Uzasadnienie
Organizacja W (dalej: "strona skarżąca") drogą mailową w dniu 15 stycznia 2026 r. złożyła do Komendanta Powiatowego Policji w G. (dalej: "Komendant Powiatowy Policji", "organ I instancji") wniosek o udostępnienie, na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 902) - dalej: "u.d.i.p.", informacji publicznej dotyczącej nagród przyznanych funkcjonariuszom i pracownikom Komendy Powiatowej Policji w G. (dalej: "KPP") za okres od 1 listopada do 31 grudnia 2025 r., z podaniem imienia i nazwiska osób wynagradzanych oraz kwoty wynagrodzenia.
Po rozpatrzeniu wniosku decyzją z dnia 13 lutego 2026 r. Komendant Powiatowy Policji odmówił udostępnienia informacji publicznej wskazując, że udostępnienie wnioskowanej informacji publicznej będzie jednocześnie oznaczało ujawnienie danych osobowych wszystkich pracowników i funkcjonariuszy KPP, objętych ochroną prywatności osoby fizycznej. Decyzja ta została przesłana stronie skarżącej drogą mailową.
Po rozpatrzeniu odwołania od powyższej decyzji, Komendant Wojewódzki Policji w O. (dalej: "Komendant Wojewódzki Policji") decyzją z dnia 18 marca 2026 r. uchylił decyzję Komendanta Powiatowego Policji i przekazał temu organowi sprawę do ponownego rozpoznania. W uzasadnieniu wskazano, że decyzja organu I instancji została przesłana stronie skarżącej drogą mailową ze skrzynki służbowej. Natomiast w sytuacji doręczania decyzji za pomocą środków komunikacji elektronicznej, powinna być ona wydana w formie dokumentu elektronicznego. Skan decyzji, nieopatrzony podpisem elektronicznym, przesłany na adres e-mail, nie staje się decyzją wydaną w formie dokumentu elektronicznego, a doręczenie go przy użyciu poczty elektronicznej (e-maila) nie stanowi prawidłowego doręczenia decyzji.
Po ponownym rozpatrzeniu sprawy, Komendant Powiatowy Policji decyzją z dnia 26 marca 2026 r. odmówił udostępnienia informacji publicznej wskazując, że udostępnienie wnioskowanej informacji publicznej będzie jednocześnie oznaczało ujawnienie danych osobowych wszystkich pracowników i funkcjonariuszy KPP. Decyzja ta została wysłana do strony skarżącej przesyłką poleconą za pośrednictwem Poczty Polskiej.
Nie zgadzając się ze stanowiskiem organu I instancji, strona skarżąca od powyższej decyzji wniosła odwołanie sporządzone w dniu 21 kwietnia 2026 r.
Postanowieniem z dnia 12 maja 2026 r. Komendant Wojewódzki Policji stwierdził uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji organu I instancji. W uzasadnieniu wskazano, że decyzja z dnia 26 marca 2026 r. została doręczona stronie skarżącej w dniu 1 kwietnia 2026 r., a zatem 14-dniowy termin na wniesienie odwołania upływał 15 kwietnia 2026 r. Tymczasem odwołanie zostało wniesione dopiero 21 kwietnia 2026 r.
Na powyższe postanowienie strona skarżąca wniosła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie domagając się jego uchylenia i przekazania sprawy organowi do ponownego rozpoznania. Zaskarżonemu postanowieniu zarzucono naruszenie:
- - art. 134 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1691) - dalej: "k.p.a.", poprzez jego niewłaściwe zastosowanie, w sytuacji gdy decyzja z dnia 26 marca 2026 r. nie została skutecznie doręczona stronie skarżącej w dniu 1 kwietnia 2026 r.;
- - art. 45 k.p.a. poprzez uznanie, że decyzja z dnia 26 marca 2026 r. została skutecznie doręczona, tj. na właściwy adres i wydana do rąk osoby uprawnionej do odbioru pism i listów poleconych, podczas gdy decyzja ta została nadana na adres niebędący siedzibą strony skarżącej, a osobie uprawnionej – Przewodniczącemu R.B. (dalej: "Przewodniczący strony skarżącej") wydano zaskarżone postanowienie dopiero w dniu 8 kwietnia 2026 r.;
- - błąd w ustaleniach faktycznych polegający na uznaniu, ze przesyłka polecona zawierająca decyzję z dnia 26 marca 2026 r. została odebrana w dniu 1 kwietnia 2026 r. przez Przewodniczącego strony skarżącej, podczas gdy z potwierdzenia odbioru wynika, ze list odebrała J.K. – osoba nieupoważniona do odbierania listów poleconych adresowanych do strony skarżącej.
