Uzasadnienie
Minister Sprawiedliwości decyzją z dnia 17 stycznia 2000 r. - po rozpatrzeniu wniosku Rady Izby Notarialnej w L. - utrzymał w mocy swoją poprzednią decyzję z dnia 14 października 1999 r., którą to decyzją - wydaną na podstawie art. 10 i art. 12 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie /Dz.U. nr 22 poz. 91 ze zm./ - powołał Grażynę D. na stanowisko notariusza i wyznaczył siedzibę kancelarii notarialnej w Ch. W uzasadnieniu decyzji podano m.in., iż:
Minister Sprawiedliwości, jako naczelny organ administracji państwowej, prowadząc postępowanie administracyjne w sprawach o powołanie na stanowisko notariusza i wyznaczenie siedziby kancelarii notarialnej ma obowiązek, zgodnie z treścią art. 10 ustawy Prawo o notariacie, przed wydaniem decyzji, zasięgnąć opinii rady właściwej izby notarialnej.
Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem i przyjętą praktyką Minister Sprawiedliwości obowiązek ten wykonuje w trybie art. 106 Kpa. Z tym momentem powstaje dla innego organu ustawowy obowiązek współdziałania z organem załatwiającym sprawę.
W dniu 26 lutego Minister Sprawiedliwości zwrócił się do Rady Izby Notarialnej w L. o wydanie opinii co do wniosku Grażyny Drozd, powołując zarówno art. 10 ustawy - Prawo o notariacie i art. 106 Kpa. Treść pisma jest jednoznaczna i nie mogła budzić wątpliwości Rady, co do podstaw i celu działania organu administracji. Jednocześnie o fakcie tym powiadomiona została Grażyna D. Zauważyć przy tym należy, że przy braku uregulowań odrębnych, to organ prowadzący postępowanie ustala, w którym momencie sprawa dojrzała do podjęcia współdziałania i występuje o zajęcie stanowiska w sprawie. W takiej sytuacji przedmiot ewentualnego postępowania wyjaśniającego dotyczy tylko tych okoliczności, których wyjaśnienie jest niezbędne do zajęcia stanowiska w ramach współdziałania.
Natomiast nie jest zadaniem organu współdziałającego badanie wymogów formalnych wniosku w trybie art. 64 par. 2 Kpa. w zw. z art. 13 ustawy - Prawo o notariacie. Są to bowiem uprawnienia organu wydającego decyzję.
Podkreślenia wymaga, że organ współdziałający nie jest organem prowadzącym postępowanie w samodzielnej, odrębnej sprawie administracyjnej. Rada Izby Notarialnej jest w tym szczególnym wypadku powołana do zajęcia stanowiska w sposób, który nie załatwia zawisłej sprawy administracyjnej, nie rozstrzyga ani o jej istocie ani jej nie kończy.
Jednocześnie jednak postępowanie prowadzone przez organ współdziałający ma charakter pomocniczego stadium postępowania w sprawie załatwionej przez wydanie decyzji.
Powołuje to, że organ załatwiający sprawę nie ma wpływu na treść i sposób zajęcia stanowiska przez organ współdziałający. Przepisy ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. /Dz.U. nr 22 poz. 91 ze zm./ nie wyposażył bowiem Ministra Sprawiedliwości w instrumenty prawne umożliwiające spowodowanie wydania przez samorząd notarialny opinii o kandydacie do powołania na stanowisko notariusza zawierającej aspekty wiążące się z zadaniami tego organu opiniodawczego.
Innymi słowy samorząd notarialny opiniując wniosek o powołanie na stanowisko notariusza w uchwale zawiera takie stwierdzenia jakie uważa za stosowne, mimo, iż obowiązany jest wypowiedzieć się w zakresie spełnienia przez kandydatkę warunków określonych w art. 11 i art. 12 ustawy - Prawo o notariacie.
Grażyna D. nie skorzystała z prawa złożenia zażalenia od uchwały, co oświadczyła w piśmie z dnia 12 lipca 1999 r. skierowanym w odpowiedzi na zapytanie Ministra Sprawiedliwości, zaś czynienie z tego tytułu wobec niej zarzutu, że spoczywał na niej obowiązek "podejmowania czynności zmierzających do uzyskania niezbędnej opinii albo ustalenie i wyjaśnienie jej rzeczywistej sytuacji w toku postępowania" czy też złożenia zażalenia zdaniem Ministra Sprawiedliwości nie jest trafne.
Kandydatka we wniosku wskazała jako siedzibę kancelarii notarialnej Ch. - Plac Tadeusza K. nr 1, w którym to lokalu również była prowadzona kancelaria notariusza Beaty S. Notariusz ta zamierzała zmienić siedzibę kancelarii notarialnej z Ch. do innego miasta i wniosek w tym przedmiocie złożyła do Ministra Sprawiedliwości w dniu 27 października 1998 r. Pismem z dnia 2 grudnia 1998 r. Minister Sprawiedliwości zwrócił się do Rady Izby Notarialnej w L. o zaopiniowanie tego wniosku. Taką opinię Rada Izby Notarialnej w L. wydała 15.01.1999 r. Tak więc, otrzymując w dniu 9 marca 1999 r. /data poświadczenia odbioru/ wniosek Grażyny D., Rada wiedziała o tym, że proponowany przez nią lokal na przyszłą kancelarię notarialną może zostać opuszczony przez dotychczas urzędującego notariusza.
