Uzasadnienie
M.M. wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na przewlekłe prowadzenie przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych postępowania zainicjowanego jego pismem z [...] lipca 2020 r. dotyczącym niezgodnego z prawem przetwarzania jego danych osobowych.
Z akt sprawy wynika, że w piśmie z [...] lipca 2020 r. skarżący zwrócił się do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (za pośrednictwem ePUAP) ze skargą na wskazanego z imienia i nazwiska funkcjonariusza Komendy Rejonowej Policji [...], zarzucając, że dysponuje nielegalną bazą danymi z jego danymi adresowymi.
W piśmie z 13 sierpnia 2020 r. organ pouczył M.M. o treści art. 63 § 2 k.p.a. i na podstawie art. 64 § 2 k.p.a. wezwał go (drogą elektroniczną) do uzupełnienia braków formalnych podania poprzez wskazanie adresu zamieszkania lub adresu do korespondencji oraz sprecyzowanie zakresu żądania, zgodnie z art. 58 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1). Jak wynika z urzędowego poświadczenia doręczenia, pismo zostało doręczone skarżącemu w dniu 19 sierpnia 2020 r. (na podstawie art. 46 § 6 k.p.a.).
M.M. w dniu 20 sierpnia 2020 r. wniósł ponaglenie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w związku z nierozpoznaniem przez ten organ jego skargi z [...] lipca 2020 r.
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu [...] września 2020 r. na podstawie art. 64 § 4 k.p.a., pozostawił bez rozpoznania skargę M.M., wskazując, że nie uzupełnił jej braków.
W dniu 10 września 2020 r. skarżący wniósł do Sądu skargę na przewlekłość postępowania organu w niniejszej sprawie, domagając się zobowiązania Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych do rozpatrzenia jego skargi z [...] lipca 2020 r. "o ukaranie policjanta Komendy Rejonowej Policji [...]" w terminie czternastu dni od daty doręczenia organowi akt sprawy, stwierdzenie przewlekłości organu, wymierzenie organowi grzywny na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a. w maksymalnej wysokości (art. 154 § 6 k.p.a.) oraz zasądzenie kosztów postępowania.
Skarżący zarzucił Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych naruszenie art. 8, art. 12, art. 35 § 1 i art. 36 § 1 k.p.a. oraz podniósł, że organ nie rozpoznał również jego ponaglenia z 20 sierpnia 2020 r.
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie. Organ odwołał się do art. 35 § 4 k.p.a. (który stanowi, że przepisy szczególne mogą określać inne terminy niż określone w art. 35 § 3 i 3a), art. 78 ust. 2 rozporządzenia RODO (według którego organ jest zobowiązany do poinformowania osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi) oraz wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 11 czerwca 2019 r. sygn. akt II SAB/Wa 95/19 i stwierdził, że niezwłocznie podjął czynności w niniejszej sprawie, w terminie określonym w art. 78 ust. 2 rozporządzenia RODO.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje
Skarga jest nieuzasadniona.
Na wstępie Sąd stwierdza, że skarżący przed wniesieniem skargi wyczerpał przysługujące mu środki zaskarżenia, zgodnie z art. 52 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 ze zm.), dalej jako p.p.s.a. W dniu 20 sierpnia 2020 r. złożył ponaglenie do organu prowadzącego postępowanie (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), na podstawie art. 37 § 3 pkt 2 k.p.a., a następnie w dniu 10 września 2020 r. wniósł skargę, zgodnie z art. 53 § 2b p.p.s.a., który stanowi, że skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania można wnieść w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia do właściwego organu.
Należy dodać, że dla wyczerpania tego trybu przez stronę wystarczające jest wykazanie, że złożyła stosowne ponaglenie do właściwego organu. Można dodać, że skoro organem któremu jest zarzucana przewlekłość jest organ wyższego stopnia, ponaglenie nie podlega rozpoznaniu. Organ prowadzący postępowanie, któremu jest zarzucana przewlekłość, powinien załatwić sprawę oraz zarządzić wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych przewlekłości, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających przewlekłości w przyszłości (art. 37 § 8 k.p.a.).
Z przewlekłym prowadzeniem postępowania mamy do czynienia wówczas, gdy postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy. Innymi słowy, organ prowadzi postępowanie przewlekle wówczas, gdy nie załatwia sprawy w wymaganym terminie, a więc w okresie, który można uznać za konieczny dla wyjaśnienia wszystkich okoliczności faktycznych i prawnych, istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy (por. np. wyrok NSA z 19 grudnia 2017 r. sygn. akt I OSK 1039/17, LEX nr 2454680, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 22 listopada 2017 r. sygn. akt II SAB/Łd 187/17, LEX nr 2411020).
Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.; zwana dalej: "u.o.d.o."), w postępowaniach prowadzonych przez Prezesa UODO, stosuje się przepisy k.p.a. w sprawach nieuregulowanych w u.o.d.o.
W myśl art. 35 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki, przy czym - w myśl § 3 tego przepisu - załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postepowania. Według art. 78 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, termin rozpatrzenia skargi dotyczącej ochrony danych osobowych bądź poinformowania osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi, wynosi trzy miesiące.
Z niespornych okoliczności faktycznych sprawy wynika, że skarżący złożył skargę na niezgodne z prawem przetwarzanie jego danych osobowych w dniu [...] lipca 2020 r., zaś organ dokonał pierwszej czynności w postępowaniu w dniu 13 sierpnia 2020 r. (wezwanie do usunięcia braków wniosku), zatem jeszcze przed upływem terminu wynikającego z przepisu art. 78 ust. 2 rozporządzenia 2016/679. Ponadto, w piśmie z [...] września 2020 r., a więc również przed upływem powyższego terminu, Prezes UODO poinformował skarżącego o pozostawieniu jego skargi bez rozpoznania.
Należy dodać, że czynność pozostawienia podania bez rozpoznania zwalnia organ prowadzący postępowanie z zarzutu bezczynności (przewlekłości) jedynie wówczas gdy jest prawidłowa tj. gdy została poprzedzona zasadnym wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych (por. np. NSA z 4 marca 2020 r., sygn. akt I OSK 1374/19, wyrok WSA w Gdańsku z 5 stycznia 2021 r., sygn. akt II SAB/Gd 58/20).
Zdaniem Sądu, w niniejszej sprawie wezwanie skarżącego do uzupełniania jego skargi z [...] lipca 2020 r. na niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych było uzasadnione, zatem nie sposób zarzucać organowi przewlekłości w prowadzonym postępowaniu, a w konsekwencji prawidłowe było (w związku z milczeniem skarżącego), pozostawienie jego skargi bez rozpoznania na podstawie art. 64 § 2 k.p.a.
Według art. 63 § 2 k.p.a., podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno: być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej; zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru; zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie (§ 3a). W piśmiennictwie prawniczym (Hanna Knysiak-Sudyka, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, wyd. II, WKP 2019), przyjmuje się że podanie składane drogą elektroniczną musi spełniać wymagania określone w art. 63 § 2 oraz te, które wynikają z art. 63 § 3a., choćby dlatego, że adres poczty elektronicznej, z której wpłynęło podanie, nie jest przydatny do ustalenia właściwości organów w postępowaniu administracyjnym.
Prawidłowo zatem Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wezwał skarżącego do uzupełnienia braków formalnych wniosku, a następnie w związku z milczeniem skarżącego, pozostawił jego pismo (skargę) bez rozpoznania na podstawie art. 64 § 2 k.p.a.
Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Sądu w kontrolowanej sprawie Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie można zarzucić przewlekłego prowadzenia postepowania, skoro podejmował czynności zmierzające do jej załatwienia, w terminach przewidzianych prawem.
Na marginesie Sąd wyjaśnia, że w orzecznictwie sądowym, w nawiązaniu do uchwały NSA z 22 czerwca 2020 r. sygn. akt II OPS 5/19 przyjmuje się, że skarga na przewlekłość postępowania może być wniesiona do momentu zakończenia przez organ administracji publicznej prowadzonego postępowania. Powołana uchwała stanowi jednak o zakończeniu postępowania poprzez wydanie decyzji ostatecznej, a taka w rozpatrywanej sprawie nie została wydana. Jak już zresztą powiedziano, czynność pozostawienia podania bez rozpoznania zwalnia organ prowadzący postępowanie z zarzutu bezczynności (przewlekłości) jedynie wówczas gdy jest prawidłowa i co oczywiste, nie stanowi rozstrzygnięcia o charakterze materialnym, ale formalnym.
Z przedstawionych powodów Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 151 p.p.s.a. oddalił skargę M.M. na przewlekłe prowadzenie przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych postępowania zainicjowanego jego pismem z [...] lipca 2020 r. dotyczącym niezgodnego z prawem przetwarzania jego danych osobowych. Sąd rozpoznał sprawę na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym, stosownie do przepisu art. 119 pkt 4 p.p.s.a.