Uzasadnienie
G. L. (zwana dalej: skarżącą) 20 czerwca 2011 r. – reprezentowana przez pełnomocnika A. S. – wystąpiła do Wojewody [...] z wnioskiem o udzielenie zezwolenia na osiedlenie się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z uwagi na polskie pochodzenie.
Decyzją z [...] września 2011 r. nr [...] Wojewoda [...] orzekł o odmowie udzielenia zainteresowanej wnioskowanego zezwolenia stwierdzając, iż nie udokumentowała ona, iż jej przodkowie posiadali narodowość polską.
Pełnomocnik skarżącej 1 października 2011 r. złożyła odwołanie od powyższej decyzji do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców.
Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców postanowieniem z [...] lutego 2012 r. nr [...] stwierdzi uchybienie terminu do wniesienia przez pełnomocnika skarżącej odwołania od decyzji Wojewody [...] z [...] września 2011 r.
Zdaniem organu odwołanie złożone przez pełnomocnika skarżącej zostało złożone z uchybieniem terminu, ponieważ 16 września 2011 r. pełnomocnik skarżącej po otrzymaniu informacji od pracownika [...] Urzędu Wojewódzkiego o wydaniu [...] września 2011 r. decyzji odmownej w sprawie udzielenia skarżącej zezwolenia na osiedlenie się na terytorium RP, odmówiła przyjęcia powyższej decyzji organu I instancji. Następnie 22 września 2011 r. (powinno być 19 września 2011 r. przyp. własny) odebrała tę decyzję osobiście w siedzibie [...] Urzędu Wojewódzkiego. Potwierdza to zapis na oryginale decyzji organu.
Następnie organ wyjaśnił, że zgodnie z pouczeniem zawartym w przedmiotowej decyzji, prawo wniesienia odwołania przysługiwało stronie w ciągu 14 dni od dnia doręczenia ww. decyzji. Jak stanowi art. 47 § 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.; dalej: k.p.a.) – jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez pocztę lub inny organ albo w inny sposób, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy. Zgodnie z art. 47 § 2 k.p.a. w przypadkach, o których mowa w § 1, uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.
W związku z powyższym organ wyjaśnił, że termin do wniesienia odwołania od ww. decyzji upłynął 30 września 2011 r., natomiast odwołanie zostało nadane za pośrednictwem poczty 1 października 2011 r., a więc po upływie terminu przewidzianego dla dokonania tej czynności. Ponadto pełnomocnik skarżącej wnosząc odwołanie od decyzji nie wystąpiła z wnioskiem o przywrócenie terminu do jego wniesienia.
Od powyższego postanowienia skarżąca 18 kwietnia 2012 r. złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie wnosząc o jego uchylenie. Zaskarżonemu postanowieniu zarzuciła naruszenie przepisów art. 7, art. 77 i art. 129 k.p.a. oraz przepisów ustawy o cudzoziemcach.
W motywach skargi skarżąca podniosła, że jej pełnomocnik, nawet jeśli został powiadomiony o negatywnej decyzji w sprawie i odmówił jej odbioru, to w przypadku kiedy Inspektor [...] Urzędu Wojewódzkiego sporządza notatkę służbową, stwierdzającą odmowę przyjęcia decyzji, powinna być ona podpisana także przez pełnomocnika strony. W takim przypadku bieg terminu do wniesienia odwołania rozpoczyna się od momentu, kiedy pełnomocnik odmówił przyjęcia decyzji. Zdaniem skarżącej nie można uznać za skuteczne doręczenie decyzji w dniu sporządzenia notatki służbowej przez urzędnika wydającego decyzję, bez wiedzy pełnomocnika, gdyż fakt doręczenia nie może się odbywać na zasadzie jednostronnej. Ponadto zdaniem skarżącej nie powinno dojść do stwierdzenia uchybienia terminu po 3 miesiącach prowadzenia postępowania odwoławczego.
W odpowiedzi na skargę pełnomocnik Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców wniosła o oddalenie skargi, podtrzymując argumenty zawarte w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, zważył co następuje
skarga jest zasadna, choć z innych przyczyn niż wskazane w skardze. Wskazać bowiem należy, że zgodnie z art. 134 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tj. Dz. U. z 2012 r., poz. 270, zwanej dalej: p.p.s.a.) – Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Nie może przy tym wydać orzeczenia na niekorzyść strony skarżącej, chyba że dopatrzy się naruszenia prawa skutkującego stwierdzeniem nieważności zaskarżonego aktu lub czynności.
W ocenie Sądu, organy administracji publicznej naruszyły przepisy postępowania w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy.
W ocenie Sądu nie można uznać, że notatka sporządzone 16 września 2011 r. przez pracownika organu spełnia wymogi określone w art. 47 § 1 k.p.a.
Zgodnie z powyższym przepisem – jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez pocztę lub inny organ albo w inny sposób, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy. Ze zdania drugiego powyższego przepisu jasno wynika co jest niezbędnym warunkiem, aby mógł zaistnieć skutek określony w § 2 art. 47 tj. można było uznać, że pismo zostało doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata, jest pozostawienie tego pisma a aktach sprawy.
W aktach administracyjnych powinna się więc znaleźć nie tylko notatka urzędowa, ale też egzemplarz decyzji, którego przyjęcia odmówił pełnomocnik skarżącej. Ten brak czyni ze zdarzenia opisanego w notatce fakt prawnie obojętny, czyli nie wywołujący skutku w postaci doręczenia decyzji pełnomocnikowi strony. Tymczasem z akt administracyjnych sprawy wynika, że oryginał decyzji, który miał – wg notatki służbowej – być doręczony pełnomocnikowi skarżącej został wydany pełnomocnikowi 19 września 2011 r., a w aktach sprawy znajduje się tylko jeden egzemplarz decyzji tj. oryginał decyzji przeznaczony dla organu. Zdaniem Sądu prawidłowość działania organu, tak aby sposób doręczenia był zgodny z art. 47 k.p.a. (a więc był skuteczny), wymagało pozostawienia w aktach sprawy oryginału decyzji przeznaczonej dla strony, natomiast w przypadku zgłoszenia się pełnomocnika po odbiór decyzji, powinna mu zostać wydana kserokopia tejże decyzji.
W ten sposób pełnomocnik wiedziałby, iż fakt wejścia do obrotu prawnego tej decyzji nastąpił w dniu odmowy jej przyjęcia tj. 16 września 2011 r., a organ zadziałałby zgodnie z zasadami wyrażonymi w art. 7 k.p.a. (słusznego interesu obywatela), art. 8 k.p.a. (pogłębiania zaufania obywateli do Państwa oraz ich kultury prawnej) oraz 9 k.p.a. (zasady informowania stron i pozostałych uczestników postępowania). Fakt zaś doręczenia oryginału decyzji za pokwitowaniem 19 września 2011 r. powoduje, że od tego dnia decyzja z [...] września 2011 r. weszła do obrotu, a więc złożenie przez skarżącą odwołania 1 października 2011 r. nastąpiło z zachowaniem 14 dniowego terminu na jego złożenie i konieczne jest merytoryczne jego rozpoznanie.
Z powyższych względów Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że zaskarżone postanowienie zostało wydane z naruszeniem art. 47 k.p.a. oraz 129 § 2 k.p.a. i uchylił je na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a.