W uzasadnieniu wskazano, że nie było podstaw do stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania. Strona skarżąca podniosła, że jej siedziba znajduje się w O. pod adresem: "ul P1". Tymczasem decyzja z dnia 26 marca 2026 r. została odebrana w dniu 1 kwietnia 2026 r. przez pracownika sekretariatu Komendy Wojewódzkiej Policji w O. pod adresem: "ul. P2". Osoba, która odebrała pismo nie jest członkiem organizacji strony skarżącej, nie została również upoważniona do odbioru pism w imieniu strony skarżącej. Decyzja ta została przekazana Przewodniczącemu strony skarżącej dopiero w dniu 8 kwietnia 2026 r., a odwołanie zostało wniesione 21 kwietnia 2026 r., czyli przed upływem 14-dniowego terminu do jego wniesienia.
W odpowiedzi na skargę Komendant Wojewódzki Policji wniósł o jej oddalenie podnosząc, że przesyłka zawierająca decyzję z dnia 26 marca 2026 r. została skierowana na adres, który strona skarżąca sama wskazała organom Policji i którym posługiwała się w kolejnych pismach. Korespondencja wysyłana na ten adres była odbierana, a strona skarżąca nie zawiadomiła organu o zmianie adresu do doręczeń.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie zważył, co następuje
Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tj. Dz.U. z 2024 r. poz. 1267) sądy administracyjne są właściwe do badania zgodności z prawem zaskarżonych aktów administracyjnych, przy czym Sąd nie może opierać tej kontroli na kryterium słuszności lub sprawiedliwości społecznej. Uwzględnienie skargi następuje w przypadku stwierdzenia przez Sąd naruszenia przepisów prawa materialnego lub istotnych wad w prowadzonym postępowaniu (art. 145 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm. – dalej: "p.p.s.a.").
Zakres kontroli Sądu wyznacza art. 134 § 1 tej ustawy stanowiący, iż sąd orzeka w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a.
W tak zakreślonym zakresie kognicji Sąd uznał, że skarga zasługuje na uwzględnienie, gdyż zaskarżone postanowienie narusza prawo w stopniu uzasadniającym jego wyeliminowanie z obrotu prawnego.
Podstawę prawną zaskarżonego rozstrzygnięcia stanowił art. 134 w zw. z art. 129 § 2 k.p.a. Zgodnie z art. 134 k.p.a., organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne. Z art. 134 k.p.a. wynika, że organ odwoławczy przed merytorycznym rozpoznaniem odwołania obowiązany jest ustalić, czy odwołanie jest dopuszczalne i czy zostało wniesione z zachowaniem terminu. W orzecznictwie sądowoadministracyjnym podkreśla się, że uchybienie terminu jest okolicznością obiektywną, niezależną od uznania organu odwoławczego i w razie jej stwierdzenia organ odwoławczy nie ma innej możliwości, niż wydanie postanowienia o uchybieniu terminu przewidzianego w art. 134 k.p.a. (por. wyrok NSA z dnia 7 stycznia 2010 r., II OSK 9/09; dostępny na stronie https://orzeczenia.nsa.gov.pl, dalej: "CBOSA").
Z kolei z art. 129 § 2 k.p.a. wynika, że termin do wniesienia odwołania wynosi 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie - od dnia jej ogłoszenia stronie. Powyższe oznacza, że to na organie odwoławczym ciąży obowiązek zbadania zachowania przez stronę terminu do wniesienia odwołania. To natomiast wymaga ustalenia, czy w ogóle doszło do doręczenia decyzji organu
I instancji, a jeżeli tak, to w jakiej dacie została ona doręczona stronie. Zatem organ, na podstawie przekonujących dowodów (przede wszystkim w oparciu o zwrotne potwierdzenie odbioru danego aktu), powinien poczynić stosowne ustalenia, przede wszystkim co do prawidłowości doręczenia, a następnie co do daty tegoż doręczenia stronie oraz konkretnej daty podjętych przez stronę działań, tj. daty złożenia pisma zawierającego środek zaskarżenia od tego rozstrzygnięcia.
Istotę sporu w niniejszej sprawie stanowi ocena, czy wobec przesłania przez Komendanta Powiatowego Policji decyzji z dnia 26 marca 2026 r. na adres
"ul. P2" zamiast na adres siedziby podmiotu wskazany w KRS, tj.
