunkami uciążliwości służby.
W odniesieniu do wniosku o uzupełnienie akt osobowych w zakresie postanowienia nr [...] poinformowano, że dokumenty te stanowią odrębne postępowanie przeprowadzone w trybie działu VII kodeksu postępowania administracyjnego, dotyczącego wydawania zaświadczeń i nie podlegają włączeniu do akt osobowych.
Odnosząc się natomiast do wniosku byłego policjanta o uzupełnienie akt osobowych o orzeczenie komisji lekarskiej MSWiA z 14 stycznia 2015 r., nr [...], w zakresie, w jakim świadczy o szczególnym charakterze służby byłego policjanta, Komendant zauważył, że przedmiotowe orzeczenie zostało wydane na podstawie skierowania wystawionego przez Komendanta Wojewódzkiego Policji celem orzeczenia o związku chorób stwierdzonych u K. J. ze służbą, z tytułu których przysługuje jednorazowe odszkodowanie. A zatem Komendant Powiatowy Policji nie był stroną tego postępowania.
Komendant zaznaczył, że K. J. wnioskiem z 3 lipca 2016 r. zwracał się o udostępnienie informacji publicznej w zakresie udostępnienia dokumentów z postępowania wyjaśniającego, po którym organ wydał postanowienie nr [...] z 10 lipca 2009 r. odmawiające wydania zaświadczenia żądanej treści. Otrzymał na nie odpowiedź w piśmie z 15 lipca 2016 r., [...]. Organ podtrzymał jednocześnie zajęte w nim stanowisko.
K. J. złożył za pośrednictwem platformy e-puap ponaglenie w związku z milczeniem Komendanta Powiatowego Policji w przedmiocie jego wniosku z 13 października 2016 r. o uzupełnienie akt osobowych.
Następnie w dniu 21 stycznia 2020 r. złożył drogą elektroniczna skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie na bezczynność Komendanta Powiatowego Policji w zakresie niezałatwienia jego wniosku z 13 października 2016 r.
W uzasadnieniu skargi K. J. powołał się na stanowisko NSA wyrażone w wyroku z 26 stycznia 2001 r., sygn. akt I SA 1924/00 (LEX nr 54110). Podął, że pełnił służbę do 30 kwietnia 2005 r., tj. przed zmianą w przepisach wprowadzających formę zaświadczenia. W jego ocenie wynika z tego, że akta osobowe w części praw emerytalno-rentowych, winny były wtedy i obecnie zawierać wszystkie środki dowodowe mające wpływ na: prawo do emerytury, renty resortowej, wysokości należnych świadczeń wraz z ich podwyższeniem. Tym samym, wbrew prawnemu obowiązkowi, organ nie załatwił jego sprawy do dnia dzisiejszego, bowiem pismo informujące z KPP nie jest aktem administracyjnym – decyzją o odmowie załatwienia wniosku strony.
Komendant Powiatowy Policji w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie. Organ streścił dotychczasowy przebieg postępowania, z którego jednoznacznie wynika, że nie pozostaje w bezczynności w związku z niezałatwieniem wniosku K. J. z 13 października 2019 r. W dniu 16 listopada 2019 r. udzielił bowiem wnioskodawcy wyczerpującej odpowiedzi w pełnym zakresie. W ocenie organu, co wywiedziono w powyższym piśmie, nie miał on prawnego obowiązku udzielenia skarżącemu żądanych dokumentów ani uzupełnienia jego akt osobowych.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje
Zgodnie z treścią art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 2167) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem. W świetle art. 3 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2019 r. poz. 2325, dalej: "p.p.s.a.") kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie. Stosownie do art. 134 § 1 p.p.s.a. sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną w niej podstawą prawną.
W myśl art. 119 pkt 4 p.p.s.a. sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W tym trybie sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów. Na podstawie tego przepisu Sąd rozpoznał sprawę bez wyznaczania rozprawy.
Sąd uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organy, stosownie do art. 149 § 1 p.p.s.a.: 1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności;
- 2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa;
- 3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a p.p.s.a.). Oznacza to, że celem skargi na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest doprowadzenie do wydania przez organ decyzji administracyjnej (lub innego aktu) w sprawie wszczętej żądaniem strony.
Zgodnie z treścią art. 53 § 2b skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania można wnieść w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia do właściwego organu.
W niniejszej sprawie zostały spełnione przesłanki formalnoprawne wniesienia skargi na bezczynność. W szczególności skarżący wyczerpał tryb przewidziany w art. 37 § 1 k.p.a. bowiem 24 maja 2019 r. złożył ponaglenie do Komendanta Wojewódzkiego Policji (k. 4 akt administracyjnych).
Skarga K. J. okazała się nieuzasadniona.
Skarżący w piśmie z 13 października 2016 r. (data wpływu 17 października 2016 r.) skierowanym do Komendanta Powiatowego Policji – którego dotyczy skarga o bezczynność - wniósł o uzupełnienie jego akt osobowych o dokumentację z zakresu określonego w art. 7 ustawy o Policji i obowiązujących w czasie jego służby regulacjach, dokumentację dowodową stwierdzającą, że na zajmowanych przez niego stanowiskach służbowych nie występowały warunki jej uciążliwości, uzupełnienie akt w zakresie, w jakim organ przeprowadził postępowanie, w którym wydał postanowienie numer [...], uzupełnienie akt o odpis orzeczenia komisji lekarskiej MSWiA z 14 stycznia 2015 r., nr: [...], w zakresie w jakim świadczy o szczególnym charakterze jego służby.
