Uzasadnienie
Samorządowe Kolegium Odwoławcze w L. postanowieniem dnia [....] utrzymało w mocy postanowienie własne z dnia [...] odmawiające wydania kserokopii dokumentów.
Powyższe postanowienia wydano w następującym stanie faktycznym:
Wnioskiem z dnia [...] r. R. S. zwrócił się do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w L. o sporządzenie i udostępnienie kopii kwestionariusza rodzinnego wywiadu środowiskowego z przeprowadzonego przez MOPR wywiadu z dnia [...] r. oraz kopii oryginału zgromadzonego w aktach odwołania od decyzji MOPR w L., a także kopii składanego wniosku. Wnioskodawca wniósł ponadto o zwolnienie od kosztów wykonania kopii wskazanych dokumentów.
Pismem z dnia z dnia [...] r. R. S. swoją prośbę ponowił.
Samorządowe Kolegium Odwoławcze w L. działając na podstawie art. 39 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz. 1591), art. 17 i 18 ustawy z dnia 12 października 3994 r o samorządowych kolegiach odwoławczych (Dz. U. z 2001r. Nr 79, poz. 856), § 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2003r. w sprawie obszarów właściwości Samorządowych Kolegiów Odwoławczych (Dz.U. z 2003r., Nr 198, poz. 1925), art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000r., Nr 98, poz. 1071 ze zm. – dalej jako kpa) postanowieniem z dnia [...]r. odmówiło wydania R. S. kserokopii wskazanych we wniosku dokumentów.
Uzasadniając wydane postanowienie Kolegium wskazało, iż stosownie do treści art. 73 kpa w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Organ wyjaśnił, że wykładania art. 73 kpa prowadzi do stwierdzenia, iż na instytucję udostępnienia akt sprawy składają się:
- a. przeglądanie akt sprawy,
- b. sporządzanie notatek i odpisów z akt sprawy,
- c. żądanie uwierzytelnienia sporządzonych uprzednio notatek i odpisów z akt sprawy, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony,
- d. żądanie wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.
Kolegium podkreśliło, że kwestią sporną pozostaje, czy wymieniony katalog uprawnień jest wyczerpujący. Szczególną uwagę SKO zwróciło na możliwość sporządzania kopii pism znajdujących się w aktach sprawy za pomocą kserokopiarki czy też innych urządzeń. Powołując się na orzecznictwo sądowe organ wskazał, że sporządzenie w taki sposób kopii mieści się w pojęciu sporządzania notatek i odpisów z akt sprawy, a użycie kserokopiarki czy też innego urządzenia oznacza tylko sposób sporządzenia takich notatek i odpisów (wyrok NSA z dnia 3 kwietnia 2001 r, II SA 2580/00). W dalszej kolejności podkreślono, że jakkolwiek sporządzanie notatek i odpisów w powyższy sposób jest uprawnieniem stron postępowania, to nie oznacza to jednak, że organ administracji publicznej ma obowiązek sporządzenia kserokopii aktu administracyjnego lub ich opisu i doręczenia ich stronie (wyrok NSA z dnia 27 listopada 1996 r, I SA/Lu 139/96, LEX nr 28938).
Nie jest również wykluczona możliwość żądania uwierzytelnienia sporządzonych w powyższy sposób notatek i odpisów z akt sprawy. Natomiast strona nie może żądać od organu nieuwierzytelnionych kopii dokumentów znajdujących się w aktach sprawy. Ponownie powołując się na orzecznictwo sądowe wyjaśniono, że art. 73 § 1 i § 2 kpa nie przewiduje obowiązku sporządzania przez organ administracyjny kserokopii akt administracyjnych lub ich odpisu i doręczenia ich stronie. Podkreślono przy tym, że R. S. umożliwiono wgląd do akt sprawy oraz sporządzenie z nich notatek i odpisów.
W przewidzianym ustawą terminie wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy złożył R. S. wskazując, iż objęte żądaniem złożonego przez niego wniosku dokumenty nie zostały objęte ochroną tajemnicy państwowej. Art. 73 § 2 kpa gwarantuje stronie prawo otrzymania z akt sprawy odpisów "nawet uwierzytelnionych".
