INTERPRETACJA INDYWIDUALNA Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 4 kwietnia 2011r. (data wpływu 11 kwietnia 2011r.), uzupełnionym pismem z dnia 12 lipca 2011r.
(data wpływu 15 lipca 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w wersji elektronicznej – jest prawidłowe. UZASADNIENIE W dniu 11 kwietnia 2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w wersji elektronicznej. Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 12 lipca 2011r. (data wpływu 15 lipca 2011r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 5 lipca 2011r., znak: IBPP3/443-459/11/PH.
W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący zaistniały stan faktyczny: Spółka wystawia faktury VAT swoim klientom za świadczone usługi w systemie komputerowym, który posiada wymagane zabezpieczenia i umożliwia pełną archiwizację danych w tym przechowywanie faktur ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie przez okres ich przechowywania. W każdej sytuacji istnieje możliwość wydrukowania w formie papierowej i udostępnienia kopii wystawionych faktur ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe. Do klientów faktury wysyłane są w formie papierowej a Spółka nie drukuje ich kopii papierowych.
Spółka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu systemu komputerowego zgodnie z warunkami określonymi w ust. 5 art. 20 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. Faktury VAT za usługi świadczone klientom wysyłane są do nich w formie drukowanej (papierowej) a Spółka nie drukuje ich kopii papierowych lecz przechowuje je w formie elektronicznej przy zachowaniu warunków określonych w przepisach art. 73 ustawy o rachunkowości.
Ponadto w uzupełnieniu wniosku z dnia 12 lipca 2011r. wyjaśniono, iż Spółka przechowuje faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, zgodnie z wymogami § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011 r. nr 68 poz. 360), do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych. gdzie przez: autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
W związku z powyższym zadano następujące pytania: Czy przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. (Dz. U. Nr 68 poz. 360) zezwalają na przechowywanie kopii wystawionych faktur VAT, korekt faktur VAT i duplikatów w formie elektronicznej (bez ich drukowania) jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową) ? Czy w świetle przepisów ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r.
Spółka może przechowywać kopie wystawianych klientom w formie papierowej faktur VAT, faktur korygujących i duplikatów tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez ich drukowania a dopiero dla potrzeb organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej odtwarzać i drukować kopie papierowe tych dokumentów ?
Zdaniem Wnioskodawcy, ostatecznie sformułowanym w piśmie z dnia 12 lipca 2011r., przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r., a w szczególności przepis ust. 2 § 21 cytowanego rozporządzenia zezwalają na przechowywanie kopii faktur VAT, faktur korygujących i duplikatów tych dokumentów jedynie w formie elektronicznej mimo, że ich oryginały miały postać drukowaną (papierową). W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zaistniałego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe. Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.
U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur.
Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360). Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
W myśl § 21 (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2011r.) podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Przy czym ust. 3 powołanego przepisu § 21 wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4 stanowi, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Z opisu stanu faktycznego wynika, iż Spółka wystawia faktury VAT swoim klientom za świadczone usługi w systemie komputerowym, który posiada wymagane zabezpieczenia i umożliwia pełną archiwizację danych w tym przechowywanie faktur ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie przez okres ich przechowywania. W każdej sytuacji istnieje możliwość wydrukowania w formie papierowej i udostępnienia kopii wystawionych faktur ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe. Do klientów faktury wysyłane są w formie papierowej a Spółka nie drukuje ich kopii papierowych.
Spółka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu systemu komputerowego zgodnie z warunkami określonymi w ust. 5 art. 20 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. Faktury VAT za usługi świadczone klientom wysyłane są do nich w formie drukowanej (papierowej) a Spółka nie drukuje ich kopii papierowych lecz przechowuje je w formie elektronicznej przy zachowaniu warunków określonych w przepisach art. 73 ustawy o rachunkowości. Spółka przechowuje faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, zgodnie z wymogami § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych. gdzie przez: autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy potwierdzić stanowisko Wnioskodawcy, iż przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r., zezwalają na przechowywanie kopii faktur VAT, faktur korygujących i duplikatów tych dokumentów jedynie w formie elektronicznej mimo, że ich oryginały miały postać drukowaną (papierową), gdyż w sytuacji przedstawionej we wniosku spełnione zostały wymogi zawarte w tych przepisach. Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe. Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.
Nadmienia się, że niniejsza interpretacja traci ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego stanu faktycznego lub zmiany stanu prawnego. Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz.
U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).
Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.