Uzasadnienie
Naczelny Sąd Administracyjny, po zapoznaniu się ze stanem faktycznym i prawnym sprawy, zważył, co następuje. Zasadniczym przedmiotem sporu między skarżącą spółką z o.o. "A." a organami podatkowymi jest zasadność uznania za koszt uzyskania przychodu w 1992 r. ryczałtu z tytułu używania samochodu prywatnego dla celów służbowych wszystkich pracowników spółki, niezależnie od zajmowanego stanowiska oraz sposobu dokumentowania ich poniesienia.
Na podmiotach prowadzących działalność gospodarczą ciąży obowiązek dokumentowania wszystkich operacji gospodarczych w sposób prawidłowy, kompletny i systematyczny. Z tego też względu par. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości /Dz.U. nr 10 poz. 35 ze zm./ nakłada obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, a par. 7 tegoż rozporządzenia stwierdza, iż podstawą zapisu w księgach rachunkowych może być tylko dokument /dowód księgowy/, odpowiadający szeregu wymogom formalnym.
Z tego zatem względu wszelkie wydatki na podróże służbowe mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu pod tym zasadniczym warunkiem, iż podatnik dysponuje wymaganym przez prawo dowodem, iż taki wydatek poniesiono i był on niezbędny dla osiągnięcia przychodu firmy.
Ponieważ wyrażona w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym zasada mogła budzić takie, a nie inne wątpliwości co do tego, czy określony wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodu, a także ze względu na obowiązek udokumentowania dowodami księgowymi poniesienia owych wydatków - w art. 15 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym wprowadzono określone modyfikacje ust. 1. I tak według art. 15 ust. 2 pkt 14 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są m.in. również wydatki na rzecz pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb podatnika w jazdach lokalnych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach obowiązujących w przepisach państwowych. Wykładnia gramatyczna tego przepisu jest tego rodzaju, iż wszyscy podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych uzyskują możliwość uproszczonego dokumentowania poniesionych wydatków na podróże służbowe pracowników samochodami prywatnymi. Tymi przepisami specjalnymi, do których w 1992 r. odwoływała się ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych było zarządzenie Ministra Transportu, Żeglugi i Łączności z dnia 9 maja 1989 r. w sprawie używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów do celów służbowych /M.P. nr 16 poz. 117/. Bez potrzeby precyzyjnego dokumentowania poniesionych wydatków na jazdy lokalne można zatem było zaliczyć jako koszt miesięczny ryczałt, pod jednakże warunkami bardzo dokładnie określonymi w par. 6 ust. 2 /miesięczny ryczałt pieniężny wypłaca się na podstawie oświadczenia pracownika o używaniu samochodu do celów służbowych/ i w par. 6 ust. 3 zarządzenia, iż miesięczny ryczałt pieniężny nie przysługuje za okres urlopu i innej nieobecności w pracy, a kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/23 za każdy dzień, za który ryczałt nie przysługuje.
Ponieważ nie budzi wątpliwości, iż spółka nie pobierała co miesiąc takich oświadczeń od swoich pracowników o używaniu samochodów prywatnych do celów służbowych, tym samym utraciła prawo do uproszczonego, zryczałtowanego dokumentowania poniesionych wydatków.
Zasadą powszechnie stosowaną w systemie prawa polskiego jest to, iż jeżeli ktoś z określonych faktów zamierza wywodzić skutki prawne, to musi je udowodnić. Dowodami w sprawie poniesionych wydatków na podróże służbowe mogą być tylko i wyłącznie dowody księgowe, o których mowa w par. 7 cytowanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości lub uproszczone dowody, o jakich stanowi par. 6 zarządzenia Ministra Transportu z dnia 9 maja 1989 r. Skoro skarżąca spółka nie dysponuje takimi dowodami, to organy podatkowe nie dopuściły się naruszenia prawa podatkowego, odmawiając uznania poniesionych wydatków jako kosztu uzyskania przychodu.