Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
Treść wniosku jest następująca :
Opis zdarzenia przyszłego
A Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: CIT) oraz jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT), posiadającym siedzibę w Polsce. Spółka prowadzi działalność m.in. w zakresie produkcji i replikacji płyt w formacie DVD i BD, które następnie sprzedaje odbiorcom w kraju i za granicą. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami, rachunkami oraz innymi podobnymi dokumentami.
Niektóre z ww. dokumentów kontrahenci przekazują Spółce w formie elektronicznej (w formacie pdf lub poprzez system …) i w takiej formie dokumenty te są następnie przechowywane. Znaczną część dokumentów Spółka otrzymuje jednak wyłącznie w formie papierowej.
Dokumenty te Spółka archiwizuje zarówno w postaci oryginalnej (papierowej), jak i elektronicznie - w formie plików powstałych na skutek zeskanowania ww. dokumentów w PDF, w archiwum elektronicznym w repozytorium …. Z uwagi na dużą liczbę dokumentów, które Wnioskodawca przechowuje obecnie w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami ich archiwizacji oraz trudnościami logistycznymi (m.in. w zakresie zapewnienia odpowiedniego do nich dostępu), Spółka planuje zrezygnować z przechowywania tych dokumentów w formie papierowej i archiwizować je wyłącznie w postaci elektronicznej.
Procedura archiwizacji elektronicznej dokumentów otrzymanych w formie papierowej będzie realizowana według następujących zasad: 1. Faktury, rachunki oraz inne dokumenty źródłowe, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej, będą skanowane i zapisywane w nieedytowalnym formacie PDF. 2. Następnie, podczas procesu księgowania, będą podlegały sprawdzeniu i zaakceptowaniu przez pracowników działu Finansowo-Księgowego Spółki zgodnie z przyjętymi w Spółce zasadami obiegu i weryfikacji dokumentów.
3. Pliki PDF powstałe na skutek zeskanowania ww. dokumentów będą umieszczane w elektronicznym archiwum - repozytorium …. Każdemu z ww. dokumentów zostanie nadany niepowtarzalny indywidualny numer referencyjny, pod którym określony dokument będzie mógł zostać łatwo odszukany z poziomu zapisów księgowych. 4. Pracownicy skanujący dokumenty i umieszczający je w systemie będą odpowiedzialni za to, aby zeskanowane dokumenty były czytelne oraz kompletne. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej.
5. Każdy dokument co do zasady będzie zeskanowany w dacie jego otrzymania przez Spółkę i w tym momencie zostanie mu automatycznie przypisana data- …, wskazująca kiedy dany dokument został otrzymany/zeskanowany w systemie. Użytkownicy systemu nie będą mieli możliwości zmiany ww. daty. 6. Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do odpowiednich osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Finansowego i Księgowego). 7. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie dokumentów wprowadzonych do systemu. Sposób przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek zmianę danych zawartych w zeskanowanych dokumentach, a tym samym zapewniona zostanie ich integralność i kompletność.
8. Zeskanowane dokumenty pozwolą na zidentyfikowanie tożsamości sprzedawcy, zachowana zostanie zatem ich autentyczność. 9. Po zakończeniu opisanego wyżej procesu tworzenia i zapisywania elektronicznych wersji dokumentów ich wersje oryginalne (papierowe) będą mogły zostać zniszczone. 10. Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów źródłowych będą archiwizowane w systemie elektronicznym aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
11. W każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku obrazu zeskanowanych dokumentów lub zapisania ich na nośniku danych, jak również zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do tych plików lub wydruków obrazów dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Oprócz opisanej wyżej procedury, realizowanej przy użyciu systemu tzw. …, Spółka będzie wykorzystywać także system "…", służący do rozliczania wydatków pracowniczych, który jest przedmiotem odrębnego wniosku o interpretację.
Pytania
1. Czy opisana w zdarzeniu przyszłym procedura, polegająca na przechowywaniu wszystkich otrzymywanych przez Spółkę dokumentów źródłowych wyłącznie w formie elektronicznej, będzie wystarczająca dla celów prawidłowego wywiązywania się przez Spółkę z obowiązków wynikających z ustawy o PDOP, a w szczególności, czy procedura ta umożliwi Spółce prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatków wynikających z ww. dokumentów, stanowiących koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 w związku z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.