Nadto były funkcjonariusz wniósł o udostępnienie kopii dokumentów, danych, rejestrów i ewidencji oraz innej wiedzy organu związanych z prawami do podwyższenia świadczeń za stan spoczynku, dokumentów urzędowych, w których przełożeni byłego funkcjonariusza nie stwierdzili szkodliwości lub uciążliwości służby na zajmowanych przez niego stanowiskach.
W ocenie Sądu Komendantowi Powiatowemu Policji nie można, wbrew stanowisku skarżącego, zarzucić bezczynności w rozpoznaniu jego wniosku z 13 października 2016 r. o treści szczegółowo opisanej na wstępie uzasadnienia.
Bezczynność organu ma miejsce wówczas, gdy organ będąc właściwym w sprawie i zobowiązanym do podjęcia czynności, nie podejmuje jej w terminie określonym w przepisach prawa i w konsekwencji pozostaje w zwłoce. Bezczynność organu zachodzi zatem wówczas, gdy ciąży na nim wynikający z przepisów prawa obowiązek wszczęcia postępowania i podjęcia w nim stosownego rozstrzygnięcia (stosownej czynności), a obowiązku tego organ nie wypełnia w nakazanym terminie. Dla zasadności skargi na bezczynność nie ma znaczenia okoliczność, z jakich powodów określony akt nie został podjęty lub czynność dokonana, a w szczególności, czy bezczynność została spowodowana zawinioną albo też niezawinioną opieszałością organu, czy też wiąże się z jego przeświadczeniem, że stosowny akt lub czynność w ogóle nie powinny zostać dokonane.
W myśl art. 35 § 1 - § 3 k.p.a. organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy (art. 36 § 1 k.p.a.). Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu (art. 36 § 2 k.p.a.).
Komendant Powiatowy Policji pismem z 16 listopada 2016 r. udzielił skarżącemu wyczerpującej i całościowej odpowiedzi na jego wniosek z 13 października 2016 r., który wpłynął do organu w dniu 17 października 2016 r. Tym samym organ - zgodnie z przywołanym powyżej wywodami dotyczącymi stanu bezczynności organu - będąc właściwym w sprawie i zobowiązanym do podjęcia czynności, dokonał jej w ustawowym terminie 30 dni, określonym w art. 35 § 3 k.p.a. i w konsekwencji nie pozostaje w zwłoce. W ocenie Sądu udzielona skarżącemu odpowiedź była prawidłowym działaniem organu, podjętym w odpowiedniej formie, o treści zgodniej ze stanem faktycznym sprawy, jak i obowiązującymi w tej mierze regulacjami prawnymi.
Złożony przez skarżącego wniosek dotyczył stosunku służbowego byłego funkcjonariusza co oznacza, że stosuje się do niego inne przepisy niż k.p.a., a to przede wszystkim przepisy ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (t. jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 161 ze zm.). Kwestię prowadzenia akt osobowych policjantów – w okresie służby skarżącego - regulowały wytyczne Dyrektora Biura Kadr i Szkolenia Komendy Głównej Policji z dnia 1 marca 1995 r. w sprawie zasad prowadzenia akt osobowych funkcjonariuszy Policji. Obecnie zagadnienie to reguluje Zarządzenie nr 678 Komendanta Głównego Policji z 17 czerwca 2005 r. w sprawie zasad prowadzenia przez przełożonych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym policjantów oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz. Urz. KGP Nr 11, poz. 71 z późn. zm). Powyższe przepisy w sposób szczegółowy określają rodzaj dokumentów gromadzonych w aktach osobowych policjantów z zakresu stosunku służbowego.
Nie nakładają obowiązku gromadzenia środków dowodowych związanych z podejmowanymi przez organy ds. osobowych Policji działaniami i czynnościami ochrony zdrowia i życia przed czynnikami zagrażającymi i występującymi w warunkach faktycznych służby. Nie nakazują również gromadzenia w aktach osobowych dokumentacji z podejmowanych działań i czynności związanych z warunkami uciążliwości służby.
W odniesieniu do wniosku skarżącego o uzupełnienie akt osobowych w zakresie postanowienia nr [...] wskazać należy, że dokumenty te stanowią odrębne postępowanie przeprowadzone w trybie działu VII kodeksu postępowania administracyjnego, dotyczącego wydawania zaświadczeń i nie podlegają włączeniu do akt osobowych. Nadto K. J. wnioskiem z 3 lipca 2016 r. zwracał się o udostępnienie informacji publicznej w zakresie udostępnienia dokumentów z postępowania wyjaśniającego, po którym organ wydał postanowienie nr [...] z 10 lipca 2009 r. odmawiające wydania zaświadczenia żądanej treści. Otrzymał na nie również odpowiedź w piśmie z 15 lipca 2016 r., [...].
Podobnie nie podlega włączeniu do akt osobowych orzeczenie komisji lekarskiej MSWiA z 14 stycznia 2015 r., nr [...] wydane na podstawie skierowania wystawionego przez Komendanta Wojewódzkiego Policji celem orzeczenia o związku chorób stwierdzonych u K. J. ze służbą, z tytułu których przysługuje jednorazowe odszkodowanie.
Żaden z przepisów nie nakłada również na Komendanta obowiązku wydania w tej kwestii decyzji odmownej lub innego orzeczenia w określonej formie. Tym samym poinformowanie skarżącego o załatwieniu jego wniosku w zwykłej formie pisemnej było prawidłowe. Pismo z 16 listopada 2016 r. zostało wydane w ustawowym terminie, jak i zawierało całościowe załatwienie sprawy K. J. W tym stanie sprawy organ nie był i nie jest bezczynny.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, na podstawie 151 p.p.s.a., uznając skargę za nieuzasadnioną oddalił ją.