Uzasadnienie
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Skarga okazała się częściowo uzasadniona.
Za błędny i nie mający uzasadnienia prawnego należy uznać pogląd izby skarbowej, że art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowił przeszkodę uznania za koszt uzyskania przychodu wydatków z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnych samochodów osobowych udziałowców na potrzeby Spółki. Przepis ten nie uznaje za koszt uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz udziałowców. Chodzi tu o.wydatki jednostronnie ponoszone przez podatnika na rzecz udziałowców, a nie o zwrot wydatków /kosztów/ poniesionych przez udziałowca jako odrębny podmiot prawny na rzecz Spółki, którą koszt ten obciążał.
W przypadku używania samochodu osobowego obcego, w tym także udziałowca czy osoby wykonującej pracę na podstawie umowy-zlecenia, podatnik obowiązany jest zwrócić koszty używania samochodu jego właścicielowi /posiadaczowi/ bądź sam je ponosić. Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego udziałowca nie jest wydatkiem ponoszonym na rzecz udziałowca w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W okolicznościach sprawy, choć organy podatkowe nie badały, jakiego rodzaju umowy cywilnoprawne były podstawą używania prywatnych samochodów dla potrzeb Spółki, można niewiążąco przyjąć, że były to umowy użyczenia, nie wymagające formy pisemnej /art. 710 i nast. Kc/. W sytuacji takiej biorący do używania /Spółka/ ponosi zwykle koszty utrzymania rzeczy użyczonej /art. 713 Kc/. Także przy umowie najmu czy dzierżawy najemca lub dzierżawca ponoszą zwykle koszty utrzymania rzeczy otrzymanej do używania. Koszt obciążający podatnika, a poniesiony przez osobę do tego nie zobowiązaną podlega, rzecz jasna, zwrotowi na rzecz tej osoby.
W konsekwencji wydatki Spółki z tytułu zwrotu obciążających ją kosztów używania /obcych/ samochodów osobowych udziałowców nie będących pracownikami, nie stanowiących składników majątku Spółki, podlegały zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w 1993 r. i 1994 r. na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w wysokości nie przekraczającej limitu określonego w art. 16 ust. 1 pkt 51 tej ustawy, to jest do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów Spółki oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach obowiązujących w przedsiębiorstwach państwowych. W tym miejscu należy zaznaczyć, że z protokołu kontroli uzupełniającej wynika, że ww. limit wydatków z tytułu zwrotu używania samochodów nie został przekroczony. Dalszym warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków z tytułu używania obcych samochodów osobowych dla potrzeb działalności gospodarczej jest prowadzenie
Obowiązek prowadzenia ewidencji istnieje od 16 kwietnia 1993 r. Stanowi o tym art. 17 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 6 marca 1993 r. o zmianie niektórych ustaw regulujących zasady opodatkowania oraz niektórych innych ustaw /Dz.U. nr 28 poz. 127/. Wzór ewidencji przebiegu pojazdu zamieszczony został w wytycznych Ministerstwa Finansów z dnia 16 kwietnia 1993 r. /Dz.Urz. MF nr 10 poz. 44/
Ewidencja przebiegu pojazdu, zgodnie z wytycznymi powinna zawierać co najmniej numer kolejny wpisu, datę wyjazdu, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, trasę wyjazdu skąd - dokąd, cel wyjazdu, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, wartość, uwagi. Spółka wprawdzie nie prowadziła ewidencji przebiegu pojazdu według określonego w wytycznych wzoru, to jednak przedstawiona dokumentacja wymagała przeanalizowania i oceny, jeśli bowiem poszczególne rachunki i zestawienia przebiegu pojazdu zawierają wszystkie wymagane dane i nie budzą wątpliwości, co do tego, że pojazdy były używane dla potrzeb podatnika, to nie powinno być przeszkód do uznania, że wymóg prowadzenia ewidencji został spełniony. Istotne bowiem jest przede wszystkim to, czy na podstawie tych zestawień i rachunków oraz danych w nich zawartych możliwe jest odtworzenie ewidencji według obowiązującego wzoru.
Ewidencja wydatków nie była wymagana przepisem art. 16 ust. 1 poz. 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w związku z czym stanowisko organów podatkowych, że wydatki z tytułu kosztów używania obcych samochodów podlegały ewidencjonowaniu, nie ma uzasadnienia prawnego. Z protokołu kontroli podatkowej wynika, że Spółka nie ujmowała w kosztach żadnych innych wydatków na obce samochody poza limitem określonym w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy.
W zakresie dotyczącym wyżej omówionych kosztów zaskarżona decyzja wydana została z naruszeniem prawa materialnego /art. 16 ust. 1 pkt 38 i 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych/ i bez należytego wyjaśnienia i oceny dokumentów przebiegu pojazdu co do zawartych w nich danych wymaganych w ewidencji /art. 77 par. 1 Kpa, art. 107 par. 3 Kpa./.
W pozostałym zakresie skarga nie jest zasadna. Trafne i zgodne z art. 16 ust. 1 pkt 35 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest stanowisko organów podatkowych, że wydatki ponoszone pośrednio na rzecz pracowników nie uznaje się za koszty uzyskania przychodu chyba, że obowiązek ich ponoszenia wynika z układu zbiorowego pracy lub innych aktów prawnych. Skarżąca Spółka powołała się ogólnie na przepisy bhp, nie wskazała jednak konkretnego aktu, z którego wynikałaby obowiązek dostarczenia napojów pracownikom. Zarzut nie jest więc zasadny.
Również za trafne i zgodne z prawem należy uznać stanowisko organów podatkowych, że wydatek na hotel dla osoby nie będącej pracownikiem pozostaje bez związku z kosztami uzyskania przychodu i nie podlega zaliczeniu do kosztów.
Wobec uznania skargi za uzasadnioną w części wskazanej wyżej, zaskarżone decyzje podlegają uchyleniu na podstawie art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 maja 1995 r. o Naczelnym Sądzie Administracyjnym /Dz.U. nr 74 poz. 368 ze zm./ w całości, nie jest bowiem możliwe uchylenie częściowe.
O kosztach orzeczono na podstawie art. 55 ust. 1 ustawy o Naczelnym Sądzie Administracyjnym.