Postanowieniem dnia 12 stycznia 2010 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w L. utrzymało w mocy zaskarżone postanowienie własne wyjaśniając, że treść przepisu art. 73 kpa w sposób jednoznaczny wskazuje, że zarówno uprawnienie do przeglądania akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów, jak i żądanie uwierzytelnienia sporządzonych odpisów z akt sprawy lub wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów przysługuje stronie pod określonymi warunkami. Strona żądając wydania uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy ma obowiązek wykazać swój ważny interes, a więc wskazać, do czego potrzebne jej są żądane dokumenty, co zamierza nimi udowodnić i w jakim postępowaniu. Organ zaś rozpatrując takie żądanie dokonuje własnej oceny, czy w danej sprawie ze względu na okoliczności prowadzonego postępowania lub ze względu na potrzeby strony istnieje uzasadniony ważny interes strony. Ważnym interesem strony, o którym mowa w art. 73 § 2 kpa może być natomiast posiadanie uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych tak dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie jak i w celu wykorzystania ich w innych postępowaniach prawnych lub w celu przedłożenia innemu organowi.
Tymczasem, z akt sprawy wynika, że uzasadnieniem złożonego przez R. S. w dniu 27.11.2009 r. wniosku jest to, że "jest stroną w ww. sprawie". Również we wniosku z dnia 29.12.2009 r. o ponowne rozpatrzenie sprawy R. S. nie wykazał swojego ważnego interesu. Nie uzasadnił w jakikolwiek sposób konieczności wydania z akt sprawy kopii żądanych dokumentów. Kolegium zaznaczyło, że ustalenie ważnego interesu strony należy wprawdzie do organu administracji publicznej prowadzącego daną sprawę, jednakże oświadczenie strony powinno mieć dla określenia interesu strony podstawowe znaczenie. Dlatego, tez strona, żądając doręczenia odpisów z akt sprawy, ma obowiązek wykazać swój ważny interes. Kolegium podkreśliło, że sam tylko zamiar uzyskania odpisu akt sprawy nie uzasadnia ważnego interesu, jeżeli, bowiem stronie chodzi o stworzenie sobie możliwości zaznajomienia się z aktami w jej siedzibie, co SKO w L. działając na podstawie art. 10 § 1 i art. 73 kpa zapewniło R. S..
Natomiast zainteresowany z prawa tego skorzystał w dniu [...] r. co potwierdził własnoręcznym podpisem. Powołując się na orzecznictwo sadowoadministracyjne organ powtórzył, że art. 73 § 1 i 2 kpa nie przewiduje obowiązku sporządzania przez organ administracyjny kserokopii akt administracyjnych lub ich odpisu (wyrok NSA z 27.11.1996 r. I SA/Lu 139/96, wyrok WSA w Warszawie z 20.04.2006 r. 11 SA/Wa 29/06).
W przewidzianym ustawą terminie skargę na powyższe postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu złożył R. S. wnosząc o uchylenie zaskarżonego postanowienia. Skarżący w uzasadnieniu podniósł, iż we wniosku został wykazany ważny interes prawny. Skarżący podniósł, iż organy uporczywie uchylają się od obowiązku wydania odpisów utrwalonych i uwierzytelnionych w formie dokumentu informacji zawartych na oryginale dokumentu. Zdaniem strony skarżącej organ ma obowiązek sporządzenia uwierzytelnionych odpisów.
W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie podtrzymując swoje dotychczasowe stanowisko.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Skarga nie zasługiwała na uwzględnienie.
Poza sporem pozostaje, że intencją złożonego przez R. S. wniosku inicjującego postępowanie w niniejszej sprawie było bezpłatne uzyskanie kserokopii wskazanych dokumentów. Nie budzi również wątpliwości Sądu i nie jest kwestionowane przez skarżącego, iż w jego ocenie ważnym interesem, o którym mowa w art. 73 § 2 kpa, jest fakt, że skarżący "jest stroną w ww. sprawie".
Istota sporu w przedmiotowej sprawie dotyczy dopuszczalności odmownego załatwienia wniosku skarżącego z dnia 27 listopada 2009 r. w sprawie wydania kserokopii dokumentów.
Materialnoprawną podstawę wydanego w niniejszej sprawie postanowienia stanowił art. 73 § 2 kpa, w myśl którego strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów - o ile - jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Ustawodawca nałożył zatem na organ administracji określony obowiązek, tj. obowiązek stworzenia stronie warunków umożliwiających przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Jednakże wskazane w art. 73 § 2 kpa uprawnienia strony przysługują jej o tyle, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem, bowiem – jak trafnie podkreślał w toku całego postępowania administracyjnego organ - z przepisu tego nie wynika obowiązek sporządzania przez organ administracyjny kserokopii akt administracyjnych lub ich odpisu i doręczenia ich stronie. W orzecznictwie NSA przyjmuje się, że przepis artykułu 73 § 2 kpa odnosi się jedynie do sytuacji, kiedy stronie uwierzytelniony odpis lub kserokopia dokumentu niezbędny jest do wykorzystania w innym postępowaniu lub w celu przedłożenia go innemu organowi.
Strona, żądając doręczenia uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy - ma przy tym obowiązek wykazać - swój ważny interes, a organ - rozpatrując takie żądanie - dokonuje własnej oceny, czy w danej sprawie ze względu na okoliczność prowadzonego postępowania lub ze względu na potrzeby strony i w innej sprawie zaistniał ważny interes strony. Natomiast uzasadnianie istnienia ważnego interesu strony samą tylko koniecznością posiadania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych, czy to dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, czy to w celu wykorzystania ich w innych postępowaniach prawnych jest niewystarczające. Żądając wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów należy jeszcze wykazać, że nie ma się samemu możliwości sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy (por. wyrok NSA z dnia 3 czerwca 1997 r. I SA/Łd 302/96, wyrok NSA z 29 marca 2001 r. II SA 2580/2000, wyrok NSA z dnia 25 lipca 2007 r. I OSK 1319/2006).
Istnienia tej przesłanki skarżący nie wykazał. Natomiast, swój ważny interes, przesądzający – w ocenie skarżącego – o zasadności złożonego wniosku o sporządzenie kserokopii kwestionariusza rodzinnego wywiadu środowiskowego z przeprowadzonego przez MOPR wywiadu z dnia [...] r. oraz kopii oryginału zgromadzonego w aktach odwołania od decyzji MOPR w L., a także kopii składanego wniosku, wywodzi on z faktu, że "jest stroną w ww. sprawie".
W ocenie Sądu, w okolicznościach faktycznych rozpoznawanej sprawy Kolegium słusznie odmówiło skarżącemu wydania kserokopii wskazanych we wniosku dokumentów. Sąd podziela przy tym stanowisko Kolegium, iż żądanie złożonego przez skarżącego wniosku, jak i wskazane w nim przesłanki mające wskazywać na zasadność złożonego żądania były jednoznaczne i nie mogły budzić wątpliwości. Skoro zatem, wykładnia oświadczeń woli, zawartych w pismach stron winna następować z uwzględnieniem zasady racjonalności postępowania autora pisma, natomiast złożony przez skarżącego wniosek był spójny, czytelny i nie nasuwał oczywistych wątpliwości, należy podzielić stanowisko organu, iż stan faktyczny sprawy ustalony został w sposób dostateczny (glosa akceptująca Adama Szpunara do uchwały SN z dnia 11 września 1997 r. - III CZP 39/97 - OSNC 12/97/191 - PS 6/98/103).
W świetle zasadniczego znaczenia argumentacji złożonego wniosku dla oceny jego zasadności, prawidłowość dokonanej przez Kolegium jego wykładni wymagała kontroli Sądu, pomimo, że okoliczność ta pozostaje niekwestionowana. Nawiązując przy tym do trafnej – w ocenie Sądu - argumentacji Kolegium podkreślić należy, że stronie postępowania administracyjnego (a na taki swój status powołuje się skarżący we wniosku z dnia [...] r.) ustawodawca zapewnił szereg gwarancji procesowych służących zapewnieniu jej wszelkich informacji na temat toczącego się postępowania oraz bieżącego wglądu do gromadzonego materiału dowodowego. Z woli ustawodawcy organy administracji obowiązane są prowadzić postępowanie administracyjne m.in. z poszanowaniem zasad pogłębiania zaufania obywateli do organów Państwa (art. 8 kpa), informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych (art. 9 kpa), czynnego udziału strony w postępowaniu (art. 10 kpa), przekonywania (art. 11 kpa).
Ponadto skarżący, nie będąc osobą pozbawioną wolności, ma również prawo korzystać z gwarancji wynikających z art. 73 § 1 kpa (prawo strony do wglądu do akt), poprzez przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów, na każdym etapie postępowania.
Reasumując powyższe rozważania stwierdzić należy, iż zaskarżone postanowienie i postanowienie je poprzedzające odpowiadają prawu. Rozpoznając niniejszą sprawę nie stwierdzono również naruszenia przepisów postępowania administracyjnego, które miałoby wpływ na sposób załatwienia niniejszej sprawy.
Mając na uwadze powyższe, na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.) skarga została oddalona.
jh