INTERPRETACJA INDYWIDUALNA Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.
U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 9 czerwca 2016 r. (data wpływu 23 czerwca 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych związanych ze zwrotem pracownikowi kosztów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – jest prawidłowe.
UZASADNIENIE W dniu 23 czerwca 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych związanych ze zwrotem pracownikowi kosztów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny. W Urzędzie XXX zwrot kosztów za jazdy lokalne występuje w formie miesięcznego ryczałtu po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego prywatnego samochodu do celów służbowych w danym miesiącu w ramach ustalonego limitu. Pracownicy nie prowadzą ewidencji przebiegu pojazdu.
Ryczałt za używanie przez pracownika prywatnego samochodu wykorzystywanego do celów służbowych przyznawany jest na podstawie odrębnej umowy zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, w której określony jest miesięczny limit kilometrów. W oświadczeniu pracownik jest zobowiązany wskazać ile dni w danym miesiącu i z jakich powodów nie korzystał z prywatnego samochodu do celów służbowych (choroba, delegacja, urlop i inne). Pracodawca ustala dla pracownika miesięczny ryczałt pieniężny w wysokości wynikającej z przemnożenia limitu określonego w § 4 umowy przez obowiązującą stawkę za 1 km. przebiegu.
W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania: Czy zwrot za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych do jazd lokalnych na podstawie oświadczenia, bez udokumentowania przejechanych kilometrów ewidencją przebiegu pojazdu, stanowi przychód tej osoby ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. ? Czy pracodawca ma obowiązek naliczyć, pobrać i przekazać do Urzędu Skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy od kwoty ryczałtu? Zdaniem Wnioskodawcy: Ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych wynika z przemnożenia limitu określonego w § 4 umowy na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych przez obowiązującą stawkę za 1 km przebiegu.
Wobec braku ewidencji przebiegu pojazdu nie ma możliwości określenia rzeczywiście poniesionych przez pracownika kosztów przejazdów. Zatem w ocenie wnioskodawcy zwrot za ryczałt samochodowy stanowi przychód pracownika. Zdaniem Wnioskodawcy pracodawca stosując się do zapisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.) oraz zapisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.
U. Nr 27, poz.271, z póżn. zm.) prawidłowo stosuje zasadę naliczenia, pobrania i odprowadzenia do Urządu Skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od kwoty ryczałtu. W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe. Stanowisko Wnioskodawcy uznano za prawidłowe z uwagi na stwierdzenie Wnioskodawcy, że zwrot za używanie samochodu prywatnego stanowi przychód pracownika, od którego Wnioskodawca ma obowiązek naliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy, jednak uzasadnienie prawne jest jak poniżej.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Zgodnie z art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.
Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. Odrębnymi ustawami do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy są: ustawa z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (Dz. U. Nr 180, poz. 1109, z późn. zm.), ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz.
U. z 2011 r. Nr 12, poz. 59, z późn. zm.), ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r., poz. 163, z późn.zm.). Powyższe zwolnienie obejmuje zatem tylko niektórych pracowników, dla których ww. ustawy przewidują możliwość przyznania prawa do zwrotu kosztów poniesionych z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika lub nakładają na pracodawcę obowiązek ich zwrotu. W pozostałych przypadkach ryczałt samochodowy za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany.
Jak wynika z przedstawionego we wniosku opisu u Wnioskodawcy zwrot kosztów za jazdy lokalne występuje w formie miesięcznego ryczałtu po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego prywatnego samochodu do celów służbowych w danym miesiącu w ramach ustalonego limitu. Pracownicy nie prowadzą ewidencji przebiegu pojazdu. Ryczałt za używanie przez pracownika prywatnego samochodu wykorzystywanego do celów służbowych przyznawany jest na podstawie odrębnej umowy zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, w której określony jest miesięczny limit kilometrów.
W oświadczeniu pracownik jest zobowiązany wskazać ile dni w danym miesiącu i z jakich powodów nie korzystał z prywatnego samochodu do celów służbowych (choroba, delegacja, urlop i inne). Skoro więc brak jest przepisów odrębnych ustaw, które gwarantowałyby pracownikom Wnioskodawcy możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów z tytułu korzystania z prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych, to przyznany zwrot nie mieści w dyspozycji cytowanego przepisu art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W przedmiotowej sprawie nie ma znaczenia, czy ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona, czy też nie.
Oznacza to, że kwota wypłacanego przez Wnioskodawcę pracownikowi świadczenia stanowiącego zwrot kosztów z tytułu używania przez niego samochodu prywatnego w celach służbowych do jazd lokalnych, będzie stanowić przychód pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który winien być opodatkowany wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.
Wnioskodawca, jako płatnik ma obowiązek doliczyć ww. ryczałt do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zgodnie bowiem z art. 31 ww. ustawy osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.
Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym. Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art.
52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.