U. z 2014 r., poz. 851 ze zm., dalej: ustawa o PDOP) oraz w związku z art. 86 § 1, art. 180 § 1 i art. 181 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r., poz. 613, dalej: Ordynacja podatkowa)?
2. Czy opisana w zdarzeniu przyszłym procedura, na podstawie której wszystkie otrzymywane przez Spółkę faktury oraz zrównane z nimi dokumenty, stwierdzające zakup towarów i usług związanych z działalnością Spółki opodatkowaną VAT, będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, będzie zgodna z warunkami przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem tego podatku, wynikającymi z art. 112, art. 112a oraz art. 106m ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535, ze zm., dalej: ustawa o VAT)? Niniejsza interpretacja wydana została w zakresie pytania nr 1 tj. odnośnie podatku dochodowego od osób prawnych.
W odniesieniu do pytania nr 2 w zakresie ustawy o podatku od towarów i usług wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.
Państwa stanowisko w sprawie
Ad. 1 W ocenie Wnioskodawcy, opisana w zdarzeniu przyszłym procedura, polegająca na przechowywaniu wszystkich otrzymywanych przez Spółkę dokumentów źródłowych (papierowych) wyłącznie w formie elektronicznej, będzie wystarczająca dla celów prawidłowego wywiązywania się przez Spółkę z obowiązków wynikających z ustawy o PDOP. W szczególności, zdaniem Spółki, procedura ta umożliwi jej prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatków wynikających z ww. dokumentów, stanowiących koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o PDOP oraz art. 86 § 1, art. 180 § 1 i art. 181 Ordynacji podatkowej. Uzasadnienie Ad.
1 W ocenie Spółki, analiza przepisów ustawy o PDOP oraz Ordynacji podatkowej prowadzi do wniosku, że ustawy te nie zawierają regulacji dotyczących prawidłowego sposobu i formy przechowywania dokumentów źródłowych dla celów podatkowych. Ustawa o PDOP w ogóle nie odnosi się do powyższej kwestii, podczas gdy z przepisów Ordynacji Podatkowej (art 86 § 1) wynika jedynie, że podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
Jednocześnie, stosownie do treści art 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód w postępowaniu podatkowym należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 tej ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
Użyte przez ustawodawcę w ww. przepisie sformułowanie "w szczególności" wskazuje, że wymieniony w nim katalog dowodów ma charakter otwarty. W ocenie Spółki oznacza to, że każdy dokument, niezależnie od tego, w jakiej formie jest przechowywany (w formie oryginalnej, czy też jako zeskanowany obraz dokumentu papierowego), może stanowić dowód na gruncie prawa podatkowego.
Spółka stoi równocześnie na stanowisku, że skoro ustawa o PDOP nie zawiera przepisów regulujących formę przechowywania dokumentów źródłowych dla celów tego podatku, to okoliczność, że dokumenty te będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, nie może powodować negatywnych konsekwencji po stronie podatnika na gruncie tego podatku. W szczególności, zdaniem Spółki, fakt, że dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, będą przechowywane w takiej formie, nie może być powodem ich wyłączenia z kategorii kosztów podatkowych.
Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Przepis ten nie wskazuje zatem, jakiego rodzaju dokumentacją należy dysponować, aby możliwe było zaliczenie określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz nie wyznacza żadnej szczególnej formy, jaką powinien posiadać dokument stanowiący podstawę uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu.
