Uzasadnienie
S. G. – zwany dalej skarżącym złożył do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie skargę na bezczynność Wójta Gminy w przedmiocie rozpoznania wniosku skarżącego nadanego 14 października 2020 r. o przesłania uwierzytelnionej kopii e-maila nadesłanego do organu przez E. R. w dniu 25 stycznia 2013 r., a dołączonego do akt postępowania znak: [...].
Skarżący zarzucił naruszenie art. 35 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 256 z późn. zm., zwany dalej: "k.p.a.") poprzez nierozpoznanie wniosku w ustawowo przewidzianym terminie, a także naruszenie art. 36 § 1 k.p.a. poprzez niezawiadomienie skarżącego o przypadku niezałatwienia sprawy w terminie, niepouczeniu o przyczynach zwłoki i niepodania nowego terminu do załatwienia sprawy. Skarżący wniósł o stwierdzenie, że Wójt Gminy dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania, stwierdzenie, że przewlekłe prowadzenie postępowania miało miejsca z rażącym naruszeniem prawa, wniósł także o zasądzenie od organu sumy pieniężnej w kwocie 2 tysięcy złotych na podstawie art. 149 § 2 w związku z art. 154 § 6 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r.- Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j.: Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm. - dalej jako: "p.p.s.a."), nakazanie organowi rozpatrzenia wniosku skarżącego z 16 października 2020 r. (data wpływu do organu) w terminie 7 dni od daty zwrotu akt organowi, wreszcie o zasądzenie od organu na rzecz skarżącego zwrotu kosztów postępowania według norm przepisanych.
W uzasadnieniu skargi skarżący przywołał art. 50 § 1 p.p.s.a., art. 73 § 2 k.p.a., podniósł, że jego ważny interes miał związek z okolicznością, że w treści e-maila skarżący został pomówiony i zamierzał dochodzić ochrony dóbr osobistych w postępowaniu sądowym, powołał także art. 35 § 1 i 2 k.p.a. oraz art. 36 § 1 k.p.a. Skarżący wskazał, że w dniu 27 listopada 2020 r., tj. po ponad miesiącu od wpływu wniosku, otrzymał pismo od organu w treści którego zacytowano art. 73 k.p.a., który uzasadniał w ocenie organu brak podstaw do przesłania "wymaganej" przez wnioskodawcę uwierzytelnionej kopii dokumentu.
W ocenie skarżącego w sytuacji, gdy organ doszedł do wniosku, że brak jest podstaw do wydania wnioskodawcy żądanego dokumentu, powinien wydać postanowienie, o jakim mowa w art. 74 § 2 k.p.a. (skarżący powołał się na wyrok NSA z 19 grudnia 2019 r., I OSK 280/19). W ocenie skarżącego pismo nadesłane przez organ datowane na dzień 12 listopada 2020 r. nie spełniało wymogów, jakie ustawodawca w art. 124 § 1 k.p.a. nałożył na organ, dlatego skarżący nie uznał je za postanowienie organu wydane w sprawie.
Skarżący wskazał także, że w dniu 27 listopada 2020 r. nadał do organu przesyłką poleconą pismo zatytułowane "ponaglenie", czyniąc zadość wymogom wniesienia skargi na bezczynność. Podniósł również, że w judykaturze podkreśla się, że nie jest konieczne, aby ponaglenie zostało rozpoznane przed wniesieniem skargi, ani nie jest też potrzebny upływ terminu na zajęcie stanowiska lub podjęcie rozstrzygnięcia przez organ.
W odpowiedzi na skargę organ uznał skargę bezprzedmiotową i wyjaśnił, powołując się na art. 73 § 2 k.p.a., że uzasadnienie zawarte w piśmie skarżącego, który domagał się przesłania uwierzytelnionej kopii e-maila, argumentując, że uzyskanie dokumentu jest niezbędne do dochodzenia dobrego imienia w procesie cywilnym - nie pozwalało na uznanie, że skarżący wykazał ważny interes strony. Organ wskazał, że mail, którego dotyczył wniosek był skierowany do organu i nie miał charakteru publicznego. Ponadto, podkreślił stanowisko judykatury o potrzebie wykazania, że nie ma się samemu możliwości sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy. Wskazał, że ważnym interesem stron nie może być posiadanie uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie. Organ zwrócił ponadto uwagę na samą treść żądania, podkreślając, że prywatna wiadomość mailowa, jako dokument elektroniczny nie może być uwierzytelniona, a ewentualnemu uwierzytelnieniu mógłby podlegać jedynie wydruk tej wiadomości, który jednak nie jest dokumentem oryginalnym.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył co następuje.
Skarga nie była zasadna ponieważ organ administracyjny nie miał obowiązku uwierzytelnić maila nadesłanego przez osobę trzecią do urzędu – w sytuacji gdy skarżący nie uprawdopodobnił faktu wystąpienia do sądu powszechnego o ochronę dóbr osobistych z uwagi na treść tego maila.
Na wstępie Sąd zaznacza, że przyjął sprawę do rozpoznania ponieważ postępowanie administracyjne jako takie nie zostało zakończone, a to z uwagi na fakt, że w sprawie nie wydano żadnego rozstrzygnięcia w trybie art. 74 § 2 k.p.a.
Niemniej jednak skarżący nie miał racji domagając się uwierzytelnienia maila przesłanego przez osobę trzecią (wskazana w skardze we wniosku E. R.) do organu.
Zgodnie z art. 73 §2 k.pa. strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Taki "ważny interes" musi przede wszystkim zostać uprawdopodobniony, chociażby jak w rozpoznawanej sprawie, poprzez przedstawienie organowi dowodu wystąpienia do sądu powszechnego z powództwem o ochronę dóbr osobistych. Skarżący, pomimo że faktycznie powoływał się we wniosku na treść maila z 25 stycznia 2013 r. i zawarte w nim "pomówienie" jego osoby, dowodu takiego nie przedstawił.
Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z 4 kwietnia 2019 r., I SA/Gl 1075/18, w orzecznictwie sądów administracyjnych prezentowane jest stanowisko, że w przypadku wydania uwierzytelnionych odpisów lub kopii powstają nowe dokumenty, które strona może wykorzystać poza prowadzonym postępowaniem. Z tych względów organ prowadzący postępowanie zobowiązany jest zbadać, czy żądanie strony jest uzasadnione jej ważnym interesem (por. wyroki NSA z 20 maja 2014 r., II OSK 2997/12; z 6 grudnia 2011 r., I OSK 64/11 – wszystkie wyroki powołane w uzasadnieniu dostępne są na stronie www.orzeczenia.nsa.gov.pl). Podstawę do ustalenia, czy żądanie strony jest uzasadnione jej ważnym interesem, stanowić będą na ogół dane uzyskane od strony postępowania. Przy czym żądanie musi być skonkretyzowane w stopniu umożliwiającym organom ocenę jego zasadności w realiach danej sprawy. (por. wyroki WSA w Warszawie z 8 czerwca 2017 r., II SA/Wa 1660/16 oraz z 27 lutego 2013 r., II SA/Wa 1557/12).
Z tych względów, organ prowadzący postępowanie zobowiązany jest zbadać, czy żądanie strony jest uzasadnione jej ważnym interesem (por. wyrok NSA z 6 grudnia 2011 r., I OSK 64/11). Również w doktrynie podkreśla się, że to czy interes jest ważny można ustalić dopiero po jego konkretyzacji, a sama chęć posiadania dokumentów uwierzytelnionych nie stwarza takiej możliwości (por. J. Borkowski [w:] B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, C.H. Beck, Warszawa 2012, s. 328).
W rozpatrywanej sprawie, jak już Sąd zauważył na wstępie, skarżący uzyskał dostęp do akt postępowania, a nadto organ nie ograniczał w żaden sposób możliwości zapoznania się z aktami sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów. Wprawdzie formalnie organ nie wydał w sprawie postanowienia odmawiającego wydania uwierzytelnionego odpisu w trybie art. 74 § 2 k.p.a, ale brak ten nie miał znaczenia dla rozstrzygnięcia bowiem zdaniem Sądu skarżący nie wykazał swojego ważnego interesu w uzyskaniu uwierzytelnionych odpisów maili znajdujących się w aktach sprawy.
Z tych to powodów Sąd skargę na bezczynność oddalił na podstawie art. 151 p.p.s.a przyjmując, że ww. pismem z 12 listopada 2020 r. skarżący został prawidłowo poinformowany o braku podstaw do uzyskania uwierzytelnionych maili.