Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
22 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 25 sierpnia 2026 r. (wpływ 25 sierpnia 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
W październiku 2025 r. pracownicy jednej ze szkół podstawowych, jednostki prowadzonej przez Gminę (...) otrzymali dofinansowanie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) do planowanej wycieczki, która miała się odbyć w lutym 2026 r. Gminne Centrum Usług Wspólnych w (...) jest jednostką gminną prowadzącą rozliczenia i obsługę szkół samorządowych z terenu Gminy (...) pod względem finansowo-księgowym, w tym jest odpowiedzialne za wystawianie PIT-11 dla pracowników szkoły.
Fakturę za wyżej wymienioną wycieczkę, wystawioną przez biuro podróży opłacono z konta ZFŚS szkoły w roku 2025. Kwota dofinansowania została ujęta w PIT-11 pracowników, jako przychód (powyżej 1 000,00 zł brutto - wolne od podatku) za 2025 r. Wycieczka z przyczyn niezależnych od szkoły nie odbyła się. Biuro podróży w 2026 r. zwróciło na konto ZFŚS szkoły środki pieniężne za niezrealizowaną usługę.
W związku z powyższym w roku 2026 powstał zwrot nienależnych świadczeń za 2025 r. Dyrektor ww. szkoły wystąpił z pismem do Gminnego Centrum Usług Wspólnych w (...), o podjęcie działań zmierzających do dokonania korekt podatku dochodowego od osób fizycznych za rok 2025 dla pracowników, którzy otrzymali dofinansowanie do niezrealizowanej wycieczki.
Pytanie
Czy zasadnym jest stanowisko Gminnego Centrum Usług Wspólnych w (...), że w przedstawionej sprawie nie należy dokonywać korekty PIT-11 za 2025 r., a zwrot nienależnych świadczeń należy rozliczyć w PIT-11 za 2026 r.?
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Gminnego Centrum Usług Wspólnych w (...) nie należy dokonywać korekty PIT-11 za 2025 r., a zwrot nienależnych świadczeń rozliczyć w PIT-11 za 2026 r. Interpretację Państwa sprawy potwierdziła konsultacja z pracownikiem Urzędu Skarbowego w (…) (urząd właściwy dla Gminy) oraz konsultacja telefoniczna z pracownikiem Krajowej Administracji Skarbowej - Panią (...) w dniu 21 lipca 2026 r.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią: Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Dochodem ze źródła przychodów, jeżeli przepisy art. 23o, art. 23u, art. 24-24b, art. 24c, art. 24e, art. 30ca, art. 30da oraz art. 30f nie stanowią inaczej, jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów.
Z ww. przepisów wynika, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartym w ww. ustawie, bądź od których zaniechano poboru podatku.
W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy: Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Przychód jest określonym przyrostem majątkowym po stronie podatnika, realną korzyścią majątkową podatnika.
Ustawodawca przyjął zasadę, że przychodami są: 1) pieniądze i wartości pieniężne, które: zostały otrzymane przez podatnika - czyli takie pieniądze i wartości pieniężne, które podatnik rzeczywiście „dostał, odebrał, zainkasował, objął w posiadanie”; zostały postawione do dyspozycji podatnika - czyli takie przysporzenia, które zostały mu faktycznie udostępnione/przekazane do odbioru; takie pieniądze i środki pieniężne, które podatnik ma możliwość włączyć do swojego władztwa, a więc ma możliwość skorzystania z tychże pieniędzy i wartości pieniężnych i nie jest to uzależnione od dodatkowej zgody osoby stawiającej określone pieniądze i wartości pieniężne do dyspozycji podatnika; 2) wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń - czyli takie przysporzenia majątkowe, które mają postać: świadczeń w naturze (otrzymane rzeczy lub prawa); nieodpłatnych świadczeń innych niż świadczenia w naturze (np. otrzymane usługi).
Przy czym przepis art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy źródłem przychodów są: Stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
W myśl art. 32 ust. 1 ww. ustawy: Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Z kolei z art. 38 ust. 1 komentowanej ustawy wynika, że: Płatnicy, o których mowa w art. 32-35 przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.
Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru.
Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.
Z wniosku wynika, że w październiku 2025 r. pracownicy jednej ze szkół podstawowych, otrzymali dofinansowanie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) do planowanej wycieczki, która miała się odbyć w lutym 2026 r. Fakturę za wyżej wymienioną wycieczkę, wystawioną przez biuro podróży opłacono z konta ZFŚS szkoły w roku 2025. Kwota dofinansowania została ujęta w PIT-11 pracowników, jako przychód za 2025 r. Wycieczka z przyczyn niezależnych od szkoły nie odbyła się. Biuro podróży w 2026 r. zwróciło na konto ZFŚS szkoły środki pieniężne za niezrealizowaną usługę.
