Uzasadnienie
Zaskarżoną w niniejszej sprawie decyzją z dnia [...] października 2015 r. nr [...] Wojewoda [...] na podstawie art. 138 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2016 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 2013 r. poz. 267 ze zm. zwanej dalej jako "k.p.a.") w związku z art. 26 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 r. poz. 1741 ze zm. zwanej dalej jako p.a.s.c.) utrzymał w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w P. z dnia [...] września 2015 r. nr [...].
Zaskarżona decyzja zapadła w następującym stanie faktycznym.
Pismem z dnia [...] kwietnia 2015 r. M.S. (zwana dalej również jako "Skarżąca") zwróciła się do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w P. o umożliwienie wglądu do akt zbiorowych stanu cywilnego w zakresie związanym z aktem urodzenia nr [...] jej ojca M.K..
W odpowiedzi pismem z dnia [...] kwietnia 2015 r. organ poinformował Skarżącą, iż obowiązujące przepisy nie przewidują możliwości udostępnienia dokumentów z akt zbiorowych. Jednocześnie organ poinformował Skarżącą o możliwości wydania kserokopii z akt zbiorowych, po wykazaniu przez Skarżącą interesu prawnego.
W kolejnym piśmie Skarżąca stwierdziła, że przepis art. 26 ust. 4 p.a.s.c. nie wyklucza z kręgu osób uprawnionych do dostępu do akt zbiorowych zstępnych osoby, której te akta dotyczą.
Następnie organ pismem z dnia [...] maja 2015 r. ponownie wyjaśnił, że art. 26 ust. 4 p.a.s.c. wskazuje krąg uprawnionych, którym mogą być wydawane kopie dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego i są to: sąd, prokurator, osoba, której akt dotyczy oraz osoba mająca interes prawny. Wskazano, że zawarte w tym artykule sformułowanie, cytuję "osoba, której akt dotyczy" oznacza, że tylko ojciec wnioskodawczyni – M.S., gdyby żył miałby prawo do wnioskowania o kopie dokumentów z akt zbiorowych dotyczących swojego aktu urodzenia. Poinformowano Skarżącą, że jako zstępna ma taką możliwość tylko po wykazaniu interesu prawnego.
W kolejnym piśmie Skarżąca ponownie stwierdziła, że przepis art. 26 ust. 4 p.a.s.c. nie wyklucza osób, których akta dotyczą. W jej ocenie celem ustawodawcy nie było uniemożliwienie dostępu do akt osób najbliższych.
W piśmie z dnia [...] lipca 2015 r. organ ponownie poinformował Skarżąca o treści art. 26 ust. 4 p.a.s.c.
Decyzją z dnia [...] września 2015 r. nr [...] Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w P. na podstawie art. 26 ust. 4 p.a.s.c. odmówił Skarżącej wydania kserokopii dokumentów z akt zbiorowych aktu urodzenia M.K., urodzonego [...] czerwca 1920 r. w P., którego akt urodzenia zarejestrowano pod numerem [...].
W uzasadnieniu decyzji organ wyjaśnił, że Skarżąca nie posiada interesu prawnego pozwalającego jej na uzyskanie dostępu do żądanych dokumentów. W ocenie organu obowiązujące przepisy precyzują krąg osób uprawnionych do uzyskania kserokopii z akt zbiorowych rejestru stanu cywilnego i są to sąd, prokurator, osoba, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoba, która posiada interes prawny. Zstępni znajdują się w kręgu osób, które zobowiązane są wykazać interes prawny. Skarżąca w żaden sposób nie dowiodła, że posiada interes prawny do uzyskania kserokopii dokumentów z akt zbiorowych.aktu urodzenia jej ojca M.K..
W odwołaniu Skarżąca podniosła, że powołany przez organ przepis nie stanowi o wyłącznym dostępie do dokumentów akt zbiorowych osoby w nim wymienionej lecz osoby której akta dotyczą. Skarżąca uważa, że jest taką osobą, bowiem dokumenty dotyczą jej zmarłego ojca. Stwierdziła, że w przypadku prawidłowej wykładni przepisu przedmiotowy wniosek mógł zostać zrealizowany. Treść akt zbiorowych nie stanowi tajemnicy państwowej ani tajemnicy szczególnie chronionej zważywszy, że w 2021 r. akta będą powszechnie dostępne.
Po rozpatrzeniu odwołania Wojewoda [...] zaskarżoną w niniejszej sprawie decyzją z dnia [...] października 2015 r. nr [...] utrzymał w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w P. z dnia [...] września 2015 r.
W uzasadnieniu Wojewoda wyjaśnił, ze zgodnie z art. 26 ust.4 p.a.s.c. dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane w formie dokumentu elektronicznego, kopii lub wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego. W ocenie Wojewody przepis ten jednoznacznie wskazuje krąg osób uprawnionych, którym mogą być wydawane kopie dokumentów z akt zbiorowych. Zawarte w tym przepisie sformułowanie "osoba której akt ten dotyczy" oznacza w przedmiotowej sprawie ojca Skarżącej, gdyby żył miałby prawo do wnioskowania o kopie z dokumentów zbiorowych swojego aktu urodzenia.
Natomiast Skarżąca jako osoba zstępna ma taką możliwość tylko po wykazaniu interesu prawnego. Z akt sprawy nie wynika, aby Skarżąca prowadziła jakiekolwiek postępowanie sądowe lub administracyjne, w którym niezbędne jest przedłożenie kopii akt zbiorowych ojca. Obowiązujące przepisy stanu cywilnego nie przewidują umożliwienia wglądu do akt zbiorowych o czym strona postępowania została poinformowana przez organ I instancji.