Zauważyć przy tym należy, że decyzja o zmianie siedziby kancelarii notarialnej Beaty S. wydana została w dniu 17 maja 1999 r., zaś postępowanie administracyjne w niniejszej sprawie zostało zakończone dopiero z dniem 16 sierpnia 1999 r.
W skardze do Naczelnego Sądu Administracyjnego Rada Izby Notarialnej w Lublinie domagała się uchylenia powyższej decyzji zarzucając m.in., iż decyzja ta narusza 10 ustawy - Prawo o notariacie i art. 106 Kpa. poprzez wydanie decyzji o powołaniu na stanowisko notariusza bez uzyskania wymaganej opinii Rady Izby Notarialnej, a także art. 7, art. 75 par. 1 i art. 77 par. 1 Kpa., przez zaniechanie zebrania materiału niezbędnego do rozpatrzenia sprawy.
Zdaniem strony skarżącej Minister Sprawiedliwości wydał w tej sprawie decyzję bez zasięgnięcia opinii Rady Izby Notarialnej, gdyż za taką opinię nie można uznać uchwały RIN z dnia 26 marca 1999 r., (...), którą to uchwałą Rada postanowiła nie wydawać opinii uznając, że wniosek kandydatki na notariusza jest przedwczesny. Nie można zaś zgodzić się z poglądem Ministra Sprawiedliwości, iż Rada pośrednio przyznała, że wydała w rzeczywistości opinię negatywną.
Poza tym Minister Sprawiedliwości nie powinien wydawać decyzji bez uprzedniego upewnienia się, czy uchwała, która została wydana w trybie art. 106 Kpa. uprawomocniła się.
Minister Sprawiedliwości w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie powołując się na dotychczasowe ustalenia faktyczne i prawne.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Skarga nie zasługuje na uwzględnienie.
Zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie /Dz.U. nr 22 poz. 91 ze zm./ notariusza powołuje i wyznacza siedzibę jego kancelarii Minister Sprawiedliwości, na wniosek osoby zainteresowanej, po zasięgnięciu opinii rady właściwej izby notarialnej. W myśl zaś art. 106 par. 1 Kpa. jeżeli przepis prawa uzależnia wydanie decyzji od zajęcia stanowiska przez inny organ /wystawienia opinii lub zgody albo wyrażenia stanowiska w innej formie/ decyzję wydaje się po zajęciu stanowiska przez ten organ.
Z kolei według art. 106 par. 3 Kpa. organ, do którego zwrócono się o zajęcie stanowiska, obowiązany jest przedstawić je niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia doręczenia mu żądania, chyba że przepis prawa przewiduje inny termin.
Z powyższego wynika, że organ do którego zwrócono się o wydanie opinii nie może uchylić się od jej wydania, gdyż w myśl art. 106 par. 3 Kpa. "obowiązany jest ją przedstawić" a ponadto powinien przedstawić ją niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 2 tygodni.
W sprawie jest bezsporne, że Minister sprawiedliwości pismem z dnia 26 lutego 1999 r. /doręczonym 4 marca 1999 r./ zwrócił się do Prezesa Rady Izby Notarialnej w L. o wydanie opinii przez Radę Izby Notarialnej w L. w sprawie powołania p. Grażyny D. na stanowisko notariusza i wyznaczenie siedziby kancelarii notarialnej w Ch.
W odpowiedzi Rada Izby Notarialnej w L. w uchwale z dnia 26 marca 1999 r. "postanowiła nie wydawać opinii w tym zakresie" lecz z treści uzasadnienia tej uchwały wynika, że taka opinia w istocie została wydana, skoro w uzasadnieniu stwierdzono m.in., iż "treść wniosku o powołanie na stanowisko notariusza nie odpowiada wymogom formalnym określonym w art. 13 ustawy Prawo o notariacie, z uwagi na to, że lokal przewidywany na kancelarię notarialną w chwili obecnej zajmowany jest przez urzędującego notariusza".
W świetle uzasadnienia tej uchwały Minister Sprawiedliwości mógł przyjąć, iż Rada Izby Notarialnej w L. wydała w tej sprawie opinię negatywną, a ponieważ opinią tą nie był związany mógł podjąć decyzję o powołaniu zainteresowanej na stanowisko notariusza. Spełnił tym samym wymogi z art. 10 ustawy - Prawo o notariacie i art. 106 par. 1 Kpa., gdyż wydał decyzję po zasięgnięciu opinii rady właściwej izby notarialnej.
Minister Sprawiedliwości mógł też uznać, że opinia Rady Izby Notarialnej w L. z dnia 26 marca 1999 r. stała się ostateczna, skoro zainteresowanej powyższa uchwała została wysłana w dniu 11 kwietnia 1999 r., zainteresowana oświadczyła, że treść tej uchwały jest jej znana i na uchwałę tę nie złożyła zażalenia o jakim mowa w art. 106 par. 5 Kpa.
Mając na względzie powyższe okoliczności Naczelny Sąd Administracyjny orzekł jak w wyroku na mocy art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 11 maja 1995 r. o Naczelnym Sądzie Administracyjnym /Dz.U. nr 74 poz. 368 ze zm./.