W ocenie Spółki, takie brzmienie powyższych przepisów ustawy o PDOP, jak i cytowanych wyżej regulacji Ordynacji podatkowej, odnoszących się do kwestii dowodów w postępowaniu podatkowym, prowadzi do wniosku, że każdy dokument, na podstawie którego można odtworzyć określone zdarzenie, istotne z punktu widzenia przepisów ustawy o PDOP, będzie odpowiednim dowodem na gruncie tego podatku. Tym samym, jeżeli określony dokument umożliwia weryfikację spełnienia przesłanek wskazanych w art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, może on stanowić podstawę do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Znaczącą rolę dowodową na gruncie ustawy o PDOP odgrywa niewątpliwie ewidencja rachunkowa, do której prowadzenia zobowiązuje podatników art. 9 ust. 1 tej ustawy. Co istotne jednak, przepisy ustawy o PDOP nie zastrzegają, że wyłącznym dowodem poniesienia wydatku jest oryginał dokumentu księgowego (dokument źródłowy). W konsekwencji, w ocenie Spółki, dla celów podatku dochodowego od osób prawnych dokumenty źródłowe stanowiące dowód zaistnienia określonego zdarzenia gospodarczego mogą być archiwizowane w dowolnej formie, w tym również w formie elektronicznej, a przechowywanie dokumentów w wersji papierowej nie jest konieczne.
Stanowisko Spółki znajduje również potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych, w których organy podatkowe poddawały analizie zaproponowane przez podatników procedury, polegające na skanowaniu faktur, rachunków i innych dokumentów oraz ich przechowywaniu wyłącznie w postaci elektronicznej, po zniszczeniu oryginalnych dokumentów. Zdaniem organów, wdrożenie tego typu procedur nie może rodzić negatywnych konsekwencji po stronie podatników na gruncie przepisów ustawy o PDOP, w szczególności, postępowania takie nie może mieć negatywnego wpływu na możliwość zaliczenia udokumentowanych w ten sposób wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Pogląd powyższy został wyrażony np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 24 czerwca 2016 r., nr IBPB-1-3/4510-497/16/TS, w której organ ten stwierdził, że „zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych.
Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta." Natomiast w interpretacji indywidualnej z dnia 13 lipca 2016 r., nr IBPB-1 -3/4510-479/16/MO, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, zgodnie z którym: „Ustawodawca nie określił wymogów formalnych odnośnie dokumentacji poniesionych kosztów. W związku z tym każdy wydatek, który został udokumentowany w taki sposób, że możliwe jest zweryfikowanie przesłanek z art. 15 ust. 1 updop, może być przez podatnika zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.
Bez znaczenia w świetle przywołanej regulacji art. 15 ust. 1 updop, pozostaje więc forma dowodu uzasadniającego poniesienie danego wydatku." Podobne stanowisko wynika z interpretacji tego organu wydanych w dniu 7 lipca 2016 r., nr IBPB-1-1/4510-150/16/BK oraz 24 czerwca 2016 r., nr IBPB-1-3/4510-497/16/TS.
W tej ostatniej interpretacji organ stwierdził również, że „Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu." W świetle powyższych argumentów oraz powołanych interpretacji organów podatkowych, w ocenie Spółki żaden przepis ustawy o PDOP czy Ordynacji podatkowej nie przewiduje, że podatnik jest zobowiązany do archiwizowania faktur lub innych dokumentów źródłowych wyłącznie w formie papierowej. W ocenie Spółki oznacza to niewątpliwie, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.
W konsekwencji, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż brak jest jakichkolwiek przeciwwskazań prawnych, aby wszystkie papierowe dokumenty źródłowe Spółki były archiwizowane w formie elektronicznej. Tym samym również okoliczność, że dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków spełniających przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, będą wprowadzane do systemu elektronicznego i w nim przechowywane, zgodnie z procedurą opisaną szczegółowo w zdarzeniu przyszłym niniejszego wniosku, a oryginały dokumentów zostaną zniszczone, nie będzie stała na przeszkodzie zaliczeniu tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów Spółki.
W konsekwencji, biorąc zatem pod uwagę okoliczność, że zgodnie z opisaną w zdarzeniu przyszłym procedurą pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów źródłowych przez pracowników Spółki będą archiwizowane aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, należy uznać, że taki sposób ich przechowywania będzie zgodny z przepisami Ordynacji podatkowej oraz ustawy o PDOP.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo jest prawidłowe. Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwotnej interpretacji. Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji ‒ Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).
Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszlego i zastosują się Państwo do interpretacji. ‒ Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej: 1) z zastosowaniem art. 119a; 2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; 3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści. ‒ Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA): ‒ w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art.
47 § 1 PPSA), albo ‒ w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA). Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) oraz art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r.– Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1948, z późn. zm.). Podstawą prawną do odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.