W związku z powyższym w roku 2026 powstał zwrot nienależnych świadczeń za 2025 r. Zagadnienia związane z korektą deklaracji regulują przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej: Ilekroć w ustawie jest mowa o deklaracjach - rozumie się przez to również zeznania, wykazy, zestawienia, sprawozdania oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.
Z przepisu art. 81 § 1 ww. ustawy wynika, że: Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację. Treść art. 81 ustawy Ordynacja podatkowa wskazuje zatem, że korekta deklaracji ma na celu poprawienie błędu, który został popełniony przy poprzednim jej sporządzeniu i może dotyczyć każdej jej pozycji - o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Może więc ona dotyczyć m.in. błędów rachunkowych, oczywistych omyłek, a także gdy wypełniono ją niezgodnie z wymaganiami lub istnieją wątpliwości co do prawidłowości danych w niej zawartych.
Błędnie mogła zostać określona m.in. wysokość przychodu bądź dochodu, wysokość zobowiązania podatkowego, wysokość nadpłaty lub zwrotu podatku, a także inne dane zawarte w treści deklaracji. Skorygowanie deklaracji polega więc na ponownym poprawnym wypełnieniu formularza z zaznaczeniem, że w tym przypadku mamy do czynienia z korektą uprzednio złożonej deklaracji. Zatem generalnie, jeżeli płatnik nie sporządził stosownych informacji PIT-11 lub też sporządził je nieprawidłowo to będzie on zobowiązany do ich wystawienia/skorygowania by wywiązać się z ciążącego na nim obowiązku wynikającego z ww. przepisów.
Jednak, obowiązkiem płatnika jest wykazanie w informacji PIT-11 faktycznie osiągniętego przez podatnika przychodu (dochodu) i faktycznie pobranej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Informacja PIT-11 powinna zatem zawierać prawidłowe dane o osiągniętych przez podatnika dochodach podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym i pobranych w danym roku podatkowym zaliczkach na podatek oraz o faktycznie odprowadzonych składkach na ubezpieczenie społeczne i/lub zdrowotne.
Mają Państwo wątpliwości, czy należy dokonać korekty PIT-11 za 2025 r., czy też zwrot nienależnych świadczeń rozliczyć w PIT-11 za 2026 r. W przedmiotowej sprawie informacja PIT-11 za 2025 r. odzwierciedlała stan faktyczny istniejący w momencie jej sporządzenia. Pracownicy szkoły otrzymali bowiem w 2025 r. dofinansowanie do wycieczki, które zostało przez płatnika uwzględnione w informacji PIT-11. Nie doszło zatem do błędu w informacji PIT-11 za 2025 r. Późniejszy zwrot środków przez biuro podróży nie uzasadnia korekty informacji PIT-11 za rok 2025, ponieważ nie zmienia faktu uzyskania przez pracowników przychodu w tym roku.
Przedstawiona sytuacja nie upoważnia więc płatnika do dokonania korekty informacji PIT-11 bowiem w przypadku, gdy płatnik wystawił informację za rok w którym dokonał wypłaty świadczenia, wystawiona przez płatnika informacja sporządzona była prawidłowo, odzwierciedlała zaistniały w tym roku stan faktyczny, a więc wysokość faktycznie wypłaconych dochodów i faktycznie pobranych zaliczek na podatek dochodowy, tym samym brak jest podstaw prawnych do jej korygowania.
Stosownie do treści art. 410 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 795): Świadczenie jest nienależne, jeżeli ten, kto je spełnił, nie był w ogóle zobowiązany lub nie był zobowiązany względem osoby, której świadczył, albo jeżeli podstawa świadczenia odpadła lub zamierzony cel świadczenia nie został osiągnięty, albo jeżeli czynność prawna zobowiązująca do świadczenia była nieważna i nie stała się ważna po spełnieniu świadczenia.
W sytuacji dokonania w roku podatkowym zwrotu nienależnie pobranych świadczeń w całości, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, rozliczenie tego zwrotu następuje poprzez zastosowanie jednego z dwóch rozwiązań: przez płatnika na podstawie art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub przez podatnika na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 tej ustawy.
W myśl art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) płatnicy, o których mowa w art. 32, 33, 35 i 41, odejmują od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką). Oznacza to, że jeżeli dane świadczenie uwzględniono w kwocie dochodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym, a następnie okazało się ono nienależne i zostało płatnikowi będącemu pracodawcą zwrócone, to płatnik obliczając zaliczkę na podatek odejmuje od dochodu kwotę tego zwrotu za okres, kiedy otrzymał zwrot.
A zatem, rozliczenia zwrotu nienależnego świadczenia należy dokonać w 2026 roku, tzn. roku otrzymania zwrotu nienależnego świadczenia. Państwa stanowisko jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej: 1) z zastosowaniem art. 119a; 2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; 3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA): w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art.
47 § 1 PPSA), albo w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA). Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA). Podstawa prawna dla wydania interpretacji Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.