Uzasadnienie
Zapłata wynagrodzenia na rzecz członka zarządu może wynikać albo z zawartej umowy albo uchwały właściwego organu spółki. Takie więc dowody źródłowe mogły stać się podstawą wypłaty, a tym samym dowodem, na podstawie którego możliwe było ewidencjonowanie w księgach tych wydatków, a następnie wykazywanie ich jako kosztów uzyskania przychodu.
Jak jednak wynika z akt sprawy ani umowa, ani też uchwała uprawnionego organu Spółki nie istnieje. W związku z tym nie istnieją również takie dowody, które mogły stanowić podstawę wykazywania spornych kosztów w księgach rachunkowych, a w konsekwencji nie istnieją również podstawy do uznawania takich wydatków za koszty uzyskania przychodów.
Podkreślić przy tym należy, że prawidłowe sporządzenie dokumentów i należyte ich księgowanie obciąża podatnika. Obowiązek ten nie może być zastąpiony przez dowodzenie faktu poniesienia wydatków przy pomocy dowodów z zeznań świadków, czy też stron. Zeznania takie bowiem i tak nie mogą doprowadzić do zmiany rejestrów księgowych. Jeżeli więc strona nie sporządzała dokumentów w wymaganej formie, nie może w postępowaniu podatkowym żądać, aby ten brak został przez organy zastąpiony innymi dowodami. Dowody z zeznań świadków mogą bowiem być dopuszczane dla rozwiania wątpliwości związanej z treścią istniejącego dowodu źródłowego, nie są zaś dopuszczalne dla ustalenia istnienia podstawy dokonania wydatków.
Powyższe wywody odnoszą się także do wydatków Spółki na pokrycie kosztów podróży (...) za granicę. Skoro w dowodach księgowych nie istnieje ani polecenie wyjazdu, ani też umowa zobowiązująca do odbycia takiej podróży w celu załatwienia spraw Spółki, tym samym nie istnieje dokument księgowy wydany w odpowiednim czasie, który uzasadniałby uznanie takich wydatków za koszty uzyskania przychodu.
Na marginesie jedynie należy podkreślić, że Sąd nie kwestionuje, że wynagrodzenia członków zarządu Spółki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Takie bowiem wydatki stanowią koszt funkcjonowania osoby prawnej i mieszczą się w wydatkach określonych w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych /t.j. Dz.U. 1993 nr 106 poz. 482 ze zm./. Nie oznacza to jednak, że unormowanie zawarte w art. 15 ust. 1 stwarza po stronie podatnika uprawnienie do wykazywania takich wydatków, które nie są należycie udokumentowane, jak to miało miejsce w niniejszej sprawie.