Wojewoda wskazał również, że zapiski naniesione na marginesie aktu urodzenia, jak wynika z wyjaśnień Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, są to ręczne zapiski ówczesnego pracownika urzędu i naniesienie ich nie miało podstawy w przepisach prawnych, a jedynie charakter roboczy.
Wojewoda zaznaczył, że po zapoznaniu się z całością dokumentów Skarżąca nie przedstawiła żadnego dowodu, że posiada interes prawny do uzyskania dokumentów z akt zbiorowych i nie wypowiedziała się co do zgłoszonych uwag.
W ocenie Wojewody nie wykazanie interesu prawnego przez Skarżącą wyklucza zastosowanie przez Kierownika USC w P. przepisu wynikającego z art. 26 ust. 4 p.a.s.c.
W skardze M.S. zarzuciła organowi naruszenie art. 77 § 1 w związku z art. 80 k.p.a. i wniosła o uchylenie zaskarżonej decyzji oraz poprzedzającej ją decyzji organu I instancji.
W ocenie Skarżącej przepis art. 26 ust. 4 p.a.s.c. nie stanowi o wyłącznym dostępie do akt zbiorowych wymienionych w nim osób. Nie zgadza się aby wykazanie interesu prawnego było jedynym sposobem poznania ojcostwa. Uważa, że sporządzony akt urodzenia jej ojca jest niepełny i sporządzony niezgodnie z przepisami.
W odpowiedzi na skargę Wojewoda [...] wniósł o ojej oddalenie podtrzymując stanowisko zawarte w zaskarżonej decyzji.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. 2012 r. poz. 270), zwanej dalej jako p.p.s.a. sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie. Stosownie do art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1647), kontrola dokonywana przez sądy administracyjne sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy szczególne nie stanowią inaczej. Ewentualne stwierdzenie uchybień w działaniu administracji publicznej obliguje sąd od uchylenia decyzji, stwierdzenia jej nieważności, bądź też stwierdzenia wydania decyzji z naruszeniem prawa (art. 145 ust. 1 p.p.s.a.). Sąd administracyjny, kontrolując działalność administracji publicznej, pozostaje zgodnie z art. 134 § 1 p.p.s.a. związany granicami sprawy, a nie granicami skargi.
Skarga okazała się zasadna jednak z innych podwodów niż w niej podniesiono. Zaskarżona decyzja oraz poprzedzająca ją decyzja zostały wydane bez podstawy prawnej co powodowało konieczność stwierdzenia ich nieważności.
Z art. 6 k.p.a. zawarta została ogólna zasada z której wynika, że organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa. Wydanie decyzji administracyjnej bez podstawy prawnej stanowi kwalifikowaną wadę aktu administracyjnego skutkującą koniecznością stwierdzenia jego nieważności. Wynika to z art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a.
Jako podstawę prawną zaskarżonej decyzji Wojewoda wskazał przepis art. 26 ust. 4 p.a.s.c. Przepis ten stanowi, że dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane w formie dokumentu elektronicznego, kopii lub wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego.
Treść wskazanego przepisu nie powala uznać, ażeby stanowił on podstawę do wydania decyzji administracyjnej. W przepisie tym ustawodawca określił jedynie podmioty, które mogą żądać wydania dokumentu z akt zbiorowych.
Zaznaczyć należy, że przepisy ustawy jasno wskazują w jakich przypadkach organ kończy postępowanie wydaniem decyzji administracyjnej. W art. 2 ust. 5 i 6 p.a.s.c. wskazuje się, że odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego następuje w formie decyzji administracyjnej, a czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego innych niż akty stanu cywilnego dokonuje się w formie decyzji administracyjnej albo czynności materialno-technicznej. Zasadniczo ustawodawca przyjął więc formę zakończenia sprawy w formie decyzji administracyjnej w przypadku czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Niewątpliwie wydanie kserokopii dokumentów z akt zbiorowych aktu urodzenia nie stanowi czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dla których przewidziano załatwienie sprawy w formie decyzji administracyjnej.
Również pozostałe przepisy ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego nie przewidują wydania decyzji o odmowie wydania kserokopii dokumentów z akt zbiorowych. Podstawy prawnej do wydania takiej decyzji próżno też doszukiwać się w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego. W konsekwencji przyjąć należało, że załatwienie wniosku Skarżącej powinno nastąpić w formie czynności materialno-technicznej.
Tym samym zaskarżoną decyzję jak i poprzedzająca ją decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w P. Sąd uznał, jako dotkniętą kwalifikowaną wadą, o której mowa w art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a.
Niezależnie od dostrzeżonych przez Sąd uchybień skutkujących stwierdzeniem nieważności decyzji wydanych przez organy administracji w niniejszej sprawie dostrzec trzeba, że rozstrzygnięcie organu I instancji w znacznej mierze odbiega od wniosku złożonego przez Skarżącą. Z wniosku wszczynającego niniejsze postępowanie, a także kolejnych pism kierowanych do organu przez Skarżącą wynika, iż domagała się ona wglądu do akt zbiorowych stanu cywilnego, a nie jak postanowiono w decyzji wydania kserokopii dokumentów z tych akt.
W tym stanie rzeczy Sad na podstawie art. 145 § 1 pkt 2 p.p.s.a. orzekł o stwierdzeniu nieważności zaskarżonej decyzji oraz poprzedzającej ją decyzji organu I instancji. O kosztach postępowania Sąd orzekł na podstawie art. 200 P.p.s.a zasądzając od organu administracji na rzecz Skarżącej zwrot kosztów postępowania w kwocie 100 zł, stanowiącej równowartość uiszczonego wpisu.