"ul. P1", doszło do prawidłowego doręczenia decyzji stronie skarżącej w dniu 1 kwietnia 2026 r. Jak podnosi strona skarżąca, w tym dniu pismo odebrała osoba, która nie jest członkiem organizacji strony skarżącej, nie została również upoważniona do odbioru pism w imieniu strony skarżącej, a decyzja ta została przekazana Przewodniczącemu strony skarżącej dopiero w dniu 8 kwietnia 2026 r.
Należy zauważyć, że w myśl art. 40 § 1 k.p.a. pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez pełnomocnika - temu pełnomocnikowi. Przy czym, zgodnie z art. 40 § 2 k.p.a. jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi, jeżeli ustanowiono kilku pełnomocników, doręcza się pisma tylko jednemu pełnomocnikowi. Strona może wskazać takiego pełnomocnika. Jak wynika z akt sprawy strona skarżąca działała w toku postępowania przed organem I instancji samodzielnie, a co za tym idzie, jak słusznie przyjął organ I instancji, do niej należało doręczać pisma.
Z kolei z art. 45 k.p.a. wynika, iż jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Oczywiście zainteresowana jednostka organizacyjna może wskazać miejsce do doręczeń inne niż lokal jej siedziby (pełnomocnik do doręczeń), co oznacza że doręczenie dokonane we wskazanym miejscu będzie zgodne z prawem (por. wyrok WSA w Lublinie z dnia 7 czerwca 2022 r., III SA/Lu 59/22; wyrok WSA w Gdańsku z dnia 3 lutego 2022 r., III SA/Gd 883/21; postanowienie NSA z dnia 17 stycznia 2019 r., II OZ 1387/18, CBOSA).
W ocenie Sądu w rozpoznawanej sprawie Kolegium nie poczyniło prawidłowych ustaleń i ocen w odniesieniu do okoliczności związanych z doręczeniem stronie skarżącej decyzji z dnia 26 marca 2026 r. Ze znajdującego się w aktach sprawy Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (k.
- 26) wynika, iż decyzja z dnia 26 marca 2026 r. została doręczona J.K. w dniu 1 kwietnia 2026 r. na adres
"ul. P2", który nie jest adresem siedziby strony skarżącej wskazanym w KRS. Adres ten nie został również wskazany przez stronę skarżącą jako adres do doręczeń. Dodatkowo w skardze strona skarżąca podniosła, iż osoba, która w dniu 1 kwietnia 2026 r. odebrała decyzję z dnia 26 marca 2026 r., nie jest członkiem organizacji strony skarżącej, nie została również upoważniona do odbioru pism w imieniu strony skarżącej.
W stanie faktycznym niniejszej sprawy przyjęcie przez Komendanta Wojewódzkiego Policji, że decyzja z dnia 26 marca 2026 r. została prawidłowo doręczona stronie skarżącej w dniu 1 kwietnia 2026 r. nie znajduje oparcia w zgromadzonym materiale dowodowym. Reasumując, brak prawidłowych ustaleń co do skuteczności doręczenia stronie skarżącej w dniu 1 kwietnia 2026 r. decyzji z 26 marca 2026 r., a w konsekwencji także brak należytej oceny, czy doszło do uchybienia terminowi do wniesienia odwołania, czyni rozstrzygniecie w przedmiocie uchybienia terminu do wniesienia odwołania przedwczesnym. W niniejszej sprawie obowiązkiem organu II instancji było w pierwszej kolejności dokładne i wszechstronne wyjaśnienie okoliczności mogących rzutować na ocenę prawidłowości doręczenia stronie skarżącej decyzji organu I instancji w dniu 1 kwietnia 2026 r. Dopiero bowiem jednoznaczne przesądzenie tych kwestii umożliwia organowi II instancji rozważanie, czy strona skarżąca uchybiła terminowi do wniesienia odwołania.
Z tych względów uznać należy, że zaskarżone postanowienie zostało wydane przedwcześnie, z naruszeniem art. 7, art. 77 § 1, art. 80, art. 107 § 3 w związku z art. 134 k.p.a. mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy.
Ponownie prowadząc postępowanie Kolegium weźmie pod uwagę wskazania tutejszego Sądu.
Mając powyższe na względzie Sąd, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a., orzekł o uchyleniu zaskarżonego postanowienia.
Na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 p.p.s.a., orzeczono o kosztach postępowania.
Skarga została rozpoznana przez Sąd na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym, stosownie do art. 119 pkt 3 p.p.s.a. Przepis ten stanowi, że sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie.