Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
31 sierpnia 2026 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie: - ustalenia, czy omyłkowe wprowadzenie do KSeF faktury uprzednio wystawionej prawidłowo poza systemem powinno skutkować wystawieniem faktury korygującej w KSeF, - ustalenia, czy omyłkowe wprowadzenie do KSeF faktury uprzednio wystawionej prawidłowo poza systemem powinno skutkować obowiązkiem ponownej zapłaty podatku VAT lub dokonywania korekt w deklaracjach JPK_V7. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 5 października 2026 r. (data wpływu). Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, od dnia 1 kwietnia 2026 r. na Wnioskodawcy ciążył prawny obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Przed tym terminem, w lutym oraz marcu 2026 r., Wnioskodawca dokonał sprzedaży towarów na rzecz kontrahentów, dokumentując te transakcje tradycyjnymi fakturami (poza systemem KSeF). Transakcje te zostały w sposób prawidłowy ujęte w ewidencji podatkowej, podatek należny został w całości odprowadzony, a dokumenty zostały wykazane w plikach JPK_V7 za luty oraz marzec 2026 r. z oznaczeniem BFK. Kontrahenci otrzymali te faktury.
W dniu 31 lipca 2026 r., w wyniku błędu ludzkiego oraz pomyłki technicznej systemu fakturowego, do systemu KSeF omyłkowo przesłano paczkę danych zawierającą faktury pierwotnie wystawione i już rozliczone w lutym oraz marcu 2026 r. System KSeF przetworzył dokumenty i nadał im numery identyfikacyjne KSeF. W związku z powyższym omyłkowym działaniem w obrocie prawnym pojawiły się faktury ustrukturyzowane odzwierciedlające zdarzenia gospodarcze, które zostały już wcześniej udokumentowane, rozliczone i zamknięte pod kątem podatkowym.
W dniu 31 lipca 2026 r. nie doszło do żadnej nowej, ponownej sprzedaży ani do żadnego nowego zdarzenia gospodarczego pomiędzy stronami, które uzasadniałoby wystawienie nowych faktur. W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, iż: 1) Od kiedy i w jakim zakresie prowadzą Państwo działalność gospodarczą, o której mowa we wniosku? W odpowiedzi na pytanie numer 1: Spółka prowadzi działalność gospodarczą od 01.10.1994 roku. Zakres działalności obejmuje sprzedaż hurtową i detaliczną narzędzi elektronarzędzi, narzędzi skrawających, narzędzi ogrodowych.
2) Czy faktury przesłane do systemu KSeF w dniu 31 lipca 2026 r. zawierały numery, daty sprzedaży, pozycje oraz kwoty tożsame z danymi znajdującymi się na fakturach tradycyjnych wystawionych w lutym i marcu 2026 r.? W odpowiedzi na pytanie numer 2: Tak. Faktury przesłane do systemu KSeF w dniu 31 lipca 2026 r. zawierały numery daty sprzedaży pozycje asortymentowe oraz kwoty (zarówno netto, podatek VAT jaki i brutto) w 100% tożsame i identyczne z danymi znajdującymi się na fakturach tradycyjnych wystawionych poza KSeF w lutym i marcu 2026 r. 3) W jaki sposób faktury wystawione poza KSeF za luty oraz marzec 2026 r. zostały wprowadzone do obrotu prawnego w 2026 roku?
Czy zostały wysłane do Kontrahenta mailowo (PDF), wydrukowane i wręczone osobiście? W odpowiedzi na pytanie numer 3: Faktury wystawione poza KSeF za luty oraz marzec 2026 r. zostały wprowadzone do obrotu prawnego poprzez ich wysłanie do kontrahentów drogą elektroniczną w formacie PDF na wskazane w zamówieniach adresy e-mail. 4) Kiedy faktury wystawione poza KSeF za luty oraz marzec 2026 r. zostały doręczone Kontrahentom (nabywcom)?
W odpowiedzi na pytanie numer 4: Faktury te zostały doręczone kontrahentom bezpośrednio po ich wystawieniu tj. odpowiednio w lutym i marcu 2026 r. 5) Czy faktury ustrukturyzowane (posiadające numery KSeF nadane w dniu 31 lipca 2026 r.) zostały odebrane przez Państwa Kontrahentów za pośrednictwem KSeF, tj. czy Kontrahenci mają do nich dostęp w systemie i czy pobrali te dokumenty? W odpowiedzi na pytanie numer 5: Kontrahenci posiadają techniczny dostęp do tych dokumentów w systemie KSeF z racji automatycznego działania platformy. Kontrahenci zostali poproszeni o ich ignorowanie i nie przetwarzanie ponownie.
6) Czy Kontrahenci zostali przez Państwa oficjalnie poinformowani o zaistniałej pomyłce technicznej oraz o tym, że dokumenty przesłane do KSeF w dniu 31 lipca 2026 r. nie dokumentują nowych zdarzeń gospodarczych i stanowią jedynie duplikat cyfrowy rozliczonych już transakcji? W odpowiedzi na pytanie numer 6: Tak. Kontrahenci zostali poinformowani przez spółkę telefonicznie oraz drogą mailową o zaistniałym błędzie technicznym.
Wyjaśniono, że przesłane 31 lipca 2026 r. pliki nie stanowią nowych odrębnych transakcji handlowych, lecz są wyłącznie technicznym powtórzeniem - duplikatem cyfrowym - transakcji zrealizowanych i rozliczonych w lutym oraz marcu 2026 r. 7) Czy Kontrahenci podjęli jakiekolwiek kroki w celu ujęcia/rozliczenia faktur z numerami KSeF z dnia 31 lipca 2026 r. w swoich ewidencjach i deklaracjach podatkowych (np. wykazują podatek naliczony drugi raz)? W odpowiedzi na pytanie numer 7: Według wiedzy Wnioskodawcy kontrahenci nie podjęli kroków w celu ponownego ujęcia lub rozliczenia tych dokumentów.
8) Czy Kontrahenci uwzględnili w swojej ewidencji zakupu JPK_VAT i odliczyli podatek naliczony wyłącznie na podstawie faktur wystawionych poza KSeF za luty oraz marzec 2026 r., czy też odliczyli podatek również na podstawie dokumentów z numerem KSeF z dnia 31 lipca 2026 r.? W odpowiedzi na pytanie numer 8: Kontrahenci uwzględnili w swojej ewidencji zakupu JPK_VAT i odliczyli podatek naliczony na podstawie pierwotnych faktur wystawionych poza KSeF w lutym i marcu 2026 r. 9) W jaki sposób Państwo ujęli w pliku JPK_V7M/JPK_V7K faktury za luty oraz marzec 2026 r. wystawione poza KSeF oraz faktury z 31 lipca 2026 r. wprowadzone do KSeF?
W odpowiedzi na pytanie numer 9: Wnioskodawca ujął obrót i podatek należny z tytułu rzeczonych transakcji wyłącznie jeden raz w plikach JPK_V7M za luty i marzec 2026 r. opierając się na fakturach wystawionych poza KSeF. Faktury wysłane omyłkowo do KSeF w dniu 31 lipca 2026 r. nie zostały przez Wnioskodawcę wykazane po raz drugi jako nowy obrót w pliku JPK_V7M za lipiec 2026 r. Powyższe zdarzenie nie wygenerowało w lipcu 2026 r. ponownej transakcji gospodarczej ani drugiego obowiązku podatkowego.
Pytania
1. Czy w opisanym stanie faktycznym, omyłkowe przesłanie do systemu KSeF w dniu 31 lipca 2026 r. danych faktur, które były tożsame z fakturami wystawionymi i rozliczonymi poza KSeF w lutym i marcu 2026 r., stanowiło jedynie czynność techniczną i nie nakłada na Wnioskodawcę obowiązku wystawiania zerujących faktur korygujących w KSeF? 2. Czy omyłkowe przesłanie tych dokumentów do KSeF nakłada na Wnioskodawcę obowiązek ponownej zapłaty podatku VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT lub dokonywania jakichkolwiek korekt w deklaracjach JPK_V7 za luty, marzec lub lipiec 2026 r.?
Państwa stanowisko w sprawie
W zakresie pytania nr 1: W ocenie Wnioskodawcy, omyłkowe przesłanie w dniu 31 lipca 2026 r. do systemu KSeF danych faktur historycznych z lutego i marca 2026 r. miało charakter wyłącznie błędu technicznego i nie nakłada na Wnioskodawcę obowiązku wystawiania faktur korygujących. Przesłane pliki XML są w 100% tożsame merytorycznie z fakturami pierwotnymi (zawierają te same numery, daty sprzedaży, pozycje oraz kwoty). Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, w przypadku pełnej zgodności danych obu dokumentów należy uznać, że nie powstały dwie niezależne faktury, lecz doszło do powtórzenia zapisu tej samej faktury w systemie.
Skoro transakcja została już raz prawidłowo udokumentowana i zamknięta, a w lipcu nie doszło do zmiany podstawy opodatkowania ani żadnej pomyłki w danych (art. 106j ust. 1 ustawy o VAT), brak jest jakichkolwiek podstaw prawnych i ekonomicznych do generowania faktur korygujących w KSeF.
W zakresie pytania nr 2: W ocenie Wnioskodawcy, omyłkowe, techniczne przesłanie tych dokumentów do KSeF nie rodzi obowiązku ponownej zapłaty podatku VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT ani nie wymaga dokonywania jakichkolwiek korekt w deklaracjach JPK_V7 za luty, marzec lub lipiec 2026 r. Podatek od rzeczywistej sprzedaży został już w pełni i prawidłowo zadeklarowany oraz zapłacony w terminach ustawowych. Przesłane w lipcu dane nie odzwierciedlają nowego obrotu gospodarczego ani nowej sprzedaży. Intencją art. 108 ustawy o VAT jest penalizowanie oszustw podatkowych, a nie błędów technicznych przy wdrażaniu systemu KSeF.
Po wystawieniu zerujących faktur korygujących w KSeF sytuacja zostanie w pełni skorygowana, a Skarb Państwa nie poniesie żadnego uszczerbku.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie: - ustalenia, czy omyłkowe wprowadzenie do KSeF faktury uprzednio wystawionej prawidłowo poza systemem powinno skutkować wystawieniem faktury korygującej w KSeF - jest nieprawidłowe, - ustalenia, czy omyłkowe wprowadzenie do KSeF faktury uprzednio wystawionej prawidłowo poza systemem powinno skutkować obowiązkiem ponownej zapłaty podatku VAT lub dokonywania korekt w deklaracjach JPK_V7 - jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1263), zwanej dalej „ustawą” lub „ustawą o VAT”: Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. W myśl art. 2 pkt 22 ustawy: Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Na mocy art. 7 ust. 1 ustawy: Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…). Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy: Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o towarach - rozumie się przez to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.
Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy: Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również: 1.przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej; 2.zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji; 3.świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.
Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.
Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy: Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą: 1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem; 2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a; 3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1; 4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy: a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4, c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Stosownie do treści art. 106e ust. 1 pkt 1-7 ustawy: Faktura powinna zawierać: 1) datę wystawienia; 2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; 3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy; 4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25; 5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b pkt 26 i 27; 6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; 7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; (…).
Faktura dokumentuje sprzedaż. Podatnik dokonujący sprzedaży zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT. Wystawienie faktury w znaczeniu literalnym odnosi się do fizycznego utworzenia (wytworzenia) dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e ust. 1 ustawy. Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze. Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowo-prawnej.
Zgodnie z art. 145l ustawy: W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200.000.000 zł.
Natomiast w myśl art. 145m ust. 1 ustawy: W okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10.000 zł. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy: Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy: Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy: Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy: 1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur: 1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju; 2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę; 3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach; 4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej; 5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.; 6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1; 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane. Według art. 106gb ust. 1 ustawy: Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy: Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ustawy: 1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. 2. Uchylony. 3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. 4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
W myśl art. 106j ust. 1 ustawy: W przypadku gdy po wystawieniu faktury: 1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie, 2) (uchylony) 3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, 4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, 5) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury - podatnik wystawia fakturę korygującą.
Stosownie do art. 106j ust. 2 ustawy o VAT: Faktura korygująca powinna zawierać: 1. (uchylony) 2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia; 2a) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur; 3. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5 , b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą; 4. (uchylony) 5. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej; 6. w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji.
W myśl art. 106j ust. 4 ustawy: Fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej albo faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1. Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy: W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
Obowiązek zapłaty podatku wynikający z ww. przepisu - poza sytuacją dotyczącą udokumentowania fakturą czynności niepodlegającej opodatkowaniu VAT, czy też czynności, która w ogóle nie została zrealizowana (tzw. pusta faktura) - może wystąpić również, jeżeli podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli bowiem dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną).
Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy w sytuacji omyłkowego wprowadzenia do KSeF faktury uprzednio wystawionej prawidłowo poza systemem powinni Państwo wystawić fakturę korygującą w KSeF. Odpowiadając na Państwa wątpliwości należy wskazać, że system KSeF nie przewiduje możliwości anulowania, usunięcia czy edytowania wprowadzonej do niego faktury. Faktura po przyjęciu do KSeF staje się dokumentem prawnym, pozostającym w obiegu gospodarczym. W momencie przydzielenia przez system KSef danej fakturze numeru, uznawana jest ona jako otrzymana przez nabywcę towaru bądź usługi.
Zatem, jeżeli faktura wprowadzona do KSeF została wprowadzona przez pomyłkę, bądź zawiera błędy, należy każdorazowo zweryfikować je fakturą korygującą również wystawioną w KSeF. W konsekwencji jedynym sposobem wyeliminowania z KSeF dokumentu wprowadzonego omyłkowo jest wystawienie faktury korygującej, o której mowa w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z zasadą ogólną, zawartą w art. 19a ust. 1 ustawy: Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 1a, 1b, 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f.
Z cytowanych powyżej przepisów wynika, że co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, co oznacza, że podatek jest wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dostarczono towar bądź świadczono usługę i powinien być rozliczony za ten okres. W tym miejscu należy podkreślić, że faktury są dokumentami sformalizowanymi i muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym względzie.
Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla w sposób prawidłowy zdarzenie gospodarcze, celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, pełni ona bowiem szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt dokonania dostawy towarów czy też otrzymania zaliczki, co oznacza, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy nie wskazuje ona zaistniałego zdarzenia gospodarczego.
Jednocześnie należy wskazać, że chociaż wystawienie faktury, samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze (art. 108 ust. 1 ustawy). Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowo-prawnej. Jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia, mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że dokument ten zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Zatem faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.
A zatem, co do zasady, korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury powinno nastąpić poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. W opisanej sytuacji, w lutym oraz marcu 2026 r. dokonali Państwo sprzedaży towarów na rzecz kontrahentów, dokumentując te transakcje tradycyjnymi fakturami (poza systemem KSeF). Transakcje te zostały w sposób prawidłowy ujęte w ewidencji podatkowej, podatek należny został w całości odprowadzony, a dokumenty zostały wykazane w plikach JPK_V7 za luty oraz marzec 2026 r. z oznaczeniem BFK. Kontrahenci otrzymali te faktury.
W dniu 31 lipca 2026 r., w wyniku błędu ludzkiego oraz pomyłki technicznej systemu fakturowego, do systemu KSeF omyłkowo przesłano paczkę danych zawierającą faktury pierwotnie wystawione i już rozliczone w lutym oraz marcu 2026 r. System KSeF przetworzył dokumenty i nadał im numery identyfikacyjne KSeF. W związku z powyższym omyłkowym działaniem w obrocie prawnym pojawiły się faktury ustrukturyzowane odzwierciedlające zdarzenia gospodarcze, które zostały już wcześniej udokumentowane, rozliczone i zamknięte pod kątem podatkowym.
W dniu 31 lipca 2026 r. nie doszło do żadnej nowej, ponownej sprzedaży ani do żadnego nowego zdarzenia gospodarczego pomiędzy stronami, które uzasadniałoby wystawienie nowych faktur.
Faktury przesłane do systemu KSeF w dniu 31 lipca 2026 r. zawierały numery daty sprzedaży pozycje asortymentowe oraz kwoty (zarówno netto, podatek VAT jaki i brutto) w 100% tożsame i identyczne z danymi znajdującymi się na fakturach tradycyjnych wystawionych poza KSeF w lutym i marcu 2026 r. Faktury wystawione poza KSeF za luty oraz marzec 2026 r. zostały wprowadzone do obrotu prawnego poprzez ich wysłanie do kontrahentów drogą elektroniczną w formacie PDF na wskazane w zamówieniach adresy e-mail, zostały doręczone kontrahentom bezpośrednio po ich wystawieniu tj. odpowiednio w lutym i marcu 2026 r. Kontrahenci uwzględnili w swojej ewidencji zakupu JPK_VAT i odliczyli podatek naliczony na podstawie pierwotnych faktur wystawionych poza KSeF w lutym i marcu 2026 r. Tym samym, należy stwierdzić, że faktury wysłane do KSeF, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zostały błędnie wprowadzone do obrotu prawnego, gdyż dokumentują zdarzenia gospodarcze, które już były udokumentowane fakturami wysłanymi w sposób elektroniczny.
Jak już wyżej wskazano, jedynym sposobem na wyeliminowanie ich z obrotu prawnego jest wystawienie do nich faktur korygujących. Faktury korygujące powinny być w tym przypadku wystawione „do zera”, gdyż zostały one omyłkowo wprowadzone do Krajowego Systemu e-Faktur, w którym nie powinny się znaleźć. KSeF jest systemem teleinformatycznym. W ramach KSeF nie ma możliwości anulowania wystawionych faktur. Z kolei pozostawienie w systemie omyłkowo przesłanych faktur do KSeF, prowadziłoby do ryzyka zastosowania przez organ podatkowy art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.
Dokonując korekty faktur wystawionych w KSeF podatnik ma obowiązek wskazać numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur faktur, których ta korekta dotyczy (wypełniając element DaneFaKorygowanej), co pozwoli na zidentyfikowanie, że dokonywana korekta dotyczy faktur niezasadnie przesłanych do KSeF, a nie faktur wystawionych pierwotnie. Zatem, mają Państwo obowiązek skorygować faktury sprzedaży, omyłkowo przesłanej do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w dniu 31 lipca 2026 r., wskazując numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur faktur, których ta korekta dotyczy.
Omyłkowo wprowadzone faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, powinny zostać z tego systemu usunięte poprzez wystawienie faktur korygujących „do zera”. Wobec powyższego w sytuacji omyłkowego wprowadzenia do KSeF faktur uprzednio wystawionych prawidłowo poza systemem są Państwo zobowiązani do skorygowania tych faktur, które zostały błędnie wprowadzone do obrotu prawnego w celu ich wyeliminowania z systemu KSeF skoro faktury te zostały wcześniej prawidłowo wystawione poza systemem KSeF, doręczone kontrahentom oraz prawidłowo rozliczone podatkowo.
Obowiązek korekty wynika z wprowadzenia do obrotu prawnego faktur, które zostały wcześniej wystawione poza KSeF i zostały wysłane do kontrahentów drogą elektroniczną w formacie PDF oraz doręczone bezpośrednio po ich wystawieniu. Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 uznałam za nieprawidłowe.
Państwa wątpliwości dotyczą również kwestii czy omyłkowe wprowadzenie do KSeF faktury uprzednio wystawionej prawidłowo poza systemem powinno skutkować obowiązkiem ponownej zapłaty podatku VAT lub dokonywania korekt w deklaracjach JPK_V7. Art. 99 ust. 1 ustawy: Podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, z zastrzeżeniem ust. 2-10, art. 130c, art. 133 i art. 138g ust. 2. Art. 99 ust. 11b-12 ustawy: 11b. Deklaracje, o których mowa w ust. 1-3, 3c-6, 8-9 i 11a, składa się wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. 11c.
Deklaracje podatkowe, o których mowa w ust. 1-3, są składane zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, który obejmuje deklarację i ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3. Dokument elektroniczny, o którym mowa w zdaniu pierwszym, jest przesyłany w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej i zgodnie z wymaganiami określonymi w tych przepisach.
12. Zobowiązanie podatkowe, kwotę zwrotu różnicy podatku, kwotę zwrotu podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w art. 87 ust. 1, przyjmuje się w kwocie wynikającej z deklaracji podatkowej, chyba że organ podatkowy określi je w innej wysokości.
Art. 109 ust. 3 ustawy: Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące: 1) rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku; 2) kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego; 3) kontrahentów; 4) dowodów sprzedaży i zakupów.
Art. 109 ust. 3b ustawy: Podatnicy, o których mowa w art. 99 ust. 1, są obowiązani przesyłać, na zasadach określonych w art. 99 ust. 11c, za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, o której mowa w ust. 3, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji. Art. 81 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.), zwanej dalej „Ordynacją podatkową”: Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację.
Art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej: Skorygowanie deklaracji następuje przez złożenie korygującej deklaracji. Podatek od towarów i usług należy do grupy podatków powstających z mocy prawa, który pobierany jest w trybie tzw. samoobliczenia. Istotną rolę w tym podatku odgrywają deklaracje podatkowe. Przy ich pomocy podatnik określa i zgłasza organowi podatkowemu (deklaruje) wysokość zobowiązania podatkowego. Każda deklaracja odnosi się do konkretnego, zamkniętego już okresu rozliczeniowego. W związku z powyższym deklaracja musi uwzględniać stan prawny istniejący w momencie zamknięcia okresu rozliczeniowego.
Deklaracja podatkowa stanowi opis zdarzeń zaistniałych w określonym przedziale czasowym, oceniany z punktu widzenia przepisów podatkowych w tym przedziale obowiązujących, a który w efekcie ma doprowadzić do wykonania przez podatnika obowiązku zapłaty podatku lub zrealizowania przez niego swego uprawnienia do uzyskania od organu podatkowego zwrotu podatku. Wskazane wyżej przepisy art. 81 Ordynacji podatkowej formułują ogólną zasadę prawa podatnika do korygowania wcześniej złożonych deklaracji. Korekta deklaracji zastępuje deklarację pierwotną, co oznacza, że za wiążące uznaje się dane zawarte w deklaracji skorygowanej.
W konsekwencji złożona korekta wywołuje skutki prawne w miejsce deklaracji pierwotnej, która traci moc obowiązującą. Szczegółowy zakres danych, jaki powinien być zawarty w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.) § 11 ust. 4a ww. Rozporządzenia: Dane dotyczące faktur, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 5, obejmują numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
Regulacja ta odnosi się do sytuacji, w których numer taki został nadany i jest możliwy do ustalenia na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją. § 11 ust. 8 pkt 1 ww. Rozporządzenia: Ewidencja zawiera następujące oznaczenia dla: 1) faktur: a) „OFF” - faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, b) „BFK” - faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej, c) „MK” - faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy.
Oznaczenie „BFK” odnosi się do faktur elektronicznych i faktur wystawianych w postaci papierowej bez zastosowania Krajowego Systemu e-Faktur. Z okoliczności sprawy wynika, że ujęli Państwo obrót i podatek należny z tytułu rzeczonych transakcji wyłącznie jeden raz w plikach JPK_V7M za luty i marzec 2026 r. opierając się na fakturach wystawionych poza KSeF. Faktury wysłane omyłkowo do KSeF w dniu 31 lipca 2026 r. nie zostały przez Państwa wykazane po raz drugi jako nowy obrót w pliku JPK_V7M za lipiec 2026 r. Powyższe zdarzenie nie wygenerowało w lipcu 2026 r. ponownej transakcji gospodarczej ani nowego obowiązku podatkowego.
Faktury wysłane omyłkowo do KSeF w dniu 31 lipca 2026 r. nie zostały przez Państwa wykazane po raz drugi jako nowy obrót w pliku JPK_V7M za lipiec 2026 r. W konsekwencji, w sytuacji, gdy wystawili i udostępnili Państwo w KSeF fakturę ustrukturyzowaną odnoszącą się do tej samej transakcji, późniejsze pojawienie się numeru KSeF nie może samo w sobie powodować obowiązku korekty wcześniej złożonej deklaracji VAT wyłącznie w celu uzupełnienia identyfikatora dokumentu. Obowiązek wykazywania numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej w ewidencji VAT powinien być oceniany według informacji dostępnych podatnikowi na moment składania przez niego deklaracji za dany okres rozliczeniowy.
Zatem w realiach opisanego stanu faktycznego brak jest podstaw do przyjęcia, że późniejsze (tj. po ujęciu przez Państwa obrotu i podatku należnego z tytułu rzeczonych transakcji w plikach JPK_V7M za luty i marzec 2026 r.) udostępnienie faktury w KSeF dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze (które zostało wcześniej udokumentowane fakturą dostarczoną przez Państwa Kontrahentom poza KSeF i na tej podstawie ujęte w deklaracji VAT za ten dany okres), powinno skutkować obowiązkiem ponownej zapłaty podatku VAT oraz korekty deklaracji VAT za ten okres wyłącznie w celu wykazania numeru identyfikującego fakturę w KSeF.
W konsekwencji, w odpowiedzi na pytanie nr 2, wskazuję, że omyłkowe, techniczne przesłanie przedmiotowych dokumentów do KSeF nie skutkuje powstaniem obowiązku ponownej zapłaty podatku VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Zdarzenie to nie wymaga również sporządzania ani składania korekt deklaracji JPK_V7 za luty, marzec lub lipiec 2026 r. Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 uznałem za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia. Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniami nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone. Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.
Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.
Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.).
Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji. · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej: 1) z zastosowaniem art. 119a; 2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; 3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści. · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA): · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art.
47 § 1 PPSA), albo · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA). Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA). Podstawa prawna dla wydania interpretacji Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.